Учебно-методический комплекс дисциплины документирование управленческой деятельности Специальность 080502. 65 «Экономика и управление на предприятии (по отраслям)»

Скачать 1.54 Mb.

Название	Учебно-методический комплекс дисциплины документирование управленческой деятельности Специальность 080502. 65 «Экономика и управление на предприятии (по отраслям)»
страница	8/10
Тип	Учебно-методический комплекс

filling-form.ru > Бланки > Учебно-методический комплекс

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Тема 9 Организация оперативного хранения документации

Классификация документов - это разделение всех документов предприятия по определенным признакам на дела.

Делом является совокупность документов, сформированных по какому-либо признаку, помещенных в твердую обложку оформленную по определенным правилам.

Классификация документов фирмы отражается в специальном каталоге, называемом номенклатурой дел.

Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел, журналов, картотек и каталогов, заводимых в фирме, с присвоенными им индексами и указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел разрабатывается в целях обоснованной классификации документов, закрепления индексации дел и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел.

Фирма разрабатывает форму Номенклатуры дел, обязательную для применения всеми службами и направлениями деятельности фирмы.

На разных предприятиях состав и количество создаваемых документов неодинаковы. Тем не менее документы любого предприятия можно систематизировать по одному или нескольким признакам.

Практика делопроизводства выработала следующие признаки группировки документов в дела:

по названию видов документов ("Акты", "Приказы" и т.д.);
по содержанию документов ("Контракты по поставке … за 19… г.");
по объектам, фирмам-контрагентам ("Документы по совместной деятельности с АО … за 19…г.");
по корреспондентам, с которыми ведется переписка ("Переписка с АО … по финансовым вопросам за 19…г.");
по грифу ограничения доступа к документам ("КТ", "Конфиденциально"), содержащих коммерческую тайну.

Приведенные признаки классификации не исключают использование других, менее распространенных, таких, как географический, когда в деле подобрана переписка нескольких корреспондентов одного региона и т.д.

Классификация документов производится на этапе группировки их в дела или во время составления номенклатуры дел.

В номенклатуру дел включаются все дела предприятия, журналы регистрации, справочные картотеки. Не включаются в номенклатуру научно-технические документы и печатные издания.

Номенклатуру дел необходимо составлять на каждом предприятии вне зависимости от его специфики или организационно-правовой фирмы. Номенклатура дел разрабатывается (уточняется) в конце каждого календарного года по установленной форме, переоформляется, утверждается и вводится в действие с 1 января на очередной календарный год. Номенклатуру дел разрабатывает секретарь-референт или архивист предприятия.

При разработке Номенклатуры дел используют следующие документы:

учредительные документы фирмы;
положения о функциональных службах и направлениях деятельности;
структура и штатная численность фирмы;
штатное расписание фирмы;
номенклатура дел прошлых лет;
существующие картотеки, каталоги, журналы и другие документы фирмы;
действующий перечень типовых документов с указанием сроков их хранения;
действующие основные правила работы ведомственных архивов;
действующие нормативно-методические документы.

Номенклатура дел подписывается секретарем-референтом, визируется всеми руководителями направлений, предоставивший проекты в сводную номенклатуру дел и утверждается генеральным директором фирмы.

Номенклатуру дел фирмы оформляют на общем бланке и печатают в трех экземплярах.

Первый экземпляр номенклатуры дел хранится у секретаря-референта;

второй экземпляр - используется секретарем-референтом в качестве рабочего;

третий экземпляр - используется в Архиве фирмы.

По требованию руководителей направлений секретарь-референт направляет им выписки соответствующих разделов номенклатуры дел для использования в работе.

Номенклатура дел, как правило, содержит сведения, составляющие коммерческую тайну фирмы, и должна оформляться с проставленным реквизитом "гриф ограничения доступа". Соответственно организуется порядок ее хранения и формирования.

Примерная форма номенклатуры дел фирмы выглядит следующим образом:

организационно-правовая утверждаю

форма фирмы Должность руководителя фирмы

имя фирмы Подпись И.О. Фамилия

номенклатура дел "___"________ 19__ г.

