Учебно-методический комплекс дисциплины документирование управленческой деятельности Специальность 080502. 65 «Экономика и управление на предприятии (по отраслям)»
Скачать 1.54 Mb.
|
| Тема 5 Составление текстов служебных документов Служебная переписка организации является носителем определенной информации и является правовым документом. Письмо — обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте, курьером, посредством факсимильной связи, электронной почтой и т.д. рекомендуется. Подготовка письма включает следующие стадии: - изучение существа вопроса; - сбор необходимых сведений, в т.ч. из предыдущей переписки; - подготовка проекта письма; - согласование проекта (при необходимости); - подписание руководителем. Проекты писем готовятся исполнителями по поручению руководителя предприятия. Письма оформляются на бланке письма. Деловое письмо оформляют как минимум в двух экземплярах. Первый экземпляр составляют на бланке и отсылают адресату, второй (копия) распечатывается на чистом листе бумаги и подшивается в дело как свидетельство выполненной работы и в дальнейшем используется при необходимости как информационно-справочный материал. Составление текста письма и его оформление требуют творческого подхода. Каждый руководитель и каждый специалист должен быть не только компетентным в своей области деятельности, но и способным формулировать свои мысли и оформлять их в рамках требований нормативных документов. Письмо должно имеет реквизиты: Наименование организации и ее справочные данные; дата, регистрационный номер; ссылка на дату и номер полученного письма (в письмах-ответах); адресат; заголовок к тексту (отвечающий на вопрос "о чем?"); текст; отметка о наличии приложений; подпись; отметка об исполнителе. В письмах название вида документа не указывается, за исключением гарантийного письма. Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. Необходимо придерживаться доброжелательного и вежливого тона, использование языковых формулировок, сложившихся в управленческой практике. Текст письма, как правило, не превышает одной страницы. Факты и события должны представляться объективно, а все стороны излагаемого вопроса должны освещаться с достаточной полнотой, кратко и ясно. В переписке используется следующие формы изложения: от первого лица единственного числа (прошу); от первого лица множественного числа (просим); от третьего лица единственного числа (организация просит); от третьего лица множественного лица ( трудовой коллектив просит); Текст письма чаще всего состоит из вводной части и основной. Во вводной части указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы, например: - "Согласно контракту № 24 нами получена 26.01.2008 партия № 3 телевизоров "Sony", в которой обнаружен 1 (Один) телевизор в поврежденной коробке (коммерческий акт от ... № ...)...". В основной части письма формулируется его основная цель (предложение, отказ, просьба, гарантия и т. п.), например: «Просим в течение 10 банковских дней заменить поврежденный при транспортировке телевизор». Служебная переписка включает много видов и разновидностей служебных писем Письмо-просьба. Излагая какую-либо просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность в ее исполнении и заранее выразить благодарность за усилие по ее исполнению. Такое письмо, как правило, начинается со слов: Просим оказать содействие… Прошу Вас… Просим принять участие… Прошу довести до сведения… Просим выслать в наш адрес… Письмо-запрос - представляет собой обращение с просьбой дать информацию о каких-либо данных или услугах. В письме используются выражения: Просим предоставить… Просим отразить следующие вопросы… Письмо-предложение содержит заявление о желании сотрудничать. Используются выражения: Прошу высказать Ваше мнение о… Прошу Вас дать поручение разработать… Просим Вас выразить письменную поддержку… Надеемся на плодотворное сотрудничество… Сопроводительное письмо - сообщает факт отправки прилагаемых к этому письму документов или материальных ценностей. Обычно начинается со слов: Направляем информацию… Представляем на утверждение… Посылаем литературу… Высылаем план… Гарантийное письмо - составляется с целью подтверждения определенных обещаний или условий, как правило, заверяется печатью организации. Может содержать следующие фразы: Оплату гарантируем… Качество услуг гарантируем… Предприятие гарантирует… Письмо-подтверждение – направляется для подтверждения получения документов и материальных ценностей. В случае необходимости приводится краткий перечень полученных документов и ценностей. Ключевым словом в таком письме является слово «Подтверждаем». Эти письма начинают так: Подтверждаем… Организация подтверждает… С