1. Раздел 1.1. Подраздел 1.1.1, Пункт 1.1.1.1. Подпункт
В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»),
В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»),
В письмах используются следующие формы изложения:
от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);
от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);
от третьего лица единственного числа («министерство не возражает»).
Реквизит Отметка о наличии приложения.
Отдельные служебные документы имеют приложения. Такими приложениями могут стать любые документы, направляемые с сопроводительным письмом, поясняющим причину их отправки.
Этот реквизит располагают от границы левого поля после текста. Если приложение названо в тексте, его оформляют следующим образом:
Приложение: на 2 л. в 3 экз.
Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например.
Приложение: 1. Положение об Учебном центре на 3 л. в 1 экз.
2. Смета работ на 4 л. в 2 m
Сами документы-приложения должны иметь все необходимые реквизиты: наименование вида документа, заголовок, дату, подпись. Кроме того, на приложении в правом верхнем углу делается отметка, указывающая на его связь с основным документом.
Например: Приложение № 2
к приказу директора института от 15.09.2004 № 41
Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например;
ПРИЛОЖЕНИЕ № 2 к приказу директора института от 15.09.2004 *6 41
Реквизит Подпись.
Подпись — обязательный реквизит документа. Не подписанный документ не имеет юридической силы. Подписью удостоверяется подлинность и правильность документа, соответствие его содержания требованиям, намерениям организации - автора документа.
В учреждениях, действующих на основе единоначалия, документы могут быть подписаны руководителем, одним из его заместителей или руководителями структурных подразделений.
Если ответственность за содержание документов несут несколько лиц (например, за денежные документы), проставляются две подписи и более.
Подпись на документе всегда ставится на первом экземпляре.
В состав реквизита “подпись” входят:
наименование должности лица, подписавшего документ;
личная подпись;
расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
Например'.
Директор технического лицея подпись Н.И. Петров
Если документ составлен на фирменном бланке, тогда дается сокращенное название должности.
Например:
Директор подпись Н.И, Петров
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Например:
Директор подпись * Н.И, Петров
Главный бухгалтер подпись E.R. Розова
Если документ составлен комиссией, то при подписании указывают не должности лиц, а распределение обязанностей в составе комиссии:
Например.
Председатель комиссии подпись Л.П. Ложкина
Члены комиссии: подпись С.С. Бурцев
подпись АЖ Соколова
При подписании документа несколькими равными по должности лицами их подписи располагаются на одном уровне.
Например.
Директор АО “Союз” Директор ЗАО “Вымпел”
подпись Е,П. Куликов подпись С.Н. Матвеев
Документ может быть подписан работником, исполняющим обязанности должностного лица (с указанием его фактической должности и фамилии). Не допускается ставить предлог “За”, надпись от руки “Зам.” или косую черту перед наименованием должности. Реквизит “подпись” проставляется ниже реквизитов “текст” и “приложение”.
Лицо, подписавшее документ, берёт на себя персональную ответственность за его содержание.
Реквизит Гриф согласования документа.
Некоторые документы нуждаются в согласовании. Гриф согласования располагают ниже реквизита “подпись” или на отдельном листе согласований.
С помощью согласования расширяется круг лиц, ответственных за составленный документ. Согласование осуществляется до того, как документ утверждён.
Согласование документа может быть внутренним и внешним.
Внутреннее согласование производится в учреждении со структурными подразделениями, а также с ответственными работниками, специалистами, имеющими отношение к данному вопросу. Это повышает надежность документа.
Внешнее согласование документа производится с заинтересованными или подчиненными организациями, а также с органами государственного надзора и вышестоящими органами. Как правило, на подобное согласование уходит много дополнительного времени.
Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи и даты согласования.
Например:
СОГЛАСОВАНО
Ректор Финансовой академии
подпись Е.В.Глебов .
23.03.2003
Если согласование осуществляется письмом, протоколом или другими документами, гриф согласования оформляют по следующей форме:
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания правления компании “Планета” от 21.02.2003 №5
Реквизит Визы согласования документа.
Виза согласования документа включает в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.
Например:
Руководитель юридического отдела
личная подпись А С.Орлов
Дата
Реквизит Оттиск печати.
На документах, содержащих наиболее важную информацию и подписанных должностным лицом, ставится оттиск печати. Тем самым заверяется подлинность подписи и подтверждается достоверность документа.
В государственных учреждениях используют гербовую печать (с изображением герба РФ) и простую печать данной организации.
Гербовая печать ставиться на документах, удостоверяющих права предприятия или должностных лиц, фиксирующих расходование денежных средств, а также предусмотренных государственными правовыми актами.
Простая печать ставиться на справках, пропусках, копиях документов и пр.
Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть личной подписи должностного лица и был хорошо читаемым.
Примерный перечень документов, на которых ставится печать:
Акты (приёма выполненных работ, списания, экспертизы и т. д.).
Архивные справки.
Доверенность(на получение товарно-материальных ценностей и т. д.)
Договоры (о поставках, подрядах, аренде и т. д.)
Командировочные удостоверения,
Положение об организации.
Письма гаранпшйные.
Сметы расходов.
Удостоверения.
Устав организации.
Штатные расписания
Предприятию необходимо разработать свой перечень документов, на которых ставится печать. Порядок изготовления и хранения печатей регулируется законодательством РФ.
Реквизит Отметка о заверении копии.
Чтобы заверить копию документа, ниже реквизита “Подпись” пишется “Верно”, указывается должность лица, заверившего копию, ставится его личная подпись, даётся расшифровка подписи, отмечается дата.
Например:
Верно
Инспектор отдела кадров подпись П. В. Лапшин
02.03.2003
Если копия выдается на руки или пересылается в организацию, подпись удостоверяют простой печатью, В этом случае копия имеет юридическую силу подлинника.
Реквизит Отметка об исполнителе.
Инициалы и фамилию исполнителя (составителя) документа и номер его служебного телефона располагают на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
Например:
А.Ф.Миронов 215 23 50
Этот реквизит очень важен для оперативной связи с тем, кто будет работать над вопросами, затронутыми в документе. Кроме того, подобные отметки воспитывают исполнительскую дисциплину у персонала.
Реквизит Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Если документ исполнен, резолюция выполнена, то есть, решены все вопросы, которые в нем поставлены, на документе ставят отметку о его исполнении и направлении документа в дело.
Располагается этот реквизит в левой нижней части первого листа документа ниже реквизита “отметка об исполнителе”. Отметка включает в себя:
Краткие сведения об исполнении;
Ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении (в случае его составления);
Слова “В дело” и номер дела, в котором будет храниться документ;
Подпись исполнителя и дату проставления отметки.
Например;
Ответ составлен и отправлен адресату Письмо от 1,2.10.2003 № 48.
В дело И/б
ПОДПИСЬ А.Ф. Миронов 14,10,2003
Реквизит Отметка о поступлении документа в организацию.
Отметка о поступлении документа в организации располагается в правой нижней части первого листа документа и состоит из следующих элементов: сокращенного наименования предприятия, получившего документ; входящего номера и даты поступления документа.
Иногда данную отметку делают с помощью специального штампа.
Реквизит Идентификатор электронной копии документа,
Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
Перечисленные реквизиты позволяют придать служебному документу унифицированный вид, Он быстро воспринимается, легче происходит его осмысление,
Соблюдение правил оформления этих реквизитов - необходимое условие эффективного делового общения между предприятиями, организациями, учреждениями.
|
