Инструкция по делопроизводству (далее Инструкция) в федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего образования «Бурятский государственный университет» (далее Университет) устанавливает общие правила делопроизводства: порядок подготовки,
Скачать 1.91 Mb.
|
Заявление – официальное сообщение в устной или письменной форме, адресованное должностному лицу. Работниками организации заявления, как правило, составляются по кадровым вопросам: о принятии на работу, об увольнении, о предоставлении отпуска и т.д. Заявление адресуется руководителю организации или его заместителю (в крупных организациях – руководителю самостоятельного структурного подразделения). Заявление оформляется на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами заявления являются: наименование подразделения, вид документа, дата, номер документа, адресат, инициалы, фамилия и должность заявителя, подпись. Текст заявления начинается с изложения непосредственного существа вопроса («Прошу перевести»… «Прошу предоставить»… и др.), затем излагаются детали затронутого вопроса. Заявление может иметь приложения (например, к заявлению о приеме на работу прилагаются подлинники или копии документов об образовании, анкета, автобиография и др.). Заявление подписывается автором. Для оптимизации процесса согласования и рассмотрения типовых заявлений структурные подразделения совместно с общим отделом разрабатывают трафаретные формы заявлений.
Представления оформляются на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами представления являются: наименование подразделения, вид документа, дата, номер, адресат, подпись. Текст представления содержит следующую информацию: фамилия, имя, отчество; дата рождения; образование; занимаемая должность (если представление оформляется на студента, указать факультет, форму обучения), структурное подразделение; стаж работы/учебы (общий; в данном подразделении; в данной должности); оценка служебной деятельности; повышение профессионального уровня; оценка деловых и моральных качеств; участие в общественной работе; мотивы назначения, перемещения или поощрения; должность и структурное подразделение, которую предлагается назначить или переместить работника. Представление подписывается руководителем подразделения и адресуется руководителю организации.
Предложение – документ, представляющий собой разновидность докладной записки, содержащей перечень конкретных предложений по определенному вопросу. Составляются предложения аналогично докладным запискам, но, как правило, по заданию руководства. Текст предложения не содержит аналитической части, а только вводную (обоснование) и заключительную (перечень предложений).
Сводка – документ, содержащий обобщенные сведения по какому-либо одному вопросу. В сводке концентрируется информация из различных источников по заранее установленным параметрам, связанных одной темой (сводка отзывов, сводка предложений, сводка замечаний, сводка требований и т.д.). В сводке допускается приводить сведения об источниках информации, перечислять и давать характеристику фактическому материалу по одному или нескольким показателям. В целом, сводка оформляется по тем же правилам, что и справка. Текст сводки допускается оформлять в виде таблицы. Сводка подписывается составителем, при ее направлении в другую организацию – руководителем.
Заключение – документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу. Заключения составляются на проекты положений, постановлений, инструкций, на научные работы (отчеты, статьи, диссертации, дипломные проекты), проекты стандартов и др. Заключение должно иметь заголовок с указанием наименования документа или вопроса, на который оно подготовлено. Текст заключения состоит из двух частей: в первой части дается краткое изложение существа вопроса, анализ основных положений или предложений и общая оценка документа или вопроса. Во второй части излагаются конкретные замечания по существу рассматриваемого вопроса или документа, выводы и предложения. Эта часть текста заключения может состоять из отдельных пунктов, нумеруемых арабскими цифрами. При отсутствии замечаний и предложений по рассматриваемому вопросу или документу в заключении указывается: «С проектом… согласны» или «По проекту… замечаний нет». Заключение оформляется на стандартном листе бумаги и подписывается специалистом или группой специалистов – его составителей. При направлении заключения в другое учреждение составляется сопроводительное письмо за подписью руководителя.
Отзыв – документ, содержащий мнение организации или специалиста по поводу какой-либо работы, поступившей на рассмотрение. В целом, порядок составления и оформления отзыва соответствует порядку подготовки и оформления заключения.
Перечень – документ, содержащий систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов, работ, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований. Оформляется на общем бланке организации. Текст перечня оформляется в виде таблицы. Перечни подписываются должностными лицами, составившими их. Отдельные разновидности перечней требуют утверждения руководителем организации или вышестоящим органом. Порядок составления и форма конкретных разновидностей перечней регламентируются соответствующими инструкциями, указаниями, методическими документами. Список – документ, содержащий перечисление лиц, предметов, объектов в определенном порядке. Списки, как правило, составляются в целях регистрации или информирования. Списки составляются и оформляются по тем же правилам, что и перечни. Текст списка, как правило, излагается в табличной форме. Список подписывается должностным лицом, составившим его, при необходимости – руководителем организации.
Телеграмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста – по телеграфной сети общего пользования. Телеграммы посылаются только по срочным вопросам и лишь в случаях, когда другим способам передать информацию нельзя. Телеграмма подразделяется на категории: простая и срочная. Срок прохождения от отправителя до адресата «обыкновенной телеграммы» составляет до 6 часов, «срочной»- до 3 часов. Телеграмма должна быть напечатана четко и без помарок, на одной стороне телеграфного бланка установленной формы или на светлой бумаге. Телеграмма содержит следующие реквизиты: служебный заголовок, указание категории телеграммы, отметка о виде телеграмм, телеграфный адрес получателя, условный или полный, текст (содержание телеграммы), подпись, регистрационный делопроизводственный номер, дата регистрации, адрес и наименование отправителя (помещается под чертой). Слова в телеграммах для подсчета делятся на действительные и тарифные. Действительные слова необходимы для контроля правильности передачи и приема телеграмм на телеграфных аппаратах. По количеству тарифных слов производится оплата телеграмм. В ответных телеграммах перед текстом обязательно указывается номер и дата документа, на который дается ответ. При адресовании телеграммы в четыре и более адреса прилагается список рассылки, составленный и подписанный исполнителем. Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается содержание: в частности, отрицание «не» опускать нельзя), с сокращенными обозначениями знаком препинания: Точка – ТЧК Запятая – ЗПТ Двоеточие – ДВТЧ Кавычки – КВЧ Скобки – СКБ Номер – НР Все цифровые данные в тексте пишутся словами, сочетание из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках, в нумерации домов, индексах документов. Знаки «N», -, + и другие следует писать словами: номер или НР; минус, плюс и т.д. Конец текста телеграммы заканчивается точкой (ТЧК). Текст телеграммы не должен заканчивается цифрой. После текста перед подписью ставят регистрационный номер телеграммы. В телеграммах не используются сложные, многословные предложения, характерные для деловых писем, выбор делается в пользу более коротких слов; предпочтение отдается нейтральной и конкретной деловой лексике, употребление которой не вызывает толкований; не рекомендуется использовать избыточную лексику, не несущую новой информации, а лишь повторяющую уже сказанное. Текст телеграмм должен содержать только конкретную информацию, отражающую существо ситуации. Текст телеграммы печатается на лицевой стороне листа через два интервала прописными буквами без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц, в 2 экземплярах, из которых первый передается в общий отдел, второй подшивается в дело структурного подразделения. Исправления, внесенные при подписании должны быть оговорены под чертой надписью «исправленному верить» и заверены исполнителем. Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и начинается с абзаца. В подписи должна быть указана фамилия автора телеграммы. В нижней части телеграммы под чертой указывается адрес отправителя и наименование структурного подразделения (без сокращения), должность, фамилия исполнителя и дата отправки. Факсограмма (телефакс, факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры). По скорости передачи информации факсимильная связь стоит на одном уровне с телексной связью, но обладает очевидным преимуществом; она позволяет отправлять и получать графическую информацию на бумажном носителе, что невозможно телеграфом или телексной связью. Факсограмма не может считаться отдельным видом документа. Так как по факсу можно передать любой документ на бумажном носителе – приказ, распоряжение, договор, протокол и др., но чаще всего факс используется для передачи служебных писем и разного рода информационных сообщений. Документ, принятый по факсимильной связи, не имеет юридической силы. Не существует каких-либо требований оформления документов, передаваемых по факсу; они должны оформляться в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документа, и печататься черным четким контрастным шрифтом. Объем передаваемого документа не должен превышать пяти листов. На передаваемом документе в верхнем правом углу проставляется отметка «Факс с досылкой» или «Факс без досылки». В нижнем левом углу лицевой стороны последнего листа документа указываются фамилия и номер телефона исполнителя. Не допускается волнистость или деформация материального носителя отправляемого документа. На лицевой стороне подлинника не должно быть морщин, пятен изгибов и рельефов от надписей на оборотной стороне. Регистрация поступивших факсограмм производится в приемной ректора. Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста: передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем. Телефонограммы используются для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера (извещения, приглашения, экстренные сообщения и т.п.). Текст телефонограмм передается устно по каналам телефонной связи, записывается (печатается) получателем и должен включать не более 50 слов, при этом следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов. Для записи телефонограмм целесообразно использовать журнал по следующей форме:
Телефонограмма может быть записана от руки (застенографирована), расшифрована и отпечатана. Следует проверять правильность записи повторным чтением телефонограммы в конце ее передачи.
