Инструкция по делопроизводству (далее Инструкция) в федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего образования «Бурятский государственный университет» (далее Университет) устанавливает общие правила делопроизводства: порядок подготовки,
Скачать 1.91 Mb.
|
Правила подготовки и оформления документов
Университет в процессе делопроизводства издает документы, отражающие его организационные основы и деятельность. Состав документов определяется компетенцией и функциями Университета, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и органами управления. Организационная, исполнительная и распорядительная деятельность Университета реализуется через организационно-распорядительные документы: а) распорядительные – приказы, распоряжения, решения; б) организационные - штатное расписание, положения, инструкции, порядки, регламенты, протоколы, договоры, контракты; в) информационно-справочные – планы, акты, отчеты, программы, справки, заключения, отзывы, служебные письма (докладные, объяснительные), письма организаций, телеграммы, телефонограммы, факсы, и др.;
Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. создании управленческих документов. Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы и т.д.), а также на искусственных языках с использованием машинных носителей. При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники. Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документа: наименование организации - автора документа, название вида (унифицированной формы документа), дата, индекс, заголовок к тексту, текст, визы, подпись. В процессе подготовки и оформления состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа, его обработка и т.д. Состав реквизитов, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов определяется ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов». Данный ГОСТ устанавливает требования к оформлению реквизитов, закрепляет схемы их расположения и выделяет реквизиты, которые должны использоваться при изготовлении бланков документов. Перечень реквизитов документов
Ответственность за некачественную подготовку документов, недостоверность содержащихся в них сведениях возлагается на должностных лиц, которые участвовали в подготовке, визировании и подписании документов.
3.3.1. При подготовке документов в Университете следует применять текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифта Times New Roman размером № 10 - № 12 (для оформления табличных материалов), № 13 -№ 14 через 1-1,5 межстрочных интервала. Документы, создаваемые в вузе должны оформляться на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210х297 мм), А5 (148х210 мм) или в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов. 3.3.2. Документы должны оформляться на бланках вуза и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения и оформления. Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов размещают центрировано (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов). Употребление бланков произвольной формы не разрешается. Образцы бланков, утвержденных приказом ректора, показаны в приложении Инструкции. Документы, издаваемые от имени двух и более организаций, переписка между структурными подразделениями, служебные письма руководству оформляются на стандартных листах бумаги формата А 4 без бланка. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля следующих размеров: левое поле - 20 мм; правое поле - 10 мм; нижнее поле - 20 мм; верхнее поле – 20мм. В Университете установлены следующие виды бланков: а) общий бланк (Приложение № 1) б) бланк письма (Приложение № 2) в) бланк конкретного вида документа (приказа, распоряжения, протокола, доверенности и др.) (Приложение № 3, № 4, № 5, № 6).
