Инструкция по делопроизводству (далее Инструкция) в федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего образования «Бурятский государственный университет» (далее Университет) устанавливает общие правила делопроизводства: порядок подготовки,
Скачать 1.91 Mb.
|
Организация документооборота
Документооборот делится на несколько документопотоков: 1. Входящий; 2. Исходящий; 3. Внутренний. В Университете создаются и используются: - электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажных носителях; - электронные образы документов, полученные в результате сканирования бумажных документов и хранящиеся в системе электронного документооборота. Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения Государственного герба Российской Федерации. Электронный документ должен содержать или постоянно быть связан с метаданными, отражающими операции, совершаемые с документом в процессе деловой деятельности. При этом: - структура документа, его формат и взаимосвязи между составляющими документ элементами должны оставаться неизменными, не искаженными метаданными; - в метаданных о документе должен быть отражен контекст его создания, получения и использования (в том числе процесс деловой деятельности, частью которого является данная операция, дата и время данной операции и её участники); - в метаданных о документе должны быть представлены связи между отдельными документами, составляющими в совокупности единый комплекс документов. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота (далее - СЭД) Университета. СЭД университета должна соответствовать Требованиям, установленным Министерством связи и массовых коммуникаций Российской Федерации. В электронном виде может осуществляться: а) приём поступающих документов; б) движение документов внутри университета; в) внесение указаний по исполнению документа (резолюций); г) исполнение документов; д) постановка документов на контроль; е) подготовка отправляемых и внутренних документов; ж)согласование (визирование) документов; з) учёт документов; и) регистрация документов; к) рассылка документов; л) отправление документов; м) отметка об исполнении документов; н) хранение документов; о) уничтожение документов. Для подтверждения подлинности электронных документов в университете используются электронные подписи (далее - ЭП). Используемые средства электронной подписи сертифицируются в установленном в университете порядке. Созданные или визируемые документы подписываются ЭП конкретного должностного лица университета. При обработке, рассмотрении, согласовании электронных документов, а также при подписании внутренних информационно-справочных электронных документов в СЭД во внутреннем документообороте университета могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется, при условии, что программные средства, применяемые в университете, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее или завизировавшее документ, например, в Информационной системе «Университет». Перечень документов, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов, утверждается ректором. Приём и отправление электронных документов на официальный электронный адрес Университета осуществляется в общем отделе. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение ректору, направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям университета, отправке электронных документов и хранении вместе с ними передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные. Документы, создаваемые в университете, и (или) поступившие в университет на бумажных носителях, могут включаться в СЭД после сканирования и создания электронных образов документов в зависимости от степени важности документа. В СЭД не размещаются документы с грифом секретности. Документы, содержащие персональные и иные конфиденциальные данные, могут размещаться в СЭД при соблюдении установленных законодательством Российской Федерации требований по защите информации. Документы с грифом «Для служебного пользования» сканируются, но размещаются в СЭД в папке ограниченного доступа и не подлежат рассылке в СЭД. Не подлежат сканированию документы, указанные в Перечне документов, подлежащих регистрации в СЭД без сканирования (Приложение № 11). Содержание регистрируемых и размещаемых в СЭД иных документов не подлежит разглашению. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ. Составление и оформление проектов электронных документов осуществляются по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажных носителях. Исполненные электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажных носителях. При составлении номенклатуры дел в графе «Примечание» указывается, что дело ведется в электронном виде. В случае существования бумажного аналога документа дело формируется на бумажных носителях. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажных носителях. Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленных законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, типовыми или ведомственными перечнями для аналогичных документов на бумажных носителях. Электронные документы, имеющие срок хранения постоянный или долговременный (свыше 10 лет), или с отметкой ЭПК, подлежат оформлению на бумажном носителе со всеми реквизитами, удостоверяющими их подлинность. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажных носителях. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утвержденного ректором, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению. Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства с использованием СЭД, методическое руководство и контроль соблюдения установленного порядка работы с документами в СЭД в структурных подразделениях Университета осуществляет Общий отдел. Техническое сопровождение СЭД осуществляют работники Центра информационных систем. Непосредственное ведение делопроизводства с использованием СЭД в структурных подразделениях Университета осуществляется работниками, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях. 5.2. Организация получения и отправления документов В Университете осуществляется централизованная форма получения и отправления документов через Общий отдел. Получение и отправление документов в Университете осуществляются средствами почтовой, курьерской и электрической связи. С помощью почтовой связи доставляется и отправляется корреспонденция в виде простых, заказных (регистрируемых в отделениях почтовой связи), заказных с уведомлением писем, писем с объявленной ценностью, простых и заказных бандеролей, посылок, мелких пакетов, почтовых карточек, а также печатные издания. По каналам электрической связи поступают и отправляются: - телеграммы; - телефаксы; - телефонограммы; - электронные документы. Порядок работы с поступающими в университет и отправляемыми из университета документами в электронной форме аналогичен порядку работы с документами на бумажных носителях. 5.3. Приём и первичная обработка поступающих документов Приём, первичную обработку и распределение документов, в том числе обращений граждан, включая документы в электронной форме, поступающие в университет, осуществляет Общем отделе. Конверты с документами вскрываются, за исключением конвертов с пометкой «лично», «конфиденциально» или адресованных общественным организациям. Подлежит вскрытию вся корреспонденция, кроме той, в адресате которой указан конкретный работник. Проверяется правильность адресации, доставки, целостность упаковки и комплектность документов. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. При обнаружении повреждения, отсутствия документа или приложения к нему, а также несоответствия номера, указанного на конверте, номеру вложенного документа, составляется акт в трех экземплярах, один из которых прилагается к полученному документу, другой направляется отправителю, а третий остается в общем отделе. Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются и прилагаются к документам в случаях: - если адрес отправителя указан только на конверте; - если дата документа и дата его отправки согласно почтовому штемпелю имеют большие расхождения во времени; - если конверт необходим в качестве оправдательного документа к расходам по оплате корреспонденции. Корреспонденция сортируется на регистрируемую и нерегистрируемую в соответствии с Перечнем нерегистрируемой поступающей корреспонденции (приложение № 12). Поступившие документы и обращения граждан, подлежащие регистрации, должны регистрироваться в день их поступления, при поступлении в нерабочее время - на следующий рабочий день. Документы, поступившие с отметками «Срочно», «Оперативно» и т.п., передаются на регистрацию незамедлительно. 5.5. Предварительное рассмотрение поступающих документов Все поступившие документы и обращения граждан на имя Университета, включая документы в электронной форме, предварительно рассматриваются работниками общего отдела с целью выделения документов: а) подлежащих обязательному рассмотрению ректором; На обязательное рассмотрение ректору передаются документы, полученные от вышестоящих органов, документы, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности университета, документы, требующие решения ректора, документы, требующие исполнения. б) подлежащих обязательному рассмотрению должностными лицами из состава Ректората; На обязательное рассмотрение должностным лицам из состава Ректората передаются документы, требующие решения и исполнения в соответствии с перечнем координируемых подразделений, сферой ответственности, делегируемыми им организационными полномочиями и порядком замещения, утверждаемыми приказом ректора; в) направляемых сразу на исполнение в структурные подразделения. В структурные подразделения университета передаются документы, не требующие указаний по исполнению документа (резолюций) ректора или должностных лиц из состава Ректората. Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа конкретному должностному лицу. После предварительного рассмотрения и выделения документов, требующих рассмотрения ректором или должностными лицами из состава Ректората, такие документы регистрируются в общем отделе (или приемных ректора/проректоров), а затем вместе с нерегистрируемыми документами направляются через общий отдел (приемные) ректору и проректорам. Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа конкретному должностному лицу. После предварительного рассмотрения и выделения документов, требующих рассмотрения ректором или должностными лицами из состава Ректората, такие документы регистрируются в общем отделе (или приемных ректора/проректоров), а затем вместе с нерегистрируемыми документами направляются через общий отдел (приемные) ректору и проректорам. На бумажных документах, не требующих рассмотрения ректором и должностными лицами из состава Ректората, работники, осуществляющие их предварительное рассмотрение, проставляют в правом верхнем углу документа наименование или индекс структурного подразделения либо фамилию его руководителя, т.