Оперативное хранение документов и дел
С момента разработки документа (заведения дела) и до передачи в архив документы (дела) должны храниться в офисе фирмы или в специально отведенном для той цели помещении.
Дела должны располагаться вертикально в шкафах, обеспечивающих их полную сохранность и ограничивающих свободный доступ к ним. Хранить документы в рабочих столах более одного дня запрещается. Запрещается оставлять документы неоформленные и с грифом "конфиденциально" на рабочих местах без присмотра.
В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с Номенклатурой дел, копию которой размещают на дверце шкафа с внутренней стороны или на другом особо отведенном месте. На корешках обложек дел указываются номера дел по Номенклатуре дел.
Ответственность за организацию оперативного хранения документов и дел возлагается на руководителя фирмы.
Руководители направлений несут ответственность за сохранность документов по соответственным направлениям.
Авторы или ответственные исполнители несут ответственность за сохранность конкретных исполняемых документов.
Секретарь-референт или специально назначенное лицо несет ответственность за сохранность всех документов и дел фирмы в пределах должностных обязанностей. Выдача дел сторонним организациям производится только с разрешения руководителя фирмы.
Изъятие документов из дел производится только с обязательным составлением в деле заверенной копии документа и акта об изъятии подлинника.
Тема 7 Организация службы документационного обеспечения управления
Существует три формы организации работы с документами в управленческом аппарате – централизованная, децентрализованная и смешанная.
Службой ДОУ называется структурное подразделение, на которое возложены делопроизводственные операции (регистрация, контроль исполнения, хранение, использование документов и т.п.).
При создании службы ДОУ нужно учитывать технический, юридический и организационный аспекты.
Типовые организационные структуры службы ДОУ
Управление делами создается в министерствах и ведомствах как структура, в которой выполняется работа с документами, и как орган контроля и координации делопроизводства в центральном аппарате и в отрасли.
В управление делами входят следующие структурные подразделения: секретариат (в состав которого входят приемная комиссия); инспекция при министре, выполняющая функции контроля за исполнением правительственных документов; канцелярия, в состав которой включают экспедицию, бюро учета, отдел писем.
Канцелярия создается на государственных предприятиях, в научно-исследовательских, проектно-конструкторских организациях.
Общий отдел – это служба по работе с документами в исполнительных органах власти и исполнительных структурах (мэрии, префектуры, муниципалитет) местного самоуправления.
Секретарь учреждения (структурного подразделения) выполняет всю работу с документами в небольших учреждениях и организациях.
Цели службы ДОУ:
- руководство документопотоком;
- координация видов работ с документами;
- контроль за работой с документами;
- организация работ по ДОУ.
Задачи службы ДОУ:
- совершенствование форм и методов работы с документами;
- обеспечение единого порядка документирования;
- обеспечение единого порядка работ с документами;
- контроль за исполнением документов;
- хранение документов;
- унификация форм документов;
- сокращение по возможности документооборота;
- методическая работа по совершенствованию ДОУ;
- внедрение прогрессивных технологий на базе применения вычислительной и организационной техники.
Функции службы ДОУ:
- разработка, внедрение альбома унифицированных форм документов организации;
- обработка, регистрация документов, учетно-справочная работа;
- доклад руководству о документах, контроль правильности оформления документов, представленных на подпись;
- контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в намеченные строки;
- изготовление и размножение документов;
- разработка номенклатуры дел, хранение дел;
- организация работы архива;
- повышение классификации работников службы ДОУ;
- контроль за работой с документами в структурных подразделениях.
Нормативные документы, регламентирующие работу службы ДОУ:
- положение о службе ДОУ;
- должностные инструкции работников службы ДОУ;
- инструкция по делопроизводству;
Должностной и численный состав службы ДОУ:
Руководители: заведующие службой и структурными подразделениями.
Специалисты: документовед, референт, редактор, секретарь.
Технические исполнители: машинистка, оператор организационной техники, технический секретарь, стенографистка.
Численность работников службы ДОУ зависит от объема документооборота.