Состав реквизитов, используемых при подготовке и оформлении всех видов документов, установлен в соответствии с Перечнем реквизитов документов. Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением. Кроме перечисленных реквизитов, при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например, отметка «Срочно», «Подлежит возврату» и др. Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации, виды которых установлены Указом Президента Российской Федерации от 06.03.1997 № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера». Организационно-распорядительные документы (приказы, распоряжения, решения, протоколы, акты, письма и др.), относящиеся к УСОРД и включенные в ОКУД (класс 0200000), должны оформляться в соответствии с Государственным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», который устанавливает состав реквизитов и требования к оформлению реквизитов документов, требования к бланкам документов: Реквизит 01 - Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О государственном гербе Российской Федерации» от 20.12.2000 № 2-ФКЗ. На бланках документов Бурятского государственного университета Государственный герб Российской Федерации не изображается. Реквизит 02 - Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. На бланках документов Бурятского государственного университета Государственный герб Республики Бурятия не изображается. Реквизит 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания). Эмблему Бурятского государственного университета помещают на бланке письма (Приложение № 2) Реквизит 04 - код организации. Код Университета проставляют в соответствии с кодом по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Реквизит 05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми Университету налоговыми органами. Реквизит 06 - идентификационный номер налогоплательщика /код причины постановки на учет (ИНН/КПП). Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми Университету налоговыми органами. Реквизит 07 - код формы документа. Код формы документа определяется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Коды по ОКУД подлежат простановке на унифицированных формах документов. Код по ОКУД проставляется справа от кода организации. Код может быть заранее нанесен на бланк. Реквизит 08 - наименование организации - автора документа. Наименование университета указывается в точном соответствии с учредительными документами (Уставом) – ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ «БУРЯТСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ». Сокращенное наименование ФГБОУ ВО «БГУ» помещают в скобках ниже полного наименования. Над полным наименованием Университета указывается полное наименование вышестоящей организации: МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, например: МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ «БУРЯТСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ» (ФГБОУ ВО «БГУ») или МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ «БУРЯТСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ» (ФГБОУ ВО «БГУ») Реквизит 09 - справочные данные об Университете. Справочные данные об Университете включают юридический и почтовый адреса, номер телефона, факса, адрес электронной почты. Почтовый адрес оформляется в соответствии с пунктом 22 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных Приказом Минкомсвязи России от 31.07.2014 N 234 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи». Справочные данные об Университете указываются в бланках писем. Реквизит 10 – наименование документа. Название документа должно соответствовать его содержанию. Указывается составителем при подготовке документа. Наименование вида издаваемого документа включается в бланк соответствующего вида документа или указывается составителем при подготовке документа. Наименование вида документа должно соответствовать его содержанию (акт, справка, записка, отзыв, протокол и др.). Наименование вида документа не указывается в письмах. Реквизит 11 – дата документа: Датой документа является дата его подписания (приказы, распоряжения, письма, докладные записки и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), заседания (протоколы), зафиксированного события (акты). Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Для документов, составленных Университетом совместно с несколькими организациями, датой документа является дата подписания его последней организацией. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, либо при регистрации документа, либо непосредственно при подготовке документа (заявление и др.). При подготовке проекта документа может заранее печататься только обозначение месяца и года - число проставляется непосредственно при регистрации. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением должны датироваться и подписываться. Дата подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, должны оформляться цифровым способом. Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделёнными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами, например: 18.05.2016. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 18 мая 2016 г. Реквизит 12 - регистрационный номер документа. Регистрационный номер документа присваивается документу после его утверждения (подписания). Регистрационный номер документа Университета состоит из его порядкового номера, который дополняется индексом вида приказа или структурного подразделения или индексом дела по номенклатуре дел. Регистрационный номер документа, составленного Университетом совместно с другой или несколькими организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций - авторов документа, проставляемых через косую черту в последовательности указания авторов в документе, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа. Не допускается отправлять корреспондентам письма, распечатанные на бланках документа Университета и не имеющие регистрационного номера и даты. Реквизит 13 – ссылка на исходящий номер и дату документа адресата. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает исходящий регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего (входящего) документа в тексте письма. Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта включается в состав реквизитов бланка письма и проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа. Реквизит 14 – место составления (издание документа). Место составления или издания документа указывают в том случае, когда затруднено его определение по реквизитам 08 «Наименование организации» и 09 «Справочные данные об организации». Реквизит указывается в бланках документов Университета, за исключением бланков писем. Место составления или издания документа указывают на документах с учетом принятого административно-территориального деления и включает в себя только общепринятые сокращения. Реквизит 15 – адресат документа. Реквизит «Адресат» располагают в правом верхнем углу первого листа документа. Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам. Адресование оформляется в правой верхней части листа документа, в пределах ограничительных знаков бланка – уголков. При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименование пишутся в именительном падеже, например: Министерство образования и науки Российской Федерации или Комитет по науке и высшей школе При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, например: Министру образования Российской Федерации Д.В. Ливанову или Заместителю руководителя Федерального агентства связи В.В. Шелихову При адресовании документа в несколько однородных организаций их названия следует указывать обобщенно, например: Ректорам (директорам) образовательных учреждений высшего и среднего профессионального образования В реквизите «Адресат» допускается использовать официально принятые сокращённые наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций. В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы государственной власти. При адресовании письма в организацию указывают её наименование, затем почтовый адрес, например: Редакция журнала "Вестник образования" Чистопрудный бульвар, 6, Москва, 101856 При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем - почтовый адрес, например: Калинину Е.А. ул. Цивилева, д. 5, кв. 12, г. Улан-Удэ, Железнодорожный район, Республика Бурятия, 671034 При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу – после неё. Допускается центрировать все строчки реквизитов «Адресат» по отношению к самой длиной строке. Буква «г.» (город) перед названием города не проставляется, если в нем использовано слово «город» («бург»), например: Зеленоград, Звенигород, Красногорск, Санкт-Петербург. Москва в соответствии с ее уставом обозначается без буквы «г.». Документ не должен содержать более четырех адресатов, каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку, а на каждом документе проставляется только один адрес. Порядок написания почтового адреса на почтовых отправлениях распространяется также на написание почтового адреса в реквизитах «Справочные данные об организации» и «Адресат»: а) наименование адресата (наименование организации или фамилия, имя, отчество для физических лиц); б) название улицы, номер дома, номер квартиры; (сокращение «ул.» ставится перед или после названия улицы по благозвучию) в) название населенного пункта (город, поселок, и т.п.); г) название области, края, автономного округа, республики; д) название страны (для международных почтовых отправлений); е) почтовый индекс. Реквизит 16 – гриф утверждения. Особым способом введения документа в действие является его утверждение. Документы утверждаются руководством Университета, вышестоящими или межведомственными органами, общественными организациями, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах. Утверждение документа производится проставлением грифа утверждения или изданием распорядительного документа (в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения). Положения о создании институтов, центров, факультетов, структурных подразделений и т. д. подлежат утверждению ректором вуза и приобретают юридическую силу только с момента их утверждения. На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется справа на верхнем поле первого листа документа. Гриф утверждения оформляется следующим образом: УТВЕРЖДАЮ И.о. ректора БГУ ____________ ______________ (личная подпись) (И.О.Фамилия) «___» _______ 20___ г. При утверждения документа приказом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЁН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Слово «УТВЕЖДЕНО» согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа. Например: УТВЕРЖДЕНО Приказом ФГБОУ ВО от «___» ______ 20___ г. № ____ Вносить какие-либо изменения и добавления в подписанные (утвержденные) документы без разрешения лица, подписавшего документ, не допускается. Ответственность за качество подготовки документов и достоверность содержащихся в них данных возлагается на лица, подготовившие, завизировавшие и подписавшие документы. Примерный перечень документов, подлежащих утверждению представлен в приложении №8. Реквизит 17 – указания по исполнению документа (резолюция) Указания по исполнению документа (резолюция) оформляются непосредственно на документе (в заголовочной части документа) или на бланке указаний по исполнению документа (с отметкой о регистрационном номере и дате документа, к которому указания относятся). Указания по исполнению документа включают следующие элементы: а) фамилии и инициалы исполнителей; б) содержание поручения (при необходимости); в) срок исполнения; г) подпись руководителя; д) дата. Например: Номоеву А.В., Козулину А.