благодарностью подтверждаем… Письмо-извещение – сообщает или подтверждает что-либо. Обычно они являются ответом и начинаются со слов: Сообщаем… Доводим до вашего сведения… Ставим Вас в известность… Письмо–напоминание следует направлять тогда, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый ответ. В этих письмах используются такие модели: Напоминаем, что… Напоминаем Вам, что… Письмо-приглашение и письмо–поздравление - может адресоваться конкретному должностному лицу или нескольким лицам. Они могут начинаться словами: Просим принять участие… Приглашаем Вас на … Просим направить представителя… Поздравляем Вас… Сердечно поздравляем Вас… Эти письма могут оформляться на любом формате, с использование любого шрифта и цвета. Циркулярные письма - это письма от вышестоящей организации. Как правило, они носят распорядительный характер. Письма оформляются не менее чем в 2-х экземплярах. Деловая речь и ее грамматические особенности. При составлении служебных документов используется деловая речь, которая является разновидностью литературной письменной речи. Деловая речь служит средством для удостоверения прав и полномочий, для закрепления взаимных обязательств и вытекающих из них последствий. Деловую речь отличают, прежде всего, ясность, точность, краткость, систематичность. Ясность - простой, понятный язык без злоупотребления иностранными словами, жаргоном. Точность - приведенные факты отражают действительное положение вещей, а содержание документов точно выражает мысли автора, не вызывая иного толкования отдельных слов и фраз. Краткость - полнота содержания документа, а также ясность и точность изложения достигнуты без лишних слов, фраз и повторений. Систематичность - логическая последовательность изложения документов. Деловая речь имеет соответствующую терминологию, различную для разных отраслей народного хозяйства, формирующую официально-деловой стиль. В коммерческой практике термином официально-деловой стиль принято называть язык служебных, в первую очередь организационно-распорядительных документов (приказы, распоряжения, протоколы, акты и др.). Язык коммерческих документов в сравнении с другими имеет резкое сужение диапазона используемых речевых средств: высокую степень повторяемости отдельных языковых форм на определенных участках текстов документа. Необходимыми качествами делового стиля служебных документов являются полнота и своевременность, лаконизм формулировок, предельно четкое отражение сведений, имеющих правовую силу. Деловая речь формируется с учетом требований этики делового общения (этикета). Деловой этикет требует, чтобы документы были достоверными, объективными, убедительными. Точность в подборе фактов, оценка ситуации особенно необходима в документации, отражающей конфликтные моменты в сфере деловых отношений. Если, например, готовится отказ в просьбе, он должен быть доброжелательным с убедительным объяснением, с возможным продолжением деловых отношений. Нормой делового этикета является нейтральный тон изложения документов. Личный субъективный момент должен быть сведен к минимуму. Поэтому за пределами деловой речи оказываются синонимические средства языка, прежде всего, формы, обладающие эмоционально-экспрессивной окрашенностью (имена существительные и прилагательные с суффиксами субъективной оценки, междометия). Недопустимо использование разговорных, просторечных, жаргонных, диалектных и других слов и фразеологических оборотов. Однако это не означает, что стиль изложения в официальном документе должен быть всегда объективно нейтральным. Так не бывает. В документе может быть выражена просьба или благодарность, может быть предъявлено требование (иногда в категорической форме) и т.д. Однако в любом случае в первую очередь должны использоваться средства логической, а не эмоционально-экспрессивной оценки ситуации и фактов. В деловой речи следует учитывать лексическую сочетаемость слов (служебное письмо составляется (не пишется) или направляется (не посылается), выговор - объявляется, порицание - выносится, оклад - устанавливается и т.д.) Деловая речь становится фразеологически устойчивой, наполняется готовыми формулами, трафаретами, штампами. Примером таких штампов являются конструкции с отыменными предлогами, мотивирующими действия: в соответствии с решением (приказом, распоряжением), в связи с началом (возможностью, необходимостью), в целях улучшения (ограничения, экономии) и т.