Инструкция по делопроизводству (далее Инструкция) в федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего образования «Бурятский государственный университет» (далее Университет) устанавливает общие правила делопроизводства: порядок подготовки,
Скачать 1.91 Mb.
|
Например: 21-24.01.2011. Номером протокола является порядковый номер заседания, нумерация протоколов ведется в пределах календарного года. Заголовок протокола должен отражать вид заседания или коллегиальной деятельности и согласуется с названием вида документа. Например: Протокол Ученого совета института экономики и управления. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части заполняются следующие реквизиты: Председатель – инициалы и фамилия. Секретарь – инициалы и фамилия. Присутствовали – инициалы и фамилии присутствующих лиц в алфавитном порядке. Если присутствующих на заседании более 15 человек, то указывается их общее количество, а список присутствующих оформляется как самостоятельный документ. Повестка дня, в которой перечислены обсуждаемые на заседании вопросы с фамилиями докладчиков и закреплена последовательность их выступления. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ: ВЫСТУПИЛИ: ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ): Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае в тексте делается сноска «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения). Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании. Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал. Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой. Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога «О» («Об»), печатается по центру размером шрифта № 14 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал. Затем указывается принятое по вопросу решение. Полный протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Краткий протокол подписывается только председательствующим на заседании. Датой протокола является дата заседания. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Протоколы печатаются на продольном бланке университета размером шрифта № 14 и имеют следующие реквизиты: Наименование документа - слово П Р О Т О К О Л печатается от границы верхнего поля прописными буквами, полужирным шрифтом размером № 14 и выравнивается по центру. Вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру. Место проведения заседания, совещания - указывается (при необходимости), у кого проводится совещание, выравнивается по центру. Дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака «№» и порядкового номера протокола. Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала. Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. При оформлении расшифровки подписи, включающей только инициал имени и фамилию, пробел между точкой после инициала имени и фамилией не ставится. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем
Постановление - правовой акт, принимаемый коллегиальным органом Университета – Ученым советом в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед университетом и установления стабильных норм и правил. Юридическим основанием для издания постановлений в университете является необходимость осуществления собственной исполнительной и распорядительной деятельности в целях выполнения возложенных на орган управления задач в соответствии с предоставленной ему компетенцией и потребность правового регулирования работы аппарата управления. Проект постановления печатается на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом размером № 14. Проект постановления имеет следующие реквизиты: Вид документа - ПОСТАНОВЛЕНИЕ. Дата постановления отделяется от наименования вида, как правило, 2 межстрочными интервалами, проставляется при подписании постановления. Индекс (номер) печатается арабскими цифрами и состоит из знака № и порядкового номера документа, например, № 10. Место издания - отделяется от реквизитов «Дата» и «Номер» двумя межстрочными интервалами. Наименование документа должно в краткой форме отражать содержание постановления. Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером №13 через 1,5 интервала. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 от левой границы поля. Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть. Преамбула в проектах постановления завершается словом ПОСТАНОВЛЯЕТ, которое печатается прописными буквами без разрядки с новой строки от нулевого положения табулятора (от границы левого поля). Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. Постановляющая часть проектов постановлений подразделяется на пункты. Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. При наличии приложений к постановлению в тексте на них обязательно делается ссылка. Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из слов «Председатель Ученого совета », «Секретарь Ученого совета », инициалов имени, отчества и фамилий. Наименования должностей печатаются через один межстрочный интервал от левой границы текстового поля. Инициалы имени, отчества и фамилии печатаются у правой границы текстового поля. Приложения к проектам постановлений печатаются на отдельных листах бумаги и подписываются руководителями структурных подразделений, подготовившими документ. Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текста идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов постановлений.