е. осуществляют разметку. После разметки документы, подлежащие регистрации, регистрируются в структурном подразделении, а затем - вместе с нерегистрируемыми документами направляются в указанное в разметке структурное подразделение университета. 5.6. Регистрация поступающих документов Подлежащие регистрации поступающие документы и обращения граждан должны регистрироваться однократно, независимо от способа их доставки или получения. Подлежащие регистрации поступающие документы и обращения граждан регистрируются только после предварительного рассмотрения работниками общего отдела в журналах входящей документации, в специальных Журналах регистрации (Приложение 16 п.1.1.). На подлежащем регистрации поступившем документе оформляется реквизит «Отметка о поступлении документа». Отметка о поступлении документа в университет оформляется письменно или штампом с указанием даты поступления и входящего регистрационного номера документа располагается в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа. На корреспонденции, не подлежащей вскрытию, штамп ставится на конверте. Отметка о поступлении документа в университет оформляется в соответствии с правилами оформления реквизита 30. Подлинник документа на бумажном носителе передаётся для исполнения и последующего хранения в структурное подразделение-исполнитель. Документы, поступившие с отметками «Срочно», «Оперативно» и т.п., регистрируются незамедлительно. Документы, поступившие в рабочее время, регистрируются в день поступления. Документы, поступившие в нерабочее время, регистрируются на следующий рабочий день. Среди подлежащих регистрации поступающих документов отдельно регистрируются два документа потока: - документы, поступившие из Министерства образования и науки Российской Федерации, Министерства образования и науки Республики Бурятия, Народного Хурала Республики Бурятия и Правительства; - документы от различных организаций и обращения граждан. Подлежат регистрации обращения граждан, в том числе работников и обучающихся Университета: - предложения; - жалобы; - ходатайства; - петиции (коллективные обращения); - заявления. Документы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года. В состав регистрационного номера для поступающих документов входит порядковый номер в пределах данного документопотока, который для типа поступления может дополняться буквенным индексом «Ф»-факс или «ЭП»-электронная почта, а также, исходя из информационных потребностей, может добавляться буквенный индекс внутреннего структурного подразделения, регистрирующего документы. 5.7. Рассмотрение поступающих документов Поступившие документы должны отдаваться ректору и должностным лицам из состава Ректората, имеющим право рассмотрения документов, в день их поступления, а срочные документы должны докладываться немедленно. Телефаксы, телеграммы, телефонограммы после регистрации передаются на рассмотрение ректору или исполнителям немедленно. Поступивший вслед за телефаксом подлинник документа направляется в соответствующее структурное подразделение-исполнитель. Поступившие документы должны передаваться на рассмотрение ректору и должностным лицам из состава Ректората на бумажных носителях и только после регистрации. Зарегистрированные в Общем отделе документы поступают на аналитическое рассмотрение Заведующему общим отделом. Заведующий Общим отделом после ознакомления с документами и подбора необходимой информации по ним направляет документы: - для рассмотрения ректором - руководителю секретариата; - для рассмотрения должностными лицами из состава Ректората, -помощникам должностных лиц из состава Ректората, в соответствии с делегируемыми полномочиями, перечнем координируемых подразделений и сферой ответственности, установленными приказом ректора. Заведующий Общим отделом просматривает, анализирует и систематизирует поступившие документы, при необходимости вносит в них проекты указаний по исполнению документов (резолюций) и передаёт поступившие документы ректору на рассмотрение. Ответственные за делопроизводство лица из состава Ректората также просматривают, систематизируют, подбирают необходимую информацию, при необходимости вносят в них проекты указаний по исполнению документов (резолюций) и передают поступившие документы должностным лицам на рассмотрение. Ректор и должностные лица из состава Ректората рассматривают поступившие документы и оформляют указания по исполнению документов (резолюции). Помощники ректора направляют документы с оформленными указаниями по исполнению документов (резолюциями) исполнителям. Если в указаниях по исполнению документа (резолюции) указано несколько исполнителей, то подлинник бумажного документа направляется работнику, указанному в резолюции первым, т.к. он является ответственным исполнителем, а остальным исполнителям направляются копии. 