п. Подобные выражения (независимо от того, осознает это говорящий или нет) нередко начинают выполнять функцию терминов, отвечающих специфике той или иной управленческой ситуации. В деловой речи следует употреблять наиболее точные, простые, общеупотребительные коренные русские слова. Не следует увлекаться иностранными словами, обитающими в коммерческой терминологии (менеджмент, маркетинг, конъюнктура, коносамент, консигнация, клиринг, дистрибьютор и др.). Эти и другие термины хороши тогда, когда они известны и понятны адресату. При этом составитель письма обязан грамотно написать каждое употребляемое им иностранное слово. В сомнительных случаях необходимо пользоваться орфографическим словарем. В деловой речи и тем более в служебной переписке не рекомендуется употреблять малопонятные слова старославянского происхождения и отжившие канцелярские слова, заимствованные из лексикона прежнего бюрократического аппарата и частной коммерческой практики. Например: сей, посему, надлежит, учинить, таковой, коих и др. Их следует заменять на слова современного стиля - этот, поэтому, следует, произвести, такой, которых. Большое внимание следует уделять правильному сочетанию слов в предложении, так как может получиться бессмыслица, например: "Незаконное хищение государственной собственности" - очевидно, что законного хищения не может быть; "Организован обмен имеющимся опытом", разумеется, что если опыта нет, то нечем и обмениваться. Употребление отглагольных существительных (обнаружение, непредоставление, составление и др.) затемняет смысл речи. Поэтому отглагольные существительные необходимо заменять глаголами, например: "В случае обнаружения при доставке товара недостачи возникает необходимость составления приемного акта". После замены отглагольных существительных на глагол получим более четкую фразу: "Если при доставке товара обнаружена недостача, необходимо составить приемный акт". В деловой речи недопустимы восклицательные и вопросительные предложения с выражением иронии, шутки и иных эмоций. Логическое построение документов. Текст служебных документов должен содержать элементы логики, необходимые для последовательного изложения содержания. В документах различают три логических элемента - заключение, доказательство и введение. Деловая часть письма, содержащая формулировку его цели, называется заключением. Заключению подчиняются все остальные элементы письма, например: 1) Прошу выслать проект договора на поставку обуви в 2008 г.; 2) Полученные от Вас товары по счету № 9874 от 20.01.2008 г. соответствуют предъявляемым требованиям ГОСТа. Как видим, заключение может быть активным (первый пример) или пассивным (второй пример). Активное заключение точно указывает, какое действие должен произвести адресат. Цель пассивного заключения - уведомить адресат о каком-либо факте, обстоятельстве и т.д. Активное заключение бывает прямым или косвенным. Прямое заключение непосредственно побуждает к определенным действиям. В зависимости от служебных отношений составителя документа и адресата обращение к ним выражается словами: "Прошу", "Приказываю", "Предлагаю", "Объявляю" и т.д. В косвенном заключении нет непосредственного воздействия и побуждения. В нем только указывается действие, которое ожидается от адресата, например: "Необходимо срочно произвести инвентаризацию склада". В служебной переписке лучше пользоваться прямыми активными заключениями, имеющими более определенную форму. Кроме заключения, деловые письма содержат доказательство. Цель его - доказать адресату целесообразность, необходимость, своевременность требования, содержащегося в заключении, например: "В магазине № 3 обнаружена недостача. Предлагаю произвести документальную ревизию". В доказательстве может быть указана цель того действия, которое должен произвести адресат согласно просьбе или приказанию, выраженному в заключении, например: "Необходимо выяснить причины недостачи в магазине № 3. Прошу произвести документальную ревизию". В доказательстве могут быть изложены обстоятельства и доводы, показывающие необходимость выполнения требования заключения, например: "Обнаруженная недостача в магазине № 3, по заявлению заведующего, произошла в результате пересортицы. По нашему мнению, не исключена возможность злоупотреблений. Необходимо срочно выяснить действительные причины недостачи. Предлагаю произвести документальную ревизию в магазине". Факты, доводы, соображения, приведенные в доказательствах, излагаются в самых различных вариантах в зависимости от обстоятельства дела. При этом не следует прибегать к многословным доводам и рассуждениям, несоизмеримым с заключением. Для многих деловых писем необходимо введение. Во введении указывают причины составления документа, иногда кратко излагают историю вопроса, если необходимо ссылаются на директивы вышестоящих органов. В отдельных случаях во введении указывают зависимость между данным письмом и посланным ранее, например: "В дополнение к приказу директора фирмы № 145 от 14.02.2008"; "На Ваш М 01-4/130 от 15.02.2008". Тема 6 Требования к оформлению основных видов организационно-распорядительных документов В зависимости от размеров и направлений деятельности предприятий, их структурных особенностей, уровня соподчиненности, форм собственности, на основе которых осуществляется хозяйствование, и других факторов формируются и используются документы самого разнообразного характера. Однако при этом многообразии условий деятельности принято выделять несколько видов (групп) документов, работа с которыми обязательна для любого предприятия, а именно:
В учреждениях юстиции и судах можно выделить три основные группы документов. Первая группа - основная документация, содержание которой определяется функциональным назначением органа, учреждения (приказы, указания, правила, инструкции, инструктивные письма, судебные дела, исполнительные производства, планы, обзоры, докладные записки и др.). Вторая группа - документы по личному составу, в том числе приказы о приеме, назначении, увольнении, личные дела и др. Третья группа - финансовые, бухгалтерские, хозяйственные документы. В уголовных делах документы можно подразделить на три группы: - процессуальные документы, которые составлены управомочными участниками судопроизводства; - иные письменные материалы, предоставленные учреждениями и гражданами; - деловая переписка в связи с осуществлением уголовно-процессуальной деятельности. Бывает документную информацию подразделяют на поступающую:
Перечисленный необходимый минимум документооборота достаточен для организационно-правового обеспечения и нормального осуществления деятельности предприятия, но при условии, что люди, работающие с документами, имеют соответствующие навыки и соблюдают требования ГОСТов, а также правили оформления и хранения документов. Немало трудностей вызывает оформление и использование юридических документов. В действующем законодательстве отсутствуют общие правила оформления юридических документов. Документ представляет собой источник информации, которая фиксирует деятельность человека и подтверждает обстоятельства, имеющие публичное (общественное или государственное) значение. Слово "documentum" (лат.) означает "свидетельство, доказательство". По отдельным критериям (или по их совокупности) могут быть выделены различные документы (например, исторические, технические, юридические и т.д.). Юридическими (правовыми) называются документы, которые составляется в соответствии с правовыми требования и с целью подтверждения прав и обязанностей или юридических фактов (событий, действий, влекущих возникновение прав и обязанностей). Два основных признака, характеризующих юридический документ в собственном смысле слова: во-первых, документ оформляется согласно правовым нормам, предусмотренным действующим законодательством, где регламентируется: событие, форма, порядок оформления и использования юридических документов; во-вторых, он специально предназначен для подтверждения обстоятельств, имеющих правовое значение. Юридический документ составляется с целью или учетом возможности совершения каких-либо юридических действий. В широком смысле "Юридическими" являются любые документы. Всякий документ имеет публичное значение. Исторические - общественный и научный резонанс, технические - влияют на производственную и потребительскую деятельность. События и действия имеют какое-то отношение к праву, любое общественно значимое событие или действие человека влечет за собой правовые последствия. Существующие виды правовых документов, используемых в судебной практике, можно классифицировать по разным основаниям: субъекту, объекту, цели, содержанию и форме, стадии изготовления и юридическим последствиям, сроку действия и т.д. Юридическими являются документы не только государственных, но и общественных организаций. Документы нельзя разграничить на официальные и личные. По объекту документ делятся в зависимости от того, к какой отрасли относятся права и факты, фиксируемые ими. Юридические документы делятся
Деление это не следует смешивать с разграничением официальных и частных бумаг. Есть еще термин: "правоустанавливающий документ" (заключения органов государственного управления по гражданским делам, экспертов и др., удостоверения личности и документы, связанные с удостоверением)
правовой способ фиксации (закрепления) сведения - юридическая форма; соотношения частей содержания (структурная форма). Способ изготовления:
Закрепление информации:
По соотношению частей(или количеству)
По стадии изготовления
Недействительные документы отличаются от недействительных фактов (могут быть действительные факты и недействительные).