Тема 8 Требования к организации документооборота
Документооборот фирмы – это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или до сдачи дел в архив.
Порядок движения документов в организации закрепляется в схемах (маршрутах) прохождения документов.
Маршруты прохождения документов разрабатываются Службой документационного обеспечения и утверждаются руководством фирмы. Организация документооборота зависит от масштаба деятельности учреждения, его функций, качества звеньев управления и объема документооборота.
Объем документооборота складывается из числа исходящих, входящих и внутренних документов за определенный период (обычно за год). При этом отдельно учитываются копии документов. Общий объем документооборота выражается дробью, где в числителе отражается количество основных документов, а в знаменателе – число экземпляров их копий. Статистические исследования позволили выявить, что отдельные работы с документами складываются из 5 % творческих операций, 55 % операций по согласованию и 40 % технических операций с документами.
Учету подлежат все документы, независимо от их авторства, содержания, факта регистрации, подлинности или копийности, способа изготовления и хранения.
Количество и тиражность регистрируемых документов учитывают на местах их регистрации, количество дополнительно изготовленных копий – на местах их изготовления, количество нерегистрируемых документов – путем просмотра дел, в которых они сосредотачиваются. При подсчете количества документов за единицу учета принимают каждый экземпляр, в том числе размноженный, машинописный, хранимый в памяти ЭВМ. Подсчет количества размноженных экземпляров документов производят по журналу учета работы средств оперативного размножения. Подсчет количества машиночитаемых документов производят по журналам учета работы ЭВМ.
Недостатки работы с документами:
неоправданно большие затраты рабочего времени на делопроизводственные операции;
загруженность ненужной документацией и отсутствие необходимых и достаточных документов для управления;
недостаточное использование средств оргтехники для составления и изготовления документов.
В учреждениях первой категории общее количество документов подсчитывают по видам, структурным подразделениям и адресатам. В других категориях учреждений такой подсчет объема документооборота применяют только при необходимости.
Входящие и сходящие документы учитывают в экспедиции канцелярии при первоначальной обработке или отправке документов.
Внутренние документы учитывают по месту их подготовки или исполнения, причем каждый документ учитывают однократно.
В канцелярии учреждения периодически (обычно ежемесячно) составляют сводку об объеме документооборота.
Структурные подразделения
|
Входящие
|
Исходящие
|
Внутренние
|
|
по группам документов
|
по корреспондентам
|
по группам документов
|
по адресатам
|
по группам документов
|
|
|
|
|
|
|
Итого:
|
|
|
|
|
|
Начальник канцелярии
00.00.0 И.О. Фамилия
Данные об объеме документооборота, представленные в канцелярию, обрабатываются, анализируются, обобщаются и передаются руководству фирмы в виде отчетов с предложениями по совершенствованию документационного обеспечения управления фирмы.
Основные этапы документооборота совпадают с шагами общей схемы организации работы с документами фирмы (рис. ). Перед работниками стоят задачи упорядочения документооборота, устранения изменений документации. В конечном итоге это должно привести к сокращению ненужного информационного потока, времени прохождения документов по инстанциям учреждений, исключая повторности операций работы с документами и повышения общей организованности работы управленческого аппарата. Ускорение документооборота может быть достигнуто за счет сокращения его объема. Наблюдается рост притока ненужной информации более 40-50 % всей информации является балластом в информационном потоке.
Рационализация документооборота предполагает осуществление постоянного анализа прохождения документов, его структуры и объема.
Обработка поступающих документов
прием и обработка поступающих (входящих) документов осуществляется секретарем-референтом.
Поступившие документы проходят следующие этапы:
первичную обработку;
предварительное рассмотрение, разметку;
регистрацию;
рассмотрение документов руководством;
направление на исполнение;
контроль исполнения;
исполнение документов;
подшивку документов в дела.