В.. Прошу подготовить проект договора подпись дата Подпись в указаниях по исполнению документа не расшифровывается. В случае, когда указания по исполнению документа даются двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное первым, или указывается ответственный исполнитель. Ему предоставляется право созыва исполнителей и координация их работы. Ответственный исполнитель и соисполнители вправе давать поручения в виде указаний по исполнению документа лицам, непосредственно им подчиненным. На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в указаниях по исполнению документа указывается исполнитель, подпись автора указаний, дата. Формулировки резолюции должны четко определять суть задания, срок исполнения и форму представления результатов исполнения. Реквизит 18 – наименование либо аннотация документа (заголовок к тексту). Заголовок к тексту документа составляется лицом, готовящим проект документа. Заголовок должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок должен отвечать на вопросы: 1. «О чём?», («о ком?), например: О согласовании плана мероприятий 2. «Чего?», («кого?»), например: Должностная инструкция документоведа Заголовок располагается под реквизитами бланка, печатается через один интервал и не должен занимать более пяти строк. Заголовок оформляется без кавычек. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок к документам, оформленным на бланках с угловым расположением реквизитов, имеет угловое расположение. Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру. К тексту документов, оформленных на бланках формата А-5, заголовок допускается не указывать. Заголовок к тексту документа составляется исполнителем, готовящим проект документа. Реквизит 19 – отметка о контроле документа. поле документа справа и обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль». Контролю подлежат все документы, требующие исполнения. Срок исполнения проставляется в форме даты завершения исполнения. Реквизит 20 – текст документа. Текст документа Университета составляют на русском языке - государственном языке Российской Федерации, в соответствии с законодательством Российской Федерации. Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно. Тексты документов оформляют в виде: а) анкеты: при составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков. б) таблицы: графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф. в) связного текста: связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть, например: приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения. г) в виде различных вариантов соединения анкеты, таблицы, связного текста. В документах Университета, как организации, действующей на принципах единоначалия (приказ, распоряжение и т.д.), а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «обязываю», «прошу»). В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»). В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»). Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»). В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»). В письмах используют следующие формы изложения: а) от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»); б) от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»); в) от третьего лица единственного числа («Бурятский государственный университет не возражает», «Бурятский государственный университет считает возможным»). В текстах локальных нормативных актов (правила, положение, инструкция и др.) используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер, например: «Виза включает в себя наименование должности ...», «Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют». В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов и документов других организаций или ранее изданных Университетом документов, указываются следующие реквизиты: наименование вида документа, наименование организации - автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, наименование документа (заголовок к тексту), заключенный в кавычки, например: «В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 13.08.1997 № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» приказываю: ...». Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками с точкой на конце. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки). Заголовки разделов пишутся с прописной буквы (допускается их написание прописными буквами). Подзаголовки пишутся с прописной буквы. Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. В текстах документов должны употребляться только общепринятые в русском языке обозначения, термины и сокращения. При необходимости употребления сокращения (сокращенного наименования) в тексте сначала пишется полное наименование, а затем в скобках дается его сокращение (сокращенное наименование), за исключением общепринятых сокращений, например: «... номенклатура дел вуза (далее - НД)...». В текстах документов названия структурных подразделений и коллегиальных органов Университета следует печатать: а) с прописной буквы с согласованием вида подразделения и его названия в родительном падеже (чего?): -названия структурных подразделений, за исключением подразделений, в составе структурного подразделения и названий кафедр, названных по учебным специальностям, направлениям и т.п., например: Факультет (чего?) физической культуры, спорта и туризма, Институт экономики и управления, Правовое управление и т.п.; - названия структурных подразделений в составе укрупнённых структурных подразделений (институтов, колледжей, высших школ и т.п.), например: Юридический отдел Правового управления и т.п.; б) с прописной буквы с согласованием названия подразделения в качестве прилагательного и его вида: - названия структурных подразделений, за исключением подразделений, в составе структурного подразделения, например: Ученый совет, Учебно-методический совет, Юридический факультет, Планово-финансовое управление и т.п. - названия структурных подразделений в составе укрупнённых структурных подразделений (институтов, колледжей, высших школ и т.