Построение модели бизнес-процесса оценки персонала «TO BE»
Совершенствование бизнес-процесса оценки персонала компании производится с целью автоматизации функций, выполняемых сотрудниками, ответственными за проведение оценки. Автоматизация процесса аттестации возможна несколькими путями: с помощью внедрения существующих на рынке автоматизированных решений проведения оценки или с помощью разработки собственного решения.
На данный момент процесс оценивания сотрудников уже автоматизирован в части ввода первичной информации в базу данных СУДК (данные об опыте работы, компетенциях, обучении), что делает вариант автоматизации с помощью приобретения и внедрения готовой системы по автоматизации процесса оценки не оптимальным для компании, вследствие неоправданных затрат. Использование готовой автоматизированной системы потребует отказ от использования существующей на предприятии базы данных СУДК или доработку приобретенного решения для интеграции с СУДК.
Второй вариант автоматизации процесса оценки персонала, с помощью разработки собственного решения, является более приемлемым и удобным для предприятия. Поскольку сегодня компания уже использует базу данных СУДК, разумно и экономически выгодно, с точки зрения затрат на реализацию решения по автоматизации, доработать существующую систему, дополнив ее функциями по автоматическому формированию отчетов по результатам аттестации, а также учету этих результатов для использования в следующей по графику оценке.
Эффективный анализ и совершенствование бизнес-процесса оценки персонала возможны только при комплексном рассмотрении всех его подпроцессов. Поэтому все функции подпроцессов бизнес-процесса оценки персонала будут проанализированы в совокупности.
Проведение оценки персонала в компании предоставляет информацию, необходимую в большом количестве других бизнес-процессов компании. Рассмотрим возможности расширения процесса оценки персонала в части бизнеса.
Во-первых, данные о персонале позволяют выбрать наиболее компетентных и обладающих необходимыми деловыми качествами работников для участия в проектах и работы над производственными и обслуживающими задачами (бизнес-процесс «Обеспечение трудовыми ресурсами», бизнес-процесс «Производство»). Однако модель бизнес-процесса оценки персонала «AS IS» описывает оценку деловых качеств работников, осуществляемую только руководителями структурных подразделений, не позволяет учитывать оценку деловых качеств работников руководителями проектов.
Участие в проектах дает много полезной информации об их поведении в коллективе, поэтому руководители проектов могут дать им наиболее точную и близкую к действительности оценку в части деловых качеств. Следовательно, в оценке должна учитываться оценка деловых качеств работников руководителями проектов, осуществляемая каждый раз по завершении их участия в проекте. Несмотря на то, что оценка деловых качеств относится к оценке персонала, данная часть процесса должна осуществляться в бизнес-процессе «Производство» после каждого проекта с последующим учетом результатов в СУДК.
Бизнес-процесс «Проведение оценки персонала» осуществляется в компании ежегодно по графику, тогда как бизнес-процесс «Ведение базы данных СУДК на основе исторической и оперативной информации» – оперативно, по мере возникновения информации, необходимой для внесения в СУДК. Поэтому часть бизнес-процесса по внесению данных об оценке деловых качеств работников руководителями проектов в СУДК (см. рис. 2.25) нужно включить в бизнес-процесс «Ведение базы данных СУДК на основе исторической и оперативной информации».
Рисунок 2.25. Внесение данных об оценке деловых качеств работников руководителями проектов в СУДК
Во-вторых, результаты оценки персонала выявляют компетенции и области знаний работников, которые необходимо получить и развить или пополнить (бизнес-процесс «Обучение и развитие персонала»). Но кроме учета подобной информации, необходима работа с ней, как в процессе оценки персонала, так и в смежных процессах. То есть, результаты обучения работника должны быть проанализированы и должно быть выявлено насколько эффективным для сотрудника было обучение, как оно изменило его квалификацию, как повлияло на компетенции. Поэтому, перед оценкой следует проанализировать данные об обучении сотрудников, а также учесть их в СУДК. Но, так как этот процесс проводится не в рамках оценки персонала, а через определенный промежуток времени после прохождения работником курса обучения, то он выделен в отдельный бизнес-процесс «Анализ эффективности обучения», где кроме анализа производится ввод информации в СУДК.
В-третьих, оценка персонала дает возможность сформировать кадровый резерв, однако данная возможность не используется компанией в текущий момент. Формирование кадрового резерва происходит на основе данных, полученных после оценки персонала, поэтому часть процесса по созданию кадрового резерва не входит в бизнес-процесс проведения оценки персонала. Следовательно, компании необходимо расширить бизнес-процесс «Обучение и развитие персонала» в части по работе с кадровым резервом компании.