Первичная обработка входящих документов заключается в проверке правильности доставки писем. Вскрываются все конверты, за исключением личной корреспонденции (с пометкой “лично”). Затем необходимо проверитьправильность адресования вложенного в конверт документа; количество листов документа; наличие приложений к ним. Конверты уничтожают за исключением тех случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, дату отправки и дату поступления, или когда на конверте имеются пометки “срочно”, “конфиденциально”. При нарушении целостности упаковки составляется акт, первый экземпляр которого отправляют отправителю.
Предварительное рассмотрение входящих документов проводится с целью распределения документов на регистрируемые и нерегистрируемые документы. На регистрируемых документах проставляется автоматическим нумератором реквизит “отметка о поступлении (в нижнем правом углу первого листа документа или на конверте), содержащий наименование фирмы-получателя, дату поступления, входящий номер документа. Отметка о поступлении не проставляется на приложениях к документу, а также проспектах, каталогах и других материалах, не подлежащих регистрации.
После “фильтрации” входящих документов руководителю должны передаваться на рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших документов. Остальные передаются заместителю руководителя, в структурные подразделения, или сразу исполнителям, а при передаче документов непосредственно указываются их фамилии и инициалы.
Корреспонденцию с пометкой “лично” передают по назначению (не вскрывают и не регистрируют).
Весь этот процесс облегчает настольное устройства сортировки. Устройство состоит из лотков (секций), имеющих этикетки для вставки условных обозначений (индексов) руководителем фирмы, структурных подразделений или исполнителей.
Регистрация документа – это присвоение ему индекса (номера), проставление его на документе с последующей записью кратких данных о нем в журнале (на карточке) или в памяти ПЭВМ. Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учета и контроля.
Существуют несколько форм регистрации документов:
централизованная: осуществление всех регистрационных операций в одном месте или одним работником; создание единого справочного центра
по документам предприятия; чаще всего в небольших коммерческих предприятиях; наиболее эффективна;
децентрализованная: регистрация документов в местах их создания или исполнения;
смешанная: регистрация учетом специфики предприятия.
Регистрация должна быть однократной, то есть документ не должен регистрироваться повторно при его перемещениях внутри предприятия.
При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно:
входящие;
сходящие;
внутренние;
контракты коммерческие;
с грифом “КТ” (“конфиденциально”).
Внутренним документам и контрактам при небольших объемах могут присваиваться порядковый, следующий за номером последнего документа, подшитого в соответствующее дело.
Входящие и исходящие документы должны иметь регистрационные номера, состоящие из порядкового номера документа; условного обозначения структурного подразделения или должностного лица; номера дела, в которое будет подшит документ или его копия.
Входящие документы регистрируются в день их поступления. Телеграммы, телетайпограммы, телефонограммы и документы, переданные по факсимильной связи, рассматривают и регистрируют немедленно.
В практической деятельности используют две регистрационные формы: журналы и карточки регистрации входящих документов.
Документы регистрируются в Журнале регистрации входящих документов:
Журнал регистрации входящих документов
Индекс документа
|
Дата
|
Автор документа (от кого)
|
Краткое содержание (заголовок)
|
Исполнитель
|
Подпись исполнителя
|
Примечание
|
|
|
|
|
|
|
|
Рис. . Примерная форма Журнала регистрации входящих документов
Регистрация на карточках позволяет оперативно произодить поиск при большом объеме документов, так как можно сразу отпечатать несколько экземпляров карточек и разложить по карточкам, используя различные признаки классификации. Недостатком карточной регистрационной системы явялется вероятность потерь карточек. Ргистрационные графы в журнале и карточках существенных различий не имеют.
После регистрации документы передаются для рассмотрения и принятия решения руководителю фирмы. Принятие управленческого решения по конкретному документу – одна из основных функций руководителя, центральное, реагирующее звено в технологии управления. Руквоводитель фирмы, рассматривая входящие документы, должен определеить исполнителя, дать четкие и конкретные указания по исполнению документа и установить реальные сроки. Эти указания должны быть оформлены в виде резолюции на самом документе. Сведения, взятые из резолюции (испольнитель, характер и срок исполнения) дополнительно заносятся секретарем-референтом в регистрационный журнал. Резолюция может явится основанием взятия документа на контроль. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то документ передают первому в списке, который считается ответственным исполнителем. Руководитель должен рассматривать документы в день их поступления и в тот же день возвращать секретарю.