______ № ___________

Москва

на ________год

Индекс дела

Наименование направлений деятельности и заголовки дел (томов, частей)

Количество дел

Срок хранения и номер статьи по Перечню типовых документов с указанием сроков хранения

Примечания

Управляющий делами ^(*) (Подпись) И.О. Фамилия

00.00.00

СОГЛАСОВАНО

(подпись) И.О. Фамилия ^(**) Наименование должности

00.00.0 представителя архивного учреждения

(подпись) И.О. Фамилия ^(***)(подпись) И.О. Фамилия

00.00.00 00.00.00

ОДОБРЕНО

Протокол заседания фирмы

от 01.09

Рис.1. Примерная форма номенклатуры дел фирмы

Подпись (*) - секретаря-референта, специально назначенного лица;

Вида (**) - лица, ответственного за Архив фирмы;

Виды (***) - зам. руководителя фирмы, руководители направления, главные специалисты фирмы.

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в 19… году в фирме "Имя фирмы".

По срокам хранения	Всего	В том числе
		переходящих	с отметкой ЭПК
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
Итого:

Управляющий делами (подпись) И.О. Фамилия 1

00.00.00

Итоговые сведения переданы в Архив фирмы

Секретарь-референт (подпись) И.О. Фамилия 2

00.00.00

Виды номенклатуры дел

Номенклатура дел подразделяется на индивидуальные, примерные и типовые.

Индивидуальная номенклатура дел отражает документы конкретного учреждения (структурного подразделения).

Примерные и типовые номенклатуры дел разрабатываются в целях унификации группировки документов определенной категории учреждений, организаций и предприятий с однотипным характером деятельности и составом документов. Типовой номенклатурой устанавливается единая индексация дел для учреждений всей системы (ведомства, отрасли). Примерные номенклатуры дел - обязательный характер. Примерные и типовые номенклатуры дел разрабатываются вышестоящими учреждениями (ведомствами) и служат основой для составления индивидуальных номенклатур в подведомственных организациях и обязательно согласовываются с архивными учреждениями.

Следует различать также номенклатуру для структурного подразделения и сводную номенклатуру, которая состоит из номенклатур для структурных подразделений.

Основными принципами построения номенклатуры дел являются:

единство в подходе к учету, систематизации, описанию и поиску документов;
применение индексации документов, обеспечивающей внесение в соответствующие разделы номенклатуры изменений, добавлений и исправлений;
стабильность индексов дел;
сохранение за номенклатурой дел функции учета документов.

Рекомендуется соблюдать следующие правила формирования заголовков дел:

1) не допускать употребление в заголовке дела неконкретных формулировок;

2) не рекомендуется употреблять слово "материалы";

3) заголовок дел составляют из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

а) название вида документов дела (например, журнал регистрации или разновидности документов дела (например, приказы, акты и т.д.), справочная картотека, переписка);

б) автор документа (название фирмы, структурного подразделения службы, комиссии, коллективного органа и т.д.) (например: приказы фирмы "Ангел", протоколы заседаний экспертной комиссии, решения Правления);

в) адресат или корреспондент документа (название фирмы, которой будут адресованы или от которой будут получены документы); (например, переписка с фирмой "Слезы ада");

г) краткое содержание документов дела (для переписки); (например, переписка с фирмой "Аист" по совместной деятельности);

д) название территории местности, с которой связано содержание документов дела (для переписки); (например, переписка с фирмами г. Вашингтон, США);

е) дата (период), к которым относятся документы дела (например, журнал регистрации входящих документов за 1997 год);

ж) указание на копийность документов дела (например, решения местных органов власти. Копии);

4) для договорных и отчетных документов в заголовке указывают временной период (например, квартальные отчеты по финансированию);

5) для переписки в общем случае указываются корреспондент и вопрос;

6) в заголовках личных (персональных), арбитражных, патентных и других дел, содержащих документы, связанные последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу, в качестве вида дела употребляется термин "Дело", например, "Дело по патентованию способа резки бумаги";

7) в заголовках дел, содержащих документы разного вида, по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин "Документы", затем указывается, по какому вопросу, и в скобках перечисляются основные виды документов (например, документы о подготовке к международной выставке (списки экспонатов, справки участников, проспекты фирм, переписка и т.д.)).

