Законодательное регулирование ДОУ
Как уже говорилось, в экономически развитых странах работе с документами уделяется большое внимание. Например, в США принят и действует Закон о документе. В нашей стране в 1995 г. был принят закон «Об информации, информатизации и защите информации».
ФЗ РФ «Об информации, информатизации и защите информации» закрепил обязательность документирования информации, установил ряд терминов (информация и др.), урегулировал отношения, возникающие при создании и использовании информационных технологий, установил обязательность предоставления информации государственным органам.
ФЗ РФ «О бухгалтерском учете» указал, что бухгалтерский учет осуществляется путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций, а также определил правила оформления первичных учетных документов. В ст. 9 этого ФЗ подчеркивается, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами.
В ряде статей Гражданского кодекса РФ установлены требования к содержанию документов и их оформлению (например, ст. 52 ГК РФ содержит требования к содержанию устава и учредительного договора, на основании которых действуют юридические лица).
Федеральные законы «Об акционерных обществах» и «Об обществах с ограниченной ответственностью» значительное внимание уделяют документированию их деятельности, правилам составления и оформления ряда документов.
Закон «О языках народов Российской Федерации» (1998 г., ст. 16) определяет обязательность ведения делопроизводства на территории РФ на русском языке. Законодательными актами РФ регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи (почта, телеграф, факсимильные и электронные сообщения), требования к защите информации на разных стадиях ее создания и хранения, приданию документам официальности (юридической силы).
Ряд правовых актов содержит нормы, которые необходимо учитывать при составлении и оформлении управленческих документов. К таким актам относятся, например, закон РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения^ товаров», который определяет порядок регистрации эмблемы предприятия, помещенной на бланке. Постановление Правительства РФ «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков-с воспроизведением Государственного герба РФ» и другие.
Таким образом, в действующем законодательстве содержится значительное количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к документированию различных направлений деятельности организаций, к оформлению тех или иных видов документов, их содержанию, структуре текста.
Специалист в области делопроизводства обязан знать действующее законодательство
1.3. Возникновение и развитие отечественного делопроизводства
Документы возникли с появлением письменности. Их важнейшим назначением было служить средством запечатления различных фактов, событий, явлений личной и общественной жизни. На ранней стадии развития общества документы служили средством общения людей между собой.
С появлением классового общества применение документов расширилось. Они стали средством укрепления классового господства. Господствующий класс записывает в документах свои права и привилегии, с помощью документов государст венные учреждения осуществляли свои полномочия.
Понятие делопроизводство в России употребляется приблизительно с 17 века.
Делопроизводство развивалось в 3 этапа:
1.-приказное
2.-коллежское
3.-исполнительное.
До 1 этапа в России пользовались единым видом документов - грамотой. С появлением Приказов как органов управления централизованным Московским государством и появилась необходимость развития делопроизводства. Появляются договорные грамоты, челобитные грамоты, а также книги учета и регистрации документов. Зарождается простейшая систематизация документов. Но в приказном делопроизводстве процветали бюрократизм и волокита.
Переход от приказного делопроизводства к коллежскому был обусловлен реформами Петра 1. Петр 1 в 1717-1718 гг. упразднил Боярскую думу и создал Коллегии.
"В 1720 г. он издал Генеральный регламент - свод правил об организации государственных учреждений, занимающихся делопроизводством и перепиской. Были введены должности Коллегии: секретарь коллегии, нотариус, регистратор, архивариус и др. В этот же период вводятся требования по единому оформлению документов и образцы документов.
После перестройки губернских учреждений в 1775 году Коллегии были ликвидированы и на их место пришли Министерства. Образование Министерств привело к исполнительному делопроизводству (Министр - единоначальник, остальные - исполнители). В этот период исчезаю! старые формы документов и появляются новые, которые в корне меняют характер делопроизводства. Документы стали изготавливать на пишущих машинках, развивается стенография, появились телеграф и телефон. Документы стали заверяться печатями, появились бланки, единообразие текста. Документы сложного содержания почти полностью исключались. Большое внимание уделялось механизации производства.
1917 год упорядочил делопроизводство. Стали собираться конференции, съезды, появились новые должности.
В 1966 году была создана ЕГСД (Единая Государственная система Документации).
ЗАНЯТИЕ №2 Понятие терминов «документ», «документирование», «документационное обеспечение управления».
Р.1 Документирование управленческой деятельности
т.1.1 Ведение. Понятие, цели, задачи и принципы делопроизводства Требования к составлению и оформлению документов
Основные понятие и определения.