С резолюцией руководителя документ передается ответственному исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих документов с проставлением исполнителем даты получения. Перемещение документов между исполнителями может осуществляться без расписок, за исключением документов с грифом “КТ” или “Конфиденциально”. Обработка документов
и передача их исполнителям должна осуществляться в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время. Телеграммы, телефонограммы, факсы и другие срочная корреспонденция должны доставляться немедленно.
Документ считается исполненным, если фактически проведены предусмотренные в нем мероприятия (выполнено конкретное здание, подготовлен письменный ответ) или для его исполнения составлен другой документ. Для обеспечения оперативного исполнения документа несколькими исполнителями одновременно секретарь размножает входящий документ передает копии исполнителям. Документ находится в работе у исполнителя до окончательного решения вопроса.
Когда работа над документом завершена (составлен ответный документ, выполнено конкретное действие, задание), на документе проставляется отметка о его исполнении и направляется в дело. Об ответе сообщается контролирующему лицу.
Основная цель контроля – обеспечение исполнения тех документов, которые по поручению руководителя поставлены на контроль. Технологическое обеспечение контроля осуществляет секретарь-референт.
Контролю подлежат исполнение всех зарегистрированных документов, а также документов, имеющих конкретное поручение и срок исполнения.
Ответственным за организацию контроля исполнения документов является Генеральный директор фирмы.
Организация контроля исполнения должна обеспечивать своевременное и качественное выполнение принятых коллегиальных и директивных управленческих решений, изложенных в соответствующих документах в установленном порядке.
Срок исполнения документа – это период времени, отведенный на исполнение документа, или календарная дата, к которой назначено исполнение (указанием на событие).
Типовые сроки исполнения документов устанавливаются актами высших органов государственной власти РФ, центральных функциональных и отраслевых органов управления и контроля, счисляются в календарных днях с момента поступления документа на фирму или даты подписания (утверждения) документа. Индивидуальные сроки указываются автором
документа в тексте документа или устанавливаются руководителем в резолюции, исчисляются в календарных днях с момента подписания (утверждения) документа или проставления резолюций. Если индивидуальный срок отличается от типового, то он считается сроком исполнения. При необходимости выполнения пунктов документа в различные сроки по каждому пункту устанавливают свой срок исполнения, в остальных случаях сроки исполнения не должны превышать 10 дней с момента поступления документов на фирму. Продление сроков исполнения должно быть оформлено не менее, чем за два дня до истечения срока.
Контроль исполнения включает:
постановку документа на контроль;
проверку своевременного доведения документа до исполнителя.;
предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
учет и обобщение результатов контроля исполнения документов;
информирование руководителя.
При постановке документа на контроль секретарь-референт проставляет красным фломастером букву “К” на левом поле документа напротив реквизита “Заголовок”. Затем в РКК или журнале делается отметка о контроле, сроках исполнения, ответственном исполнителе. Сведения берутся из резолюции руководителя на документе. В РКК на верхнем поле кружком обводят дату исполнения документа, взятую из резолюции. На нижнем поле есть графа для простановки срока фактического исполнения документа. Карточки помещаются в контрольную картотеку. Документ, подлежащий исполнению (или его копию), передают ответственному исполнителю.
Ответственный исполнитель в журнале (или карточке) регистрации проставляет отметку о получении документа, дату получения документа и ставит личную роспись.
В структурных подразделениях предприятий 1 и 2 категорий исполнителями составляются и направляются перечни не исполненных в срок документов. После заполнения соответствующих граф перечни возвращают в контрольную службу. Надо использовать следующую форму перечня:
Перечень документов, не исполненных _____________________________
(название и индекс
________________________________________________ в установленный срок,
структурного подразделения)
по состоянию на __________________ 19___ г.