Акт – документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий. Существует множество разновидностей актов с точки зрения их содержания и назначения: сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов); обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности; условий труда; результатов деятельности); испытаний (образцов, систем, технологий); приема-сдачи (материальных ценностей, документов); приема-передачи (дел); ревизии, инвентаризации, расследования аварий, несчастных случаев, ликвидации организации и т.д. Акты проверок, обследований, ревизий и другие не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения. Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Нередко акты составляются комиссиями, специально создаваемыми, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя организации. Акты могут составляться и постоянно действующими комиссиями на регулярной основе. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей, фамилии и инициалы ( в именительном падеже).Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова «Основание», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы. Главное при составлении акта – установление фактического состояния дел и правильное отражение их в акте. Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения. После тщательного изучения вопроса приступают к составлению акта. Акт оформляется на общем бланке организации или на специальном бланке акта, который может содержать и унифицированную форму текста (для актов с постоянно повторяющейся информацией). Обязательными реквизитами акта являются: вид документа (А К Т), дата и номер документа, место составления, отметка о наличии приложений, подписи, гриф утверждения. Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом «А К Т», например: АКТ списания материальных ценностей. Он может начинаться с предлога «О» или «об». К тексту, оформленному на бланке формата А 5, заголовок допускается не указывать. Датой акта является дата события (проверки, обследования, экспертизы и т.п.). Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей). В вводной части указывается основание для его составления (договор, распорядительный документ, нормативный документ с указанием его номера и даты), а также, кем составлен акт (председатель, члены комиссии). В основной части излагается сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Содержание акта может быть разделено на пункты, содержать материал, представленный в виде таблицы. При необходимости допускается включать в акт заключительную часть, которая должна содержать решение, выводы или заключения комиссии, составившей его. В конце текста акта указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами. После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются). При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту. В необходимых случаях, если этого требуют нормативные документы, акты утверждаются руководителем, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта.
Служебные письма БГУ готовятся как: - доклады о выполнении поручений вышестоящих организаций; - исполнение поручений по обращениям граждан по вопросам, относящимся к полномочиям университета; - ответы на запросы различных организаций и граждан; - сопроводительные письма; - инициативные письма. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются в соответствии со сроками, указанными в письме-запросе, на которое подготавливается ответ, сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений. Для составления служебных писем используются бланки вуза форматов А4. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами тем же видом и размером шрифта, какими напечатан весь текст письма. Заголовок к тексту служебного письма составляется в виде словесной конструкции с предлогом «О» («Об») и отглагольным существительным, отвечающим на вопрос «О чем?». Например: «Об изменении …», «Об исполнении …», «О выделении …». На бланке письма заголовок располагается ниже реквизита «Ссылка на регистрационный номер и дату документа», начиная от специальной ограничительной отметки. Текст письма, как правило, должен касаться одного или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации - адресата. Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в указаниях по исполнению документа руководства, содержать достоверную и аргументированную информацию, быть четкими, краткими. Содержание должно быть увязано с ранее изданными документами по данному вопросу и не противоречить законодательству. Не допускается различное толкование документов. Разрешается употребление только официальных сокращений органов государственной власти. Перечень полных и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти утвержден распоряжением Администрации Президента Российской Федерации и Аппарата Правительства Российской Федерации от 16.07.2008 № 943/788. Письма могут быть простыми и сложными. Простые письма составляются в случаях, когда не требуется изложения сложных в административном или юридическом отношении ситуаций. Простое письмо может иметь одну или две смысловые части. Письмо, состоящее из одной части, - это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования, выражение благодарности и другое. Если текст письма состоит из двух частей, то в первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием для подготовки письма, с указанием вида документа, даты, номера и заголовка к нему. Во второй части письма, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьба или отказ, напоминание, предложение, согласие, решение и т.