2.2.Понятие о документе. Функции документа.
2.3.Классификация документов.
2.1. Основные понятие и определения Делопроизводство (ЦОУ) — это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами.
Документ - это информация на материальном носителе, имеющая юридическую силу.
Документирование — это процесс создания и оформления документа.
Документоведение - изучение развития способов документирования и носителей информации.
Организация работы с документами — это обеспечение движения документов в аппарате, управления, их использование в справочных целях и хранение.
Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или
получения до завершения работы над ними.
Регистрация - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
Контроль исполнении документов - совокупность действий, обеспечивающих их своевременное исполнение.
Формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дела.
Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленным в установленном порядке.
Юридическая сила документа — это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
2.2. Понятие о документе. Функции документа.
Как уже отмечалось, носителем информации выступает документ. Документы играют огромную роль в жизни общества. Они могут служить историческими источниками, носителями информации, средствами доказательства, поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей используется документ.
В ФЗ РФ «Об информации, информатизации и защите информации» закреплено следующее определение понятия документ:
Документ — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Но наиболее точное обобщающее определение понятию «документ» дает научная дисциплина - «документоведение». Но мнению специалистов-документоведов: Документ представляет собой результат отображения фактов, событий, предметов", явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи на специальном материале (бумаге, фотопленке и т.д.).
В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда. Такое место документы занимают благодаря наличию различных функций. Документы могут выполнять следующие функции, которые можно разделить на 3 блока:
информационная социальная
политическая
коммуникативная
управленческая
правовая
учетная
функция исторического источника
Информационная функция обусловлена тем, что в документе происходит фиксация и передача информации во времени и пространстве, а, следовательно, сохранение информации и возможность ее использования - это основное содержание информационной функции.
Социальная функция документа состоит в том, что важнейшей информацией, которую содержит документ, является социальная, т.е. информация о процессах, происходящих в
обществе.
Политическая функция документа тесно связана с социальной. Документы, фиксируя и сохраняя информацию о политическом процессе, т.е. о внутренней и внешней политике государства, деятельности политических партий и т.п., выполняют свою политическую функцию.
Коммуникативная функция документа состоит в том, что ее основная задача - передача информации во времени и пространстве. (В настоящее время резко возросли / коммуникативные возможности документа, т.к. резко увеличились скорости передачи информации и круг ее пользователей с помощью Интернета, электронной почты и т.д. В дальнейшем роль коммуникативной функции будет только возрастать, т.к. постоянно увеличивается объем информации, круг пользователей и совершенствуются технологии ДОУ).
Управленческую функцию выполняют документы, созданные для целей управления и обеспечения процесса принятия решения.
В правовой функции документ выступает как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, учреждения, предприятия, организации. Правовая функция документа выражается в фиксации, закреплении и применении правовых норм и _ правоотношений.
Учетная функция документа характеризует количественную сторону содержащейся в документе информации. Документы, обладающие учетной функцией, как правило, имеют унифицированные формы, утвержденные государственными органами, в которых заранее разработана определенная структура представления информации (бухгалтерские документы, статистические и т.п.).
Культурная функция документа проявляется в том случае, когда документ выступает в качестве средства закрепления и передачи каких-либо культурных традиций. В документах отражается информация о знаниях, традициях, обычаях, ритуалах и т.д.
Функция исторического источника документа изучается такими науками как источниковедение и дипломатика, исследующими документ через анализ его форм, содержания и т.п.
Таким образом, документ сочетает в себе сразу несколько функций, которые взаимосвязаны между собой, но роль у них различна.
2.3. Классификация документов.
Документы подразделяются на служебные и личные. Вся организационно-распорядительная документация (ОРД) относится к служебной. К личным относятся документы, созданные самими гражданами (заявления, автобиографии и т.д.).
ОРД делится на следующие группы:
Распорядительные документы (распоряжения, приказы)
Организационные документы (уставы, положения, инструкции, договоры)
Информационно-справочные документы (письма, справки, докладные и объяснительные записки, телеграммы).
Кроме того, важную роль в сфере управления играют (документы, отражающие деятельность различных коллегиальных органов (протоколы).
ЗАНЯТИЕ №3 Унификация и стандартизация как методы совершенствования документов.
Р.1 Документирование управленческой деятельности
т.1.1 Ведение. Понятие, цели, задачи и принципы делопроизводства Требования к составлению и оформлению документов
3.1.Унификация и стандартизация как методы совершенствования документов.
