Инструкция по ведению делопроизводства в организациях Горно-металлургического профсоюза России
Скачать 1.62 Mb.
|
Переченьпостановлений, принятых в рабочем порядке с ______________ по _________________ к протоколу № _____ президиума (заседания) постоянно действующего руководящего выборного органа (территориального комитета) _____________________________________________________________________________ (наименование профсоюзной организации ГМПР)
Примечание: Перечень подшивается (прилагается) к протоколу. 6.4.9. Приложения бухгалтерского и финансово-хозяйственного порядка (счета, акты значительного объёма, штатные расписания, отчёты и тому подобные документы), а также заявления на материальную помощь и другие аналогичные материалы к протоколу не прикладываются, а вместе с копией постановления или выпиской из протокола передаются по назначению и хранятся в делах в соответствии с номенклатурой дел. 6.4.10. Копии протоколов заверяются печатью. Одну из копий направляют в вышестоящую профорганизацию, а другие при необходимости направляются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки. Принятые решения доводятся до исполнителей, заинтересованных организаций и должностных лиц в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью. 6.4.11. Протоколы отчётно-выборных конференций (собраний), выписки из них, протоколы заседаний счётных и мандатных комиссий, отчётные доклады профоргана, доклады мандатной и ревизионной комиссии, постановления по отдельным вопросам и др. оформляются в соответствии с Методическими рекомендациями по подготовке и проведению отчетно-выборных собраний (конференций) в профгруппах, первичных и территориальных организациях Горно-металлургического профсоюза России. 6.5. Акт приема-сдачи дел профсоюзного комитета (Приложение № 8) Акт составляется в трёх экземплярах: один – для председателя профсоюзной организации принимающего дела (хранится в организации на правах документов строгой отчётности); второй – для лица передающего их; третий направляется в вышестоящий профорган. В Акте указывается максимально полный перечень дел (документов). Как правило, этот список формируется с учётом обязательных к хранению документов, определенных законодательством, номенклатурой дел, а также внутренними актами организации. Например: - уставные документы (Устав ГМПР, действующие инструкции и положения, постановления вышестоящих профорганов, Реестр профсоюзных организаций с документами, на основании которых он ведётся, учётные карточки членов профсоюза и т.п.), а также справочная и методическая литература; - протокольное хозяйство (протоколы и постановления собраний, конференций, заседаний выборных органов, внутренние распоряжения или приказы); - бухгалтерская и статистическая отчётность; - печати и штампы организации с журналом учёта их выдачи; - документы, подтверждающие законность занимаемого помещения, перечень имущества, действующие договоры и соглашения; - список сотрудников (штатное расписание), распоряжения (приказы) о принятии сотрудников на работу, личные дела и трудовые книжки; - чековые книжки, список банковских счетов; - отчёты о порядке исполнения бюджета организации; - и другие документы. Указанный перечень варьируется в зависимости от уровня профсоюзной организации (территориальная, первичная или цеховая). Профгрупорги, как правило, ведут дела в дневниках. Подобные акты, составляется не только при избрании нового председателя профсоюзной организации, либо при его освобождении или увольнении, но и при увольнении работников, назначенных ответственными за ведение документации, входящей в номенклатуру дел профсоюзной организации. При выбытии председателя профорганизации по независящим от него обстоятельствам и отсутствии официального заместителя, специально созданная комиссия передает дела во временное ведение (либо хранение) лицу, определённому (назначенному) решением профсоюзного органа организации. Также комиссионно передаются дела при отсутствии или отказе от передачи дел прежним председателем. 