д. Постоянная информация может быть оформлена в виде трафаретного текста. Для достижения ясности изложения текста используется прямой порядок слов в предложении, когда сказуемое следует за подлежащим, а определение стоит перед определяемым словом. В тех случаях, когда смысловая нагрузка падает на действие, используется обратный порядок слов. В письмах не должны употребляться слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы и историзмы): «при сем направляем», «настоящим сообщаем», «сего года» и др. Текст простого письма не должен превышать одной-двух машинописных страниц. Сложные письма составляются по вопросам, требующим подробного изложения ситуации, ее анализа, оценки, аргументации, формулировки выводов, мнений, предложений, просьб. Сложные письма могут содержать до пяти страниц текста. Они состоят из следующих основных частей: вступление, основное содержание, заключение. Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать ссылку на документ или его отдельные пункты, послужившие юридическим основанием или поводом для письма, констатацию факта, события, сложившейся ситуации. Основное содержание письма составляют описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства. Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний. Заключение начинается словам «просим» (письмо-просьба или запрос), «высылаем», «направляем», «представляем» (сопроводительное письмо), «сообщаем» (информационное письмо). Заключительная часть может заканчиваться формулировкой вежливости, вписываемой от руки, например: С уважением... Следует использовать следующие формы изложения: от 1-го лица множественного числа («просим направить...», «направляем на рассмотрение...»); от 3-го лица единственного числа («Федеральное агентство связи считает возможным..., рассмотрело..., не возражает...»). Если проект письма оформлен на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: «прошу...», «направляю...», «считаю необходимым...». В тексте письма, составленного во исполнение распорядительного документа вышестоящей организации, дается ссылка на его дату, номер и заголовок. При этом вид документа печатается строчными буквами, заголовок берется в кавычки. Названия нормативных документов (инструкций, правил и др.) приводятся без кавычек. Текст письма может включать таблицу. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, на следующих страницах печатаются только номера этих граф. Письма подписывает ректор, проректоры по направлениям, деканы/директоры факультетов/институтов (в зависимости от содержания письма). Датой письма является дата его подписания При подготовке документов следует применять текстовой редактор Word for Windows версии 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman размером № 12 (для оформления табличных материалов), № 14 (для текстовых документов) через 1 - 1,5 интервала. Для оформления табличных и графических материалов могут быть использованы и другие редакторы.
Служебная переписка между структурными подразделениями допускается только в исключительных случаях, когда невозможен бездокументальный способ обмена информацией. Для обращения к должностному лицу из состава ректората работниками в университете используются объяснительные, докладные (служебные) записки, которые пишутся на имя ректора/проректора. (Приложение № 10) а) докладная записка; Докладная записка составляется с целью информировать руководство о сложившейся ситуации, об имевших место фактах, о выполнении или невыполнении заданий, планов, указаний, работ или побудить к принятию определенного решения. Докладные записки обеспечивают связь объектов управления на вертикальном уровне, то есть направляются от нижестоящего должностного лица вышестоящему должностному лицу. Докладные записки направляются ректору, должностным лицам из состава Ректората, руководителям структурных подразделений. б) объяснительная записка. Объяснительная записка - документ, объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Записка составляется на стандартном листе бумаги формата А4. Записка должна иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения: а) наименование структурного подразделения - автора записки; Наименование структурного подразделения - автора записки печатается строчными буквами, начиная с прописной, без кавычек обычным шрифтом размером № 14, от левой границы текстового поля. б) вид документа; Вид документа - слова «ДОКЛАДНАЯ (СЛУЖЕБНАЯ, ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ) ЗАПИСКА» печатаются через два межстрочных интервала от