В течение года в утвержденную номенклатуру дел допускается вносить сведения о заведении дел, о включении новых дел и т.д.

По окончании календарного года Служба ДОУ фирмы в конце Номенклатуры дел составляет итоговую запись о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно постоянного и временного хранения.

Рекомендуется использовать следующие признаки заведения дел:

1. Номинальный признак.

Основание для формирования документов в дело по номинальному признаку служит название их разновидности.

Пример: "Приказы", "Протоколы", "Акты", "Письма".

2. Предметный признак (предметно-вопросный), отвечающий на вопрос о чем документы дела.

Основание для формирования документов в дело по предметному признаку служит содержание документов. В одно дело могут быть подшиты документы только по одному вопросу и с одним сроком хранения.

Пример: "Документы по внедрению новых форм оплаты труда. Положения, приказы, акты."

3. Авторский признак.

Этот признак целесообразно использовать при группировке в дела документов одного автора.

Пример: "Протоколы совещаний Дирекции фирмы "Имя фирмы".

4. Корреспондентский признак.

Корреспондентский признак используется при группировке переписки. При этом в заголовке дела указывается корреспондент, с которым ведется

переписка или раскрывается содержание вопроса, по которому ведется переписка.

Переписка: "Переписка с фирмой "Маяк", "Переписка с фирмами о совместной деятельности".

5. Территориальный признак (используется редко, документы нескольких авторов или корреспондентов).

Этот признак рекомендуется использовать при объединении в одном деле нескольких корреспондентов, расположенных географически на одной территории.

Пример: "Переписка с фирмами Дании по вопросам поставки продукции".

6. Хронологический признак.

Применяют его при группировке документов за определенный период одного делопроизводственного года, но есть и дела "переходящие", т.е. такие, в которых подшиты документы за несколько лет.

Пример: "Ответы специалистов фирмы по командировкам за 1998 год".

7. Допускается заведение дел по комплексному признаку.

Например, планово-отчетные документы группируют в дела по номинальному, авторскому, предметному и хронологическому признакам одновременно.

Пример: "Квартальные отчеты фирмы "Маяк" по основной деятельности за 1998 год".

Выбор классификационной схемы номенклатуры дел должен основываться на учете организационно-структурного построения аппарата организации и выполняемых им функций.

Классификационными делениями (разделами, подразделами) номенклатуры дел могут быть как внутренние подразделения организационной структуры учреждения, так и управленческий функции или направления деятельности учреждения. Так, примерная номенклатура для лицея построена по направлениям деятельности. Ее разделами являются: дирекция, учебно-производственная работа, производственное обучение, учебно-воспитательная работа, общеобразовательная подготовка, физическое воспитание, военная подготовка, хозяйственная часть, бухгалтерия,

библиотека, профсоюзный комитет. В номенклатуре указываются наименования разделов и подразделов классификационной схемы и наименования (заголовки) дел. В номенклатуре дел, построенной по производственно-отраслевой и функциональной схемам, ее разделами и подразделениями являются управленческие функции и отрасли, которые располагаются в ней по их значимости. За ними располагаются разделы характеризующие деятельность учреждения на общественных началах и деятельность его общественных организаций.

Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь строго определенный индекс. Индексы дел должны состоять из обозначения структурного подразделения (направления деятельности) и порядкового номера дела в пределах структурного подразделения или учреждения.

В номенклатуре дел следует сохранять одинаковые порядковые номера для однородных дел в пределах структурных подразделений.

Если в течение года возникают новые документированные участки работы и непредусмотренные дела, они вносятся в номенклатуру дополнительно. С этой целью в каждом разделе номенклатуры предусматривают резервные номера - пробелы. Заголовки дел на основе определения документируемых участков работы и вопросов деятельности учреждения.

