Инструкция по делопроизводству (далее Инструкция) в федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего образования «Бурятский государственный университет» (далее Университет) устанавливает общие правила делопроизводства: порядок подготовки,

Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документов - определение ценности документов с целью отбора их на государственное хранение и установление сроков хранения.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Университете создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). Функции и права ЭК Университета, а также организация ее работы определяются положением, которое утверждается ректором, по согласованию с ЭПК Минкультуры РБ.

Отбор документов для постоянного хранения проводится в соответствии с номенклатурой дел Университета, Типовым перечнем документов с указанием сроков их хранения, путем постраничного просмотра дел.

По результатам экспертизы ценности документов в структурных подразделениях составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении документов к уничтожению (Приложение № 27).

Акты о выделении к уничтожению документов утверждаются ректором университета.

После утверждения актов документы и дела, выделенные к уничтожению, сдаются архивом в конторы по заготовке вторичного сырья или уничтожаются.
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК Министерства

культуры Республики Бурятия
от №

Перечень приложений к Инструкции по делопроизводству ФГБОУ ВО «БГУ»

Приложение № 1 Образец общего бланка Университета

Приложение № 2 Образец бланка письма

Приложение № 3 Образец бланка распорядительного документа (приказа)

Приложение № 4 Образец бланка распоряжения

Приложение № 5 Образец составления протокола

Приложение № 6 Образец бланка доверенности

Приложение № 7 Образец оформления положения/инструкции

Приложение № 8 Примерный перечень документов, подлежащих утверждению

Приложение № 9 Примерный перечень документов, на которых ставится гербовая печать

Приложение №10 Образец составления докладной записки (служебного письма)

Приложение № 11 Перечень документов, подлежащих регистрации в СЭД без сканирования

Приложение № 12 Перечень нерегистрируемой корреспонденции

Приложение № 13 Перечень типовых сроков исполнения документов

Приложение № 14 Список почтовых оформлений

Приложение № 15 Форма справки об объеме документооборота

Приложение № 16 Образцы журналов учета

Приложение № 17 Акт об уничтожении печатей и штампов

Приложение № 18 Форма акта об уничтожении документов строгой отчетности

Приложение № 19 Коды структурных подразделений

Приложение № 20 Форма номенклатуры дел Университета

Приложение № 21 Форма титульного листа документов постоянного хранения

Приложение № 22 Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

Приложение № 23 Форма листа-заверителя дела

Приложение № 24 Форма внутренней описи документов дела

Приложение № 25 Форма описи дел структурного подразделения

Приложение № 26 Форма описи дел постоянного хранения

Приложение № 27 Форма акта о выделении документов к уничтожению

Приложение № 1

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ

«БУРЯТСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»
(ФГБОУ ВО «БГУ»)

«_____»_______________ № __________
г. Улан-Удэ

Образец общего бланка


Приложение № 2
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ




ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ


БУРЯТСКИЙ

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ

УНИВЕРСИТЕТ



BURYAT

STATE



UNIVERSITY

ул. Смолина., д. 24а, г.Улан-Удэ, Республика Бурятия 670000, Тел. (301-2) 29-71-70, факс: (301-2) 29-71-40, Е-mail: univer@bsu.ru,	24 a Smolin St. Ulan-Ude, Buryatia, Russia, 670000, Phone (301-2) 29-71-70, fax (301-2) 29-71-40, E-mail: univer@bsu.ru
ОКПО 42760089, ОГРН 1020300970106, ИНН/КПП 0323085259/032601001
“_______” _________________20__ г. №__________ На №____________ от’’ _______”___________20__ г	 

Исп.

Тел.
Образец бланка письма Университета
Приложение № 3
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ

«БУРЯТСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»
(ФГБОУ ВО «БГУ»)

П Р И К А З

«_____»____________ № __________
г. Улан-Удэ

Образец бланка распорядительного документа (приказа)

Приложение № 4
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ

«БУРЯТСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»
(ФГБОУ ВО «БГУ»)

Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е

«_____»____________ № __________
г. Улан-Удэ

Образец бланка распоряжения

Приложение № 5
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ

«БУРЯТСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»
(ФГБОУ ВО «БГУ»)

П Р О Т О К О Л

_совещания рабочей группы_____________________

«___»_____________ № _________

г. Улан-Удэ

Председательствующий - И.О. Фамилия

Секретарь - И.О. Фамилия

Присутствовали: 20 человек (список прилагается)
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. О выполнении годового плана работы Министерства

2. О ..........................................

_____________________________________________________

1. СЛУШАЛИ:

И.О. Фамилия - текст доклада прилагается

ВЫСТУПИЛИ:

И.О. Фамилия - краткая запись выступления

И.О. Фамилия - краткая запись выступления

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1.

1.2. ...

2. СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ:
Председательствующий Подпись И.О. Фамилия
Секретарь Подпись И.О. Фамилия

Образец составления протокола

Приложение № 6

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ

«БУРЯТСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»
(ФГБОУ ВО «БГУ»)

Д О В Е Р Е Н Н О С Т Ь

«_____»____________ № __________
г. Улан-Удэ

Образец бланка доверенности


Приложение № 7

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ФГБОУ ВО «БУРЯТСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

УТВЕРЖДАЮ И.о. ректора Н.И. Мошкин «___»__________________2016 г.

ПОЛОЖЕНИЕ (ИНСТРУКЦИЯ) О / ОБ _______

Образец оформления положения, инструкции


Приложение № 8

Примерный перечень

документов, подлежащих утверждению
1.Акты (проверок и ревизий; экспертизы; передачи дел; о выделении к уничтожению документов и т.д.).

2. 
   Задания (на проведение научно-исследовательских работ, технические и т.д.).
   
3. 
   Инструкции/правила (должностные; по делопроизводству; по охране труда; внутреннего распорядка и т.д.).
   
4. 
   Нормативы (расхода материалов, электроэнергии; численности работников и т.д.).
   
5. 
   Отчёты (о работе, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.).
   
6. 
   Перечни (структурных подразделений, должностей, сведений и т.д.).
   
7. 
   Планы (работ; учебные, научно-исследовательских работ; работы Ученого совета и т.д.).
   
8. 
   Положения (об организации; структурном подразделении; премировании и т.д.).
   
9. 
   Программы (проведения работ и мероприятий; командировок и т.д.).
   

10. 
    Расценки на производство работ.
    
11. 
    Сметы (расходов; на капитальное строительство и т.д.).
    
12. 
    Стандарты (организации).
    
13. 
    Структура и штатная численность.
    
14. 
    Тарифные ставки.
    
15. 
    Устав.
    
16. 
    Формы унифицированных документов.
    
17. 
    Штатные расписания и изменения к ним.
    

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению
Приложение № 9
ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ

документов, на которых ставится гербовая печать
1.Акты (приема оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.).

2. 
   Архивные копии.
   
3. 
   Дипломы (об окончании учебного заведения), приложения к дипломам.
   

4. 
   Доверенности (на совершение действий, на получение товарно-материальных ценностей и т.д.).
   
5. 
   Договоры (соглашения, контракты) (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производстве работ и т.д.).
   

6. Задания (технические, научно-исследовательские и т.д.).

7. Заключения и отзывы организаций на диссертации, авторефераты,
направляемые в высшую аттестационную комиссию.

8. 
   Заявки (на изготовление печатей, на изобретения и т.д.).
   

10. 
    Зачётные книжки (обучающихся).
    
11. 
    Командировочные удостоверения.
    
12. 
    Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.
    
13. 
    Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями; премиями и т.д.).
    
14. 
    Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.).
    
15. 
    Поручения (платежные, банковские, бюджетные, пенсионные).
    
16. 
    Реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемых в банк).
    
17. 
    Свидетельства.
    
18. 
    Сертификаты.
    
19. 
    Сметы расходов (на содержание аппарата управления; на калькуляцию к договору и т.д.).
    
20. 
    Справки (академические, архивные, военно-учетные, содержащие сведения, для предоставления льгот и т.д.).
    
21. 
    Титульные списки.
    
22. 
    Удостоверения (студенческие билеты и т.п.).
    
23. 
    Формы унифицированных документов.
    
24. 
    Штатные расписания и изменения к ним.
    
25. 
    Документы, с грифом утверждения (положения, программы, инструкции).
    

Примерный перечень документов, на которых ставится гербовая печать

Приложение № 10

Должность личная подпись И.О. Фамилия

Образец составления докладной (служебной) записки

Приложение № 11

Перечень документов, подлежащих регистрации в системах электронного документооборота без сканирования

1. 
   Архивные справки, выданные по запросам граждан и организаций.
   
2. 
   Бухгалтерские документы, бухгалтерские отчеты (сводные годовые, годовые, квартальные, месячные).
   
3. 
   Документы по оформлению допусков к государственной тайне. Заключения об осведомленности граждан в сведениях, составляющих государственную тайну.
   
4. 
   Документы (заявки, наряды, списки, акты на списание) по хозяйственной деятельности, культурно-бытовому и медицинскому обслуживанию.
   
5. 
   Документы о представлении к награждению государственными и ведомственными наградами (представления, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений и др.).
   
6. 
   Документы о проведении открытых конкурсов, открытых аукционов, открытых аукционов в электронной форме, запросов котировок на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд (конкурсная документация, документация об аукционе, документация об аукционе в электронной форме, запрос котировок, извещения, уведомления, заявки, государственные контракты и т.д.).
   
7. 
   Сведения о количестве забронированных граждан, пребывающих в запасе Вооруженных Сил Российской Федерации (форма 6).
   
8. 
   Сведения об обучении на открытых аналогах закрытых специальностей.
   
9. 
   Статистические отчеты и таблицы (сводные годовые, годовые, полугодовые, квартальные, месячные, единовременные).
   
10. 
    Справки об обучении, справки-вызовы.
    

Приложение № 12


Перечень нерегистрируемой поступающей корреспонденции

1. 
   Периодические издания (газеты, журналы, брошюры, книги).
   
2. 
   Рекламные извещения, плакаты, проспекты.
   
3. 
   Поздравительные письма, телеграммы и открытки.
   
4. 
   Пригласительные билеты.
   

Приложение № 13
Перечень типовых сроков исполнения документов

1. 
   Поручения Президента Российской Федерации, Председателя Правительства и заместителя Председателя Правительства Российской Федерации, содержащие указание «Срочно», «Незамедлительно» (или аналогичное) - в течение 3 дней с даты подписания поручения.
   
2. 
   Указания Президента Российской Федерации, Председателя Правительства и заместителя Председателя Правительства Российской Федерации с отметкой «Оперативно» - в течение 10 дней с даты подписания поручения.
   
3. 
   Если срок в поручении Президента Российской Федерации, Председателя Правительства и заместителя Председателя Правительства Российской Федерации не указан - в течение одного месяца с даты подписания поручения.
   
4. 
   Запросы, поступающие в соответствии с законодательством Российской Федерации, из правоохранительных органов - в указанный в запросе срок, а если срок не установлен - в течение 30 дней. При этом если запрашиваемая информация не может быть предоставлена в указанный срок, инициатору запроса направляется ответ о невозможности его исполнения в срок с указанием причин, а также возможного срока исполнения.
   
5. 
   Запросы, поступающие от граждан и организаций, о деятельности организации - в срок до 30 дней с даты поступления. При этом, срок подготовки ответа может быть продлён, но не более чем на 15 дней.
   
6. 
   Обращения граждан - в срок до 30 дней с даты поступления. При необходимости срок рассмотрения может быть продлён, но не более чем на 30 дней, с одновременным информированием заявителя и указанием причин продления.
   

Приложение № 14
СПИСОК № ___

внутренних почтовых отправлений

от « » 2016 г.



Вид и категория РПО: ценное письмо с простым уведомлением, заказное письмо и др.

Отправитель: ФГБОУ ВО «Бурятский государственный университет»,

670000, ул. Смолина, 24а, г. Улан-Удэ, Республика Бурятия

Наименование и индекс места приема: Отделение почтовой связи № 8

670000, ул. Банзарова, 20, г. Улан-Удэ, Республика Бурятия

Всего РПО:______ ( ) письмо___________ Всего листов: ( )___________ стр. №____

№ № п/п	Адресат (Ф.И.О., почтовый адрес)	ШПИ (штриховой почтовый идентификатор)	Вес, (кг.)	Сумма объявленной ценности (руб.)	Сумма Наложенного платежа (руб.)	Сумма платы за пересылку, (руб.)
1	2	3	4	5	6	7
1.

Общее количество: ____1 (одно) письмо______________________________________________
Общая сумма объявленной ценности_________________________________________________

(сумма цифрами и прописью)

Общая сумма наложенного платежа__________________________________________________

(сумма цифрами и прописью)

Общая сумма платы за пересылку____________________________________________________

(сумма цифрами и прописью)

В том числе:

Общая сумма платы за объявленную ценность_________________________________________

(сумма цифрами и прописью)

НДС____________________________________________________________________________

(сумма цифрами и прописью)

Сдал: _____________________________ (должность) ____________________ (подпись) ___________________________________ (Ф.И.О.)	Принял:___________________________ (должность) ______________________________ (подпись) _____________________________ (Ф.И.О.)
Главный бухгалтер (должность) ________________________ (подпись) Шаданова Н.В. . (Ф.И.О.)

Список почтовых отправлений
Приложение № 15

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ

«БУРЯТСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»
(ФГБОУ ВО «БГУ»)

СПРАВКА

« » ___ № _________
г. Улан-Удэ

Об объеме документооборота

__________________________

(название отдела)

За __________ 201__г.

(период)

Документы	Количество документов		Всего
	Подлинники	Тираж
Поступающие (входящие)
Отправляемые (исходящие)
Внутренние
Итого

(наименование должности (подпись) (И.О. Фамилия)

руководителя подразделения)

Форма справки об объеме документооборота

Приложение № 16
1.1. Образец журнала регистрации входящей корреспонденции

Дата	№ регистра-ции	Отправи-тель	Дата регистрации исх. письма	Номер регистра-ции исх. письма	Краткое содержание	Кому передано, резолюция	Исполни-тель	Примеча-ние
1	2	3	4	5	6	7	8	9

1.2. Образец журнала регистрации исходящей корреспонденции

Дата	№ регистрации	Адресат	Краткое содержание	Исполнитель
1	2	3	4	5

1.3. Образец журнала внутренних документов (приказ, распоряжение)

Дата	№ регистрации	Краткое содержание	Исполнитель
1	2	3	4

1.3. Образец журнала учета печатей и штампов

№ п/п	Оттиски печатей и штампов	Наименование подразделения, где хранится	ФИО, должность ответственного лица	Дата и расписка в получении	Дата возврата и расписка в приеме	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

1.4. Образец журнала учета бланков

Наименование вида бланка	Кол-во экз. бланков	Серия и номера бланков	Наименование подразделения, Ф.И.О. получателя	Расписка в получении	Примечания
1	2	3	4	5	6

1.3. Образец журнала выдачи бланков письма Университета

Дата	№ бланка	ФИО, должность получателя бланка	Расписка в получении
1	2	3	4

Образцы журналов учета

Приложение № 17

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ФГБОУ ВО «БУРЯТСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

УТВЕРЖДАЮ И.о. ректора Н.И. Мошкин «___»__________________2016 г.

А К Т
______________№______

_______________________

(место составления)
Об уничтожении печатей (штампов)
Комиссия по уничтожению печатей и штампов произвела отбор к уничтожению утративших практическое значение и пришедших в негодность следующих печатей и штампов:

№	наименование печати/штампа	оттиск печати/штампа	количество печатей/штампов	основание для уничтожения

Печати/штампы в количестве ___ шт. уничтожил: ___________________________________________________________ фамилия, имя, отчество

Способ уничтожения: механические повреждения/сжигание

(нужное подчеркнуть)

Место и время уничтожения печати: _______________________________________________________

________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________
Факт уничтожения печати в моем присутствии подтверждаю: _______________ ________________

подпись инициалы, фамилия

Подписи членов экспертной комиссии: _______________________ подпись	__________________________ инициалы, фамилия
_______________________ подпись	__________________________ инициалы, фамилия
_______________________ подпись	__________________________ инициалы, фамилия

«____» __________ 20___ г.
Акт об уничтожении печатей и штампов
Приложение № 18