наименования структурного подразделения прописными буквами без кавычек шрифтом № 14, от левой границы текстового поля. в) дата документа; Датой записки является дата ее подписания. Дата проставляется под наименованием вида документа. Дату необходимо оформлять в соответствии с правилами оформления реквизита 11. г) адресат; В реквизите «Адресат» указывают должность, инициалы и фамилию должностного лица, на рассмотрение которого направляется записка. Реквизит «Адресат» располагают в правом верхнем углу первого листа документа от четвертого положения табулятора (8 см), выравнивая по левому краю или по центру самой длинной строки. Адресование записки необходимо оформлять в соответствии с правилами оформления реквизита 15. д) наименование либо аннотация документа; Наименование либо аннотация документа (заголовок к тексту) записки составляется лицом, готовящим записку, и должен кратко и точно отражать содержание текста. Записка должна иметь наименование, которое начинается с предлога «О (Об)». Например: О направлении на обучение, Об участии в конференции, Об опоздании на работу. Наименование записки печатается через два межстрочных интервала от реквизитов «Дата документа» строчными буквами, начиная с прописной, без кавычек полужирным шрифтом размером № 14, от левой границы текстового поля. Наименование записки, состоящее из нескольких строк, печатается через один межстрочный интервал. Наименование записки необходимо оформлять в соответствии с правилами оформления реквизита 18. е) текст документа; В тексте докладной (служебной) записки выделяются две или три части. В первой части сообщаются факты, послужившие поводом для составления докладной (служебной) записки, во второй - конкретные выводы, просьбы и предложения. Если текст состоит из трех частей, то во второй части будет анализ сложившейся ситуации, возможные варианты решения, а в третьей - выводы и предложения. Текст отделяется от наименования записки двумя межстрочными интервалами, печатается рекомендуемым шрифтом Times New Roman № 14 через 1,15 или 1,5 межстрочных интервала от нулевого положения табулятора (левой границы текстового поля) и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка каждого абзаца начинается с первого положения табулятора (1,25 см) от левой границы текстового поля. Текст объяснительной записки допускается оформлять рукописным способом. Текст записки необходимо оформлять в соответствии с правилами оформления реквизита 20. и) отметка о наличии приложения; Записка может иметь приложение, тогда отметка о нем делается также как отметка о приложении к служебному письму. Слово «Приложение:» печатается через два межстрочных интервала от текста записки строчными буквами, начиная с прописной, без кавычек обычным шрифтом размером № 14, от левой границы текстового поля и ставится двоеточие. Слово «Приложение» независимо от количества приложений пишется в единственном числе. Отметку о наличии приложения к записке необходимо оформлять в соответствии с правилами оформления реквизита 21 (в части, относящейся к письму). ж) подпись должностного лица. Подпись записки состоит из наименования должности лица, подписывающего документ, личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Наименование должности лица, подписывающего записку, печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля. Подпись отделяется от текста докладной записки или отметки о наличии приложения двумя - четырьмя межстрочными интервалами. При подписании записок необходимо использовать чернила синего цвета, чтобы не затруднять определение оригинала документа. Подпись записки необходимо оформлять в соответствии с правилами оформления реквизита 23. Оригиналы докладных, служебных и объяснительных записок направляются адресатам на рассмотрение в бумажном виде. Оригиналы записок хранятся в делах структурных подразделений-исполнителей в соответствии с номенклатурами дел.
Справка - это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов, событий, в том числе биографического или служебного характера. 4.8.1. В зависимости от адресата справки делятся на две группы: а) внешние; Внешние справки составляются для предоставления в другую организацию. Внешние справки подписываются: - ректором; - лицом, исполняющим обязанности ректора в случае его отсутствия, назначенным приказом ректора; - должностными лицами из состава Ректората в соответствии с перечнем координируемых подразделений, сферой ответственности, делегируемыми им организационными полномочиями и порядком замещения, утверждаемыми приказом ректора. - руководителями структурных подразделений, имеющими право подписи документов. Право подписи внешних справок устанавливается в положениях о структурных подразделениях Университета и в должностных инструкциях работников. б) внутренние. Внутренние справки предоставляются ректору, должностным лицам из состава Ректората или на рассмотрение коллегиального органа Университета (совет, комиссия и т.п.). 