Киноцентр "Синема" УТВЕРДЖАЮ

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Генеральный директор киноцентра

25.12.98 № 17 подпись И.В. Аронов

на 1999 г. 26.12.98

Индекс	Заголовок дела (тома)	Количество дел	Срок хранения ст. по пер.	Примечание
01. Руководство
01-01	Устав киноцентра	1	3г. после замены новым ст.37
01-02	Протоколы совещаний руководства киноцентра по основной деятельности	2	5 л. ст.13
01-03	Приказы руководства по основной деятельности		ДМН ст.19а
02. Приобретение и прокат к/ф
02-01	Протоколы заседаний худсовета по репертуарным вопросам	1	10 л. ст.779
02-02	Сценарные, репертуарные планы и рекомендательные списки к/ф	2	5 л. ст.804
02-03	Переписка с иностранными партнерами по вопросам проката к/ф	1	5 л. ст. 9665
03. Учет и финансирование
03-01	Годовой баланс киноцентра	1	10 л. ст. 303а
03-02	Лицевые счета по заработной плате сотрудников	2	75 л. - "В" ст.311а
03-03	Контракты, договоры с организациями	1	3г. ст.337

Итого: 19 (девятнадцать) дел.

Референт (подпись) К.Ф. Кладова

Зав. архивом (подпись) Л.В. Марков

Номенклатура дел подписывается секретарем, архивистом и утверждается руководителем предприятия.

Номенклатура составляется, как минимум, в трех экземплярах: один храниться в деле; второй является рабочим и вывешивается на внутренней стенке шкафа, сейфа с делами; третий передается в архив предприятия.

Структурным подразделениям передаются выписки соответствующих разделов номенклатуры или дополнительно размноженные ее копии для заведения по ним дел.

В течение года в номенклатуру могут вноситься заголовки новых дел, для этого между разделами номенклатуры следует оставлять необходимые пробелы.

Номенклатура дел может использоваться на протяжении нескольких лет, если нет коренных изменений структуры и функции предприятия.

В графе "Количество дел (томов)" указывают дату начала и окончания дела, количество листов в оконченном деле. В соответствии с требованиями к формированию дел в одно дело может быть подшито не более 250 листов документов. Если листов документов больше, то следует завести следующий том дела. Индекс дела при этом один и тот же.

При формировании дел не рекомендуется для сокращения их количества группировать различные документы в одно дело, так как они, как правило имеют разные сроки хранения. Но одно-характерные документы с одинаковыми сроками хранения могут быть объединены в одно дело в целях его лучшего наполнения.

Формированием дел называется группировка документов в делах в соответствии с номенклатурой.

Формирование дел должно осуществляться централизованно по месту регистрации документов, в канцелярии учреждения, организации, предприятия.

Секретари структурных подразделений или лица, ответственные за работу с документами, группируют в дела исполненные документы попрофилю своего подразделения. Не рекомендуются формирование и хранение дел исполнителями, так как это затрудняет контроль за исполнением документов, справочно-информационную работу с ними. Кроме того, исполнители не всегда знакомы с правилами формирования дел, что приводит к нарушению состава и объема документов дела. Правильное формирование дел способствует оперативному поиску необходимых документов в постоянно растущем документном массиве предприятия, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок в организации делопроизводства.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

1) Требуется строго соблюдать объем дел и состав документов, которые должны помещаться в дело.

2) Следует помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с индексами и заголовками дел по номенклатуре, с правильно оформленными реквизитами и их наличием.

3) Рекомендуется помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса.

Пример: все документы, касающиеся выполнения конкретного договора (договор, календарный план, протокол соглашения о договорной цене, техническое задание, акты приемки-сдачи этапов и др.) размещаются вместе.

4) Приложения следует помещать вместе с основными документами, независимо от даты их составления, утверждения и копийности.

5) Следует группировать в дела документы одного календарного года, за исключением переходящих, арбитражных, судебных и личных дел.

6) Документы постоянного и временного сроков хранения следует группировать в дела раздельно.

7) Машинограммы следует помещать в дела на общих основаниях.

8) Запрещается помещать в дела документы, подлежащие возврату, лишние и неподписанные экземпляры, черновики, размноженные копии.

