книга выдачи дел (приложение N 37);
журнал регистрации выданных копий, выписок, справок, тематических материалов (приложение N 50).
XVII. Порядок передачи документов архива таможенного органа
на постоянное хранение
17.1. Документы Архивного фонда Российской Федерации, временно находящиеся на хранении в архиве таможенного органа, передаются на постоянное хранение.
17.2. Архив таможенного органа передает на постоянное хранение документы в соответствующий государственный (муниципальный) архив, для которого данный таможенный орган-фондообразователь является источником комплектования.
17.3. Документы передаются на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив в упорядоченном состоянии с соответствующим НСА.
17.4. Предельный срок временного хранения архивных документов в таможенных органах - 15 лет.
17.5. В необходимых случаях сроки временного хранения документов могут быть изменены по согласованию с соответствующим уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела или государственным (муниципальным) архивом.
При угрозе утраты (уничтожения) документов может быть осуществлена досрочная передача документов на постоянное хранение.
Продление сроков временного хранения документов допускается в виде исключения в случае необходимости практического использования документов таможенным органом по письменному разрешению государственного (муниципального) архива.
17.6. При ликвидации таможенного органа его документы подлежат передаче в таможенный орган, являющийся его правопреемником.
При ликвидации таможенного органа, являющегося источником комплектования государственного (муниципального) архива, без правопреемника документы постоянного срока хранения и документы по личному составу передаются в архив вышестоящего таможенного органа. В случае невозможности передачи документов в вышестоящий таможенный орган по решению комиссии, образованной для передачи дел и имущества (ликвидационной комиссии), согласованному с соответствующим органом управления архивным делом, эти документы передаются в государственный (муниципальный) архив.
Документы по личному составу ликвидированного таможенного органа при отсутствии правопреемника передаются на временное хранение в вышестоящий таможенный орган.
Документы ликвидируемого без правопреемника таможенного органа, срок хранения которых на момент ликвидации истек, уничтожаются в порядке, установленном в подпунктах 11.3.30, 11.3.32, 11.3.33 Типовой инструкции.
Организацию упорядочения документов ликвидируемого таможенного органа, передачи их на хранение или уничтожение осуществляет ликвидационная комиссия.
17.7. Передача документов постоянного хранения в государственный (муниципальный) архив, как правило, осуществляется ежегодно в соответствии с планом-графиком, утвержденным начальником таможенного органа и руководителем соответствующего архива. В таможенных органах с небольшим объемом ежегодно образующихся документов постоянного хранения по согласованию с государственным (муниципальным) архивом допускается передача документов один раз в пять лет.
17.8. Документы передаются в государственный (муниципальный) архив по описям дел, утвержденным ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела.
При первой передаче документов в государственный (муниципальный) архив передается историческая справка на архивный фонд таможенного органа. При последующих передачах документов дается дополнение к исторической справке о происшедших изменениях в названии, функциях, структуре, подчиненности таможенного органа, составе и состоянии документов.
Передача дел проводится поединично. На всех экземплярах описи делаются отметки о приеме документов в государственный (муниципальный) архив.
Прием документов на постоянное хранение оформляется актом приема-передачи документов на постоянное хранение (приложение N 45).
Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых дел, в описи делается новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие и номера отсутствующих дел. Номера отсутствующих дел оговариваются в акте приема-передачи документов на постоянное хранение; причины их отсутствия - в прилагаемой к акту справке таможенного органа.
Архив таможенного органа принимает меры по розыску документов. На отсутствующие документы, меры по розыску которых не дали результатов, составляется акт об утрате документов. Утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями.
17.9. Перед передачей документов на постоянное хранение совместно с представителем государственного (муниципального) архива осуществляется проверка правильности научно-технической обработки дел, физического и санитарно-гигиенического состояния документов. При обнаружении дефектов составляется акт, устранение обнаруженных дефектов проводится силами таможенного органа.
17.10. Вместе с документами передаются три экземпляра описи и один экземпляр акта приема-передачи дел.
XVIII. Организация работы архива таможенного органа
18.1. Создание архива
18.1.1. Работа архива таможенного органа организуется в соответствии с положением об архиве таможенного органа.
18.1.2. Положение об архиве таможенного органа согласовывается с соответствующим государственным (муниципальным) архивом и утверждается начальником таможенного органа.
18.1.3. Лицо, ответственное за работу архива таможенного органа, несет персональную ответственность за выполнение возложенных на архив задач.
18.2. Планирование работы архива таможенного органа
18.2.1. В архиве таможенного органа составляется план-график приема дел в архив.
18.2.2. План-график приема дел в архив таможенного органа согласовывается со структурными подразделениями и утверждается начальником таможенного органа.