6.6. Впоследствии могут измениться обстоятельства, местоположение, фамилии и должности ответственных исполнителей и другие данные, ранее используемые при подготовке разного рода документов, что может повлечь внесение в них соответствующих изменений либо их отмены. Порядок внесения изменений в распорядительные документы, признания документов утратившими силу или их отмены приведён в Приложении № 9. 7. Порядок работы с входящей корреспонденцией 7.1. Поступившая в профсоюзные организации корреспонденция сортируется на следующие категории: - подлежащая регистрации и контролю в службе делопроизводства (см. Приложение № 10); - не подлежащая регистрации (см. Приложение № 11). 7.2. Каждый поступивший документ регистрируется только один раз. Существуют три формы регистрации документов: журнальная, карточная, автоматизированная. Как правило, поступающая корреспонденция регистрируется в журнале и рассматривается председателем или его заместителем (заместителями). Форма журнала регистрации входящей корреспонденции
Продолжение формы
7.3. На всех поступивших в профсоюзные организации документах проставляются дата поступления и регистрационный номер по журналу регистрации входящей корреспонденции. 7.4. Нумерация документов (начиная с №1) ведётся в пределах календарного года. 7.5. Документация статистического и информационного характера не регистрируется. 7.6. Письменные и устные предложения, заявления и жалобы членов профсоюза регистрируются отдельно от писем организаций. К номеру документа прибавляется алфавитная буква фамилии заявителя, например: Вх. № 14-П (Петров). 7.7. Заявлению, поступившему повторно от одного и того же лица, присваивается регистрационный номер предыдущего письма и дата поступления. 7.8.Передача рассмотренных руководителем документов исполнителям осуществляется под расписку в регистрационном журнале только через работника, ответственного за учёт и регистрацию корреспонденции. 8. Контроль исполнения документов 8.1. За своевременное и правильное исполнение поступивших документов отвечают руководители (председатель и его заместитель) соответствующих профсоюзных органов. 8.2. Началом срока исполнения считается день регистрации документа, за исключением постановлений (решений), началом срока исполнения которых является дата заседания соответствующего выборного руководящего органа или его президиума. 8.3. Если по объективным причинам исполнение документа невозможно в установленный срок, то исполнитель не менее чем за два дня до истечения срока должен получить разрешение руководителей на продление с сообщением об этом работнику, ответственному за ведение делопроизводства. 8.4. На поступившем документе руководителем под реквизитом «Адресат» проставляется резолюция, если отведённого места недостаточно, то допускается расположение резолюции на любой, кроме полей, свободной площади первого листа документа. К письмам работников, а также, когда резолюция носит характер предварительного рассмотрения документа, допускается прикрепление отдельного листка-поручения к основному документу. 8.5. В резолюции, как правило, должны быть указаны: фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей), которому (которым) направляется документ, предписываемое действие и срок его исполнения, подпись руководителя и дата подписания. 8.6. Лицо, указанное в резолюции первым, является ответственным за исполнение документа. Ответственному исполнителю предоставляется право созыва соисполнителей, которые обязаны участвовать в исполнении документа и представить все необходимые для исполнения документы. 8.7. Передача документов от одного ответственного исполнителя другому производится только с разрешения автора резолюции через работника, ведущего делопроизводство с обязательной отметкой в журнале регистрации. 8.8. Сроки исполнения документов определяет председатель профкома, исходя из сроков, установленных законодательством.
Началом срока исполнения является или дата резолюции, или день регистрации документа. 8.9. На всех передаваемых на исполнение контрольных документах и в регистрационных формах проставляется буква К (контроль). После исполнения документы снимаются с контроля. Снять документ с контроля может только то должностное лицо, которое поставило его на контроль. 8.10. Все документы передаются исполнителю под расписку в регистрационном журнале с указанием даты получения документа на исполнение. 8.11. Документ считается исполненным после направления ответа корреспонденту по существу. При решении вопросов, поставленных в документе, в оперативном порядке (в личной беседе, по телефону, на совещании и т.п.) необходимо сделать отметку на нём об исполнении и заверить подписью с проставлением даты. Промежуточный ответ, как и запрос по исполняемому документу, не может являться основанием для признания документа исполненным. 8.12. Сведения об исполнении документа с указанием номера дела, в которое он подшит, переносятся в регистрационный журнал, находящийся у работника, ответственного за ведение делопроизводства. 8.13. Не реже чем два раза в месяц работником, отвечающим за ведение делопроизводства, проводится анализ не исполненных в срок документов, а по итогам работы за год проводится анализ исполнения документов и делается информация на заседании профсоюзного органа. 9. Оформление, регистрация и отправка исходящей корреспонденции 9.1. До передачи исходящих документов на подпись руководству, а затем на отправку исполнитель обязан проверить правильность их оформления и наличие: - ссылки на номер и дату поступившего документа; - необходимых виз (неразборчивые расшифровать); - адресата (подчеркнуть адрес, по которому посылается данный экземпляр документа, если документ направляется нескольким адресатам); - копии и соответствие её подлиннику; - материалов, послуживших основанием для составления документа. 9.2. Все документы, исходящие из соответствующих постоянно действующих руководящих выборных коллегиальных органов после проверки и подписания председателем или его заместителем (заместителями) регистрируются в журнале исходящей корреспонденции. Форма журнала регистрации исходящей корреспонденции
Продолжение формы
9.3. На всех экземплярах исходящего документа проставляется дата отправления и регистрационный номер, присвоенный по регистрационному журналу. 9.4. Ответы на предложения, заявления и жалобы членов Профсоюза имеют тот же регистрационный номер, который был дан им при поступлении (№ 14-П). 9.5. В тех случаях, когда к заявлениям и жалобам членов Профсоюза прилагаются подлинные документы (удостоверения, трудовые книжки, больничные листки и т.п.), они возвращаются автору с указанием о приложениях в тексте письма-ответа. 9.6. Копии протоколов, выписки из протоколов и постановления, соответствующих постоянно действующих руководящих выборных коллегиальных органов организаций Профсоюза или президиумов отправляются за теми же порядковыми номерами, которые им были присвоены. 9.7. Выписки из протоколов и копии документов, направляемые в профсоюзные организации или членам профсоюза, удостоверяются печатью соответствующей организации Профсоюза. Оттиск печати должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ, и его подписи. 9.8. К документам, направляемым в профсоюзные организации, необходимо составлять разнарядку на рассылку с указанием количества экземпляров. 9.9. Вид отправления документа (заказное, ценное, факсом, электронной почтой и др.) должен быть указан исполнителем. 9.10. Телеграммы, заказные письма и бандероли отправляются в порядке, установленном органами Министерства информационных технологий и связи РФ. 9.11. Оформленные и снятые с контроля документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел профсоюзной организации. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Похожие:
 | Правила по ведению делопроизводства в организациях Профсоюза работников народного образования и науки РФ (Постановление Исполкома... | | Правила по ведению делопроизводства в организациях Профсоюза работников народного образования и науки РФ (Постановление Исполкома... |
 | В соответствии с Уставом Горно-металлургического профсоюза России (п. 11. 2), принятым Учредительным съездом профсоюза 28-29. 01.... | | Рекомендации составлены в целях установления единого порядка по работе с документами и правильного ведения делопроизводства в первичных... |
| Рекомендации составлены в целях установления единого порядка по работе с документами и правильного ведения делопроизводства в первичных... | | Рекомендации составлены в целях установления единого порядка по работе с документами и правильного ведения делопроизводства в первичных... |
| Рекомендации составлены в целях установления единого порядка по работе с документами и правильного ведения делопроизводства в первичных... | | Допущено редакционно-издательским советом Северо-Кавказского горно-металлургического института (государственного технологического... |
| Общественного объединения – «Всероссийский Электропрофсоюз», утвержденной Постановлением Президиума Центрального комитета вэп №16-6... | | Цк профсоюза работников здравоохранения РФ. Учетная карточка члена Профсоюза имеет одинаковый номер с профсоюзной карточкой члена... |