Кроме того, результаты оценки за несколько периодов позволяют проводить анализ структуры и динамики развития персонала, поэтому необходимо добавить возможность передачи данных в бизнес-процесс «Анализ структуры и динамики развития персонала», в котором будет описана работа со всем персоналом компании, включая кадровый резерв: формирование, структура, планирование развития и анализ исполнения планов развития.
Итак, расширение процесса оценки персонала в части бизнеса сводится к использованию дополнительной информации из других бизнес-процессов по работе с персоналом при проведении оценки, а также передаче результатов оценки в другие бизнес-процессы. Более того, вся информация должна храниться в электронном виде в СУДК, которая должна иметь возможность формировать отчеты.
Расширение бизнес-процесса увеличивает ответственность, возлагаемую на специалистов, занимающихся оценкой. Поэтому, все действия по вводу данных в СУДК должны выполняться не в бизнес-процессе оценки персонала, а в смежных бизнес-процессах. То есть, необходима передача ответственности владельцам смежных процессов. Например, часть бизнес-процесса «Ведение базы данных СУДК на основе исторических и оперативных данных» по вводу информации о пройденном обучении (см. рис. 2.8) должна быть удалена из бизнес-процесса и перенесена в бизнес-процесс «Обучение и развитие персонала». Это действие позволит сократить время, затрачиваемое на формирование базы данных СУДК и уменьшить количество ошибок, возникающих при некорректном вводе данных.
Уменьшение ошибок, неточностей и возвратов к дополнительному заполнению базы данных СУДК возможно не только посредством передачи ответственности в другие бизнес-процессы, но и введением функций по контролю заполнения данных работниками. Подобное дополнение бизнес-процесса необходимо при выполнении функции «Заполнение данных об опыте работы, обучении и компетенциях в СУДК» подпроцесса «Ведение базы данных СУДК на основе исторических и оперативных данных» (см. рис. 2.6). Следует ввести несколько видов контроля заполнения: контроль заполнения, осуществляемый системой и контроль заполнения, осуществляемый руководителем, контроль заполнения, осуществляемый специалистом, ответственным за сопровождение СУДК.
Контроль, осуществляемый специалистом, ответственным за сопровождение СУДК должен проводиться регулярно по всем работникам компании, зарегистрированным в СУДК. В определенный момент система формирует отчет о заполнении информации, специалист, ответственный за сопровождение СУДК просматривает его и сообщает вышестоящему руководителю о подразделениях и работниках, не заполнивших базу данных СУДК. Данную часть работы с СУДК целесообразно вывести за пределы бизнес-процесса «Ведение базы данных СУДК на основе исторических и оперативных данных» и описать в другом бизнес процессе «Контроль ведения базы данных СУДК», потому что она достаточно обширна и не может быть промежуточным этапом в процессе формирования базы-данных СУДК. Некоторые конечные события из бизнес-процесса «Контроль ведения базы данных СУДК» будут инициирующими для функций бизнес-процесса «Ведение базы данных СУДК на основе исторических и оперативных данных».
Проверка факта заполнения СУДК работником должна осуществляться по графику автоматически (см. рис. 2.26). По прошествии двух недель после создания Резюме работника в СУДК, система автоматически проверяет, заполнил ли работник первичные данные. Если Резюме заполнено, процесс продолжается и Резюме отправляется на проверку руководителю структурного подразделения. Если Резюме работника на заполнено, СУДК формирует «Сообщение о незаполненных формах в СУДК» и отправляет сообщения по электронной почте, с использование системы Microsoft Outlook работнику и руководителю его структурного подразделения о необходимости заполнить данные.
Рисунок 2.26. Автоматическая проверка заполнения форм в СУДК
Кроме контроля факта внесения данных в СУДК необходима проверка правильности заполнения данных в СУДК, осуществляемый руководителем структурного подразделения (см. рис. 2.27). Получив заполненное Резюме работника в СУДК или сообщение о необходимости заполнения СУДК работником, руководитель структурного подразделения проводит контроль заполнения работником Резюме в СУДК при приеме и перемещении. Если Резюме заполнено корректно, бизнес-процесс продолжается, если не заполнено или заполнено некорректно, руководитель вынужден оказать воздействие на работника. Наступление события «Оказано воздействие на работника для заполнения СУДК» означает возврат выполнения бизнес-процесса к функции «Заполнение данных об опыте работы, обучении и компетенциях в СУДК».
