Тема. Систематизация документов и их хранение
Краткая теоретическая часть
Важной функцией делопроизводственной службы является систематизация и хранение документов. Для текущего и длительного хранения документы комплектуются в дела.
Дело – это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности организации и помещенных (подшитых) в отдельную обложку с соответствующим заголовком – этикеткой.
Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, составляет номенклатуру дел.
Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой. Каждое дело должно содержать не более 250 листов. Если в деле больше листов, то его нужно делить на тома.
В зависимости от значимости документов устанавливаются следующие сроки хранения: 1,3,5,10,15,50,75 лет и постоянно.
В процессе работы все документы можно подразделить на три группы:
- предназначенные для архивного хранения;
- подлежащие уничтожению;
- необходимые для дальнейшего использования в делопроизводстве.
Дело – это ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Номенклатура дел – это
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Основное назначение номенклатуры дел –
________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Формирование дел –
________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Сколько листов должно содержать каждое дело?
________________________________________________________________________
Какие различают формы брошюровки?
________________________________________________________________________
Что используется для брошюровки документов постоянного и долговременного хранения?
________________________________________________________________________
Что указывают на обложке каждого дела?
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Что необходимо сделать для сдачи дел в архив?
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Что включает в себя оформление дела?
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Перечислите сроки хранения документов
________________________________________________________________________________________________________________________________________________
В процессе работы все документы можно подразделить на три группы. Перечислите их.
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Кто входит в экспертную комиссию? Каким документом назначаются члены экспертной комиссии?
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
На основании чего определяются конкретные сроки хранения дел и документов?
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Если ведомственный перечень отсутствует, то каким документом следует руководствоваться? ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
|