Текст доверенности фиксирует факт предоставления права на совершение каких-либо действий от имени Университета. Доверенности выдаются университетом своему представителю на право заключения договоров, представление интересов в судах и иных органах государственной власти, получение денег, товарно-материальных ценностей или совершение других действий от имени Университета. В тексте доверенности могут указываться следующие сведения: полное наименование организации; фамилия, имя, отчество, должность, паспортные данные доверенного лица; содержание доверенных полномочий; заверение подлинности подписи; срок действия доверенности. Доверенность печатается на продольном бланке БГУ без оформления адресной части (Приложение № 6). Наименование документа - слово Д О В Е Р Е Н Н О С Т Ь – печатается прописными буквами вразрядку полужирным шрифтом и выравнивается по центру, отделяется от текста (основных реквизитов) 3 межстрочными интервалами. Доверенность подписывается ректором или лицом, исполняющим его обязанности. Доверенности подлежат регистрации в общем отделе. Копия доверенности хранится в общем отделе.
Отчетную документацию составляют документы, содержащие сведения о результатах деятельности университета за определенный период времени - год, полугодие, квартал, месяц. Анализ отчетных документов дает возможность руководству корректировать деятельность университета, совершенствовать организационную структуру, кадровый состав и т.д. Отчетная документация университета состоит из нескольких комплексов документов:
Отчет – документ, содержащий сведения о результатах деятельности за определенный период времени, выполнении мероприятий, поручений, заданий, представляемый руководителю структурного подразделения, организации или вышестоящему органу. Государственная статистическая и ведомственная отчетность составляется на основе утвержденных унифицированных форм и в соответствии с утвержденными нормативными документами, предписывающими порядок их составления и оформления. Внутриуниверситетская отчетность составляется в относительно свободной форме, порядок ее составления и оформления аналогичен другим управленческим документам. При составлении внутренних отчетов учитывается их назначение и круг рассматриваемых вопросов. Отчеты составляются на общем бланке или стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами отчета или справки отчетного характера являются: наименование организации, наименование подразделения (если это отчет или справка о работе подразделения), вид документа, дата, номер документа, место составления, подпись, гриф утверждения (на отчетах) или резолюция руководителя (на справке отчетного характера). В заголовке отчета указывается: Наименование органа или должностного лица, о результатах деятельности которых сообщается в документе («Отчет о работе аттестационной комиссии…»; «Отчет о работе отдела…»). В отчете даются описание выполненной работы и заключение, в котором анализируются ее итоги и излагаются выводы и предложения. Если отчет содержит результаты работы, которая ранее планировалась, последовательность изложения отчета должна соответствовать последовательности расположения заданий в плановом документе. Отчеты о работе структурных подразделений подписываются руководителем подразделения, отчеты о работе организации в целом подписываются руководителем подразделения, ответственным за подготовку отчета, отчет о работе сотрудника организации подписывается самим составителем. Отчет о работе организации утверждается руководителем организации или вышестоящим органом. Датой отчета является дата его утверждения или вынесения резолюции. К отчету может прилагаться пояснительная записка и другие справочные материалы. |
Похожие:
 | Инструкция устанавливает единую систему делопроизводства, порядок подготовки, оформления, прохождения, контроля за исполнением, учетом,... |  | В целях установления единого порядка делопроизводства и совершенствования работы с документами в мади |
| Государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Первый Московский государственный медицинский... | | Государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Первый Московский государственный медицинский... |
| Работа), обучающихся по программам подготовки бакалавров и специалистов в Федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении... | | Огарёва» (далее – Положение) определяет порядок выбора и дальнейшего освоения элективных и факультативных дисциплин в федеральном... |
| Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования | | Настоящее Положение определяет порядок оформления, ведения, учета и хранения студенческих билетов и зачетных книжек в федеральном... |
| Университета в Государственном образовательном учреждении высшего профессионального образования Московский государственный строительный... | | Российской Федерации» от 29 декабря 2012 г. №273-фз, Уставом федерального государственного бюджетного образовательного учреждения... |