Рисунок 2.27. Проведение контроля заполнения работником Резюме в СУДК при приеме и перемещении
В части внесения дополнительных данных в СУДК (см. рис. 2.7), после завершения участия в проекте, в бизнес-процессе «Ведение базы данных СУДК на основе исторической и оперативной информации» перед проведением проверки заполнения следует передать ответственность по заполнению (функция «Внесение дополнений в СУДК») работникам (см. рис. 2.28). Автоматическая проверка заполнения данных не является необходимой в этом случае, так как внесение дополнительных данных не обязательно.
Если завершен проект с участием работника и его Резюме в СУДК заполнено корректно (события «Проект с участием работника завершен», Резюме работника в СУДК при приеме и перемещении заполнено корректно», логическое правило «И»), он может вносить дополнительные данные. Также внесение дополнительных данных возможно после наступления события «Необходимо внесение данных по проектам в СУДК», выходящего из бизнес-процесса «Контроль ведения базы данных СУДК». Проверка корректности заполнения дополнительных данных работником, осуществляемая руководителем структурного подразделения, выполняется аналогично проверке корректности внесения данных об обучении, опыте работы и компетенциях при приеме или перемещении работника.
Рисунок 2.28. Проведение контроля заполнения работником резюме в СУДК при завершении участия в проекте
Проанализировав и расширив бизнес-процесс оценки персонала в компании в части бизнеса, можно перейти к совершенствованию некоторых функций с целью последующей их автоматизации.
2.3.1. Бизнес-процесс «Ведение базы данных СУДК на основе исторических и оперативных данных»
Автоматизация бизнес-процесса «Ведение базы данных СУДК на основе исторических и оперативных данных» необходима при выполнении функций «Запросить данные по актуальному состоянию из ИСУ ПЕРСОНАЛ» и «Внесение данных о позиции работника в штатном расписании в СУДК». В модели бизнес-процесса «AS IS» (приложение А) видно, что данные выгружаются в виде бумажного документа и заносятся в СУДК вручную специалистом, ответственным за сопровождение СУДК. Чтобы избежать возможных ошибок при вводе данных, ускорить и упростить выполнение этих функций необходимо исключить влияние человека (Объект на диаграмме Person Type «Специалист, ответственный за сопровождение СУДК») на процесс. А именно, следует настроить взаимодействие между СУДК и ИСУ ПЕРСОНАЛ. ИСУ ПЕРСОНАЛ должна предоставлять данные о штатном расписании по запросу СУДК, которые будут автоматически регистрироваться в системе СУДК (см. рис. 2.29).
Рисунок 2.29. Регистрация данных о позиции работника в штатном расписании в СУДК, модель «TO BE»
Другая возможность автоматизации процесса заполнения СУДК в части автоматической проверки заполнения была описана выше (см. рис. 2.26)
Дальнейшая автоматизация бизнес-процесса «Ведение базы данных СУДК на основе исторических и оперативных данных» невозможна, так как внесение первичных данных может выполнить только работник самостоятельно.
Модель бизнес-процесса «Ведение базы данных СУДК на основе исторических и оперативных данных» «TO BE» представлена в приложении Г.
2.3.2. Бизнес-процесс «Проведение подготовительной работы к оценке персонала»
Автоматизация бизнес-процесса необходима при выполнении начальной функции «Проверка соответствия данных СУДК штатному расписанию» (см. рис. 2.30). СУДК должна автоматически проводить проверку, сравнивая имеющиеся данные с данными, внесенными в ИСУ ПЕРСОНАЛ.
Рисунок 2.30. Автоматическая проверка соответствия данных СУДК штатному расписанию
Далее автоматизация бизнес-процесса не требуется, так как все документы, на основании которых проводится оценка персонала, должны быть оформлены в бумажном виде. Единственными функциями, которые можно автоматизировать, являются «Ознакомление с приказом руководителей ФН и лидеров ФГ» и «Ознакомление работников с графиком и приказом о проведении аттестации», в процессе выполнения которых работники, руководители ФН и лидеры ФГ подтверждают факт ознакомления с Приказом и графиком проведения аттестации, подписывая листы ознакомления. Автоматизацией будет замена бумажных документов «Листы ознакомления с приказом» на отметку в СУДК об ознакомлении. Но автоматизация этих функция потребует дополнительно организовать ввод в систему сканов документов об аттестации, чтобы сотрудники смогли работать с ними в СУДК, что увеличит время выполнения всего бизнес-процесса и потребует участия в работе человека. Автоматизация будет возможна при внедрении в компании системы электронного внутреннего документооборота.