9) Дело не должно превышать 250 листов, а его толщина – 40 мм.

10) Подлинники следует отделять от копий.

Исключение:

а) копии ответственных писем подписывают вместе с инициативными, копии инициативных – с ответственными;

б) копии документов, утверждаемых приказами или протоколами, подшивают вместе с оригиналами приказов, протоколов;

в) копии приложений формируют вместе с оригиналами сопроводительных писем.

11) Годовые планы и отчеты отделяют от квартальных и месячных.

12) Утвержденные штатные расписания формы следует отделять от проектов и переписки по их утверждению.

13) Приложения большого объема (документы к заседаниям коллегии – повестка дня, доклады, справки, заключения, проекты решения и т.д.) следует группировать в отдельные тома.

14) Документы внутри дела располагают в порядке разрешения вопросов, хронологии, алфавита, индексации (нумерации) и т.п.

15) Распорядительные документы, протоколы, акты следует размещать в деле в хронологической последовательности в порядке их номеров с относящимися к ним приложениями.

16) Положение, инструкции, уставы, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и их следует группировать вместе с указанными документами.

17) Приказы по основной деятельности формируют отдельно от приказов по личному составу.

18) Документы, являющиеся основанием для издания приказа по личному составу, следует формировать в личные дела соответствующих сотрудников.

19) Планы, отчеты, сметы группируются отдельно от проектов этих документов.

20) Плановые и отчетные документы следует хранить в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления.

Пример: пан на 1994 год, составленный в 1993 году, должен быть отнесен на 1994 год, отчет за 1992 год, составленный в 1993 году, следует формировать в дело за 1992 год.

21) Документы в отчетах следует располагать в следующей последовательности: пояснительная записка, отчет, приложения.

Пример: пояснительная записка к отчету, баланс, приложения к балансу.

22) Документы, подготовленные к собраниям, заседаниям, совещаниям (доклады, сообщения, информация, расчеты, обоснования и др.) помещают после соответствующих протоколов в порядке рассмотрения вопросов.

23) Переписку группируют за период календарного года и систематизируют в хронологической последовательности: документ – ответ помещают за документом – запросом.

24) Копия исходящего сопроводительного письма может подшиваться в дело без копий приложения, т.е. не обязательно делать копии копий.

25) Документы с проставленным грифом ограничения доступа к документу (“Конфиденциально”) формируют отдельно от документов без этого реквизита.

26) При хронологической последовательности расположения документов постоянного срока хранения наиболее ранние документы подшивают в начале дела.

27) Вопросный принцип систематизации, предусматривающий расположение документов в логической последовательности решения того или иного вопроса, совпадает с расположением документов по их датам (подписания, поступления, исполнения).

28) Справки с места жительства “медицинские справки” о состоянии здоровья и другие документы второстепенного значения группируются отдельно от личных дел.

29) Лицевые счета рабочих и служащих и другие подобные документы группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются в них по алфавиту фамилий.

30) Предложения, заявления и жалобы граждан формируются раздельно, их рекомендуется располагать в хронологическом или алфавитном порядке.

31) Каждое заявление или жалоба и документы по их рассмотрению должны составлять в деле самостоятельную группу. В случае повторного заявления (жалобы) или возникновения дополнительных документов они должны быть подшиты в данную группу документов.

32) Документы по переписке следует группировать в дела за период календарного или учебного года (для учебных заведений).

33) В случае возобновления переписки по отдельному вопросу документы включают в дело текущего года с указанием индекса дела за предыдущий год, в котором хранятся предшествующие документы по данному вопросу.

34) Особую группу дел составляют дела с документами на открытия, изобретения.

35) На каждую поступившую заявку о выдаче диплома на открытие, авторского свидетельства и патента на изобретение заводится отдельное дело. В нем группируются следующие документы: внутренняя опись документов, находящихся в деле; заявление о выдаче диплома на открытие, авторского свидетельства (патента) на изобретение, описание предполагаемого открытия, изобретения; чертежи; справка о приеме заявки к рассмотрению; дополнения и исправления к описанию изобретения (открытия) и чертежи; заключение о наличии новизны в открытии (либо ее отсутствии); заключение о полезности предполагаемого изобретения; данные экспертизы на новизны; решение о выдаче диплома на открытие, авторского свидетельства или патента на изобретение; публикации в Бюллетене изобретений; переписка по заявке на изобретение (открытие).

