Инструкция по ведению делопроизводства в организациях Горно-металлургического профсоюза России

Председатель ППО личная подпись _________________ (имя, отчество, фамилия) Главный бухгалтер личная подпись _________________ (имя, отчество, фамилия) При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например: Заместитель директора Заместитель директора по техническим службам по хозяйственным службам личная подпись _________________ личная подпись__________________ (имя, отчество, фамилия) (имя, отчество, фамилия) При подписании документа руководителями различных организаций, их подписи также располагают на одном уровне. Например: При подписании совместного документа первый лист оформляется не на бланке. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например: Председатель комиссии личная подпись _________________ (имя, отчество, фамилия) Члены комиссии личная подпись _________________ (имя, отчество, фамилия) личная подпись _________________ (имя, отчество, фамилия) личная подпись _________________ (имя, отчество, фамилия) В ряде случаев (для подписания приглашений, извещений, справок, внутренних документов) может быть использовано факсимиле. Факсимильная подпись — это механическое воспроизведение собственноручной подписи руководителя. Организация самостоятельно определяет порядок использования факсимильной подписи и виды документов, которыми она заверяется. Правила пользования факсимиле закрепляются либо изданием распорядительного документа, либо инструкцией по делопроизводству. При этом необходимо помнить, что использование факсимильной подписи вместо настоящей не должно противоречить закону или иным правовым актам. Наиболее разумным представляется использование факсимиле на документах, не подразумевающих значительную материальную или иную ответственность. В соответствии с п.2 ст. 160 Гражданского кодекса Российской Федерации: «Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон». Однако, учитывая, что данный порядок не установлен действующим законодательством, использование факсимиле допускается при взаимном соглашении сторон (Письмо МНС РФ от 1 апреля 2004г. № 18-0-09/000042 «Об использовании факсимиле подписи»). Также допускается использовать электронно-цифровую подпись. Электронно-цифровая подпись (ЭЦП) используется физическими и юридическими лицами в качестве аналога собственноручной подписи для придания электронному документу юридической силы, равной юридической силе документа на бумажном носителе, подписанного собственноручной подписью правомочного лица и скрепленного печатью. Электронный документ - это любой документ, созданный и хранящийся на компьютере, будь то письмо, договор или финансовый документ, схема, чертеж, рисунок или фотография. ЭЦП - это программно-криптографическое средство, которое обеспечивает: проверку целостности документов; конфиденциальность документов; установление лица, отправившего документ. - Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например: СОГЛАСОВАНО Председатель первичной профсоюзной организации «наименование организации» личная подпись _________________ (имя, отчество, фамилия) 15.07.2013 Если согласование осуществляют письмом, протоколом и т.п., гриф согласования оформляют следующим образом: СОГЛАСОВАНО Протокол заседания профсоюзного комитета «наименование организации» от 05.08.2013 № 43-1 или СОГЛАСОВАНО Протокол заседания профсоюзного комитета ППО «наименование организации» от 19.04.2013 №10 - Визы согласования документа. Это реквизит, свидетельствующий о согласовании документа внутри организации. Согласование документа оформляют визой согласования (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания, например: Заведующий юридическим отделом личная подпись _________________ (имя, отчество, фамилия) 10.09.2013 При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом: Замечания прилагаются Заведующий юридическим отделом личная подпись _________________ (имя, отчество, фамилия) 10.09.2013 Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу. Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения. Визы проставляются в левом нижнем углу последней страницы документа, ниже реквизита «Подпись». - Оттиск печати. В гражданском законодательстве Российской Федерации, как таковое, определение печати юридического лица не содержится. В п. 2.1. ГОСТ Р 51511-2001 даются следующие описания: печать – устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу; клише печати – элемент печати, содержащее зеркальное отображение оттиска печати. В настоящее время юридическое лицо должно иметь печать, руководствуясь требованием закона о существующих видах юридических лиц, например: п. 4 статьи 3 Федерального закона «О некоммерческих организациях» от 12.01.1996 г. № 12-ФЗ: «Некоммерческая организация имеет печать с полным наименованием этой некоммерческой организации на русском языке». Никаких иных требований к печати юридического лица данные законы не предъявляют. Оттиск печати проставляется на подлинных документах, удостоверяющих права должностных лиц, факты расхода денежных средств и материальных ценностей, на расчетно-платежных документах, удостоверениях, доверенностях, на организационных документах (например: положения, уставы, учредительные документы, штатные расписания и др.). Оттиск печати проставляется также во всех случаях, когда необходимо удостоверить права должностных лиц организации, подтверждающих расходование денежных средств и материальных ценностей и др. (Приложение № 3). При расположении оттиска печати на документе следует руководствоваться следующим: оттиск печати ставить так, чтобы была четко видна подпись и вся информация на оттиске печати. На оттиске печати располагается информация, содержащая полное наименование пользователя в именительном падеже и по желанию пользователя в скобках его сокращенное наименование. Полное и сокращенное наименование пользователя воспроизводится в печати согласно учредительным документам. Профсоюзные организации могут иметь печати для своих структурных подразделений. В этом случае, в печати должна содержаться дополнительная надпись, например: «управление делами», «секретариат», «канцелярия» и т.д. Также, согласно ФЗ от 12.01.1996 г. № 12-ФЗ «О некоммерческих организациях», некоммерческая организация вправе иметь штампы». В настоящее время не существует нормативного акта, который регулировал бы порядок изготовления, использования, учета, хранения и уничтожения штампов; организации осуществляют эту деятельность самостоятельно. Лицо, ответственное за учет, хранение и уничтожение печатей и штампов назначается распоряжением (приказом) организации. Если в профсоюзной организации несколько печатей (основная, для справок, для филиалов и т. п.), то каждая закрепляется за определенным сотрудником. Для учета печатей и штампов ведется журнал. Он должен храниться в сейфе у лица, ответственного за их учет, хранение и уничтожение. Журнал ведется по всем правилам ведения документов строгой отчетности: каждый лист журнала пронумеровывается, журнал прошнуровывается, скрепляется печатью и подписью руководителя организации. Журнал учета печатей и штампов № п/п Оттиски печатей и штампов Кому выдано Дата возврата и расписка в приеме Примечание наименование подразделения, где хранятся печати и штампы фамилия и инициалы ответственного лица дата и расписка в приеме 1 2 3 4 5 6 7 м.п. Порядок применения и хранения печатей и штампов устанавливается распоряжением (приказом) по организации. - Отметка о заверении копии. Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы. Для придания которой, она должна быть соответствующим образом заверена. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» размещают надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например: Верно Инспектор Управделами личная подпись _________________ (имя, отчество, фамилия) 19.03.2013 Допускается копию документа заверять печатью. - Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу (допускается шрифтом менее основного текста), например: В.А. Иванов 8 (495) 224 45 67 28 - Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. 29 - Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа в профсоюзную организацию проставлять в виде штампа. 30 - Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в правом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. Например: /home/server/filling-form.ru/pars_docs/refs/64/63640/63640.doc 01.08.2013 14:07:56 5. Требования к бланкам документов 5.1. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 г. № 65-ст и введенный в действие с 1 июля 2003 года, устанавливает два основных формата бланков документов: А4 (210 × 297 мм); А5 (148 × 210 мм). Для профсоюзной организации, ее структурного подразделения, должностного лица применяются следующие виды бланков документов: а) общий бланк (см. Рисунок 1); б) бланк письма (см. Рисунки 2, 3, 4); в) бланк конкретного вида документа (см. Рисунок 5). Бланки документов могут быть изготовлены не только на белой бумаге, но и на бумаге любых светлых тонов. Рисунок 1 Пример общего бланка организации (верхняя часть) Горно-металлургический профсоюз России Свердловская областная организация ГМПР ОБЛАСТНОЙ комитет ___________________ №_______________ (дата) г. Екатеринбург Общий бланк используют для подготовки любых видов документов, кроме письма. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты: 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 08 - наименование организации; 14 - место составления или издания документа. Примечание: в пункте 4.7 ГОСТа Р 6.30-2003 допущена ошибка: реквизит "Дата документа" ошибочно назван в числе реквизитов общего бланка, в то время как на бланке обозначаются лишь отметки для проставления даты. Также на общем бланке необходимо ставить ограничительные отметки для реквизита "Регистрационный номер документа". Рисунок 2