3.2.Формуляр документа. Правила оформления отдельных реквизитов документов. Понятие, состав и виды реквизитов документов.
3.3.Бланк документа. Требования к бланкам документов.
3.1.Унификация и стандартизация как методы совершенствования документов.
Развитие науки и техники, возникновение новых форм собственности, расширение экономических и культурных связей привели к резкому увеличению объемов информации, необходимой для управленческой деятельности. Процесс рационализаций работы с документами проходил путем ручной обработки информации, потом механизированной, а затем автоматизированный. Но нельзя автоматизировать беспорядок, нужно сначала упорядочить документацию, которую предстоит обрабатывать и использовать.
Основными направлениями совершенствования работы с документами является унификация и стандартизация.
Под унификацией понимается приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию.
Унификация документов производится в целях сокращения количества применяемых в управленческой деятельности документов, типизации их форм, установления единообразных требований к оформлению документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач.
Управленческая деятельность любой организации характеризуется набором функций, которые характерны для любой организации (планирование, учет и отчетность и др.). Есть специфические (отраслевые) функции, которые присущи не каждой организации (например, образовательная деятельность).
Каждая управленческая функция реализуется через комплекс (систему) документов.
Система документации - это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.
Унификация документов предполагает:
установление номенклатуры действующих в рамках системы унифицированных
форм документов,
разработку единой модели (схемы) построения документов системы с
использованием, как правило, формуляра-образца;
разработку структур документов,
создание общих синтаксических правил построения документов.
Результаты проведения унификации документов доводятся до уровня обязательной
правовой формы — стандарта, требования которого имеют обязательный характер в
пределах сферы его действия (страны, отрасли, отдельной организации).
Стандартизация - это процесс установления и применения стандартов, под которыми
понимается «образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с
ними других подобных объектов. Стандарт как нормативно-технический документ
устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и
утверждается компетентным органом».
Применение стандартов способствует улучшению качества создаваемого изделия (в
данном случае документа).
Стандарты могут быть следующих видов:
международные (региональные) стандарты;
государственные стандарты (ГOCТ);
стандарты отраслей (ОСТ);
стандарты предприятий (СТП);
стандарты научно-технических, инженерных сообществ и других общественных объединений.
3.2.Формуляр документа. Правила оформления отдельных реквизитов документов. Понятие, состав и виды реквизитов документов.
Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности, называется формуляром документа.
Различают постоянные и переменные реквизиты, а также реквизиты обязательные и дополнительные.
Постоянные реквизиты повторяются в обязательном порядке во всех документах данного наименования (например, наименование организации - автора документа и др.). Переменные - указываются непосредственно при подготовке конкретного документа (например, дата, текст и др.).
Обязательные реквизиты обеспечивают юридическую силу документа и присутствуют
всегда на любом виде организационно-распорядительной документации (ОРД) (наименование организации, дата, текст, подпись и др.).
Дополнительные реквизиты могут быть не на всех видах документов (эмблема, отметка
о контроле).
Особенно важно правильное оформление таких реквизитов, как дата, подпись, печать, гриф утверждения, которые придают документу юридическую силу.
Место расположения различных реквизитов документов показано на формуляре-образце документа см. Рис.1 ПРИЛОЖЕНИЯ
Состав и правила оформления реквизитов определяется ГОСТом Р 6.30-2003. Всего установлено 30 реквизитов.
При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:
01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 - код формы документа;
08 - наименование организации;
09 - справочные данные об организации;
10 - наименование вида документа;
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа;
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 - место составления или издания документа;
15 - адресат;
16 - гриф утверждения документа;
17 - резолюция;
18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле;
20 - текст документа;
21 - отметка о наличии приложения;
22 - подпись;
23 - гриф согласования документа;
24 - визы согласования документа;
25 - оттиск печати;
26 - отметка о заверении копии;
27 - отметка об исполнителе;
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 - отметка о поступлении документа в организацию;
30 - идентификатор электронной копии документа.
3.3.Бланк документа. Требования к бланкам документов.
Официальные документы, как правило, оформляются на бланках.
Бланк документа - это лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организаций - авторе документа.
На бланках изготавливают только первую страницу документа, для всех следующих страниц используются стандартные листы бумаги.
Документы оформляются главным образом на бумаге формата А4 (210x297) и А5 (210х148). Отдельные виды документов, содержащие таблицы и графики (ведомости, планы и т.п.) допускается оформлять на бумаге формата АЗ (297 х 420).
Любой документ должен иметь поля.