36) Бизнес-планы, рассчитанные на несколько лет, подписываются в дело первого года.

37) Если используются импортные папки по делам на протяжении нескольких лет, используются разделители по годам.

Тема 10. Подготовка дел к архивному хранению и уничтожению

Для долговременного хранения документов создается архив предприятия, который подчиняется непосредственно руководителю предприятия или его заместителю.

Архив предприятия выполняет следующие основные функции:

Комплектование Архива документами, образующимися в результате деятельности фирмы, их прием, систематизацию, учет и хранение документов и дел.
Выдача документов, дел и других материалов, хранящихся в Архиве, во временное пользование, выдача архивных справок, копий и выписок из документов, т.е. информационно-справочная работа по архивным документам предприятия.
Организационно-методическая помощь по ведению делопроизводства, а также в оформлении дел, подлежащих сдаче в Архив.
Организация взаимодействия с органами и органами Государственной архивной службы России при решении вопросов об отнесении документов фирмы к составу архивного фонда РФ, их учета, уничтожения, хранения в архиве фирмы или передача на хранение в государственные архивы в установленном порядке.

Специалистами установлен оптимальный срок использования документов в делопроизводстве - 3 года.

В зависимости от значимости документов устанавливаются следующие сроки хранения: 6 месяцев, 1 год, 3 года, 5 лет, 10 лет, 15 лет, 50 лет, 75 лет.

Срок хранения "ДМН" (до минования надобности) означает, что документ имеет ограниченное практическое значение и срок его хранения определяет само предприятие.

При исчислении сроков хранения учитываются только годы, день и месяц составления значения не имеют. Так, например, переписка за 1990 г. с трехмесячным сроком хранения должна включаться в акт на уничтожение не раньше 1.01.94 г.

К документам долговременного хранения, передаваемым в архив, относятся прежде всего документы по личному составу предприятия, устав и учредительный договор, протоколы заседаний Совета директоров (учредителей), протоколы общих собраний, годовые планы и отчеты предприятия и др.

Бухгалтерские документы (за исключением лицевых счетов по заработной плате, годовых отчетов, балансов) и переписка предприятия, за редким исключением, на архивное хранение не передаются. Следует учитывать, что запрещается выделять к уничтожению бухгалтерские документы, не прошедшие ревизию, даже если срок их хранения истек. Срок хранения документов по личному составу (личные дела, личные картотеки ф. Т-2, книги учета сотрудников, лицевые счета по зарплате) вычисляются по формуле 75 л. - "В", что означает 75 лет минус возраст работника, на которого составлен документ. Для определения сроков хранения документов, подготовки документов к архивному хранению и отбора документов для уничтожения на предприятия создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). В результате работы ЭК документы подразделяются на две группы:

предназначенные для архивного хранения;
подлежащие уничтожению.

В фирме устанавливается следующий порядок подготовки документов к передаче в Архив фирмы на хранение для последующего использования:

Проведение экспертизы ценности документов.
Оформление дел, подлежащих хранению в Архиве.
Составление и оформление описей дел.
Передача дел в Архив.

Дела, отобранные на архивное хранение, требуют дополнительного оформления:

документы в деле необходимо расположить в хронологическом порядке, если он не соблюдается в процессе формирования дела;
произвести нумерацию листов дела в правом верхнем углу простым карандашом или нумератором;
подшить в конце дела заверительный лист, где указывается количество листов в деле;

ЗАВЕРИТЕЛЬНЫЙ ЛИСТ ДЕЛА №

0

0.00.00

В деле подшито и пронумеровано __________________________ листов

цифрами и прописью

в том числе: литерные листы _____________________________________

пропущенные №№ ______________________________________________

листов внутренней описи ________________________________________

Должность (подпись) И.О. Фамилия

на наиболее важные документы (по личному составу или содержащие коммерческую тайну) составить внутренние описи дел, если они не были составлены ранее, и подшить их в начале дела;
переплести дело или прошить его в четыре протокола;
дополнительно указать на обложке дела количество листов согласно заверительному листу, срок хранения дела, уточнить заголовок и крайние даты дела.