5.8. Работа исполнителей с поступающими документами Получив поступающие документы в электронном виде в СЭД или на бумажных носителях, работник, ответственный за делопроизводство, должен: а) немедленно ознакомиться с их содержанием, выделив документы, требующие срочного исполнения; б) внести сведения о полученных бумажных или электронных документах в журнал учёта входящих документов; в) направить руководителю структурного подразделения документы в электронном виде или по его указанию распечатать и передать ему в день получения документов. Руководители структурных подразделений осуществляют: а) оперативное рассмотрение документов и оформление указаний по исполнению документов (резолюций). При рассмотрении документов и корреспонденции руководитель структурного подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения. б) незамедлительную передачу их непосредственному исполнителю. Непосредственный исполнитель получает документы в соответствии с указаниями по исполнению документов (резолюциями) руководителя структурного подразделения в день поступления документов. Срочные документы передаются исполнителю немедленно. в) контроль качества исполнения документов и исполнительской дисциплины по документам. Руководитель структурного подразделения ежедневно проверяет качество и сроки исполнения заданий по поступившим документам. Сроки исполнения поступивших документов исчисляются в календарных днях от даты поступления документов в Университет. Конечный срок исполнения документа указывается в тексте документа или в указаниях по исполнению документа (резолюции) руководителя, если отличается от типового. Если срок исполнения в документе или указаниях по исполнению документа (резолюции) не указан, он является типовым (приложение № 13). Не являются типовыми сроки исполнения документов с поручениями ректора, поставленные на контроль. Такие документы подлежат исполнению в срок не более 10-ти календарных дней. Исполнение документа предусматривает: а) сбор и обработку необходимой информации; б) подготовку и оформление проекта документа; в) согласование проекта документа; г) доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования; д) представление проекта документа на подпись (утверждение); е) подписание (утверждение) ректором, должностными лицами из состава Ректората либо руководителями структурных подразделений, имеющими право подписи документов; ж) подготовку реестра рассылки документа; з) определение места хранения документа (копии документа). Если в указаниях по исполнению документа (резолюции) указано несколько исполнителей, то работник, указанный в резолюции первым, является ответственным исполнителем. Ответственный исполнитель должен обобщать все предоставленные ему остальными соисполнителями документы (проекты документов, справок, сведений и т.д.) и создавать окончательный проект документа. Ответственный исполнитель имеет право созывать соисполнителей для выработки совместного решения. Ответственный исполнитель отвечает за организацию исполнения документа в указанный срок. Соисполнители обязаны своевременно и качественно проводить анализ информации и предоставлять ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимые документы. Исполнители имеют право пользоваться автоматизированным банком данных университета, справочно-информационными материалами и библиотечным фондом для получения необходимой информации. Исполнители не должны разглашать содержание поступивших к ним документов и подготовленных проектов служебных документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению. Исполнители имеют право делать отметки на документе: а) дата поступления; б) даты промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.); в) дата и результат окончательного исполнения. Исполнители имеют право представить на имя руководителя, давшего указания по исполнению документа (резолюцию), мотивированную просьбу о продлении срока исполнения документа не позднее 3-х дней до истечения этого срока. В случае отсутствия исполнителя (командировка, отпуск, болезнь) находящиеся у него на исполнении документы должны быть переданы другому работнику по указанию руководителя структурного подразделения. Передача документов в структурном подразделении от одного исполнителя другому может производиться только через работника, ответственного за делопроизводство. Ответственный исполнитель несёт персональную ответственность за достоверность информации, использованной при подготовке документа, за соблюдение требований исполнительской дисциплины, за правильное использование действующих нормативных документов в подготовке, оформлении и исполнении документов в срок. До передачи проекта документа на подпись ответственный исполнитель должен проверить его содержание, правильность оформления, наличие необходимых виз и приложений. Ответственность за качество подготовки документов и достоверность содержащихся в них данных возлагается на лиц, подготовивших и завизировавших документы. Документ предоставляется на подпись (утверждение) вместе с поступившими документами, на основании которых он готовился. Вносить какие-либо изменения и добавления в подписанные (утвержденные) документы без разрешения лица, подписавшего (утвердившего) документ, не допускается. После решения поставленных в полученном документе вопросов ответственный исполнитель, руководитель структурного подразделения или работник, ответственный за делопроизводство, слева внизу первой страницы бумажного документа должен сделать отметку об исполнении документа и направлении его в дело. Отметку об исполнении документа необходимо оформлять в соответствии с оформлением реквизита 29. 