Инструкция по ведению делопроизводства в организациях Горно-металлургического профсоюза России
Скачать 1.62 Mb.
|
ИНСТРУКЦИЯпо ведению делопроизводства в организациях Горно-металлургического профсоюза России (ГМПР) 1. Общие положения 1.1.Настоящая инструкция устанавливает единый порядок организации и ведения делопроизводства в первичных и территориальных организациях Горно-металлургического профсоюза России. 1.2. Основные понятия и термины: - Делопроизводство – создание официальных документов и организация работы с ними (ДОУ – документационное обеспечение управления). Данная деятельность регламентирована ГОСТ Р 51141-98 от 27.02.98г. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». - Документ – материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения (Федеральный закон от 29 декабря 1994г. № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов»). - Официальный документ – документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке (ГОСТ Р 51141-98).
- Электронный документооборот – единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства». - Машиночитаемый документ – документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нём информации, записанный на магнитных, оптических и других носителях информации. - Электронный документ – документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной подписью и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата. - Электронная подпись – аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов. - Регистрационный номер – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. - Организационно-распорядительный документ (ОРД) – вид текстового документа, фиксирующий решение административных и организационных вопросов, вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц. - Протокол –документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях и совещаниях. 1.3. Настоящая Инструкция соответствует требованиям Государственной системы документационного обеспечения управления и ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». 2. Основные требования к организации делопроизводства 2.1. Делопроизводство в профсоюзных организациях ведется самостоятельно. 2.2. Служебные документы являются собственностью профсоюзной организации. Требования Инструкции обязательны для всех членов профсоюзной организации. 2.3. Запрещается без письменного разрешения руководителя соответствующей профсоюзной организации: - снимать и выдавать кому-либо копии служебных документов; - знакомить посторонних лиц и выдавать для использования документы текущего делопроизводства в другие учреждения; - передавать для опубликования в средствах массовой информации материалы, относящиеся к деятельности организации. 2.4. Делопроизводство в профсоюзных организациях включает в себя: - часть работы с документами, связанной с их созданием и оформлением; - регистрацию и передачу по назначению входящей, внутренней и исходящей корреспонденции; - ведение протоколов, рассылку принятых постановлений; - контроль над исполнением документов; - формирование документов в дела, их учёт и хранение; 2.5. Ведение делопроизводства поручается специально назначенному работнику или может быть поручено одному из членов постоянно действующего выборного коллегиального органа. При увольнении или переводе на другую работу работника, отвечающего за ведение делопроизводства в профсоюзной организации, производится передача всех числящихся за ним дел и документов вновь назначенному работнику. 2.6. При ликвидации профсоюзной организации без передачи её функций другим организациям все дела и документы подлежат упорядочению и передаче в вышестоящий орган. 2.7. Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства возлагается на руководителя профсоюзной организации. 3. Порядок подготовки и оформления документов 3.1. ОРД приобретают юридическую силу1 и статус официального документа2 при условии их правильного оформления. Документы оформляются на бланках, соответствующих стандарту, и на бумаге формата А4 (210х297 мм). На бумаге формата А3 (420х297 мм) могут оформляться отдельные виды документов, содержательная часть которых включает таблицы, сметы, схемы и т.п. Бумагу форматов А6 (105х148 мм) и А5 (210х148 мм) допускается использовать для оформления резолюции (поручения) должностного лица. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифта Times New Roman размером №14. Для многостраничных документов (положения, инструкции и другие), оформления таблиц и некоторых реквизитов писем допускается уменьшение размера шрифта. Отдельные внутренние документы (заявления, объяснительные записки и т.п.), авторами которых являются члены профсоюзной организации, должны быть написаны от руки. Текст документов печатается через один межстрочный интервал (12 пт) на расстоянии двух-трёх межстрочных интервалов от заголовка в установленных границах полей. Через два интервала печатаются тексты документов для устного прочтения (доклады), а также тексты, подлежащие редактированию, телеграммы. 3.2. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на чистом листе бумаги, должен иметь поля:
Первая (красная) строка абзаца начинается на расстоянии 10 мм. от левой границы текстового поля. Расположение текста на странице – книжное, альбомное расположение допускается при оформлении таблиц. 3.3. Заголовок составляется к тексту документа, если его объём превышает 7 строк. Заголовок должен быть кратким, точно отражать содержание документа и формулироваться в виде ответа на вопрос «О чём?»: «Об изменении...», «О выделении...», «Об отмене...» и т.п. 3.4. Все страницы многостраничных документов нумеруются, кроме первой. Приложения к документам имеют самостоятельную нумерацию. Если текст документа печатается с обеих сторон листа, то лицевые стороны нумеруются нечётными цифрами, а оборотные – чётными. Номер страницы наносится на нижнем поле листа с правой стороны. Номер страницы пишется арабскими цифрами без знаков препинания. 3.5. Знаки препинания (точка, запятая, точка с запятой, вопросительный и восклицательный знаки) пишутся и печатаются без пробела после слов или цифр, за которыми они проставлены. Следующие за знаками препинания слова отделяются одним пробелом. 3.6. Строки реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения» и «Гриф согласования» центрируются по отношению к самой длинной строке, а строки реквизита «Адресат» могут выравниваться по левой границе рабочего поля. Не допускается выравнивание текста по левой границе рабочего поля, а реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения» и «Гриф согласования» - по правой границе. 3.7. Тексты оформленных документов не должны содержать грамматических ошибок. 3.8. Документы, подготавливаемые и направляемые в другие учреждения и организации, а также отдельным гражданам, печатаются на бланках установленных образцов (см. рис. 1,2,3,4,7). 3.9.Текст совместных и внутренних документов (справка, акт и т.