4.8.2. В зависимости от содержания справки делятся на две группы: а) справки, содержащие сведения, связанные с основной деятельностью организации; В зависимости от целей составления они подразделяются на: - аналитические содержат информацию по проблеме, требующей решения; - отчетные справки содержат итоговые сведения о результатах деятельности, поэтому их наименование включает указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения. - информационные составляются с целью информировать руководство о положении дел. Они составляются по запросу и представляются в установленные сроки. Такие справки могут быть внешними или внутренними. б) справки, подтверждающие сведения биографического или служебного характера о человеке. Справки биографического или служебного характера о человеке служат для удостоверения каких-либо фактов, например, о подтверждении занимаемой должности, трудового стажа, о месте обучения и т.п. Такие справки могут быть только внешними. 4.8.3. Внешние справки оформляются на утвержденном бланке письма университета (по требованию организации, запрашивающей справку, или в соответствии с указанием вышестоящей организации), например Архивная справка. Внутренние справки оформляются на стандартном листе бумаги формата А4. 4.8.4. Справка должна иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения: а) наименование структурного подразделения - автора справки (для внутренней справки) печатается строчными буквами, начиная с прописной, без кавычек обычным шрифтом размером № 14, от левой границы текстового поля. б) вид документа; Вид документа - слово «СПРАВКА» печатается через два межстрочных интервала от наименования Университета (для внешней справки) или от наименования структурного подразделения - автора справки (для внутренней справки) прописными буквами без кавычек шрифтом размером № 14, от левой границы текстового поля. в) дата документа; г) регистрационный номер документа; Регистрационным номером справки является порядковый номер, присваиваемый в пределах календарного года, дополненный номером дела по номенклатуре дел структурного подразделения, в котором хранятся копии справок. Регистрационный номер внутренней справки пишется на одной строке с датой и отделяется от реквизита «Вид документа» двумя межстрочными интервалами. Регистрационный номер необходимо оформлять в соответствии с правилами оформления реквизита 12. д) адресат; Реквизит «Адресат» располагают в правом верхнем углу первого листа документа от четвертого положения табулятора (8 см), выравнивая по левому краю или по центру самой длинной строки. В реквизите «Адресат» (для внутренней справки) указывают должность, инициалы и фамилию должностного лица, на рассмотрение которого направляется справка. Адресование справки необходимо оформлять в соответствии с правилами оформления реквизита 15. е) наименование либо аннотация документа (заголовок к тексту); Наименование либо аннотация документа (заголовок к тексту) справки составляется лицом, готовящим справку, и должен кратко и точно отражать содержание текста. Справка должна иметь наименование, которое начинается с предлога «О (Об)». Например: О работе с обращениями граждан в 2015 году, Об объёме документооборота за январь 2015 года (для внутренней справки), О подтверждении подлинности диплома. Наименование внутренней справки печатается через два межстрочных интервала от реквизитов «Дата документа» и «Регистрационный номер документа» строчными буквами, начиная с прописной, без кавычек шрифтом № 14, от левой границы текстового поля. Наименование справки, состоящее из нескольких строк, печатается через один межстрочный интервал. Наименование справки необходимо оформлять в соответствии с правилами оформления реквизита 18. ж) текст документа; Текст аналитической справки состоит из трех частей. В первой части излагаются основания составления, во второй - анализ ситуации, в третьей -выводы и предложения. Текст справки биографического или служебного характера о человеке начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени, отчества (полностью) лица, о котором сообщаются сведения. В тексте справки не следует использовать архаичные обороты, например: Настоящая справка дана ... , Настоящим подтверждается, что ... действительно работает .... Текст отделяется от наименования справки двумя межстрочными интервалами, печатается рекомендуемым шрифтом Times New Roman № 14 через полтора межстрочных интервала от нулевого положения табулятора (левой границы текстового поля) и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка каждого абзаца начинается с первого положения табулятора (1,25 см) от левой границы текстового поля. Текст справки необходимо оформлять в соответствии с правилами оформления реквизита 20. з) подпись должностного лица; Подпись справки состоит из наименования должности лица, подписывающего документ, личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Наименование должности лица, подписывающего справку, печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля. Подпись отделяется от текста справки двумя - четырьмя межстрочными интервалами. Подпись справки необходимо оформлять в соответствии с правилами оформления реквизита 23. и) оттиск печати. Справки, подтверждающие сведения биографического или служебного характера о человеке, а также справки, содержащие сведения финансового характера, заверяются проставлением оттиска печати. Оттиск печати проставляется после подписания справки уполномоченным должностным лицом. Оттиск печати на справке необходимо оформлять в соответствии с правилами оформления реквизита 26. 