№ п/п
|
Откуда поступил документ, № и дата
|
Краткое содержание документа
|
Срок исполнения
|
Фамилия и должность исполнителя
|
Причины неисполнения в срок
|
Состояние исполнения
|
Когда будет исполнено
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Подписывает перечень начальник канцелярии.
Контроль за исполнением предложений, заявлений и жалоб граждан осуществляется по отдельной карточке писем граждан или по специальному разделу справочной картотеки.
Для контролируемых исходящих инициативных документов, по которым ожидается получение ответа, рекомендуется выделить специальный раздел в справочной картотеке. Систематизировать карточки в этом разделе целесообразно по срокам исполнения задания или по ожидаемым датам получения ответов.
Приблизительный срок ожидаемого ответа на инициативный документ проставляется на копии документа при регистрации в том случае, если срок не указан в самом тексте документа.
Данные о результатах исполнения контролируемых документов обобщаются по состоянию на первое число каждого месяца и докладываются руководству учреждения.
В учреждениях 1 и 2-й категорий ежемесячно составляются сводки об исполнении документов и сводки рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан.
Рекомендуются следующие формы составления этих документов:
Сводка об исполнении документов, подлежащих индивидуальному контролю, по состоянию на __________ 19____ г.
№ п/п
|
Наименование структурных подразделений
|
Документы на контроль
|
Из них
|
По видам документов
|
|
|
всего
|
поступило в предыдущем месяце
|
исполненные
|
исполненные в срок
|
с предложенным сроком исполнения
|
просроченные
|
приказы
|
Решения коллегии
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Сводка об исполнения предложений, заявление и жалоб граждан по состоянию на ________________ 19____ г.
№ п/п
|
Наименование структурных
подразделений
|
Находятся
на исполнении
|
Из них
|
|
|
всего
|
поступило в предыдущем месяце
|
Исполняются в срок
в срок
|
просроченны
|
|
|
|
|
|
всего
|
срок
продлен
|
Обе сводки подписывает начальник канцелярии.
В учреждениях 3 и 4-й категорий составляется единая ежемесячная справка об исполнении документов с графой по исполнению предложений, заявлений и писем граждан.
Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов периодически анализируются. На основе анализа разрабатываются предложения по ускорению исполнения документов и повышению исполнительной дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.
На фирме устанавливаются следующие контрольные сроки проверки хода исполнения документов:
Время, оставшееся до установленного срока исполнения
|
Контрольные сроки проверки
|
Более 3 месяцев
от 1 до 3 месяцев
от 10 до 30 дней
от 5 до 10 дней
от 1 до 5 дней
|
Ежемесячно до 15 числа
Дважды в месяц, до 15 числа и до 30 числа
Еженедельно, в понедельник
Дважды в течение срока
Ежедневно
|
Контрольная карточка может вестись не только на документы, но и на устные поручения и задание руководства.
Контрольную картотеку целесообразно разделить на 33 ячейки. 31 ячейки соответствуют числу дней в месяц (максимально), в 32 ячейке размещают карточки на документы, сроки исполнения которых наступят в следующем месяце, в 33-й ячейке располагают карточки на неисполненные в срок документы. В контрольной картотеке располагают по датам исполнения документов, то есть каждому дню исполнения (в пределах месяца) соответствует ячейка карточки.
Секретарь-референт помечает для себя промежуточные сроки проверки исполнения документа, проставляет их в журнале, на карточке или записывает их вместе с номером документа и исполнителем в своем рабочем блокноте.
Для документов, взятых на контроль, из резолюции руководителя берется срок исполнения, который для большинства документов не должен превышать 10 дней.
По результатам проверки исполнения документов проводится анализ исполнения документов и, в случае существенного отставания, задержки исполнения, делается доклад руководителю предприятия для принятия экстренных мер (о результатах исполнения документов делаются сообщения
на оперативных совещаниях руководства). Продление сроков исполнения может производится только по указанию руководителя.
Отметка об исполнении ставится в карточке или журнале.