п.) печатается на чистом листе бумаги или на бланках с указанием постоянных реквизитов. 3.10. Текст документа должен быть кратким, точным и не допускающим различных толкований. В первой его части, как правило, излагаются причины создания документа, факты, события, доказательства, во второй части — предложения, выводы, решения, просьбы и т.п. 3.11.В отдельных случаях текст документа может содержать одну заключительную часть; постановления — распорядительную часть без преамбулы, письма — просьбу без пояснений и т. п. 3.12.При необходимости разделения текста на составные части (абзацы, разделы, подразделы, пункты, подпункты) каждая из них должна нумероваться арабскими цифрами. Номер раздела должен состоять из одного числа (1, 5, 11, 15), номер подраздела должен быть двойным, включающим номер раздела (1.1; 5.14; 11.17), номер пункта — тройным (1.1.3; 5.14.2; 11.17.5) и т.п. Допускается единая порядковая нумерация всех частей текста документа арабскими цифрами. 4. Состав реквизитов документов 4.1. ОРД следует создавать с учетом требований ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Обязательные элементы оформления официального документа называются его реквизитами. В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 используются 30 реквизитов (см. Приложение № 1), каждый из которых имеет свой порядковый номер и название. Ниже приводятся требования к оформлению реквизитов применяемых в делопроизводстве профсоюзных организаций. 03 – Эмблема ГМПР помещается на официальных бланках профсоюзных органов всех уровней в соответствии с Уставом ГМПР (положением об организации)3. 04 – Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО)4 или Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ) на основании требований о ведении этих классификаторов и других, взаимосвязанных с ними классификаторов. В бланках документов код организации включают в состав справочных данных. При этом пишут ОКПО (или ОКОГУ) и проставляют код организации. Код организации относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков писем. 05 – Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (Федеральный закон от 08.08.2001 N 129-ФЗ (ред. от 23.07.2013) "О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей"). ОГРН юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами5. Государственный регистрационный номер записи о создании юридического лица либо записи о первом представлении сведений о юридическом лице, зарегистрированном до 1 июля 2002 г., является основным государственным регистрационным номером (ОГРН)6. ОГРН указывается во всех документах юридического лица наряду с его наименованием7. На бланках писем ОГРН указывается в составе справочных данных об организации. ОГРН относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков. 06 – Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)8 ИНН/КПП проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами9. Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) – это цифровой код, свидетельствующий о постановке на налоговый учет налогоплательщика – юридического лица, индивидуального предпринимателя, физического лица. В связи с особенностями учета организаций, определенных положениями Налогового кодекса Российской Федерации (статья 83), в дополнение к идентификационному номеру налогоплательщика (ИНН) организации вводится код причины постановки на учет (КПП). ИНН/КПП относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков писем10. На бланках писем ИНН/КПП указывается в составе справочных данных об организации. 07 – Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД)11. Код формы документа служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок и является элементом идентификации документа, а также одним из средств достижения информационной совместимости документационных систем. Код формы документа проставляется при использовании в организации унифицированных форм документов, включенных в ОКУД. Объектами классификации в ОКУД являются общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные формы документов, утвержденные министерствами (ведомствами) Российской Федерации – разработчиками унифицированных систем документации (УСД). В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в унифицированные системы документации. Код унифицированной формы документа (код) состоит из семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа (КЧ). В ОКУД принята иерархическая классификация с тремя ступенями. Каждая позиция классификатора состоит из двух блоков: блока идентификации; блока наименований объекта классификации. Идентификация унифицированной формы проводится через классификацию. 08 – Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закреплённому в её учредительных документах. Над наименованием организации указывается полное наименование вышестоящей организации (при её наличии). Наименование организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов (республики в составе России) Российской Федерации, печатают на двух языках. Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или иностранном языке располагают ниже или справа от наименования на русском языке. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним. Наименование структурного подразделения профсоюзной организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования первичной профсоюзной организации. 09 - Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес, номер телефона, ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, счетов в банке, адрес электронной почты, имя сайта или скайпа и др.). |
Похожие:
 | Правила по ведению делопроизводства в организациях Профсоюза работников народного образования и науки РФ (Постановление Исполкома... | | Правила по ведению делопроизводства в организациях Профсоюза работников народного образования и науки РФ (Постановление Исполкома... |
 | В соответствии с Уставом Горно-металлургического профсоюза России (п. 11. 2), принятым Учредительным съездом профсоюза 28-29. 01.... | | Рекомендации составлены в целях установления единого порядка по работе с документами и правильного ведения делопроизводства в первичных... |
| Рекомендации составлены в целях установления единого порядка по работе с документами и правильного ведения делопроизводства в первичных... | | Рекомендации составлены в целях установления единого порядка по работе с документами и правильного ведения делопроизводства в первичных... |
| Рекомендации составлены в целях установления единого порядка по работе с документами и правильного ведения делопроизводства в первичных... | | Допущено редакционно-издательским советом Северо-Кавказского горно-металлургического института (государственного технологического... |
| Общественного объединения – «Всероссийский Электропрофсоюз», утвержденной Постановлением Президиума Центрального комитета вэп №16-6... | | Цк профсоюза работников здравоохранения РФ. Учетная карточка члена Профсоюза имеет одинаковый номер с профсоюзной карточкой члена... |