Курс лекций по дисциплине документационное обеспечение управления Для специальности
Скачать 1.64 Mb.
|
ЗАНЯТИЕ №5 Классификация организационно-распорядительной документации Р.1 Документирование управленческой деятельности т.1.2 Классификация документов
5.1 Организационные документы Положение, устав, структура и штатная численность, штатное расписание, инструкция, договор
К основным видам распорядительных документов относятся приказы и распоряжения. Подготовка распорядительных документов складывается из следующих этапов:
РАСПОРЯЖЕНИЕ - это акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу или государственному органу компетенции и имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым распоряжение адресовано. Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две группы;
ПРИКАЗ - правовой акт, издаваемый руководителем учреждения, предприятия или организации, действующим на основе единоначалия. Приказ издается в целях решения основных оперативных задач, стоящих перед данным органом. По содержанию и порядку оформления приказы бывают по основной деятельности и по личному составу (используются для документирования трудовых правоотношений). Приказ по основной деятельности состоит из 2-х взаимосвязанных частей - констатирующей и распорядительной. В констатирующей части излагаются цели, задачи и причины издания приказа. Она заканчивается словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается с новой строки от границы левого поля прописными буквами. Распорядительная часть строится в повелительной форме, состоит из пунктов с перечислением действий и должностных лиц. Последним пунктом приказа назначается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением данного приказа. В некоторых случаях констатирующая часть может отсутствовать. Приказ вступает в силу с момента его подписания и регистрации. Регистрируются приказы отдельно от других документов. Регистрационные номера приказам присваиваются в течение календарного года. Формуляр приказа по основной деятельности
Особое место в системе документов занимает протокол. ПРОТОКОЛ -это документ, фиксирующий ход обсуждения каких-либо вопросов на совещаниях, собраниях, конференциях и принятые по ним решения. Протоколы бывают полные и краткие. В кратких протоколах записывается повестка дня, фамилии докладчиков и выступающих и принятые решения. В полных - идет полная запись текста выступлений. Если доклад большой, то рядом с фамилией докладчика в скобках пишется: «доклад прилагается». (Протокол ведет назначаемый или избираемый секретарь). Текст протокола состоит из 2-х частей - вводной и основной. Во вводной части постоянная информация (председатель, секретарь, присутствовали) печатается от левого поля, а переменная информация (инициалы и фамилии) - от 2-го положения табулятора через тире. Если перечисляются фамилии присутствующих, то их пишут в алфавитном порядке в столбик через 1 интервал. Слова «Повестка дня» пишут от левого поля с большой буквы и ставят двоеточие. Вопросы в повестке дня нумеруются и располагаются по степени важности. Слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ и ПОСТАНОВИЛИ пишут от левого поля большими буквами. Формуляр протокола:
5.4 Информационно-справочные документы Большинство документов (до80%), отправляемых из учреждений и направляемых им являются информационно-справочными, Они содержат информацию о фактическом положении дел в учреждениях, которая служит основанием для принятия распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные и объяснительные записки, сводки, обзоры, акты, письма, телеграммы, телефонограммы, факсы. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам, не являются обязательными к исполнению в отличие от них. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению, АКТ - это документ, составленный группой лиц, который подтверждает те или иные факты или события. Акты бывают нескольких видов: бытовые, акты о несчастных случаях, акты-ревизии и другие. Акты оформляются на специальных бланках или на обычных листах формата А4, Заголовок акта может содержать название актируемого факта. Текст состоит из 2-х частей - вводной и констатирующей. Вводная часть оформляется по схеме: ОСНОВАНИЕ - СОСТАВЛЕН КОМИССИЕЙ В СОСТАВЕ - ПРИСУТСТВОВАЛИ (печатаются от левого поля). Это постоянная информация. Текст, который пойдет после этих слов будет переменной информацией. Перечисление должностных лиц идет с указанием инициалов, фамилий и их должностей через 1 интервал. В конце констатирующей части обязательно указывается количество экземпляров и где какой экземпляр находится. Формуляр акта: 1. Автор документа 2. Название вида документа 3. Дата н индекс 4. Место издания 5. Заголовок 6. Текст 7. Приложение 8. Печати 9. Подписи 10.Гриф утверждения ДОКЛАДНЫМИ ЗАПИСКАМИ информируют руководителя о ходе работ. Докладная записка адресуется вышестоящему должностному лицу или вышестоящей организации и содержит определенные сведения с выводами и предложениями для принятия мер. Внутренние докладные записки подписывает составитель, а докладные записки, адресованные в вышестоящие организации, оформляются на общем бланке и подписываются руководителем учреждения. Формуляр докладной записки:
СПРАВКА - это документ, содержащий описание или подтверждение тех или иных фактов или событий. Справки бывают служебного и личного характера. Подписываются руководителем учреждения (служебные) или составителем (личные), заверяются печатью. Формуляр справки примерно аналогичен формуляру докладной записки. СЛУЖЕБНОЕ ПИСЬМО - это обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами. Письма составляют большую часть входящих и исходящих документов любой организации. Служебные письма применяются для решения различных вопросов, и, в зависимости от назначения, бывают сопроводительные, гарантийные, ответы на запрос, письма-сообщения, приглашения, просьбы, рекомендации и т.д. Текст служебного письма должен быть простым, т е. содержать один вопрос. Несколько вопросов излагаются в одном письме только в случае их взаимосвязанности. Формуляр письма:
ТЕЛЕГРАММА (ТЕЛЕТАЙПОГРАММА) -обобщённое название различных документов, выделяемых в одну категорию по особомуспособу передачи текста: по телеграфу или телетайпу. Скорость прохождения телеграммы зависит от указания её категории: вне категории, внеочередная, правительственная, пресса, международная, срочная, обыкновенная. Телеграммы оформляют либо на специальных бланках, либо на обычных листах бумаги, которые имеют следующие реквизиты: отметку о категории и виде, телеграфный адрес получателя, текст, регистрационный индекс (номер), почтовый адрес отправителя, подпись должностного лица, печать и дата. Категория и вид указываются перед адресом. Текст отличается телеграфным стилем. Числа и цифры пишутся словами (кроме знаков, марок, индексов, номеров домов). ТЕЛЕКС - отличается от телеграммы оконечным устройством, установленным в организации-пользователе, и является более оперативным по сравнению с ней. В тексте телекса употребляются точки и запятые. ТЕЛЕФОНОГРАММА - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в отдельную категорию в связи с особым способом передачи текста (передаётся устно по каналам телефонной связи и записывается от руки). Применяют для срочных оповещений. Составляется в одном экземпляре на бланке или на чистом листе бумаги. Реквизиты: название учреждения - автора документа, должность, фамилия сотрудника, передавшего документ, номер его телефона, наименование организации-получателя, должность и фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму, номер его телефона, дата и номер телефонограммы, текст (не более 50 слов), наименование должности лица, подписавшего документ, его фамилия. |
Похожие:
 | Курс лекций разработан в соответствии с рабочей программой по дисциплине «Основы архивного дела» для специальности 034702 «Документационное... | | «Документационное обеспечение управления» студентами заочного отделения специальности 030503 «Правоведение» |
| «Документационное обеспечение управления» предназначены для реализации Федерального государственного образовательного стандарта по... | | «Организация и документационное обеспечение управления персоналом» для студентов очной и заочной форм обучения специальности 350800... |
| Содержание аннотации методические указания к выполнению домашней контрольной работы по дисциплине «Документационное обеспечение управления»... |  | Методические рекомендации по выполнению практических работ по учебной дисциплине «Документационное обеспечение управления» предназначены... |
| Учебная программа по дисциплине «Документационное обеспечение управления социально-культурным сервисом и туризмом» составлена в соответствии... | | Методическое пособие предназначено для студентов учреждений среднего профессионального образования для специальностей социально-экономического,... |
| Рабочая программа составлена на основе Федерального государственного образовательного стандарта спо по специальности 46. 02. 01.... | | Документационное обеспечение управления (делопроизводство) — это деятельность, охватывающая документирование и организацию работы... |