Тема. Типовые и трафаретные служебные письма
Краткая теоретическая часть
Наиболее трудоемким способом составления официального письма является использование типовых текстов и текстов – трафаретов, применимых для передачи однотипной повторяющейся информации.
Типовой текст используется для построения текстов аналогичного содержания, соответствующих аналогичным ситуациям делового общения на производстве, в торговле, в государственных учреждениях и т.д.
Трафаретизация – способ фиксации информации в виде текста с пробелами, предназначенными для заполнения их переменной информацией, которая зависит от конкретной ситуации.
Письмо-запрос – вид письма, используется для получения информации об объекте общих интересов. В коммерческой переписке письмо-запрос используется для выяснения фирмой – потенциальным покупателем конкретных сведений о минимальной партии интересующих его компакт –дисков, их цене, качестве, времени выпуска и иных характеристиках.
Ответ на запрос в значительной степени зависит от содержания самого запроса.
Ответ на просьбу в значительной степени зависит от содержания просьбы и в принципе это может быть любое письмо. Ответом на письмо-просьбу может быть и гарантийное письмо.
Ответом на заказ может являться, подтверждение заказа с вытекающее из этого высылкой товара и возможно сопроводительного письма, отказ и т.д.
Ответы на оферту могут содержать различные сведения. Если покупатель согласен с условиями оферты, то он посылает ответ, выражающий его согласие, именуемый в таком случае акцептом. В этом случае посылается заказ или контракт и заключается сделка.
Что такое типовой текст?
________________________________________________________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Трафаретизация – это…
________________________________________________________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Письмо-запрос – вид письма, ________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Ответ на запрос зависит от…
________________________________________________________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Ответ на просьбу зависит от…
________________________________________________________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Ответ на заказ ______________________________________________________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
Ответ на оферту
______________________________________________________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
Вставьте пропущенные в тексте слова.
1. Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части дается ______________. во второй части_______________
2. Служебное письмо - это единственный документ, который не имеет
____________________документа.
3. Как правило, максимальный объем письма ______________ листа, вторая страница оформляется на _____________листе.
4. Письма финансового характера должны иметь _______________подписи.
5. Реквизиты служебного письма:
- реквизиты бланка письма;
-адресат;
- резолюция;
-текст;
- отметка о наличии приложения;
- оттиск печати;
- отметка об исполнителе;
- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
_____________________(только для входящих писем).
Практические задания:
1. Найдите ошибки в оформлении приведенных ниже документов. Добавьте недостающие реквизиты, покажите, как правильно они должны оформляться.
1. Составьте и оформите письмо-приглашение в соответствии с правилами. Выставочный центр, расположенный по адресу: г. Орел, проспект Андропова, 23, проводит выставку-ярмарку товаров народного потребления «Осень-2010» и просит подтвердить АО «Урожай» их участие в выставкеярмарке и выслать имеющиеся проспекты и материалы для оформления тематического стенда. Письмо подписал руководитель проекта В. Д. Чесноков.
2. Герб
Наименование организации
Директору завода «Спецжелезобетон»
В.А. Борисову
Копия: главе администрации
К.К. Петрову
Копия: начальнику ГНИ по
Тагинскому району
В.Ф. Антонову
Текст
Генеральный директор Подпись А.А. Петруненков
Печать
3. Герб
Наименование организации
Адрес На 1755/2 В Администрацию
от 03.03.11 Новосибирской области
При этом сообщаем следующее: взаиморасчеты с Оренбургским комбинатом хлебопродуктов № 3 за полученное сырье производились своевременно. Текущая задолженность на время пробега документов 10.03.11 составляет 125 тыс. руб.
Директор Подпись И.А. Сидоров
Главный бухгалтер Подпись Е.А. Кривошеева
4. Оформите ответное письмо
ОАО «Райпо»
Ул. Центральная, д. 14, г. Воронеж, 456789
р/с 78900987654321234567 в банке «Российский кредит»
к/с 89765689456534543212, БИК 456321908
23.04.2010 № 245
На № 01/56 от 06.04.2010
Техническому директору 000 «Формула»
По вашей просьбе направляем вам прайс-листы на цены комплектов торгового оборудования, а также новые рекламные проспекты. При положительном решении вопроса о закупке торгового оборудования соответствующие документы должны быть направлены начальнику отдела сбыта Игнатову В. П.
Начальник отдела маркетинга И. И. Руденко.
|
