Инструкция по ведению делопроизводства в организациях Горно-металлургического профсоюза России
Скачать 1.62 Mb.
|
10 - Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено Уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД)12 Наименование вида документа относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков конкретного вида документа (кроме письма). В письме наименование вида не указывается. Наименование вида документа пишется прописными буквами. 11 - Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или утверждения (регламент, план, инструкция, положение, отчет), или события, например, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документ, изданный двумя или более организациями, должен иметь одну (единую) дату. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами. Например: дату 5 июня 2013 г. следует оформлять 05.06.2013. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2013 г. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться. 12 - Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
Наименование организации и её структурного подразделения указывают в именительном падеже, например: (здесь и далее сведения, содержащиеся в примерах, носят условный характер) Академия труда и социальных отношений Институт профсоюзного движения При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например: Генеральному директору «наименование организации» _______________________ (имя, отчество, фамилия) или «наименование организации» Главному редактору _______________________ (имя, отчество, фамилия) Если документ отправляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например: Председателям первичных профсоюзных организаций Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа. Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке, например: Председателю «наименование организации» ___________________________ (имя, отчество, фамилия) В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи (Утверждены Постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2005 г. № 221). При адресовании письма в организацию указывают её наименование, затем почтовый адрес, например: Первичная профсоюзная организация «наименование организации» ул. Металлургов, д. 2, г. Липецк, 398040 При адресовании документа физическому лицу сначала указывают фамилию, затем инициалы получателя и почтовый адрес, например: ________________________ (фамилия, имя, отчество) ул. Садовая, д. 15, кв. 27 г. Краснокамск Пермский край, 614264 16 - Гриф утверждения документа. Отдельные виды документов (положения, инструкции, акты и т.п.) приобретают юридическую силу с момента их утверждения. Документ может быть утвержден конкретным лицом или распорядительным документом (постановлением, решением уполномоченного органа и др.) Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например: УТВЕРЖДАЮ Председатель профсоюзного комитета «наименование организации» Личная подпись ________________________ (имя, отчество, фамилия) 19.03.2013 Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки, например: УТВЕРЖДАЮ Председатель профсоюзного комитета «наименование организации» Личная подпись ____________________ (имя, отчество, фамилия) 19.03.2013 При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЁН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера, например: УТВЕРЖДЁН протоколом заседания профкома от 20.10.2012 № 8 Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа. 17- Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например: ________________________ (фамилия, имя, отчество) Прошу подготовить ответ автору письма к 23.05.2013 личная подпись 19.05.2013 При наличии нескольких исполнителей, ответственным за исполнение считается работник, названный в резолюции первым. Допускается оформление резолюции на отдельном листе.
Заголовок может отвечать на вопросы: о чем (о ком)? например: Распоряжение о создании экспертной комиссии чего (кого)? например: Должностная инструкция специалиста организационного отдела К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок можно не указывать.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения). При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф. В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту. Применение сокращений наименований организаций, слов и словосочетаний употребляется после их полного написания и сокращения, данного в скобках. Например: Международная организация труда (МОТ). Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. В документах (приказ, распоряжение и т.п.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»). В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»). В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»). Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»). В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»). В письмах используют следующие формы изложения:
Формы используемых писем могут быть классифицированы по нескольким признакам: письмо -просьба, -запрос, -предложение, -подтверждение, -ответ, -извещение, -напоминание; сопроводительное (гарантийное, циркулярное, инструкционное, рекламное) письмо и т.п. Служебное письмо является не только носителем определённой информации, но и правовым документом. Для однозначности понимания смысла текста документа следует применять букву Ё там, где это требуется, а не подменять её буквой Е. 21 - Отметка о наличии приложения даётся ниже текста документа. Названное в тексте письма приложение оформляют следующим образом: Приложение: на 5 л. в 2-х экз. Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют, например: Приложение: 1. Протокол собрания первичной профсоюзной организации от 19.03.2013 на 7 л. в 1 экз. 2. Выписка из протокола заседания профсоюзного комитета от 19.03.2013 № 4 на 2 л. в 1 экз. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом: Приложение: письмо Роструда от 15.04.2013 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3-х листах Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом: Приложение: на трёх листах в 5 экз. только в первый адрес. В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например: Приложение № 2 к постановлению «наименование организации» от 05.06.2012 № 8 Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ № » печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например: ПРИЛОЖЕНИЕ № 3 к Инструкции о проведении отчётов и выборов профсоюзных органов ГМПР В тех случаях, когда у отправителя не остается документа и приложений к нему, присланных в его адрес, в отметке о наличии приложений печатаются слова «только в адрес», например: Приложение: письмо _________________ на 3-х листах только в адрес. (фамилия, имя, отчество) На приложении к документу должны указываться все необходимые реквизиты (наименование документа, заголовок, подписи). Подробнее правила оформления приложений к ОРД приведены в Приложении № 2. 22 – Подпись. В этот реквизит входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращённое - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например: Председатель первичной профсоюзной организации «наименование организации» личная подпись __________________ (имя, отчество, фамилия) или на бланке: Председатель личная подпись __________________ (имя, отчество, фамилия) Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки, например: Председатель первичной профсоюзной организации личная подпись _________________ (имя, отчество, фамилия) При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают. Практически в любой организации бывают случаи, когда руководитель, чья должность и расшифровка подписи указаны в проекте документа, по каким-либо причинам отсутствует. В современной практике делопроизводства не допускается, чтобы лицо, исполняющие обязанности руководителя, или заместитель руководителя подписывали документ с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности. В этом случае необходимо указать фактическую должность лица, подписавшего документ и его фамилию. В случае если отредактировать и заново напечатать документ нет возможности, исправления можно внести от руки, например: «и.о.», «зам.». При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например: |
Похожие:
 | Правила по ведению делопроизводства в организациях Профсоюза работников народного образования и науки РФ (Постановление Исполкома... | | Правила по ведению делопроизводства в организациях Профсоюза работников народного образования и науки РФ (Постановление Исполкома... |
 | В соответствии с Уставом Горно-металлургического профсоюза России (п. 11. 2), принятым Учредительным съездом профсоюза 28-29. 01.... | | Рекомендации составлены в целях установления единого порядка по работе с документами и правильного ведения делопроизводства в первичных... |
| Рекомендации составлены в целях установления единого порядка по работе с документами и правильного ведения делопроизводства в первичных... | | Рекомендации составлены в целях установления единого порядка по работе с документами и правильного ведения делопроизводства в первичных... |
| Рекомендации составлены в целях установления единого порядка по работе с документами и правильного ведения делопроизводства в первичных... | | Допущено редакционно-издательским советом Северо-Кавказского горно-металлургического института (государственного технологического... |
| Общественного объединения – «Всероссийский Электропрофсоюз», утвержденной Постановлением Президиума Центрального комитета вэп №16-6... | | Цк профсоюза работников здравоохранения РФ. Учетная карточка члена Профсоюза имеет одинаковый номер с профсоюзной карточкой члена... |