5.9. Подготовка отправляемых документов Проекты отправляемых из университета документов должны готовиться ответственными исполнителями по указанию руководителей структурных подразделений университета. Ответственность за составление и оформление документа, а также согласование проекта документа возлагается на структурное подразделение-исполнитель. Если в указаниях по исполнению документа (резолюции) указаны структурные подразделения-соисполнители, то каждый соисполнитель через руководителя своего структурного подразделения направляет свои предложения ответственному исполнителю. Отправляемые документы готовятся на бланках документов установленной формы, служебные письма - на соответствующих видах утвержденных бланков писем. Для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма. Подготовка проекта отправляемого документа осуществляется на бумажных носителях. Подготовленные проекты отправляемых документов подлежат согласованию с руководителями тех структурных подразделений, которые участвуют в подготовке этих проектов или структурных подразделений, сферу деятельности которых затрагивают вопросы, рассматриваемые в проекте документа. Согласование (визирование) проекта отправляемого документа осуществляется на бумажных носителях. Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа в нижней его части на втором экземпляре документа, выполненном на стандартном листе формата А4, или на листе согласования. В случае внесения в процессе согласования в проект документа изменений проводится его повторное согласование (визирование). Завизированный проект отправляемого документа возвращается исполнителю, подготовившему проект документа. Подписание проекта отправляемого документа ректором и должностными лицами из состава Ректората осуществляется на бумажных носителях. Подписанный и зарегистрированный отправляемый документ возвращается исполнителю, подготовившему проект документа. При подготовке проекта отправляемого документа ответственный исполнитель: а) печатает проект документа на стандартном листе бумаги формата А4 и все необходимые приложения к нему; б) передаёт проект документа на согласование в структурные подразделения- соисполнители; в) получает предложения от структурных подразделений-соисполнителей; г) создает окончательный вариант проекта документа; д) передаёт проект документа руководителю структурного подразделения на визирование; е) передаёт проект документа в структурные подразделения-соисполнители на визирование; ж) получает завизированный проект документа, проверяет правильность его оформления, правильность адресования, наличие виз согласования, приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов; з) распечатывает проект документа на бланке документа установленной формы, служебное письмо - на утвержденном бланке письма; и) передаёт распечатанный на бланке проект документа вместе с завизированным проектом документа на подписание: - документ за подписью ректора - в Общий отдел; - документ за подписью должностных лиц из состава Ректората -непосредственно в приёмные должностных лиц. Подлежащие регистрации отправляемые документы, подписанные ректором и должностными лицами из состава Ректората, регистрируются в Общем отделе. Подлежащие регистрации отправляемые документы, подписанные руководителями структурных подразделений, имеющими право подписи документов, регистрируются в структурных подразделениях. Подлежащие регистрации отправляемые документы должны регистрироваться однократно. Подлежащие регистрации отправляемые документы регистрируются независимо от способа их отправления. Подлежащие регистрации в общем отделе отправляемые документы регистрируются в СЭД. Общий отдел снимает и хранит копии документов, отправляемых в Министерство образования и науки Российской Федерации, Министерство образования и науки Республики Бурятия и другие вышестоящие государственные структуры. Подлежащие регистрации отправляемые документы регистрируются в день их подписания или утверждения. Документы, подписанные или утвержденные в нерабочее время, регистрируются на следующий рабочий день. Отправляемые документы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года. В состав регистрационного номера для отправляемых документов входит номер структурного подразделения, создавшего документ (номер по номенклатуре дел), где будет храниться его копия и через тире порядковый номер. Отправляемый документ имеет один регистрационный номер и дату независимо от количества адресатов. Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, остающейся в деле университета. Копия отправляемого документа с визами подшивается в дело структурного подразделения в соответствии с номенклатурой дел. При этом поступивший документ передаётся на хранение в дело вместе с документом-ответом. 