Инструкция по делопроизводству (далее Инструкция) в федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего образования «Бурятский государственный университет» (далее Университет) устанавливает общие правила делопроизводства: порядок подготовки,
Скачать 1.91 Mb.
|
Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов
Приказ – локальный нормативный акт, издаваемый ректором университета для решения основных и оперативных задач, стоящих перед университетом. Приказ может быть издан ректором или лицом, исполняющим обязанности ректора в случае его отсутствия. Проекты приказов разрабатываются структурными подразделениями университета на основании поручения руководства либо в инициативном порядке. Приказы по содержанию и способам оформления бывают пяти видов: а) по основной деятельности; В приказах по основной деятельности решаются вопросы учебной, научной, финансовой, организационной, информационной, документационной деятельности, планирования, отчетности, развития и т.п. Регистрируются в общем отделе. б) по личному составу; Приказы по личному составу регулируют прием (зачисление), перемещение, увольнение (отчисление), предоставление всех видов отпусков, вынесение дисциплинарных взысканий, поощрений, награждений и т.п. Приказы по личному составу подразделяются на три группы, которые издаются и регистрируются отдельно:
в) по административно-хозяйственной работе. В приказах по административно-хозяйственной работе решаются вопросы административной и хозяйственной деятельности, например: о проведении инвентаризации и др. Регистрируются в общем отделе. г) по почасовой оплате; В приказах по почасовой оплате решаются вопросы об оплате работникам за проведение различного рода учебных занятий на условиях почасовой оплаты. Например по оплате председателям Государственной экзаменационной комиссии, за проведение курсов повышения квалификации, за проведение занятий на подготовительном отделении и т.д.. Регистрируются в общем отделе. д) по различным мероприятиям; Приказы по различным мероприятиям включаю приказы по проведению конференций, олимпиад, по мероприятиям, посвященным научной и общественной деятельности, регистрируются в общем отделе. Проекты приказов по кадровым вопросам готовит отдел кадров БГУ на основании соответствующих представлений. Проекты приказов по студенческому контингенту готовит отдел статистики и учета контингента студентов. Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, ответственных за их подготовку. Контроль за правильностью оформления проектов приказов осуществляет общий отдел. Подготовка проекта приказа включает в себя изучение существа вопроса, сбор необходимых сведений, распечатку проекта приказа, согласование, подписание ректором, регистрацию. В приказах по основной деятельности решаются вопросы хозяйственной, финансовой деятельности, планирования, отчетности, учебно-воспитательного процесса, физического развития и т.п. Приказы по общей деятельности, по почасовой оплате (за исключением разработанных в Информационной базе «Университет»), по различным мероприятиям, по административно-хозяйственной работе должны оформляться на бланке установленной формы (Приложение № 3) и должны иметь следующие реквизиты: полное наименование организации с указанием вышестоящей организации; название вида документа – приказ; дату, номер приказа (дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом, номер состоит из знака «№» и порядкового номера приказа); место издания приказа - указывается город; заголовок; текст; инициалы, подпись, фамилия; подпись лица, с обратной стороны подпись лица, подготовившего проект приказа; визы согласования с указанием должности согласующих лиц. Приказы по личному составу работников могут оформляться как традиционным способом, так и с использованием унифицированных форм, введенных в действие с 05 апреля 2004 г. постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 05.01.2004 № 1 «О первичных учетных документах». Приказы по студенческому контингенту оформляются в Информационной системе «Университет» по утвержденным формам. Употребление бланков произвольной формы не допускается. Передача приказов, их копий работникам сторонних организаций допускается только с разрешения руководства Университета. Заголовок приказа должен кратко и точно отражать содержание текста приказа, начинаться с предлога «О» или «Об», формулироваться при помощи отглагольных существительных. Кавычки в названии и точка в конце заголовка не ставятся. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал и выравнивается по центру. Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером № 13 или № 14 через 1,5 межстрочного интервала и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Бланки приказов должны иметь поля следующих размеров: левое поле - 30 мм; правое поле - 10 мм; нижнее поле - 20 мм; верхнее поле – 20мм. Текст приказа излагается от первого лица единственного числа и может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами: «в целях», «в соответствии», «во исполнение» и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование. Преамбула в проектах приказов завершается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами с новой строки. Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме и должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Формулировки распорядительной части должны быть краткими, четкими, ясными, не противоречить по смыслу ранее изданным документам и не допускать различных толкований. Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме: «подготовить», «обеспечить», «провести», «разработать» и т.д. Следует избегать неопределенных выражений типа: «поднять», «повысить», «усилить», «принять меры», «активизировать», «обратить внимание» и т. д. Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объему предполагаемых работ, при этом следует учитывать время доведения приказа до конкретных исполнителей. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения (в скобках - фамилия без инициалов руководителя структурного подразделения в именительном падеже) или конкретные должностные лица с указанием должности, инициалов и фамилии в дательном падеже, например: УБУиФК (И.О.Фамилия) или Проректору по НИР И.О.Фамилия Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о структурном подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа. Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами: «Признать утратившим силу...». В приказ допускается включать пункт: «Приказ довести до сведения...», «Довести до сведения по подпись…». Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта приказа рассылку документов, которую исполнитель готовит вместе с проектом приказа и включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Визы согласования предваряют слова «Проект приказа вносит:», указывается должность или сокращённое название структурного подразделения, подготовившего проект приказа, подпись и расшифровка подписи. Далее следует слово «СОГЛАСОВАНО:» и приводятся подписи должностных лиц, принявших участие в согласовании документа (с указанием должности, подписи, расшифровки подписи), например: Проект приказа вносит: Начальник ПУ подпись И.О. Фамилия СОГЛАСОВАНО: Проректор по АХР подпись И.О. Фамилия Главный бухгалтер подпись И.О. Фамилия Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из наименования должности лица, подписавшего приказ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Не допускается ставить предлог «За», делать надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля. Проекты приказов по общей деятельности, различным мероприятиям, почасовой оплате, административно-хозяйственной работе, распоряжения проректоров должны быть согласованы должностными лицами в следующем порядке: 1. с заведующим Общим отделом в части правильности оформления приказа в соответствии с установленными требованиями по ведению делопроизводства в Университете, комплектности приказа; 2. с начальником Правового управления на предмет соответствия проекта приказа и приложений к нему (при наличии) законодательству Российской Федерации, уставу и/или локальным актам Университета в случае, если в проекте приказа: а) регулируются отношения Университета с органами государственной власти и органами местного самоуправления, предприятиями, учреждениями, организациями всех форм собственности; б) предусматриваются вопросы, прямо не урегулированные законодательством Российской Федерации и/или локальными актами Университета; в) утверждается и/или вводится в действие локальный акт Университета или изменения в него. 3. с руководителем подразделения, в компетенцию которого входит координация направления деятельности или вопросов, регулируемых проектом приказа; 4. с руководителями структурных подразделений, которым в проекте приказа предусматриваются задания и поручения; 5. с Планово-финансовым управлением, Управлением бухгалтерского учета и финансового контроля, в случае, если в проекте приказа регулируются финансовые вопросы в части указания источника финансирования и процедуры оплаты работ и услуг физических и юридических лиц, а также в части налогового регулирования; 6. с начальником Отдела кадров в случае, если проектом приказа регулируются трудовые правоотношения Университета и его работников; 7. с проректором, курирующим подразделение, которое вносит проект приказа и по соответствующему направлению предмета приказа. Проекты приказов по личному составу обучающихся должны рассматриваться и визироваться должностными лицами в срок до 10-ти рабочих дней со дня поступления от обучающегося заявления и прилагаемых к нему документов (при наличии), должностные лица визируют в следующем порядке:
Должностное лицо из состава Ректората подписывает приказ в срок не позднее следующего рабочего дня с момента поступления приказа на подпись. Процесс подписания проектов приказов контролирует работник, вносивший проект приказа. Проект приказа и все входящие в его состав приложения должны иметь сквозную нумерацию страниц, при этом титульный лист считается первой страницей, но номер на ней не печатается. Внесение изменений в подписанный приказ, а также в согласованный проект документа не допускается. В этом случае создается приказ о внесении изменений в приказ. Приказы Университета подписывает ректор, проректоры, на которых возлагается обязанность подписания определенных видов приказов. В отсутствие ректора/проректора подписывать приказы возлагается на лицо, его замещающее. Приложения к приказу визируются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект. Виза ставится на оборотной стороне последнего листа приложения. При наличии нескольких приложений приложения нумеруются. Отметка о наличии приложения оформляется в соответствующем пункте текста приказа (словом «прилагается», заключенным в скобки) и вверху документа, являющегося приложением к приказу согласно реквизиту 21. Левое поле отметки выравнивается на расстоянии 0,7 см от правой границы текстового поля. Если приложением является документ, утверждаемый приказом, то на нем проставляется гриф утверждения, который состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО» («УТВЕРЖДЕН», «УТВЕРЖДЕНА» или «УТВЕРЖДЕНЫ»), наименования документа в творительном падеже, его даты и номера, согласно реквизиту 16. Структурные подразделения, осуществляющие регистрацию приказов, производят электронную рассылку копий приказов в структурные подразделения университета в системе электронного документооборота или посредством тиражирования на бумажных носителях (приказы, которые требуется донести до определенных групп лиц). В обязательном порядке копии приказов должны направляться в структурные подразделения-исполнители и в структурные подразделения, подготовившие проекты приказов, а также заинтересованным структурным подразделениям и должностным лицам университета. Копии приказов или выписки из приказов, заверенные по полной форме с проставлением печати структурного подразделения, осуществляющего хранение оригиналов приказов, при необходимости с разрешения ректора рассылаются в заинтересованные организации по их письменным запросам или выдаются на руки гражданам по заявлениям.
Распоряжение - распорядительный документ, издаваемый ректором или проректорами университета по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам оперативного управления деятельностью университета (совещания, конференции и т.д.). (Приложение № 4) Распоряжение не должно содержать предписаний, носящих нормативный характер. Регистрация распоряжений осуществляется в общем отделе. Нумерацию необходимо начинать с начала календарного года. Порядок составления и оформления распоряжений в целом аналогичен порядку оформления приказов по основной деятельности университета. Различия заключаются в следующем: распорядительная часть отделяется от констатирующей словом «ОБЯЗЫВАЮ», которое так же, как в приказах, печатается отдельной строкой прописными буквами.
Решение - нормативный локальный акт, принимаемый коллегиальными или совещательными органами в целях разрешения наиболее важных вопросов деятельности. Решения издают общие собрания, учёные, методические советы и др. Решение оформляется с соблюдением требований к оформлению приказов, за исключением того, что ключевым словом отделяющим констатирующую часть текста от распорядительной, является глагол «решил», «решила», «решили». Решениями также называются совместные распорядительные документы, принимаемые двумя и более органами, имеющими право издавать различные по форме распорядительные документы. Совместные решения оформляются так же, как и совместные приказы.
Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. (Приложение № 5). Датой протокола является дата заседания. Если заседание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания. |
Похожие:
 | Инструкция устанавливает единую систему делопроизводства, порядок подготовки, оформления, прохождения, контроля за исполнением, учетом,... |  | В целях установления единого порядка делопроизводства и совершенствования работы с документами в мади |
| Государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Первый Московский государственный медицинский... | | Государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Первый Московский государственный медицинский... |
| Работа), обучающихся по программам подготовки бакалавров и специалистов в Федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении... | | Огарёва» (далее – Положение) определяет порядок выбора и дальнейшего освоения элективных и факультативных дисциплин в федеральном... |
| Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования | | Настоящее Положение определяет порядок оформления, ведения, учета и хранения студенческих билетов и зачетных книжек в федеральном... |
| Университета в Государственном образовательном учреждении высшего профессионального образования Московский государственный строительный... | | Российской Федерации» от 29 декабря 2012 г. №273-фз, Уставом федерального государственного бюджетного образовательного учреждения... |