Инструкция по делопроизводству (далее Инструкция) в федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего образования «Бурятский государственный университет» (далее Университет) устанавливает общие правила делопроизводства: порядок подготовки,
Скачать 1.91 Mb.
|
Учет и хранение печатей, штампов и бланков
Печатью Бурятского государственного университета в соответствии с его Уставом является печать с изображением Государственного герба Российской Федерации (далее - гербовая печать). По разрешению ректора структурные подразделения могут иметь простые печати, на которых воспроизводятся наименования структурных подразделений. По разрешению ректора или должностного лица из состава Ректората, координирующего деятельность структурных подразделений, соответствующие структурные подразделения могут иметь различные виды штампов. На штампах воспроизводятся наиболее часто употребляемые в оформлении записи, они формально заменяют рукописную запись или отдельные реквизиты в документах, например: «Очная форма обучения», «Переведен на следующий курс», «Верно», «Копия» и др. По разрешению ректора может изготавливаться штамп-факсимиле с воспроизведением подписи должностного лица. Бланками организационно-распорядительных документов Финансового университета являются бланки документов, имеющие в качестве реквизита Государственный герб Российской Федерации (далее - гербовые бланки документов).
Гербовая печать проставляется на документах подписанных ректором или должностными лицами из состава Ректората, имеющими право подписания документов (приложение № 9). Простые печати с наименованиями структурных подразделений проставляются на документах, подписанных руководителями соответствующих структурных подразделений или их заместителями. Они проставляются на справках, накладных, копиях документов и др. Простая печать с наименованием «Общий отдел» проставляется на документах (справках, заявках, письмах, накладных, копиях документов и др.), подписанных руководителями или заместителями руководителей, тех структурных подразделений, у которых положениями о структурных подразделениях не предусмотрено наличие простой печати. Простые печати с наименованиями отдельных категорий документов, проставляются исключительно на документах, указанных категорий, подписанных руководителями или заместителями руководителей структурных подразделений, у которых положениями о структурных подразделениях предусмотрено наличие таких печатей. Штампы проставляются на документах в повторяющихся однотипных ситуациях. Штамп-факсимиле с воспроизведением подписи ректора используется для заверения поздравительных, приветственных писем, приглашений, почетных грамот, благодарственных писем и других документов, не требующих юридической идентификации. Печати, штампы и гербовые бланки документов должны использоваться строго по назначению. Передача печатей и штампов и гербовых бланков документов посторонним лицам и вынос их из помещений, занимаемых Университетом, не допускается. В случае утраты печати, штампа или неправомерного их использования работники немедленно докладывают об этом руководителю структурного подразделения. Руководитель структурного подразделения проводит служебное расследование, о результатах которого докладывают заведующему общим отделом. Заведующий общим отделом передает материалы расследования ректору. Неправомерное использование печатей, штампов и гербовых бланков документов влечет недействительность документа и ответственность, предусмотренную действующим законодательством Российской Федерации. Ответственность за законность использования и надежность хранения гербовой печати возлагается на заведующего общим отделом. Ответственность за непосредственное хранение и использование гербовых печатей несут должностные лица, за которыми они персонально закреплены приказами ректора. Ответственность за законность использования и надежность хранения простых печатей возлагается на руководителей соответствующих структурных подразделений. Ответственность за непосредственное хранение и использование гербовых бланков документов в структурных подразделениях несут работники ответственные за делопроизводство. При уходе в отпуск, отъезде в командировку, болезни, перемещении или увольнении ответственное лицо передаёт по указанию руководителя структурного подразделения другому работнику простые печати и штампы по акту. Гербовая мастичная печать должна соответствовать ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования». В простых печатях в центре печати указываются наименования структурных подразделений, по окружности указывается полное и сокращенное наименование Университета. Гербовая печать должна изготавливаться на штемпельно-граверных предприятиях, имеющих сертификат о наличии технических и технологических возможностей для изготовления продукции на должном качественном уровне. Гербовые бланки документов, должны изготавливаться на полиграфических предприятиях, имеющих сертификат о наличии технических и технологических возможностей для изготовления продукции на должном качественном уровне. Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях по решению ректора и согласованию с заведующим общим отделом. В случае служебной необходимости по решению ректора допускается изготовление дополнительных экземпляров печатей и штампов. Каждый экземпляр печати с одинаковым наименованием должен иметь неповторяющийся порядковый номер. Изготовление дубликата печати осуществляется только в случае её утраты или износа по решению ректора и согласованию с заведующим общим отделом. Штамп-факсимиле с воспроизведением подписи ректора изготавливается по его поручению. Организация и контроль изготовления, хранения, учёта и выдачи печатей, штампов и гербовых бланков документов в Университете возлагается на Общий отдел. Заявки на изготовление печатей и штампов и их эскизы оформляются в структурных подразделениях, передаются в общий отдел и далее на согласование и решение ректора.