18.2.3. При расчете норм времени на основные виды архивных работ архивы могут руководствоваться Межотраслевыми укрупненными нормативами времени на работы по документационному обеспечению управления, утвержденными постановлением Министерства труда Российской Федерации от 25 ноября 1994 г. N 72 и постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 26 марта 2002 г. N 23 "Об утверждении норм времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти".
18.3. Контроль за состоянием хранения
документов и их организацией в делопроизводстве
структурных подразделений
Архив таможенного органа осуществляет проверки состояния хранения документов и их организации в делопроизводстве структурных подразделений не реже одного раза в год, как правило, перед передачей дел в архив таможенного органа. Организация проверок должна входить составной частью в годовой план работы подразделения документационного обеспечения.
Начальник структурного подразделения должен быть заранее поставлен в известность о проведении проверки.
По итогам каждой проверки составляется справка или докладная записка на имя начальника таможенного органа либо его заместителя, курирующего проверяемое структурное подразделение, в которой отражается существующее положение и намечаются меры по ликвидации недостатков и улучшению работы.
С выводами проверки должны быть ознакомлены непосредственные исполнители и начальник соответствующего структурного подразделения.
18.4. Прием-передача документов при смене лица,
ответственного за работу архива таможенного органа
18.4.1. При смене лица, ответственного за работу архива таможенного органа, прием-передача документов и справочного аппарата к ним, а также помещений архива таможенного органа, инвентаря и оборудования производится по акту (приложение N 51).
Для приема-передачи дел лицом, ответственным за работу архива таможенного органа, приказом таможенного органа назначается комиссия в составе не менее трех человек.
В состав комиссии включаются начальник подразделения документационного обеспечения и лицо, ответственное за работу архива таможенного органа.
18.4.2. При приеме-передаче дел необходимо проверить наличие и состояние:
документов архива таможенного органа;
учетных документов и справочного аппарата к документам (паспорта архива, описей дел и заменяющих их номенклатур дел, листов фондов, книг поступлений и выбытия документов, справочных карточек);
печатей и штампов архива таможенного органа (при их наличии);
противопожарного и охранного оборудования.
Необходимо проверить также условия хранения документов.
18.5. Порядок приема-передачи документов при реорганизации
таможенного органа
18.5.1. Порядок приема-передачи документов таможенного органа при реорганизации последнего определяется распорядительным документом о реорганизации таможенного органа.
В состав ликвидационной комиссии по реорганизации таможенного органа должен входить представитель соответствующего государственного (муниципального) архива.
18.5.2. При реорганизации таможенного органа с передачей его функций другому или нескольким таможенным органам документы передаются таможенным органу или органам-правопреемникам.
18.5.3. При реорганизации таможенного органа, когда из его состава выделяется структурное подразделение со статусом таможенного органа, последнему передаются незавершенные делопроизводством дела, относящиеся к профилю его деятельности, а также личные дела и лицевые счета должностных лиц, перешедших на работу в этот таможенный орган.
18.5.4. Перед передачей документов реорганизованного таможенного органа осуществляется проверка наличия и состояния дел, хранящихся в делопроизводстве и архиве таможенного органа, а также их научно-техническая обработка.
18.5.5. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения лицо, ответственное за ведение делопроизводства структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий (мероприятий по реорганизации) формирует все исполненные документы в дела, оформляет дела и передает их в архив таможенного органа независимо от сроков хранения (при ликвидации) либо в соответствующие структурные подразделения (в случае реорганизации). Передача дел осуществляется по описям и номенклатурам дел.
При передаче дел из одного структурного подразделения в другое в случае реорганизации лицом, ответственным за ведение делопроизводства реорганизуемого структурного подразделения, составляются описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения в трех экземплярах: один остается в реорганизуемом структурном подразделении, второй - в структурном подразделении, принимающем дела, третий передается в архив таможенного органа. При передаче дел временного (до 10 лет включительно) хранения передача дел производится по номенклатурам дел за соответствующие годы. Прием-передача дел оформляется актом (приложение N 52).
Документы, требующие исполнения, передаются из одного структурного подразделения в другое через подразделение документационного обеспечения (ответственного за ведение делопроизводства) по акту приема-передачи (приложение N 53) с соответствующими отметками в РКФ.
Один экземпляр акта (приложения N 52, N 53) передается в подразделение документационного обеспечения (ответственному за ведение делопроизводства).
Согласовано
Руководитель
Федерального архивного агентства
А.Н.АРТИЗОВ
1 июля 2014 г.