Дела временного хранения (до 10 лет включительно) разрешается хранить в скоросшивателях без прошивки и нумерации листов и без уточнения крайних дат документов. Документы в подобных делах храняться в прямой или обратной хронологической последовательности, пересистематизация их необязательна.

Все дела подготовленные на архивное хранение, делятся на две группы:

дела по личному составу предприятия (опись № 2);
дела по основной (производственной) деятельности (опись № 1).

На каждую группу дел составляются отдельные списки ( № 1 и № 2). Опись составляется на документы одного года. Дела в опись вносятся по степени важности. В конце каждой описи указывается цифрами и прописью

количество включенных в нее дел. Каждое дело в описи получает свой порядковый (архивный) номер.

Наименование фирмы УТВЕРЖДАЮ

ОПИСЬ № Директор

за 199__ г. подпись И.О. Фамилия

Дата

№№

п/п

Индекс дела (тома)

Заголовок

дела (тома)

Дата

дела (тома)

Количество листов в деле

Срок хранения

Примечание

В опись внесено ___________ дел с № ____ по № ____, в том числе литерные № :_____ пропущенные №№ : _____________________

Председатель ЭК (подпись) И.О. Фамилия

Члены ЭК (подпись) И.О. Фамилия

На документы, выделенные к уничтожению, составляется акт, где в любой последовательности вносятся заголовки отдельных дел или групповые заголовки дел с указанием количества дел, включенных в группу на уничтожение. Акты и описи составляются и подписываются членами ЭК, рассматриваются и утверждаются руководителем предприятия.

Наименование фирмы УТВЕРЖДАЮ

АКТ Директор

00.00.00 № ___ подпись И.О. Фамилия

о выделении документов Дата

к уничтожению

№№

п/п

Заголовок

дела или групповой заголовок дел

Дата дела или крайние даты дел

Количество дел (томов)

Срок хранения и №№ статей по перечню

Примечание

Итого _____________ дел за ______ годы

Цифрами и прописью

Описи дел за ________ годы утверждены руководителем предприятия

Председатель ЭК (подпись) И.О. Фамилия

Члены ЭК (подпись) И.О. Фамилия

На всех экземплярах описи против каждого дела делается отметка о его наличии. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых а архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема передачи, а так же подписи участников приема-передачи.

Только после передачи документов в архив предприятия разрешается производить уничтожение документов, включенных в акт.

В конце каждого дела подшиваются чистые бланки листа-заверителя дела для заверительной надписи, а в начале дела - бланк внутренней описи, нумеруют в развернутом виде арабскими цифрами сквозной нумерацией в правом верхнем углу, не задавая реквизитов документам.

Листы по каждому тому или части нумеруют отдельно. Иллюстрации нумеруют на оборотной стороне в левом верхнем углу. Сложенный лист разворачивают и нумеруют в верхнем правом углу как один лист.

В начале дела помещается внутренняя опись.

Внутренняя опись

документов, находящихся в деле № _______

№ п/п

Наименование и краткое содержание документа

Дата

Индекс

документа

Номера

листов

Должность И.О. Фамилия

00.00.00

Под экспертизой ценности документов понимается изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для дальнейшего хранения или уничтожения.

Экспертизу ценности документов и составление актов о выделении к уничтожению документов и дел ЭК осуществляет на основе следующих групп критериев:

1. Критерии происхождения:

автор документа;

время образования документа;

место.

2. Критерии содержания:

значимость события, зафиксированного в документе;

значение содержащейся в документе информации, ее повторение в других документах, целевое назначение, вид и разновидность документов.

3. Критерии внешних особенностей документа:

юридическая достоверность документа;

наличие резолюций, пометок;

особенности передачи текста;

особенности материальной основы документа;

особенности физического состояния документа.

Экспертиза ценности документов проводится ежегодно.