5.10. Отправление документов Документы передаются для отправления в Общий отдел по указанию ректора или должностного лица из состава Ректората и руководителей структурных подразделений. Решение о способе доставки принимает ректор, должностное лицо из состава Ректората, руководитель структурного подразделения. Корреспонденция неслужебного характера к отправлению Общий отдел не принимается. Отправляемые документы должны обрабатываться и отправляться Общий отдел в день их подписания (регистрации) или не позднее следующего рабочего дня (для отправления по почте). Срочная корреспонденция должна отправляться в первую очередь. Документы для отправления передаются в Общий отдел полностью оформленные: с указанием полного почтового адреса/номера телефона/электронного адреса. Правильность оформления документов должен проверять работник Общего отдела. Неоформленные или неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. Документы, адресованные в вышестоящие организации, как правило, доставляются в пределах города курьером. Документы, отправляемые почтовой связью, сдаются в Общий отдел, где составляется реестр почтовых отправлений (приложение № 14). Общий отдел проверяет соответствие количества отправляемых документов реестру почтовых отправлений. Упаковка корреспонденции в конверты производится работниками структурных подразделений университета. Общий отдел проводит сортировку почтовой корреспонденции на простую, заказную, ценную, международную и т.п. Письма-запросы, письма-предложения, письма-ответы и т.п., как правило, подлежат отправлению как простая корреспонденция. Документы (письма-подтверждения, справки, договоры, акты, отзывы и т.п.) и их заверенные копии, подлежат отправлению как заказная корреспонденция. Адресат получает такую корреспонденцию под роспись. При необходимости получения расписки адресата о вручении ему корреспонденции, заказное отправление высылается с уведомлением о вручении. Подлинные личные документы граждан подлежат отправлению как корреспонденция с объявленной ценностью. Обработка документов для отправления почтовой связью осуществляется Общим отделом в соответствии с действующими правилами оказания услуг почтовой связи. Документы, подлежащие передаче по электронной почте, передаются в Общий отдел на электронном носителе информации, который после отправления сообщения возвращается в структурное подразделение с отметкой о передаче. 5.11. Организация работы с внутренними документами Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов. Порядок работы исполнителей по исполнению полученных внутренних документов, в том числе распорядительных документов (копий приказов, распоряжений), аналогичен порядку работы исполнителей с поступающими документами п.5.8. Сроки исполнения внутренних документов исчисляются в календарных днях от даты подписания (утверждения) документов. Передача внутренних документов университета работникам других организаций допускается по официальным запросам организаций только с разрешения ректора. 5.12. Подготовка и регистрация внутренних распорядительных документов Подготовка проекта внутреннего распорядительного документа (приказа, распоряжения) на бумажных носителях и в электронном варианте. Согласование (визирование) проекта приказа осуществляется в той же форме, в которой создаётся проект документа: - в Информационной системе «Университет» визирующие должностные лица визируют проект приказа с помощью электронной подписи; -на бумажных носителях визы проставляются на оборотной стороне того листа, на котором оформляется подпись приказа. Согласование (визирование) и подписание проектов приказов осуществляется: - для нетиповых приказов - по маршруту, сформированному самим исполнителем; - для типовых приказов - в соответствии с перечнем маршрутов согласования и подписания приказов, составленным общим отделом и утвержденным руководителем секретариата. Подписание проекта приказа или распоряжения осуществляется ректором и должностным лицом из состава Ректората на бумажных носителях. Приказы и распоряжения регистрируются однократно. Приказы и распоряжения регистрируются независимо от способа их создания в СЭД. Приказы регистрируются порядковой нумерацией в пределах календарного года. Например, структура регистрационных номеров приказов в Общем отделе выглядит следующим образом: хх – ОД – приказы по основной деятельности; хх – ПО – приказы по почасовой оплате; хх – АХР – приказы по административно – хозяйственной работе; хх – РМ – приказы по различным мероприятиям; хх – КМ – приказы о командировках работников университета; Приказы и распоряжения по общей деятельности, по административно-хозяйственной работе, по различным мероприятиям, по почасовой оплате и о командировании исполнитель готовит в следующем порядке:
Приказы, кроме приказов об утверждении локальных нормативных актов, присланные для согласования, должны визироваться не позднее следующего рабочего дня после их поступления. Согласование приказа по студенческому контингенту в информационной базе университет должно проходить в десятидневный срок со дня получения от обучающегося заявления и прилагаемых к нему документов (при наличии) и оформляется приказом ректора или уполномоченного им должностного лица. Оптимизация времени согласования приказа требует особого внимания. Сокращение сроков согласования приказов достигается путем использования схем полномочий и механизмов автоматического назначения визирующих лиц. Ответственный исполнитель устанавливает продолжительность рассмотрения проекта приказа — не более 1 рабочего дня, за исключением визирующих лиц ПФУ, которые