20 мм - левое;
10 мм - правое;
20 мм - верхнее,
20 мм - нижнее.
Это минимальные размеры полей, меньшие поля не допускаются, т.к. будет затруднено дальнейшее оформление и хранение документов, но большие поля допустимы. Организационно-распорядительные документы изготавливаются с помощью различных печатающих устройств.
Начало зоны расположения реквизитов на формуляре-образце соответствует определенному положению табулятора печатающего устройства.
Стандартная строка содержит 64 печатных знака, поэтому существует 8 положений табулятора. Счет ведется от границы левого поля:
Стандартные положения табулятора
0 1 2 3 4 5 6 7 8
Зуд. 16 24 32 40 48 56 (знаков)
Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.
Бланки документов оформляют в соответствии с приложением А. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.
В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой и продольный.
Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.
Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:
- центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);
- флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
Бланки документов должны изготавливаться преимущественно типографским способом.
Для документов временного срока хранения допускается использовать ксерокопии бланков, а также воспроизводить реквизиты при создании конкретного документа на компьютере.
Бланки, имеющие в качестве реквизита Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации, должны изготавливаться только типографским способом. Бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации подлежат обязательному учету и хранятся в сейфах.
Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица ГОСТ 6.30-2003 устанавливает следующие виды бланков документов:
- Общий бланк для изготовления любого документа (кроме письма);
- Бланк письма;
- Бланк конкретного вида документа (кроме письма).
Бланки каждого вида могут изготавливаться на основе как углового, так и продольного расположения реквизитов.
При изготовлении документа на двух и более страницах вторую и последующую страницы нумеруют.
Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа.
В любой организации создается, как минимум, два вида бланков: для писем и так называемый общий бланк. Также применяются бланки конкретных видов документов.
Общий бланк документа
Общий бланк организации может содержать следующие реквизиты: 01, 02, 03, 04, 06, 12 (место составления или издания документа). Кроме того, на общем бланке предусмотрено нанесение отметок для размещения реквизитов 09 и 10.
Бланк называется общим, т.к. содержит одинаковый набор реквизитов для всех видов документов, которые на нем создаются.
Бланк письма - употребляется при оформлении только одного вида документа — служебного письма, поэтому наименование вида документа на нем не указывается. На бланке письма могут быть размещены следующие реквизиты:
- Государственный герб РФ
- Герб субъекта РФ
- эмблема организации или товарный знак
- код организации
- код формы документа
- наименование организации
- справочные данные об организации.
- дата документа
- регистрационный номер документа
- ссылка на регистрационный номер и дату документа.
Для каждого вида документа (приказа, акта, письма и т.п.) характерен свой набор реквизитов. Определенные реквизиты располагаются всегда в одном и том же месте. Это помогает быстро найти нужные данные при ознакомлении с документом.
Как основа для построения любого вида организационно-распорядительного документа применяется формуляр-образец ОРД.
Формуляр-образец документа представляет собой модель построения документа, которая устанавливает область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.
Конструкционная сетка - это сетка, состоящая из горизонтальных и вертикальных линий, нанесенных на лист бумаги стандартного формата.
Вертикальные линии расположены с расстоянием, кратным шагу письма печатающего
устройства (шаг письма - это I знак).
Расстояние между горизонтальными линиями кратно шагу строки, который показывает интервал (он обозначается 1, 1,5, 2, 2,5 и т.д.).
Однако на одном документе всех реквизитов может и не быть, тем более некоторые из них взаимоисключающие. Конкретный набор реквизитов зависит от вида документа, этапов его подготовки и работы с ним.
Бланк вида документа. Если общий бланк дополнить наименованием вида документа (реквизит 08), то он становится бланком этого вида (бланк приказа или акта).
Бланки для конкретных видов документов целесообразно создавать, если в организации применяется большое количество документов этих видов (например, приказов).
Гербовые бланки могут создаваться только типографским способом в полиграфических предприятиях, имеющих лицензии на соответствующий вид деятельности, при изготовлении бланков на них проставляют порядковые номера и серии (справа внизу или на обороте).
Гербовые бланки подлежат учету (в специальном журнале). При выдаче гербового бланка делают специальную отметку в регистрационном журнале. Уничтожение гербовых бланков оформляется составлением акта.
В крупных управленческих аппаратах (аппарат президента) создают бланки структурных подразделений, бланки должностных лиц.
ЗАНЯТИЕ №4 Системы ДОУ. Оформление основных реквизитов документа
Р.1 Документирование управленческой деятельности
т.1.2 Классификация документов
|