Гербовые бланки документов и печати являются полиграфической продукцией, подлежащей обязательному учёту. На гербовых бланках документов типографским способом или нумератором должны проставляться порядковые номера. Проставлять учетные порядковые номера следует на оборотной стороне бланка или в правом, левом нижнем поле бланка. Обязательному учету подлежат все виды печатей, штампов, гербовых бланков документов университета, а также бланки писем, удостоверений, дипломов, свидетельств, студенческих билетов, зачетных, трудовых книжек и т.п. Учет печатей, штампов (кроме печатей и штампов второго отдела) с проставлением их оттисков и гербовых бланков документов необходимо вести в специальных журналах учета. Отдельно ведётся журнал учёта поступления и выдачи печатей и штампов, журнал учёта поступления гербовых бланков документов и журнал учёта выдачи гербовых бланков документов, журнал выдачи бланков письма университета. Листы журналов нумеруются, прошиваются, опечатываются. Журналы учета включаются в номенклатуру дел подразделения. Выдача печатей, штампов и гербовых бланков документов необходимо вести в журнале по следующим реквизитам: - наименование вида бланка/печати (штампа);
Выдача печатей и штампов работникам, назначенным ответственными за непосредственное хранение и использование печатей, штампов, производится в Общем отделе под роспись в соответствующих журналах учёта. Проверка наличия печатей, штампов и гербовых бланков документов, а также порядка их хранения и использования в структурных подразделениях должна производиться не реже одного раза в год экспертной комиссией Университета. Отметки о проведенных проверках должны делаться в соответствии со следующими правилами и оформляться актом, утверждаемым ректором:
Гербовая печать хранится в личном сейфе должностного лица, за которым она персонально закреплена. По окончании рабочего дня сейф и служебный кабинет ставится на сигнализацию и сдаются под охрану. Простые печати, штампы и гербовые бланки документов должны храниться в надежно запирающихся шкафах, сейфах. Обязательному учету подлежат все виды печатей и штампов, бланки дипломов, приложений к дипломам, академических справок, удостоверений о повышении квалификации, дипломов о повышении квалификации, трудовых книжек, талонов на бензин. За хранение, использование и утрату печатей, штампов и бланков, лица, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, несут административную ответственность. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица или на указанном месте печати (МП). Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ. Проверка наличия печатей и штампов, а также порядка их хранения и использования производится комиссией не реже одного раза в год сотрудниками общего отдела.
Испорченные и устаревшие гербовые бланки документов, а также печати и штампы, пришедшие в негодность и утратившие значение, подлежат возврату по месту выдачи и уничтожению. Уничтожение печатей, штампов и гербовых бланков документов должно производиться комиссией по проверке наличия, использования, хранения и уничтожению гербовых бланков документов, печатей и штампов централизованно методом измельчения не реже одного раза в год по соответствующим актам с отметками в журналах учёта. Печати и штампы уничтожаются по акту (приложение № 17). Уничтожение испорченных и устаревших гербовых бланков документов оформляется в Отделе статистики и учета контингента студентов, по месту выдачи и возврата бланков документов, по установленной форме акта об уничтожении бланков строгой отчетности (приложение № 18). |
Похожие:
 | Инструкция устанавливает единую систему делопроизводства, порядок подготовки, оформления, прохождения, контроля за исполнением, учетом,... |  | В целях установления единого порядка делопроизводства и совершенствования работы с документами в мади |
| Государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Первый Московский государственный медицинский... | | Государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Первый Московский государственный медицинский... |
| Работа), обучающихся по программам подготовки бакалавров и специалистов в Федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении... | | Огарёва» (далее – Положение) определяет порядок выбора и дальнейшего освоения элективных и факультативных дисциплин в федеральном... |
| Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования | | Настоящее Положение определяет порядок оформления, ведения, учета и хранения студенческих билетов и зачетных книжек в федеральном... |
| Университета в Государственном образовательном учреждении высшего профессионального образования Московский государственный строительный... | | Российской Федерации» от 29 декабря 2012 г. №273-фз, Уставом федерального государственного бюджетного образовательного учреждения... |