Исполненные документы (подлинники) подшивают в дело по их регистрации вместе с копией ответа. Документы с проставленным грифом ограничения доступа к документам формируются в дела отдельно.
Обработка отправляемых документов
Отправляемые из фирмы документы называют исходящими.
Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:
составление проекта документа;
согласование проекта документа;
проверка правильности оформления проекта документа секретарем;
подписание документа руководителем;
регистрация документа;
отправка документа адресату;
подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.
Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность его оформления проверяется секретарем-референтом. Исходящие документы оформляются в 2х экземплярах, за исключением фактов и телефонограмм (1 экземпляр). Перемещение документа от одного этапа к другому осуществляет ответственный исполнитель или автор инициативного документа. В ряде случаев проект исходящего документа должен быть согласован с другими специалистами фирмы. Это согласование оформляется визой.
Подготовленный проект исходящего документа предоставляется на подпись руководителю фирмы. Руководитель вправе внести изменения и
дополнения в подписываемый документ, которые не нарушают его юридической силы, или вернуть его на доработку исполнителю.
После регистрации руководителем двух экземпляров исходящий документ передается секретарю-референту для регистрации. Отправляемые документы регистрируются в Журнале регистрации исходящих документов. Документ должен иметь отметку о категории почтового отправления.
Индекс
(номер)
документа
|
Адресат (кому)
|
Краткое содержание (заголовок)
|
Исполнитель
|
Примечание
|
|
|
|
|
|
Рис. Примерная форма Журнала регистрации исходящих документов
Исполнитель должен внести изменения и дополнения во все экземпляры документа.
После регистрации и присвоения исходящему документу номера необходимо зафиксировать его рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах.
При приеме документов на отправку сотрудник проверяет правильность оформления документов:
соответствие документов действующим стандартам, нормативным требованиям;
наличие приложений и количество листов, указанных в основном документе;
наличие адреса;
соответствие количества экземпляров количеству адресатов;
наличие даты и индекса дела по номенклатуре;
наличие фамилии исполнителя и номера его служебного телефона;
наличие подписи, печати (при необходимости).
При отправке документов адресату соблюдается следующее.
Документ должен иметь отметку о категории почтового отправления (кроме простых отправлений). На заказную и ценную корреспонденцию дополнительно составляют реестр или опись рассылки в двух экземплярах, один из которых остается на почте, а другой подшивается в дело. В реестре проставляются фамилии отправителя и дата отправки. Если на экземплярах перечислено два-четыре адреса, то при отправке сотрудник подчеркивает тот адрес, куда данный экземпляр отправляется. При направлении документа более, чем в четыре адреса документ принимают вместе со списком рассылки. Несколько документов, отправляемых в один адрес, могут вкладываться в один конверт. Отправку машиночитаемых документов производят при наличии сопроводительного письма. Копию сопроводительного письма подшивают в дело на общих основаниях.
Затем исходящие документы в тот же день конвертируются и отправляются.
При помещении документа в конверт сверяется адрес получателя на письме и на конверте.
Второй экземпляр отправленного письма и единственный экземпляр факса подшивается в дело с перепиской.
1 2 3 … 31
|
|
Исполнитель
|
Дата
|
Исходный номер
|
Корреспондент
|
|
Кому
|
№ дела
|
№ документа
|
Дата документа
|
Дата поступления
|
Входной номер
|
|
Кем
подписан
|
|
Краткое содержание
|
|
Отметка об исполнении
|
Резолюция и кому отправлен документ (исполнитель и его подпись)
|
|
Рассылка
|
Количество листов
|
Срок исполнения
|
|
Фонд №
|
Опись №
|
Дело №
|
|
Лицевая сторона РКК Оборотная сторона РКК
Рис. Регистрационно-контрольная карточка (РКК)
Обработка внутренних документов
Документы, издаваемые фирмой для внутреннего использования (внутренние документы), проходят следующие этапы обработки:
подготовка и оформление внутренних документов;
подписание (утверждение) документов у руководителя;
регистрация внутренних документов;
передача внутренних документов исполнителям;
подшивка в дело подлинников внутренних документов.