На практике требования, предъявляемые к содержанию и форме документов, часто нарушаются. Существуют следующие виды дефектов документов: недостоверность документа, отсутствие реквизитов; наличие ошибок, не оговоренных исправлений; неграмотное изложение текста; неправильная форма удостоверения; нарушение правил оформления документов; не всегда словами вписываются даты; бывают дефекты бланков (отсутствие серий, номеров, печатного текста); изменение обстоятельств (усыновление, расторжение брака), искажение в тексте (неправильное, ошибочное написание имен, фамилий, дат). Следовательно, отрицательные юридические последствия. 4. Важнейшими признаками классификации являются способы нанесения информации и их содержание. Классификация документов - деление документов на класс по наиболее общим признакам сходства и различия. По технике нанесения информации различаются документы рукописные, машинописные, фотодокументы, кинодокументы и так называемые машинные документы (машинограммы). В зависимости от языка, на котором воспроизводится запись информации, документы могут быть:
Документы могут подразделяться: по административным вопросам, материально-техническому снабжению, планированию, бухучету, оперативной деятельности, подготовке и расстановке кадров, финансово-кредитным и внешнеторговым вопросам и т.д.
Документы, функционирующие в сфере управления, называют организационно-распорядительными документами (ОРД). Можно выделить следующие группы ОРД:
Основные требования, предъявляемые к документам таковы. Документ должен:
Наиболее общими и многочисленными являются организационно-распорядительные документы, применяемые при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности органов управления. Унификация документов Унификация - это установление единообразия в документообразовании. Унифицировать можно те только форму, реквизиты и расположение, но и содержание. Унифицируется в частности формат бумаги, размер полей, шрифты, наименование видов документов. Сокращаются сроки подготовки документов, уменьшается количество их видов, экономится время служащих, возможность приспособить документы для обработки средствами техники и т.д. В нашей стране насчитывается 23 ГОСТа на унифицированные системы документации. Среди них следующие 12 унифицированных систем документации. Они созданы по отдельным вопросам:
Каждая унифицированная система имеет свои ГОСТы и состоит из ряда подсистем. Правила составления и оформления документов основаны на требованиях ГОСТа 6.38 - 97 "Унифицированная система документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Форма документов должна соответствовать требованиям ГОСТа 6.10.5 - 87 "Унифицированная система документации. Требования к построению формуляра-образца". В соответствии с Унифицированной системой документации (УСД) каждому виду и разновидности документов соответствует конкретный состав информации. Необходимость унификации управленческой документации вызвана тем, что она позволяет:
На предприятиях постоянно проводится работа по унификации документов, заключающаяся в установлении единых форм документов и единых правил их составления, оформления и создания трафаретных текстов, предполагающая не только упорядочение оформления документов, трафаретизацию содержания, но и их стандартизацию. Этим достигается оперативность, повышается культура работы самого аппарата управления, снижается время работы с документами. | ||||||||||||||||||||||||
Похожие:
 | Учебно-методический комплекс составлен в соответствии с требованиями государственного образовательного стандарта высшего профессионального... | | Учебно-методический комплекс составлен в соответствии с требованиями государственного образовательного стандарта высшего профессионального... |
| «Экономика и управление на предприятии» (по отраслям), приказ Министерства образования РФ от 17 марта 2000 г. №238 эк/сп | | Учебно-методический комплекс составлен в соответствии с требованиями государственного образовательного стандарта высшего профессионального... |
 | Учебно-методический комплекс составлен в соответствии с требованиями государственного образовательного стандарта высшего профессионального... | | Специальность 080502/2 Экономика и управление на предприятии городского хозяйства |
| Министерства образования и науки РФ и учебным планом по специальности 080502. 65 Экономика и управление на предприятии (по отраслям)... | | Экономика, профилей реализуемых в Московском Университете им. С. Ю. Витте: Экономика и управление на предприятии (в городском хозяйстве),... |
| Рабочая программа составлена на основании гос впо и учебного плана Филиала рггму в г. Туапсе специальности 080502 «Экономика и управление... | | Маркова Л. И., Кузнецова А. А. Логистика: Учебно–методический комплекс по дисциплине и задания к контрольной работе для студентов... |