п.), например: Учебная часть Колледжа, Информационно-аналитический в) с прописной буквы в одно слово: - названия структурных подразделений, за исключением названий подразделений, в составе структурного подразделения, например: Ректорат и т.п. В текстах документов наименования должностей руководителей структурных подразделений и коллегиальных органов Университета должны печататься со строчной буквы, например: ректор, проректор, президент, декан, директор, заведующий, главный бухгалтер, начальник, руководитель, заместитель начальника и др. Текст документа выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка каждого абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером № 12 или № 14 через 1-1,5 интервал. Страницы текста нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля листа. Реквизит 21 – Приложение. Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них оформляется по следующей форме, например: Приложение: на 10 л. в 1 экз. Если письмо имеет приложения, не названные в тексте, то указывают их наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например: Приложение: 1. Штатное расписание на 4 л. в 3 экз. 2. Смета расходов на 4 л. в 3 экз. Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается. В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №__» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например: Приложение № 3 к приказу ФГБОУ ВО «БГУ» от «___» _______ 2016 г. №____ Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в верхнем правом углу первого листа приложения проставляется отметка о приложении, ниже – гриф утверждения документа, например: Приложение № 3 УТВЕРЖДЕНО Приказом ФГБОУ ВО «БГУ» от «___» _______ 20___ г. № ____ Реквизит 22 – должность лица, подписавшего документ. Наименование должности лица, подписавшего документ, указывается в бланках писем должностных лиц, имеющих право использовать бланки. Реквизит 23 – подпись должностного лица. Подпись - обязательный реквизит каждого документа. Документы, направляемые университетом в вышестоящие органы и управления, подписываются ректором, проректорами по поручению ректора. Документы, направляемые вузом в адрес других организаций, учреждений и предприятий, могут подписываться руководителями структурных подразделений вуза. В состав подписи входят наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия), например: Проректор по учебной работе подпись И.О. Фамилия В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности подписавших лиц, а их обязанности в составе комиссии. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами равных должностей, их подписи располагают на одном уровне. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ должен подписываться лицом, исполняющим его обязанности или его заместителем. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ и его фамилия. Не допускается проставление косой черты или предлога «за» перед наименованием должности. При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом: И.о. ректора подпись И.О. Фамилия Наименование должности печатается от границы левого поля, расшифровка подписи дается всегда на уровне последней строки наименования должности. Для возможности определения оригинала документа, оформленного не на цветном бланке документа, а на стандартных листах (записка, акт и др.), при подписании необходимо использовать чернила синего цвета. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне или одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Например: Ректор подпись И.О. Фамилия Главный бухгалтер подпись И.О. Фамилия При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные организации, подписи располагают на одном уровне. Например: Ректор ФГБОУ ВО «БГУ» Генеральный директор ООО «Прогресс» ____________ И.О.Фамилия _____________И.О.Фамилия Реквизит 24 – гриф согласования. Согласование проекта документа с другими организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляются грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом. Гриф согласования оформляется под реквизитом 23 «Подпись должностного лица» в левом нижнем углу, ближе к нижнему полю документа. Если руководители, согласовывающий и утверждающий документ находятся в равном должностном статусе, то гриф согласования помещается в верхней части первого листа документа в верхнем левом углу на уровне грифа утверждения. При необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности и соответствия действующему законодательству и правовым актам проводится согласование документа. Согласование может проводиться как внутри вуза (подразделениями и должностными лицами), так и вне его (с подчиненными и не подчиненными организациями). Гриф согласования включает в себя слово «СОГЛАСОВАНО» (прописными буквами без кавычек), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату согласования, например: СОГЛАСОВАНО Руководитель Администрации личная подпись А.В.Кузьмин 22.04.2016 Если согласование проводится посредством письма, протокола и др., то гриф согласования оформляется следующим образом: СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПК Министерства культуры Республики Бурятия от 10.05.2016 № 8 или СОГЛАСОВАНО Письмо Российской академии медицинских наук от 26.07.2010 № 10-15/43-2 Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка «Лист согласования прилагается». Согласование документа осуществляется: а) с должностными лицами Университета; б) с подведомственными организациями, интересы которых затрагивает содержание документа; в) с иными организациями, интересы которых затрагивает содержание документа; г) с органами власти, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, налоговый, пожарный и т. п.); д) с вышестоящими органами и организациями - в случаях, предусмотренных законодательством; е) с общественными организациями - в случаях необходимости. Реквизит 25 – виза. Визирование проекта документа должностным лицом. Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку, дату визирования, должность визирующего. Внутреннее согласование проекта документа с должностными лицами и специалистами подразделений Университета оформляется визой. Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ, например: Не возражаю / согласовано Подпись И.О. Фамилия Дата На документах, подлинники которых помещаются в дела университета, визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа (приказы, распоряжения и др.), например: СОГЛАСОВАНО Проректор по СПиВР Подпись И.О. Фамилия «___» _______ 20___ г. В служебных письмах визы проставляются на копии документа, помещаемой в дело, или на оборотной стороне последнего листа подлинника, если письмо пересылается адресату по электронной почте или факсимильной связью без досылки подлинника по почте. На внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных, аналитических записках, справках и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю. Допускается полистное визирование документа и его приложений. При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием, например: Имеются замечания (Согласен с учетом замечаний и др.) Начальник Юридического отдела Подпись И.О. Фамилия Дата Замечания, мнения о проекте документа оформляются на отдельном листе и передаются исполнителю. Реквизит 26 – оттиск печати. Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. ФГБОУ ВО «БГУ» имеет печать с изображением Государственного герба Российской Федерации и иные печати в соответствии с Уставом Университета. Оттиск печати с изображением Государственного герба Российской Федерации ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности (приложение № 9). Простые круглые печати (без изображения государственной символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам. Оттиск печати ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ. В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится на месте, обозначенном отметкой «МП» или иным образом. Реквизит 27 - Отметка о заверении копии. При заверении соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику на последнем листе копии документа (выписки из документа) на свободном месте под текстом ниже реквизита «Подпись должностного лица» проставляют заверительную надпись, которая включает в себя следующие элементы: а) штамп «КОПИЯ»; б) слово «Верно»; в) должность лица, заверившего копию; г) личная подпись; д) инициалы, фамилия; е) дата заверения; ж) печать. например: Верно Заведующий общим отделом _________________ И.О.фамилия (личная подпись) Дата Допустимо использовать готовый штамп «Верно» с указанием в нем наименования должности и расшифровки подписи. Допустимо копию документа заверять как гербовой, так и простой печатью. Не допускается заверение копий с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления. При внешней рассылке распорядительных документов (постановления, приказы, распоряжения и др.) размноженные экземпляры следует заверять печатью Университета. Копии документов заверяются ректором университета или уполномоченными им должностными лицами. Отметка о заверении копии используется и для удостоверения верности выписок из документов (постановлений, распоряжений, приказов, протоколов и др.). Не следует путать делопроизводственное заверение копий документов и выписок из них с нотариальным заверением (устав, свидетельство о регистрации, доверенность, лицензия и др.). В документе прошито и пронумеровано подписано и скреплено печатью ____ листов ____________ _______________ ______________ должность подпись ФИО «___» _______ 20___ г. Листы многостраничных копий документа (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется количеством листов копии (выписки из документа): «Всего в копии __ листов». Допускается заверять отметкой «Копия верна» каждый лист многостраничной копии документа. Допускается прошивка многостраничных копий в два прокола и с заверительной надписью: Отметка о заверении копии удостоверяется оттиском гербовой печати Университета. Копии кадровых документов заверяются в отделе кадров Университета. Реквизит 28 – отметка об исполнителе. Отметка об исполнителе документа печатается шрифтом размером № 11, в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона, например: И.О.Фамилия (3012) 297-160, доб.102 На документе, подготовленном по поручению ректора университета группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя. Отметка может содержать иную служебную информацию (например: идентификатор файла, адрес электронной почты). Реквизит 29 – отметка об исполнении документа. Указания по исполнению документа – резолюция – оформляется непосредственно на документе (в заголовочной части документа) или на бланке резолюции. Указания по исполнению включают: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя и дату, например: Иванову И.И., Федосеевой Н.А. Прошу подготовить проект договора к 05.12.2016 Подпись Дата Реквизит 30 – отметка о поступлении документа. Отметка о поступлении документа в университет содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа проставлять в виде штампа. Реквизит 31 - идентификатор электронной копии документа Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в Университете. Реквизит 32 - отметка о конфиденциальности Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации в соответствии с перечнем сведений конфиденциального характера, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 06 марта 1997 г. № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера». Отметка о конфиденциальности на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид «Для служебного пользования». Отметка проставляется в правом верхнем углу первого листа документа за пределами границ текстового поля и может дополняться указанием номера экземпляра документа. Номер экземпляра проставляется ниже отметки через один интервал и центрируется по отношению к ней.
При расположении реквизитов на документе используют восемь положений табулятора. При этом счет ведется от границы левого поля. Реквизиты на документе располагаются следующим образом: Нулевое положение табулятора: а) наименование организации; б) справочные данные об организации; в) вид документа; г) место составления (издания) документа; (при флаговом (угловом) расположении вышеперечисленных реквизитов); д) дата документа, дата заверения документа; е) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта; ж) наименование документа; з) текст (кроме начала абзацев); и) отметка о наличии приложений; к) должность лица, подписавшего документ или заверяющего документ; л) гриф согласования (кроме расшифровки подписи); м) виза (кроме расшифровки подписи); н) отметка об исполнителе; о) заверительная надпись «Верно»; п) отметка об исполнении документа; р) второй гриф утверждения документа. Первое положение табулятора 1,25 см: а) начало абзацев в тексте (в том числе и нумерованных). Второе положение табулятора 4 см: а) регистрационный номер документа; б) расшифровка фамилии в первом грифе согласования и визе документа. Третье положение табулятора 6 см: а) используют для составления таблиц. Четвертое положение табулятора 8 см: а) адресат (каждый элемент реквизита печатают на отдельной строке). Пятое положение табулятора 10 см: а) гриф утверждения (кроме расшифровки подписи); б) второй гриф согласования; в) надпись «Приложение». Шестое положение табулятора 12 см: а) расшифровка подписи во втором грифе согласования; Седьмое положение табулятора 14 см: а) нумерационный заголовок в таблице. Текст документов рекомендуется печатать на бланках формата А4 через 1-1,5 межстрочных интервала размер шрифта 12 или 14, на бланках формата А5 - через 1 межстрочный интервал. Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, то слова «Примечание» и «Основание» печатаются от левой границы текстового поля. При изготовлении документов на двух и более страницах, вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа арабскими цифрами. Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны. |
Похожие:
 | Инструкция устанавливает единую систему делопроизводства, порядок подготовки, оформления, прохождения, контроля за исполнением, учетом,... |  | В целях установления единого порядка делопроизводства и совершенствования работы с документами в мади |
| Государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Первый Московский государственный медицинский... | | Государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Первый Московский государственный медицинский... |
| Работа), обучающихся по программам подготовки бакалавров и специалистов в Федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении... | | Огарёва» (далее – Положение) определяет порядок выбора и дальнейшего освоения элективных и факультативных дисциплин в федеральном... |
| Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования | | Настоящее Положение определяет порядок оформления, ведения, учета и хранения студенческих билетов и зачетных книжек в федеральном... |
| Университета в Государственном образовательном учреждении высшего профессионального образования Московский государственный строительный... | | Российской Федерации» от 29 декабря 2012 г. №273-фз, Уставом федерального государственного бюджетного образовательного учреждения... |