Похожие:

	Профсоюзной организации Правила по ведению делопроизводства в организациях Профсоюза работников народного образования и науки РФ (Постановление Исполкома...		Профсоюзной организации Правила по ведению делопроизводства в организациях Профсоюза работников народного образования и науки РФ (Постановление Исполкома...
	1. Порядок определения размера и уплата членских профсоюзных взносов В соответствии с Уставом Горно-металлургического профсоюза России (п. 11. 2), принятым Учредительным съездом профсоюза 28-29. 01....		Рекомендации по ведению делопроизводства в первичных профсоюзных... Рекомендации составлены в целях установления единого порядка по работе с документами и правильного ведения делопроизводства в первичных...
	Рекомендации по ведению делопроизводства в первичных профсоюзных... Рекомендации составлены в целях установления единого порядка по работе с документами и правильного ведения делопроизводства в первичных...		Рекомендации по ведению делопроизводства в первичных профсоюзных... Рекомендации составлены в целях установления единого порядка по работе с документами и правильного ведения делопроизводства в первичных...
	Рекомендации по ведению делопроизводства в первичных профсоюзных... Рекомендации составлены в целях установления единого порядка по работе с документами и правильного ведения делопроизводства в первичных...		Методические указания Составитель: И. М. Кодзаева Владикавказ 2013... Допущено редакционно-издательским советом Северо-Кавказского горно-металлургического института (государственного технологического...
	Типовая инструкция по ведению делопроизводства в организациях, входящих... Общественного объединения – «Всероссийский Электропрофсоюз», утвержденной Постановлением Президиума Центрального комитета вэп №16-6...		Инструкция о порядке учета членов Профсоюза в первичных организациях... Цк профсоюза работников здравоохранения РФ. Учетная карточка члена Профсоюза имеет одинаковый номер с профсоюзной карточкой члена...