Внутренними называются все виды документов, разработанные на фирме и предназначенные для внутрифирменного использования. Подготовленный, согласованный, завизированный проект документа передают секретарю-референту для подписания руководителем фирмы. Неправильно оформленные документы возвращают исполнителю на доработку.
На этапе подписания документа руководитель фирмы имеет право вносить изменения и дополнения в подписываемый экземпляр. Такие изменения и дополнения становятся неотъемлемой частью документа и нарушают его юридической силы.
Полностью подготовленные, оформленные и подписанные документы регистрируются.
Регистрацией внутреннего документа называется фиксация факта создания документа фирмой путем присвоения внутреннему документу даты и индекса регистрации, однозначно идентифицирующие этот документ, с последующей подписью по установленной форме сведений о его реквизитах в Журнале регистрации внутренних документов.
Журнал регистрации внутренних документов
Дата и индекс документа
|
Кто подписал, разработчик
|
Краткое содержание
|
Резолюция, кому направлен документ
|
Отметка об исполнении
|
|
|
|
|
|
Рис. Примерная форма журнала регистрации внутренних документов
В журнале регистрации внутренних документов в хронологическом порядке по видам (разновидностям) регистрируются документы после подписания (утверждения) руководством фирмы перед передачей на исполнение.
Документы, подписанные руководством передают указанным в документе исполнителям под расписку. Лицом, организующим исполнение, определяется количество необходимых копий документа.
Обработка документов и передача их исполнителям должна осуществляться в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.
Документы, взятые на контроль, контролируют в ходе исполнения. После исполнения документы подшивают в дело, происходит формирование дел.
Основные этапы делопроизводства
Обобщив обработки внутренних, входящих и исходящих документов, запишем структуру делопроизводства в виде следующей схемы (рис.), а потом составим примерный план совершенствования делопроизводства.
Составные части делопроизводства
|
Операции
делопроизводства
|
Группы документов
|
|
|
внутренние
|
исходящие
|
входящие
|
Документирование
|
Составление проекта документа
|
+
|
+
|
0
|
|
Согласование проекта документа со специалистами
|
+/-
|
+/-
|
0
|
|
Проверка правильности оформления документа
|
+
|
+
|
0
|
|
Подписание (утверждение) документа руководителем
|
+
|
+
|
0
|
Организация работы с документами
|
Регистрация
|
+/-
|
+/- далее отправка адресату
|
+/-
разметка
|
|
Рассмотрение документов руководителем (резолюция)
|
+/-
|
0
|
+/-
|
|
Контроль исполнения
|
+/-
|
+/-
|
0
|
|
Исполнение документов
|
+
|
+/-
|
+
|
|
Формирование дел
|
+
|
Вторые экземпляры (копии)
|
+
|
Примечание:
“+” - обязательные для данной группы документов
“+/-” - возможные для данной группы документов
“0” - не используемые
Порядок составления и согласования внутренних документов не имеет существенных отличий о составления исходящих документов и включает те же операции. Для исходящих документов добавляется операция “Отправка документов адресату” после их регистрации.
Регистрация может проводиться для всех групп документов.
Работа по исполнению и контролю исполнения документов охватывает внутренние, входящие документы и только как исключение – исходящие. Со стадии формирования дел все группы документов проходят одни и те же операции, кроме входящих документов, которые, за редким исключением, на архивное хранение не передаются.
Только четкое распределение функций между работниками предприятия позволит исключить дублирование операций при работе с документами. Большой вклад в совершенствование работы с документами может внести секретарь-референт руководителя, т.к. значительная часть делопроизводственных операций выполняется на его рабочем месте.
Совершенствование делопроизводства на предприятии можно проводить по примерному плану, приведенному на рис.
ПЛАН УТВЕРЖДАЮ
работ по совершенствованию Директор ООО “Пульс”
делопроизводства в ООО “Пульс” Подпись К.Б. Русаков
|
