Инструкция по ведению делопроизводства в организациях Горно-металлургического профсоюза России
Скачать 1.62 Mb.
|
10. Особенности автоматизированной формы регистрации документов 10.1. При автоматизированной форме регистрации документов используются возможности компьютера. В настоящее время это наиболее рациональная форма, она позволяет объединить все сведения о документах в единую базу данных. При этом журнальная форма может использоваться для регистрации специализированных документов таких как: трудовые книжки, больничные листы, финансово-хозяйственные договоры и т.п. При автоматизированном режиме регистрации заполнение регистрационной карточки на экране компьютера во многом аналогично заполнению традиционной бумажной карточки (журнала), но имеет и свои особенности. 10.2. Форма электронной регистрационной карточки, как правило, содержит: 1. данные (поля), заполняемые на клавиатуре вручную (например, номер и дата входящего документа, краткое содержание, текст резолюции); 2. данные (поля), которые вводятся автоматически (дата регистрации, регистрационный номер документа); 3. данные (поля), которые вводятся путём выбора информации из раскрывающихся списков. С помощью раскрывающихся списков, как правило, заполняются следующие данные: - вид документа - так как количество видов документов ограниченно; - автор резолюции - список руководящих лиц организации; - структурное подразделение - список структурных подразделений (отделов или специалистов); - исполнители - как правило, это поле состоит из двух частей - названия (и/или индекса) структурного подразделения и данные (ФИО) исполнителя; - № дела – определяется в соответствии с номенклатурой дел организации; - связанные документы - эти данные устанавливают связь регистрируемого документа с другими (например, документ-ответ связывается с инициативным документом). 10.3. С помощью пополняемого списка заполняются данные (поле) «корреспондент». Организации, с которыми поддерживается постоянная переписка, выбираются из списка. В случае регистрации документа, поступившего от нового корреспондента, сведения о нём заносятся в список. Сведения о корреспондентах могут в дальнейшем использоваться в справочной работе, для формирования списков на рассылку и т.п. Затратив один раз время на создание таких списков, достигают значительной экономии времени в процессе дальнейшей работы. Такой ввод информации не только ускоряет процедуру заполнения регистрационной карточки, но и, что особенно важно, позволяет избежать опечаток и разночтений, которые могут значительно затруднить или даже сделать невозможным автоматизированный поиск информации о документе. Пример заполнения электронной карточки приводится в Приложении № 12. 11. Организация работы с документами
Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел. Другими словами, номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел имеет несколько направлений использования:
Номенклатура дел должна быть в каждой профсоюзной организации, при этом она должна охватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности. Номенклатура дел организации (сводная) составляется по установленной форме на основании номенклатур дел структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме, согласованных структурными подразделениями с архивом организации и подписанных руководителями этих подразделений. Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации. Номенклатура дел организации визируется руководителем архива организации или лицом, ответственным за архив организации, подписывается руководителем службы или лицом, ответственным за документационное обеспечение управления (делопроизводство), и после одобрения Центральной экспертной комиссией (или экспертной комиссией) организации направляется на согласование с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации. После утверждения номенклатуры дел организации структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе. Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Номенклатура дел должна согласовываться с архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел. 9 Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности профсоюзной организации. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться:
В номенклатуре дел предусматриваются заголовки дел для группировки документов, отражающие все документируемые участки и вопросы деятельности организации. В номенклатуру дел организации включаются дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности (например, дела ликвидационной комиссии организации включаются в номенклатуру дел ликвидируемой организации). Номенклатура дел составляется по следующей унифицированной форме:
Пример номенклатуры дел профсоюзной организации приводится в Приложении № 13. Графы номенклатуры дел организации, ее структурных подразделений заполняются следующим образом: в графе 1 "Индекс дела" номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 02-03, где 02 – индекс структурного подразделения, 03 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел. При этом в номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности), например, "Приказы по основной деятельности" (02-03, 03-03, 04-03 и т.д.); в графу 2 "Заголовок дела" номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы. Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов; в графе 3 "Кол-во ед. хр." номенклатуры дел указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года; в графе 4 "Срок хранения и № статей по перечню" указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному), а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел. При включении в номенклатуру заголовков, документов, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения по представлению архива организации и центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации; в графе 5 "Примечание" в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др. 13 По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов) (см. Приложение №14), отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровки его подписи. В настоящее время основным нормативным пособием при определении сроков хранения и отборе документов на хранение и уничтожение является «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (Утвержден Приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 года № 558). Сроки хранения документов, данные в Перечне, распространяются на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или же не поступают. Снижение сроков хранения запрещается. В Приложении № 15, составленном на основании Перечня, указаны сроки хранения основных документов первичной профсоюзной организации, с учетом возможности наличия в ней штатных работников.
Экспертиза ценности документов – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение. Экспертиза ценности документов в организации проводится: в делопроизводстве – при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив; в архиве – в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение. Экспертиза ценности документов проводится на основе:
Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ) совместно с Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) или экспертной комиссией (ЭК) организации под методическим руководством архива организации. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется: отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения, которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел. Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел. При этом не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел. Дела с отметкой “ЭПК” подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой “ЭПК”, содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела. Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов. По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются сотрудниками архива организации сводные описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (формы данных видов документов приводятся в приложениях 1, 2, 3 и 4 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г). Указанные описи и акты рассматриваются на заседании центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) организации одновременно. Одобренные центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) акты и описи утверждаются руководителем организации только после утверждения экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения описей дел постоянного хранения. После этого организация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты. В организации, не сдающей свои документы на государственное хранение и самостоятельно решающей вопросы хранения и уничтожения дел, составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и проводится их уничтожение, но только после составления годовых разделов сводных описей дел по личному составу за соответствующий период и их утверждения руководителем данной организации (Приложение № 16). | |||||||||||||||
Похожие:
 | Правила по ведению делопроизводства в организациях Профсоюза работников народного образования и науки РФ (Постановление Исполкома... | | Правила по ведению делопроизводства в организациях Профсоюза работников народного образования и науки РФ (Постановление Исполкома... |
 | В соответствии с Уставом Горно-металлургического профсоюза России (п. 11. 2), принятым Учредительным съездом профсоюза 28-29. 01.... | | Рекомендации составлены в целях установления единого порядка по работе с документами и правильного ведения делопроизводства в первичных... |
| Рекомендации составлены в целях установления единого порядка по работе с документами и правильного ведения делопроизводства в первичных... | | Рекомендации составлены в целях установления единого порядка по работе с документами и правильного ведения делопроизводства в первичных... |
| Рекомендации составлены в целях установления единого порядка по работе с документами и правильного ведения делопроизводства в первичных... | | Допущено редакционно-издательским советом Северо-Кавказского горно-металлургического института (государственного технологического... |
| Общественного объединения – «Всероссийский Электропрофсоюз», утвержденной Постановлением Президиума Центрального комитета вэп №16-6... | | Цк профсоюза работников здравоохранения РФ. Учетная карточка члена Профсоюза имеет одинаковый номер с профсоюзной карточкой члена... |