4.8.5. Подготовка справки включает в себя: а) изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений; Справки составляются структурными подразделениями по устным запросам работников и обучающихся Университета и письменным запросам граждан по поручению ректора или должностных лиц из состава Ректората, имеющих право подписи справок. Перед составлением справки тщательно изучаются законодательные акты Российской Федерации, локальные нормативные акты Университета и документы, являющиеся основаниями для подготовки справки. б) подготовка справки; Обеспечение качественной подготовки справок возлагается на руководителей структурных подразделений, которые отвечают за предоставленные сведения. Сроки подготовки справок, являющихся ответом на запрос, устанавливаются нормативными правовыми актами либо указаниями по исполнению документов (резолюциями) ректора или должностных лиц из состава Ректората. г) подписание справки; Справки, содержащие сведения, связанные с основной деятельностью университета, имеют одну подпись. Справки, содержащие сведения финансового характера, должны иметь две подписи: ректора и главного бухгалтера. Справки биографического или служебного характера о человеке должны иметь две подписи: уполномоченного должностного лица университета и руководителя или работника структурного подразделения, ответственного за составление справки и содержащиеся в ней сведения. Справка, подготовленная в ответ на письменный запрос, подается на подпись ректору или должностному лицу из состава Ректората вместе с оригиналом письма-запроса. Внесение изменений и исправлений в подписанную справку не допускается. д) проставление оттиска печати; На справки, имеющие подпись ректора или должностного лица из состава Ректората, имеющего доверенность от ректора, ставится гербовая печать Бурятского государственного университета. На справки, имеющие подпись руководителя структурного подразделения, ставится печать с наименованием соответствующего структурного подразделения. Если структурное подразделение не имеет печать со своим наименованием или печать «Для справок», то ставится печать «Общий отдел»; д) регистрация справки; Справки за подписью ректора или должностного лица из состава Ректората регистрируются в общем отделе. Справки, подготовленные в структурных подразделениях, за подписью руководителей подразделений регистрируются в соответствующих структурных подразделениях. Справки-вызовы, дающие право на предоставление по месту работы дополнительного отпуска и других льгот, связанных с обучением в Университете, за подписью ректора или должностного лица из состава Ректората или за подписью деканов факультетов регистрируются в соответствующих деканатах. Подписанным справкам присваиваются регистрационные номера и проставляются даты регистрации. Полностью оформленная справка за подписью руководителя структурного подразделения, имеющего право подписи документов, регистрируется в структурном подразделении, отвечающем за подготовку справки, где ей присваивается регистрационный номер и проставляется дата регистрации. 4.8.6. Для оптимизации процесса выдачи типовых справок общий отдел разрабатывает трафаретные бланки справок, которые утверждаются ректором, например: «Справка об обучении», «Архивная справка». Копии с типовых справок, оформленных на трафаретных бланках, как правило, не снимаются.
|
Похожие:
 | Инструкция устанавливает единую систему делопроизводства, порядок подготовки, оформления, прохождения, контроля за исполнением, учетом,... |  | В целях установления единого порядка делопроизводства и совершенствования работы с документами в мади |
| Государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Первый Московский государственный медицинский... | | Государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Первый Московский государственный медицинский... |
| Работа), обучающихся по программам подготовки бакалавров и специалистов в Федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении... | | Огарёва» (далее – Положение) определяет порядок выбора и дальнейшего освоения элективных и факультативных дисциплин в федеральном... |
| Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования | | Настоящее Положение определяет порядок оформления, ведения, учета и хранения студенческих билетов и зачетных книжек в федеральном... |
| Университета в Государственном образовательном учреждении высшего профессионального образования Московский государственный строительный... | | Российской Федерации» от 29 декабря 2012 г. №273-фз, Уставом федерального государственного бюджетного образовательного учреждения... |