Приложение N 1
к пп. 4.1.3, 4.1.4, 4.1.5,
4.1.6, 4.3.2
Герб России
ФЕДЕРАЛЬНАЯ ТАМОЖЕННАЯ СЛУЖБА
ДАЛЬНЕВОСТОЧНОЕ ТАМОЖЕННОЕ УПРАВЛЕНИЕ
___________________ N _____________
г. Владивосток
Образец общего бланка регионального таможенного управления
Продолжение приложения N 1
Герб России
ФЕДЕРАЛЬНАЯ ТАМОЖЕННАЯ СЛУЖБА
ЦЕНТРАЛЬНАЯ ТАМОЖНЯ
(Кинологический центр ФТС России)
___________________ N _____________
дер. Орлово Московской области
Образец общего бланка таможни, непосредственно подчиненной
ФТС России
Продолжение приложения N 1
Герб России
ФЕДЕРАЛЬНАЯ ТАМОЖЕННАЯ СЛУЖБА
ПРИВОЛЖСКОЕ ТАМОЖЕННОЕ УПРАВЛЕНИЕ
ОРЕНБУРГСКАЯ ТАМОЖНЯ
___________________ N _____________
Образец общего бланка таможни
Продолжение приложения N 1
Герб России
ФЕДЕРАЛЬНАЯ ТАМОЖЕННАЯ СЛУЖБА
СИБИРСКОЕ ТАМОЖЕННОЕ УПРАВЛЕНИЕ
СИБИРСКИЙ ТЫЛОВОЙ ТАМОЖЕННЫЙ ПОСТ
(со статусом юридического лица)
___________________ N _____________
г. Иркутск
Образец общего бланка таможенного поста
(со статусом юридического лица)
Приложение N 2
к пп. 4.1.3, 4.1.4, 4.1.5,
4.1.6, 4.3.2, 5.5.3
Герб России
ФЕДЕРАЛЬНАЯ ТАМОЖЕННАЯ СЛУЖБА
СЕВЕРО-ЗАПАДНОЕ
ТАМОЖЕННОЕ УПРАВЛЕНИЕ
Кутузова наб., д. 20, Санкт-Петербург, 191187.
Тел. (812) 273 16 19. Факс (812) 275 43 70.
Телетайп 622403 JURI RU.
E-mail: sztu_email@sztu.customs.ru;
http://sztu.customs.ru
____________________ N _____________________
На N _______________ от ____________________
Образец бланка письма регионального таможенного управления
Продолжение приложения N 2
Герб России
ФЕДЕРАЛЬНАЯ ТАМОЖЕННАЯ СЛУЖБА
ЦЕНТРАЛЬНАЯ
ЭНЕРГЕТИЧЕСКАЯ ТАМОЖНЯ
Пречистенка ул., д. 9, Москва, 119034.
Тел. (495) 637 45 01. Факс (495) 637 77 11.
Телетайп 113133 AZUR.
E-mail: energy_press@ca.customs.ru;
http://cet.customs.ru
__________________ N _____________________
На N ____________ от _____________________
Образец бланка письма таможни, непосредственно подчиненной
ФТС России
Продолжение приложения N 2
Герб России
ФЕДЕРАЛЬНАЯ ТАМОЖЕННАЯ СЛУЖБА
ЮЖНОЕ ТАМОЖЕННОЕ УПРАВЛЕНИЕ
МИЛЛЕРОВСКАЯ ТАМОЖНЯ
Первомайская ул., д. 2, хут. Краснянка,
Миллеровский р-н, Ростовская обл., 346130.
Тел. (863 85) 2 09 73. Факс (863 85) 2 09 65.
Телетайп 123451 OREL RU.
E-mail: millerovo_customs@mail.ru;
http://mil.customs.ru
_______________________ N ___________________
На N __________________ от __________________
Образец бланка письма таможни
Продолжение приложения N 2
Герб России
ФЕДЕРАЛЬНАЯ ТАМОЖЕННАЯ СЛУЖБА
ЦЕНТРАЛЬНАЯ ЭНЕРГЕТИЧЕСКАЯ
ТАМОЖНЯ
СЕВЕРНЫЙ ЭНЕРГЕТИЧЕСКИЙ
ТАМОЖЕННЫЙ ПОСТ
(со статусом юридического лица)
Чкалова ул., д. 61, г. Кандалакша,
Мурманская обл., 184046.
Тел. (815 33) 7 20 21. Факс (815 33) 4 00 29.
E-mail: energy_stk1@ca.customs.ru;
http://cet.customs.ru
___________________ N _______________________
На N ______________ от ______________________
Образец бланка письма таможенного поста
(со статусом юридического лица)
Приложение N 3
к пп. 4.1.3, 4.1.4, 4.1.5,
4.1.6, 4.3.2, 5.1.8
Герб России
ФЕДЕРАЛЬНАЯ ТАМОЖЕННАЯ СЛУЖБА
СЕВЕРО-ЗАПАДНОЕ ТАМОЖЕННОЕ УПРАВЛЕНИЕ
ПРИКАЗ
____________________ N ______________
Санкт-Петербург
Образец бланка приказа регионального таможенного управления
Продолжение приложения N 3
Герб России
ФЕДЕРАЛЬНАЯ ТАМОЖЕННАЯ СЛУЖБА
|