ожидают студента для перезаключения договора или внесения оплаты, но не более 3-х дней. В связи с чем, в обязанность документоведа, запускающего приказ входит контроль за явкой студента в ПФУ. Контроль исполнительской дисциплины подразумевает применение средств визуализации, позволяющих ответственному лицу видеть, на какой стадии находится приказ в любой момент времени, а так же использование функций и механизмов для уведомления ответственного исполнителя о решениях принятых по приказу. Контроль за процессом согласования приказов в десятидневный срок возлагается на документоведов (лиц, запускающих приказ) деканатов/дирекций с внесением в должностные инструкции. Замечания к проекту приказа вносятся в проект приказа в виде примечаний и прикрепленных файлов. В случае внесения в процессе согласования в проект приказа изменений проводится его повторное визирование. Ректор или должностное лицо из состава Ректората подписывает согласованный проект приказа или распоряжения на бумажном носителе собственноручно. Подписанные ректором или должностным лицом из состава Ректората, приказы и распоряжения регистрируются в общем отделе, отделе кадров, отделе статистики и контингента студентов и другом отделе, по принадлежности. Приказы и распоряжения Университета после регистрации (и рассылки, если требуется) хранятся на бумажных носителях в делах соответствующего подразделения. При необходимости по указанию заведующего общим отделом приказ или распоряжение рассылается в структурные подразделения университета на бумажном носителе или сканируется и рассылаются в СЭД в виде электронных образов приказов или распоряжений в структурные подразделения. 5.13. Подготовка и регистрация докладных (служебных) записок и других видов внутренних документов, кроме распорядительных Подготовка проекта внутреннего документа (докладная записка и др. виды внутренних документов: акты, задания, списки, сведения и т.п.) осуществляется на бумажных носителях. Подготовка проекта служебной записки осуществляется в электронном или рукописном виде. Подписание и утверждение проектов докладных записок и других видов внутренних документов осуществляются на бумажных носителях. Докладные (служебные) записки и другие внутренние документы, подлежащие регистрации, подписанные (утвержденные) руководителем структурного подразделения, регистрируются в структурном подразделении по месту составления. Докладные (служебные) записки, подписанные должностными лицами из состава Ректората, регистрируются помощниками должностных лиц. Другие внутренние документы, подлежащие регистрации, подписанные (утвержденные) должностными лицами из состава Ректората, регистрируются в установленном порядке в зависимости от вида документа. Докладные (служебные) записки и другие внутренние документы, подлежащие регистрации, должны регистрироваться однократно. Докладные (служебные) записки и другие внутренние документы исполнитель готовит на основании указаний по исполнению документа (резолюции) или поручений ректора, должностных лиц из состава Ректората, руководителя структурного подразделения либо по собственной инициативе на основании соответствующего документа (документов). Образец составления докладной (служебной) записки представлен в приложении № 10. 5.14. Рассмотрение внутренних документов Внутренние документы (приказы, распоряжения, докладные (служебные) записки, справки, сводки и др.) рассматриваются теми должностными лицами, кому они направлены. Рассмотрение и оформление указаний по исполнению документа (резолюций) внутренних документов осуществляются на бумажных носителях. Руководители структурных подразделений обеспечивают: - оперативное рассмотрение внутренних документов, (приказов, распоряжений, докладных (служебных) записок и др.); - передачу внутренних документов ответственному исполнителю; - контроль качества исполнения документов; - контроль исполнительской дисциплины по документам. Руководители структурных подразделений должны рассматривать внутренние документы и обеспечивать их передачу ответственному исполнителю в день поступления внутренних документов. 5.15. Передача и получение документов структурными подразделениями Передача документов из Общего отдела в структурные подразделения производится только через работников, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях. Получение документов из Общего отдела осуществляется работниками, ответственными за делопроизводство, самостоятельно:
Документы на бумажных носителях передаются из Общего отдела работникам, ответственным за делопроизводство. Передача и получение документов между структурными подразделениями производится через работников, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях: а) в электронном виде; б) в бумажном виде непосредственно из подразделения в подразделение, включая приёмные должностных лиц из состава Ректората; в) в бумажном виде через Общий отдел в следующих случаях:
5.16. Печатание и тиражирование документов Печатание документов для ректора и должностных лиц из состава Ректората осуществляется в Общем отделе и приемных ректора и проректоров. Печатание документов структурных подразделений осуществляется по месту подготовки документов в структурных подразделениях. Тиражирование документов, производится в Издательстве университета, а также в структурных подразделениях на множительных аппаратах для оперативного копирования; Тиражированию подлежат только документы, относящиеся к служебной деятельности университета. В случае производственной необходимости допускается тиражирование документов, изготовленных на гербовом бланке, средствами оперативной полиграфии университета. Многотиражные документы размножаются, как правило, с уменьшением и с оборотом. Документы, размноженные ранее в университете, повторно не размножаются. Повторное тиражирование и повторная рассылка документов в СЭД допускается в исключительных случаях с разрешения заведующего общим отделом. Контроль тиражирования документов в структурных подразделениях университета возлагается на их руководителей. Для тиражирования принимаются служебные документы, изготовленные машинописным способом, на персональном компьютере. Для тиражирования документов составляется служебное письмо, на котором оформляется подпись руководителя структурного подразделения и разрешение ректора или должностного лица из состава Ректората. Растиражированные документы выдаются заказчику под роспись. Оригиналы растиражированных документов возвращаются заказчику при получении тиража. Тиражируемые документы подлежат учету в Издательстве университета в журнале учета или его электронном аналоге. 5.17. Учёт и анализ объёмов документооборота Учёт объёмов документооборота ведется в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве. Анализ объёмов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в университет и создаваемых им, ведётся в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений. Результаты учета количества документов обобщаются и анализируются начальником Общего отдела и представляются ректору в виде справки об объёме документооборота статистического и аналитического характера (приложение № 15). Учёт количества документов за определённый период времени (год, месяц, день) проводится по регистрационным формам по месту регистрации документов. За единицу учёта количества экземпляров документов принимается сам документ (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Размноженные экземпляры документа подсчитываются отдельно и в объёме документооборота не учитываются. Учёт количества документов может проводиться по университету в целом или по отдельным структурным подразделениям. Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно. При учете отправляемых документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ. Итоговые данные подсчёта представляются в табличной форме. 5.18. Выдача копий документов и выписок из документов Копии документов или выписки из документов (в том числе копии архивных документов) выдаются гражданам по заявлениям или по запросам организаций только с разрешения ректора и только с тех документов, которые были изданы в университете. При решении дел, касающихся приема граждан на работу, учёбу, удовлетворения их трудовых и других прав, при формировании личных дел университет может изготавливать копии документов, выданных другими организациями и необходимых для решения соответствующих вопросов, (копии дипломов, свидетельств о получении образования и т.д.), в соответствии с действующим законодательством. При оформлении копий документов, касающихся прав и интересов граждан, на документе, с которого снята копия, делают отметку о том, кому и когда она выдана, а на самой копии отметку, что подлинник хранится в университете. При пересылке в другие организации или выдаче на руки гражданам копию документа следует заверять по полной форме с проставлением печати. Если копия документа требуется внутри Университета, она заверяется простой печатью, если выдается гражданину на руки для защиты его интересов в суде-гербовой печатью. Копии документов, изготовленных на гербовом бланке, следует заверять гербовой печатью для придания им юридической силы. Список рассылки таких копий с количеством отправленных экземпляров документа должен храниться в деле вместе с подлинником рассылаемого документа или копией рассылаемого письма. |
Похожие:
 | Инструкция устанавливает единую систему делопроизводства, порядок подготовки, оформления, прохождения, контроля за исполнением, учетом,... |  | В целях установления единого порядка делопроизводства и совершенствования работы с документами в мади |
| Государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Первый Московский государственный медицинский... | | Государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Первый Московский государственный медицинский... |
| Работа), обучающихся по программам подготовки бакалавров и специалистов в Федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении... | | Огарёва» (далее – Положение) определяет порядок выбора и дальнейшего освоения элективных и факультативных дисциплин в федеральном... |
| Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования | | Настоящее Положение определяет порядок оформления, ведения, учета и хранения студенческих билетов и зачетных книжек в федеральном... |
| Университета в Государственном образовательном учреждении высшего профессионального образования Московский государственный строительный... | | Российской Федерации» от 29 декабря 2012 г. №273-фз, Уставом федерального государственного бюджетного образовательного учреждения... |