Формат A4 (210 x 297 мм)
Форма карты-заместителя дела
Приложение N 40
к пп. 12.6.5
УТВЕРЖДАЮ
Наименование таможенного органа
Начальник таможенного органа
АКТ специальное звание
от _____________ 20__ г. N ____
Подпись И.О. Фамилия
(место составления)
"__" ______________ 20__ г.
проверки наличия и состояния
архивных документов
Фонд N ____________
Наименование фонда ________________________________________________________
N N описей ________________________________________________________________
Проверка проводилась с ______________________ по ______________________
Проверкой установлено:
1. Числится по описям дел _________________________________________ ед. хр.
(количество)
2. Выявлены технические ошибки:
2.1. Имеются литерные номера:
а) не учтенные в итоговой записи _____________________________ ед. хр.
(количество)
б) не перечисленные, но учтенные
в итоговой записи ____________________________________________ ед. хр.
(количество)
2.2. Пропущено номеров:
а) не учтенные в итоговой записи _____________________________ ед. хр.
(количество)
б) не перечисленные, но учтенные
в итоговой записи ___________________________________________ ед. хр.
(количество)
2.3. Другие, в результате чего объем
увеличился на ________________________________________________ ед. хр.
(количество)
уменьшился на ________________________________________________ ед. хр.
(количество)
3. Числится по описям в результате
устранения технических ошибок _____________________________________ ед. хр.
(количество)
4. Не оказалось в наличии _________________________________________ ед. хр.
(количество)
5. Имеется в наличии по данному фонду
(включенных в описи) ______________________________________________ ед. хр.
(количество)
Из них требующих:
а) дезинфекции ________________________________________________ ед. хр.
(количество)
б) дезинсекции ________________________________________________ ед. хр.
(количество)
в) реставрации ________________________________________________ ед. хр.
(количество)
г) переплета и подшивки _______________________________________ ед. хр.
(количество)
д) восстановления затухающих текстов __________________________ ед. хр.
(количество)
е) неисправимо поврежденных ___________________________________ ед. хр.
(количество)
ж) ____________________________________________________________________
з) ____________________________________________________________________
6. Имеется не включенных в описи __________________________________ ед. хр.
(количество)
7. Итого по данному фонду (включенных и не включенных в описи),
имеющихся в наличии _______________________________________________ ед. хр.
(количество)
8. Характеристика условий их хранения.
Отрицательные явления в состоянии и условиях хранения.
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Проверку производили:
Наименование должностей лиц,
составивших акт Подпись И.О. Фамилия
Подпись И.О. Фамилия
СОГЛАСОВАНО
Наименование должности лица,
ответственного за работу архива
таможенного органа Подпись И.О. Фамилия
Дата
Формат A4 (210 x 297 мм)
Форма акта проверки наличия и состояния архивных документов
Приложение N 41
к пп. 14.3.3
___________________________________________________________________________
(Наименование таможенного органа)
КНИГА
учета поступления и выбытия документов
Том N ____________
Начат ____________
Окончен __________
Формат A3 (297 x 420 мм)
Форма титульного листа книги учета поступления
и выбытия документов
Продолжение приложения N 41
N п/п
|
Дата поступления или выбытия документов
|
Наименование таможенного органа (структурного подразделения, лица, архива), от которого поступили (или выбыли) документы
|
Название, номер и дата документа, по которому поступили или выбыли документы
|
Название и номер фонда, описи поступивших или выбывших документов
|
Крайние даты поступивших или выбывших документов, включенных в опись
|
Поступление описанных документов
|
Выбытие описанных документов
|
Неописанных дел, документов, листов
|
Примечание
|
Количество дел
|
Количество дел
|
поступило
|
выбыло
|
постоянного хранения
|
временного (свыше 10 лет)
|
по личному составу
|
постоянного хранения
|
временного (свыше 10 лет)
|
по личному составу
|
|
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
11
|
12
|
13
|
14
|
15
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Итого в ____ году поступило _________________________ ед. хр., в том числе:
(цифрами и прописью)
показываются раздельно итоговые данные по графам 7, 8, 9, 13 книги;
выбыло _____________________ ед. учета (+ документов, листов), в том числе:
(цифрами и прописью)
показываются раздельно итоговые данные по графам 10, 11, 12, 14.
Наименование должности лица,
ответственного за работу архива
таможенного органа Подпись И.О. Фамилия
Дата
Формат A3 (297 x 420 мм)
Форма книги учета поступления и выбытия документов
Приложение N 42
к пп. 14.3.3
Наименование таможенного органа
СПИСОК ФОНДОВ
Том N __________
Начат __________
Окончен ________
Формат A4 (210 x 297 мм)
Форма титульного листа списка фондов
Продолжение приложения N 42
N фонда
|
Название фонда
|
Дата первого поступления документов фонда
|
Отметка о выбытии фонда
|
Примечание
|
Куда выбыл
|
Дата и N документа, на основании которого выбыл
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
|
|
|
|
|
|
На 01.01.____ года в список включены фонды с N ___________ по N __________.
Всего хранится в архиве ___________________________________________ фондов.
(цифрами и прописью)
Номера свободные:
Наименование должности лица,
ответственного за работу архива
таможенного органа Подпись И.О. Фамилия
Дата
Формат A4 (210 x 297 мм)
Форма списка фондов
Приложение N 43
к пп. 14.3.3
ЛИСТ ФОНДА N ________
_______________________________________________ ___________________________
(Местонахождение фонда (наименование (Дата первого поступления
таможенного органа, где хранится фонд)) документов фонда)
Крайние даты каждого названия фонда
|
Название фонда
|
1
|
2
|
|
|
1. Учет неописанных документов
Дата записи
|
Название, N и дата документа, по которому поступили или выбыли документы
|
Поступление
|
Выбытие
|
Наличие (остаток)
|
кол-во ед. хр.
|
крайние даты
|
кол-во ед. хр.
|
крайние даты
|
всего ед. хр.
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
|
|
|
|
|
|
|
Форма листа фонда
Продолжение приложения N 43
2. Учет описанных документов
Дата записи
|
Номер описи дел
|
Крайние даты дел описи
|
Название описи или аннотация документов
|
Поступило дел
|
Выбытие
|
Наличие (остаток)
|
дел
|
основание выбытия (название, дата, N документа)
|
В том числе по описям, утвержденным ЭПК
|
ед. хр.
|
В том числе
|
постоянного хранения
|
по л/с
|
ед. хр.
|
крайние даты
|
ед. хр.
|
крайние даты
|
из них по описям, утвержденным ЭПК
|
ед. хр.
|
крайние даты
|
ед. хр.
|
крайние даты
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
11
|
12
|
13
|
14
|
15
|
16
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| |