Модель бизнес-процесса «Проведение подготовительной работы к аттестации персонала» «TO BE» представлена в приложении Д.
2.3.3. Бизнес-процесс «Проведение оценки персонала»
На сегодняшний день вся оценка персонала проводится вручную. Лидеры ФГ и руководители структурных подразделений используют данные из СУДК (электронный документ «Резюме работника в СУДК») и бумажные бланки для выставления оценок («Калькуляторы оценки компетенций», «Лист оценки компетенций в функциональных областях», «Лист оценки деловых качеств»). Доработка СУДК позволит избавиться от использования бумажных документов и даст возможность автоматически определять уровень компетенции.
В СУДК должны быть организованы электронные формы калькуляторов для выставления оценок работникам. Выбрав функциональную область, лидер ФГ должен получать перечень критериев, по которым необходимо выставить оценки подчиненным. Кроме того, должна автоматически подсчитываться сумма оценок, набранных работником, используя которую, СУДК определит уровень знаний оцениваемого (экспертный, высокий, средний, базовый, начальный). Исключение влияния человеческого фактора на подсчет суммы оценок и определение уровня владения знаниями по компетенции позволит избежать ошибок и сократить время на проведение оценки уровня компетенций (см. рис. 2.31):
Рисунок 2.31. Оценка компетенций, модель «TO BE»
Аналогично должна быть организована оценка деловых качеств работников. Электронные формы листов оценки деловых качеств, заполненные руководителями структурных подразделений в СУДК, анализируются системой автоматически (см. рис. 2.32):
Рисунок 2.32. Оценка деловых качеств, модель «TO BE»
Далее, используя данные и отчеты, находящиеся в базе данных, СУДК формирует отчет по проведенной оценке (электронный документ на диаграмме «Сводный отчет по результатам оценки») для каждого оцениваемого сотрудника. Сформированные отчеты используются на собеседовании с работниками. Автоматизация собеседования невозможна, так как на этом этапе важно взаимодействие оцениваемого и специалиста, проводящего оценку.
По результатам собеседования специалист ответственный за проведения оценки персонала готовит аттестационный лист с комментариями в СУДК и отправляет его работнику для ознакомления. Работник ставит отметку в СУДК об ознакомлении с аттестационным листом и подает апелляцию в бумажном виде при необходимости.
После проведения собеседования с каждым работником собираются аттестационные листы, и проводится заседание комиссии, где формируются рекомендации работникам, и заносятся в протокол результаты аттестации по всему персоналу компании.
По завершении оценки специалист, ответственный за проведение оценки персонала заносит протокол в СУДК. Все результаты оценки и рекомендации прикрепляются к Резюме сотрудников в системе.
Модель бизнес-процесса «Проведение оценки персонала» «TO BE» представлена в приложении Е.
Бизнес-процесс оценки персонала компании (модель «TO BE») расширяется в части входов, выходов и исполнителей, тогда как владелец и документы, с помощью которых осуществляется управление, остаются теми же, что и в модели процесса «AS IS». В бизнес-процесс входит:
дополнительная информация о необходимости корректного заполнения базы данных СУДК из вспомогательного бизнес-процесса «Контроль ведения базы данных СУДК»;
информация по оценке деловых качеств сотрудников руководителями проектов (бизнес-процесс «Производство»);
данные о кадровом резерве и анализе эффективности обучения (бизнес-процесс «Обучение и развитие персонала» и его подпроцессы «Организация обучения» и «Анализ эффективности обучения»).
Дополнительными выходами бизнес-процесса оценки персонала являются:
информация о некорректном вводе данных в базу данных СУДК (вход для бизнес-процесса «Контроль ведения базы данных СУДК»);
данные для анализа динамики развития персонала (вход для бизнес-процесса «Анализ структуры и динамики развития персонала»);
информация для организации мотивации (вход для бизнес-процесса «Управления системой поощрений»).
Совершенствование бизнес-процесса потребовало участия в проведении оценки персонала дополнительных исполнителей – руководителей проектов, осуществляющих оценку деловых качеств сотрудников.
|