Обложку дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения оформляют следующим образом. На обложке дела указывают:

наименование фирмы-учредителя (если имеется);
организационно-правовую форму фирмы;
наименование фирмы;
наименование направления деятельности функциональной службы или структурного подразделения;
индекс дела;
номер дела по годовому разделу сводной описи дел;
заголовок дела;
дата дела (годы заведения и окончания дела);
количество листов в деле;
срок хранения дела;
место для представления архивного шифра дела;
гриф ограничения доступа.

Срок хранения дела переносят на обложку из номенклатуры дел фирмы.

Описи дел составляют отдельно на:

дела постоянного хранения;
дела временного (свыше 10 лет) хранения;
дела по личному составу;
дела, состоящие из специфических, фирменных документов;
служебные внутрифирменные издания;
дела с грифом "конфиденциально".

Опись дел составляют в 3 экземплярах:

1-ый передается в Архив с делами вместе;

2-ой прилагается в качестве основания к протоколу заседания экспертной комиссии фирмы;

3-ий остается в фирме в качестве контрольного.

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Федеральное государственное автономное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Дальневосточный федеральный университет»

(ДВФУ)

прямая соединительная линия 225

ШКОЛА ЭКОНОМИКИ И МЕНЕДЖМЕНТА

МАТЕРИАЛЫ ДЛЯ ПРАКТИЧЕСКИХ ЗАНЯТИЙ

И КОНТРОЛЬНО-ИЗМЕРИТЕЛЬНЫЕ МАТЕРИАЛЫ

по дисциплине

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Специальность: 080502.65 «Экономика и управление на предприятии»

г. Владивосток

2011

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА 1

1. Составить приказ по основной деятельности.

2. Составить служебное письмо.

3. Составить приказ по личному составу.

4. Составить должностную инструкцию.

5. Составить акт.

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА № 2

1. Составить номенклатуру дел.

2. Составить опись дел любого подразделения.

3. Составить приказ о создании экспертной комиссии ЭК.

4. Составить акт о выделении дел к уничтожению.

5. Оформить обложку дела.

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

	Учебно-методический комплекс дисциплины разговорный английский язык... Учебно-методический комплекс составлен в соответствии с требованиями государственного образовательного стандарта высшего профессионального...		Учебно-методический комплекс дисциплины стратегический менеджмент... Учебно-методический комплекс составлен в соответствии с требованиями государственного образовательного стандарта высшего профессионального...
	Учебно-методический комплекс дисциплины иностранный язык Специальность... «Экономика и управление на предприятии» (по отраслям), приказ Министерства образования РФ от 17 марта 2000 г. №238 эк/сп		Учебно-методический комплекс дисциплины «документирование управленческой деятельности» Учебно-методический комплекс составлен в соответствии с требованиями государственного образовательного стандарта высшего профессионального...
	Учебно-методический комплекс дисциплины «Документирование управленческой деятельности» Учебно-методический комплекс составлен в соответствии с требованиями государственного образовательного стандарта высшего профессионального...		Методические указания к изучению дисциплины и выполнению контрольной... Специальность 080502/2 Экономика и управление на предприятии городского хозяйства
	Рабочая учебная программа дисциплины «менеджмент» Министерства образования и науки РФ и учебным планом по специальности 080502. 65 Экономика и управление на предприятии (по отраслям)...		Учебно-методический комплекс учебной практики Экономика, профилей реализуемых в Московском Университете им. С. Ю. Витте: Экономика и управление на предприятии (в городском хозяйстве),...
	Рабочая учебная программа дисциплины «Документирование на английском языке» Рабочая программа составлена на основании гос впо и учебного плана Филиала рггму в г. Туапсе специальности 080502 «Экономика и управление...		Учебно-методический комплекс по дисциплине «логистика» Маркова Л. И., Кузнецова А. А. Логистика: Учебно–методический комплекс по дисциплине и задания к контрольной работе для студентов...

Учебно-методический комплекс дисциплины документирование управленческой деятельности Специальность 080502. 65 «Экономика и управление на предприятии (по отраслям)»

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА 1

Похожие: