Инструкция по делопроизводству в Администрации Зерноградского района Общие положения
Скачать 1.48 Mb.
|
10.3. Законченные делопроизводством дела остаются в структурных подразделениях и отраслевых (функциональных) органах Администрации Зерноградского района для справочной работы, а затем в соответствии с номенклатурой дел в порядке, установленном Инструкцией, сдаются в архивный отдел Администрации Зерноградского района, при этом их электронные документы (электронные копии документов) изымаются из системы "Дело" и в дальнейшем хранятся с использованием системы "Архивное дело". 10.4. Архивным отделом осуществляются: сохранность документов, справочная работа по переданным на хранение документам, выдача документов во временное пользование сотрудникам структурных подразделений и отраслевых (функциональных) органов Администрации Зерноградского района; организация доступа к электронным документам, хранящимся в системе «Архивное дело»; выдача архивных справок, копий, выписок из документов организациям и гражданам в соответствии с законодательством об архивном деле. 10.5. Информация о зарегистрированных документах и путях их прохождения хранится в электронных базах систем "Дело" и "Архивное дело" и доступна работникам Администрации Зерноградского района в соответствии с заданными правами доступа. 11. Прием и передача служебной информации по официальным каналам электронной почты и факсимильной связи 11.1. Электронная почта и факсимильная связь - одни из способов доставки, отправки информации и обмена ею между пользователями как внутри Администрации Зерноградского района, так и между организациями, имеющими соответствующие технические средства. 11.2. Запрещается передавать по электронной почте и факсимильной связи сведения, содержащие государственную тайну, документы с пометкой "Для служебного пользования". 11.3. Разрешение на передачу документа по электронной почте и факсимильной связи дает руководитель структурного подразделения и отраслевого (функционального) органа Администрации Зерноградского района. 11.4. Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя структурного подразделения и отраслевого (функционального) органа Администрации Зерноградского района. 11.5. Передача и прием документов осуществляются только с ведома лица, ответственного за аппарат факсимильной связи или компьютер, имеющий выход к электронной почте. Контроль за использованием аппаратов факсимильной связи или компьютеров, имеющих выход к электронной почте, установленный в подразделениях, осуществляется их руководителями. 11.6. При передаче и приеме текстов служебных документов с использованием электронной почты и факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями: объем передаваемого документа (текст, схема, графическое изображение), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов; исходящий документ на иностранных языках отправляется при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим документ; входящие документы на иностранных языках доставляются адресату без перевода. 11.7. Техническую поддержку и развитие системы электронной почты обеспечивает группа электронно-информационного обеспечения управления делами Администрации Зерноградского района. 11.8. Каждому абоненту электронной почты выделяется индивидуальный почтовый ящик, через который осуществляется обмен электронными сообщениями. 12. Учет объема документооборота 12.1. Учет объема документооборота за определенный период времени ведется в управлении делами (группа по ведению делопроизводства) Администрации Зерноградского района с указанием сведений об отправке заказной и простой корреспонденции; принятии входящей корреспонденции. 12.2. За единицу учета объема документооборота принимается сам документ без учета копий, создаваемых при печатании и размножении. Поступившие и созданные документы подсчитываются отдельно. Учет объема документооборота может проводиться в Администрации Зерноградского района в целом или в ее отраслевых (функциональных) органах и структурных подразделениях. Итоговые данные об объеме документооборота ежемесячно суммируются (нарастающим итогом) по установленной форме (приложение № 22). 13. Организация документооборота в делопроизводстве Организация документооборота в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве, их передачу в архивный отдел Администрации Зерноградского района в соответствии с федеральным и областным законодательством, требованиями, установленными государственными стандартами на документы, методическими документами Федерального архивного агентства, а также соответствующими методическими рекомендациями по архивному делу и делопроизводству Правительства области, Комитета по управлению архивным делом Ростовской области и министерства информационных технологий и связи Ростовской обалсти. Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел. 13.1. Составление номенклатуры дел 13.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в делопроизводстве Администрации Зерноградского района, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения. 13.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться настоящей Инструкцией, положениями об отраслевых (функциональных) органах и структурных подразделениях Администрации Зерноградского района, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. При этом изучаются и систематизируются документы, создающиеся в Администрации района, их виды, состав и содержание. 13.1.3. В Администрации района составляются: - номенклатуры дел структурных подразделений (приложение № 23), - сводная номенклатура дел Администрации Зерноградского района (далее – сводная Номенклатура дел) (приложение № 24). 13.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства, с участием работника архивного отдела Администрации Зерноградского района, согласовывается с управляющим делами, подписывается руководителем структурного подразделения и представляется в управление делами. Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в управление делами. 13.1.5. Сводная Номенклатура дел Администрации Зерноградского района составляется управлением делами с участием работника архивного отдела Администрации Зерноградского района на основе номенклатур дел структурных подразделений Администрации Зерноградского района. 13.1.6. Сводная Номенклатура дел Администрации Зерноградского района подписывается управляющим делами, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией Администрации Зерноградского района, архивным отделом Администрации Зерноградского района и утверждается главой Администрации Зерноградского района. Сводная номенклатура дел согласовывается с экспертно-проверочной комиссией комитета по управлению архивным делом Ростовской области не реже одного раза в 5 лет, если в Администрации Зерноградского района не было структурных изменений. 13.1.7. После утверждения сводная номенклатура дел вносится в электронном виде в системы «Дело» и «Архивное дело». Структурные подразделения Администрации Зерноградского района получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе. 13.1.8. Сводная Номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел Управления делами. Второй экземпляр используется в качестве рабочего. Третий экземпляр применяется в архиве управления делами Администрации Зерноградского района. Четвертый – в архивном отделе Администрации Зерноградского района. 13.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. 13.1.10. Названиями разделов номенклатуры дел являются названия структурных подразделений Администрации Зерноградского района. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Администрации Зерноградского района. 13.1.11. В сводную номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Администрации Зерноградского района. В номенклатуру дел не включаются периодические издания. 13.1.12. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Администрации района цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений, для переходящих дел индекс сохраняется. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); наименование отраслевого (функционального) органа или структурного подразделения Администрации Зерноградского района (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела (планы и отчеты). В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.). Например: Документы о проведении тематических выставок (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов) В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название. Например: Переписка с руководителями промышленных организаций Зерноградского района по выполнению муниципального заказа В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются. Например: Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним. Например: Переписка с министерством образования по вопросам учебно-методической работы При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название. Например: Переписка с главами муниципальных образований по вопросам социальной защиты населения Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела. Например: Переписка с Областным музеем краеведения (г. Ростов-на-Дону) об использовании экспонатов В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты). Например: Годовой отчет ЗАО "Книга" об исполнении сметы по бюджету Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года. В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел, или другой, согласованный с архивным отделом Администрации Зерноградского района, срок хранения. В графе 5 "Примечание" проставляются отметки о заведении дела, о переходящем деле (например, переходящее с 2000 года). 13.1.13. Если в течение года в Администрации района возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. 13.1.14. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов). 13.2. Формирование и оформление дел 13.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. 13.2.2. Дела формируются в Администрации района, как правило, в отраслевых (функциональных) органах и структурных подразделениях. 13.2.3. Исполненные документы должны в 15-дневный срок сдаваться исполнителем, в зависимости от принятой системы ведения делопроизводства, лицам, ответственным за ведение делопроизводства в отраслевых (функциональных) органах и структурных подразделениях, для формирования их в дела. При этом исполнителем делается отметка о списании документа в системе "Дело". Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель отраслевого (функционального) органах и структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе "Дело". Исполненные электронные документы группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. При составлении номенклатуры дел отраслевого (функционального) органа и структурного подразделения указывается, что дело ведется в электронном виде. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе. 13.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется лицом, ответственным за делопроизводство. 13.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограмм на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д. 13.2.6. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации, правовые документы Правительства Ростовской области и Законодательного Собрания Ростовской области, актов Администрации Зерноградского района и Собрания депутатов Зерноградского района. Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, Правительства Ростовской области и Губернатора Ростовской области, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год. Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Постановления Администрации Зерноградского района, распоряжения Администрации Зерноградского района и распоряжения Администрации Зерноградского района (по аппарату) группируются отдельно по каждому виду правовых актов. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются внутри дела по номерам протоколов. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. Ведение личных дел муниципальных служащих осуществляется в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005 № 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела". Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки, директории) отдельно от документов на бумажных носителях, на жестком диске специально выделенного компьютера архивного отдела Администрации Зерноградского района. 13.2.7. Документы постоянного срока хранения подлежат оформлению в дела по окончании года. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Номера страниц дела проставляются на листах карандашом в правом верхнем углу. Оформление документов в дела проводится ответственными за делопроизводство в отраслевых (функциональных) органах и структурных подразделениях работниками при методической помощи архивного отдела Администрации Зерноградского района. 13.2.8. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение № 25); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение № 26); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение № 27); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела. 13.2.9. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: " Администрации Зерноградского района " - указывается полностью в именительном падеже; "наименование структурного подразделения" - записывается название отраслевого (функционального) органа или структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой; "индекс дела" - проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел Администрации Зерноградского района; "заголовок дела" переносится из номенклатуры дел Администрации Зерноградского района, согласованной с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) Администрации Зерноградского района, "дата дела" - указывается год (годы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу листа. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому (части) отдельно. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверт. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указываются количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.). Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью. Реквизит "Срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. На делах постоянного срока хранения пишется: "Хранить постоянно". Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного срока хранения проставляется в архивном отделе чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных экспертно-проверочной комиссией. На обложках дел постоянного срока хранения предусматривается место для наименования архива, в который будут передаваться дела. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения. 13.2.10. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела. Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретного содержания документов. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела. 13.2.11. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки, скобы) из документов удаляются. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. 13.3. Организация оперативного хранения документов 13.3.1. С момента заведения и до передачи в архивный отдел дела хранятся по месту их формирования в отраслевых (функциональных) органах и структурных подразделениях Администрации Зерноградского района. 13.3.2. Руководители отраслевых (функциональных) органов и структурных подразделений и работники, ответственные за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел. 13.3.3. Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. 14. Порядок передачи документов на хранение в архив Документы Администрации Зерноградского района являются её собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", подлежат обязательной передаче на государственное хранение в архивный отдел Администрации Зерноградского района, как государственная часть архивного фонда Российской Федерации. Для хранения документов государственной части архивного фонда Российской Федерации и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение образован архивный отдел Администрации Зерноградского района. 14.1. Экспертиза ценности документов В ходе экспертизы проводится отбор документов для хранения и уничтожения. 14.1.1. Экспертиза ценности документов проводится: при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел для передачи в архив. 14.1.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов, отбора их на государственное хранение в Администрации района создается экспертная комиссия. Экспертная комиссия создается из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее 5 человек. 14.1.3. Функции и права экспертной комиссии Администрации Зерноградского района (ЭК) определяются положением об экспертной комиссии. Положение об экспертной комиссии и ее состав утверждаются распоряжением Администрации Зерноградского района. Экспертная комиссия (ЭК) осуществляет следующие функции: рассматривает сводную номенклатуру дел Администрации Зерноградского района; рассматривает описи дел постоянного срока хранения, подлежащие передаче в архивный отдел Администрации Зерноградского района; рассматривает описи дел по личному составу; определяет сроки хранения дел, которые не предусмотрены в перечне; выносит решение о представлении их на утверждение экспертной проверочной комиссии комитета по управлению архивным делом Ростовской области; рассматривает акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению. 14.1.4. Экспертиза ценности документов должна осуществляться по завершении делопроизводственного года. 14.1.5. При проведении экспертизы ценности документов осуществляются отбор документов постоянного срока хранения и по личному составу, выделение к уничтожению дел, сроки хранения которых истекли, при этом одновременно проверяются качество и полнота действующей номенклатуры дел, соблюдение установленного порядка оформления документов и формирования дел. 14.1.6. Отбор документов проводится на основании перечня документов с указанием сроков хранения и номенклатуры дел (приложение № 28). Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел. При полистном просмотре дел постоянного срока хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы временного срока хранения. Дела с пометкой ЭПК (экспертно-проверочная комиссия) подвергаются также полистному просмотру с целью определения исторической ценности и выделения их из состава документов, подлежащих постоянному хранению. 14.1.7. По результатам экспертизы ценности документов в структурных подразделениях Администрации Зерноградского района составляются описи на документы постоянного срока хранения и по личному составу. По этим описям документы сдаются в архивный отдел Администрации Зерноградского района. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи. 14.1.8. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел; каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером); в описи за несколько лет дела имеют общую нумерацию; порядок присвоения номеров описям устанавливается по согласованию с Комитетом по управлению архивным делом Ростовской области; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела (приложение № 29).; при внесении в опись несколько дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела. 14.1.9. Описи дел постоянного срока хранения составляются по установленной форме в четырех экземплярах, согласовывается ведомственной экспертной комиссией органа Администрации Зерноградского района (ЭК) и представляются на утверждение экспертно-проверочной комиссии комитета по управлению архивным делом Ростовской области (приложение № 30). Описи дел по личному составу составляются в четырех экземплярах, согласовывается ведомственной экспертной комиссией органа Администрации Зерноградского района (ЭК) и представляются на согласование экспертно-проверочной комиссии комитета по управлению архивным делом Ростовской области (приложение № 31). После утверждения (согласования) описей комитетом по управлению архивным делом Ростовской области описи утверждаются руководителем органа Администрации Зерноградского района. 14.1.10. Отбор документов к уничтожению с истекшими сроками хранения проводится после составления описи дел постоянного хранения. 14.1.11. Акт о выделении к уничтожению документов составляется, как правило, на все дела Администрации Зерноградского района (приложение № 32). После истечения сроков, установленных для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта к уничтожению документов электронные документы подлежат уничтожению. Уничтожение электронных дел (электронных документов) производится министерством информационных технологий и связи Ростовской области. 14.1.12. При первичном представлении описей в комитет по управлению архивным делом области, а также в связи с изменением структуры и наименования подразделений составляются историческая справка к архивному фонду Администрации Зерноградского района и предисловия к ним. 14.2. Подготовка и передача документов в архивный отдел Администрации района ответственными за делопроизводство в отраслевых (функциональных) органах и структурных подразделениях Администрации Зерноградского района 14.2.1. В архивный отдел Администрации района передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел. 14.2.2. В период подготовки дел отраслевым (функциональным) органом или структурным подразделением к передаче в архив сотрудником архивного отдела Администрации Зерноградского района предварительно проверяются правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Администрации района. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники отраслевых (функциональных) органов и структурных подразделений обязаны устранить. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего архивным отделом Администрации Зерноградского района и лица, передавшего дела. Вместе с делами в архивный отдел Администрации Зерноградского района передаются регистрационные картотеки на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись. 14.2.3. Прием каждого дела производится работником архивного отдела в присутствии работника отраслевого (функционального) органа или структурного подразделения Администрации Зерноградского района. 14.3. Архив Администрации района 14.3.1. В Администрации района для хранения документов постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному создан архив, функциональную деятельность которого осуществляют старший инспектор (делопроизводитель) группы по ведению делопроизводства и старший инспектор (по кадровой работе) отдела правовой работы, муниципальной службы и противодействия коррупции (документы по личному составу) управления делами Администрации Зерноградского района. В целях автоматизации архивного хранения документов применяется система «Архивное дело». Порядок работы в системе "АД»" определяется соответствующими инструкциями, устанавливающими единые правила хранения электронных документов постоянного хранения, временного срока хранения и электронных копий документов постоянного хранения, временного срока хранения, полученных в результате сканирования документов на бумажном носителе, в ведомственных архивах. 14.3.2. В своей практической деятельности в работе с документами постоянного хранения, временного срока хранения старший инспектор (делопроизводитель) и старший инспектор (по кадровой работе) руководствуются действующим законодательством, методическими указаниями Федерального архивного агентства России, комитета по управлению архивным делом Ростовской области и Государственного архива Ростовской области, министерства информационных технологий и связи Ростовской области, Регламентом Администрации Зерноградского района, номенклатурой дел, классификатором структурных подразделений Администрации района, настоящей Инструкцией и другими необходимыми документами. 14.3.3. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения переплетаются, нумеруются, передаются в архивный отдел Администрации Зерноградского района после истечения 5-летнего срока их хранения и использования в структурном подразделении Администрации Зерноградского района. 14.3.4. Дела временного хранения (до 5 лет) передаче в архивный отдел Администрации Зерноградского района не подлежат. 14.3.5. В исключительных случаях в архивный отдел Администрации района передаются на временное хранение документы отдела учета, отчетности и планирования расходов, Управления делами, сектора по взаимодействию со СМИ и работе с обращениями граждан. 14.3.6. Передача дел в архивный отдел Администрации района осуществляется ежегодно отраслевыми (функциональными) органами и структурными подразделениями Администрации Зерноградского района по графику, подготовленному заведующим архивным отделом Администрации Зерноградского района и утвержденному управляющим делами Администрации Зерноградского района. 14.3.7. В случае ликвидации или реорганизации отраслевого (функционального) органа или структурного подразделения Администрации Зерноградского района лицо, ответственное за ведение делопроизводства, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архивный отдел Администрации Зерноградского района независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и Номенклатуре дел. 14.3.8. Документы, хранящиеся в архивном отделе Администрации Зерноградского района, выдаются во временное пользование работникам отраслевого (функционального) органа или структурного подразделения Администрации Зерноградского района с разрешения заведующего архивным отделом под расписку в журнале. В нем указываются наименование отраслевого (функционального) органа или структурного подразделения Администрации Зерноградского района, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела. Дела выдаются на срок не более 3 дней. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения. Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения заведующего архивным отделом. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения заведующего архивным отделом с заменой в деле заверенной копией документа и приложением акта о причинах выдачи подлинника. 15. Машинописные, копировально-множительные, типографские работы 15.1. Машинописные работы 15.1.1. Централизованное выполнение машинописных работ осуществляется в Управлении делами группой по ведению делопроизводства. Печатание документов осуществляется с использованием компьютерной техники на бланках установленной формы и бумаге стандартных размеров в соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30-2003 и настоящей Инструкции. 15.1.2. В печать принимаются только служебные документы и материалы, непосредственно связанные с деятельностью Администрации Зерноградского района. Документы и материалы неслужебного, личного характера печатанию не подлежат. 15.1.3. Подготовленный для печатания материал должен быть написан разборчиво, с соблюдением правил орфографии и пунктуации, выполнен чернилами или шариковой ручкой. Рукописи должны быть вычитаны исполнителем. При их подготовке особое внимание обращается на правильное и четкое написание фамилий, специальных терминов, наименований ведомств и организаций, иностранных слов и географических названий. Допускаются только общепринятые сокращения слов. Небрежно или неразборчиво написанные черновики, правленые или выполненные карандашом, нечеткие ксеро- или факсимильные копии в печать не принимаются и возвращаются исполнителю на доработку. 15.1.4. Материал сдается в печать в специальной папке (обложке), на которой должны быть указаны наименование структурного подразделения, фамилия, имя и отчество, номер телефона исполнителя. 15.1.5. Печатание документов и материалов производится в порядке их поступления. Первоочередному печатанию подлежат срочные документы и материалы. Срочные документы печатаются в очередности, определяемой управляющим делами, по согласованию с исполнителями, передавшими материал для печатания, или руководителями структурных подразделений. Машинописные работы выполняются: срочные - в течение 3 часов; менее срочные - в течение одних суток; несрочные - в течение 3 дней. Перепечатывание исправленных документов производится с учетом срочности. 15.1.6. Прием документов для печатания прекращается за 1 час до окончания рабочего дня. 15.1.7. При необходимости дальнейшего редактирования и правки документа в структурном подразделении заказчику передается электронная копия документа. Повторная печать документа и его редактирование выполняются при наличии ссылки на идентификатор электронной копии документа. 15.1.8. Группа по ведению делопроизводства выполняет машинописные работы объемом более 2 печатных страниц. Материалы до 2 страниц машинописного текста и письма печатаются в соответствующих структурных подразделениях Администрации Зерноградского района. 15.2. Копировально-множительные работы 15.2.1. Централизованное ксерокопирование документов производится в группе по ведению делопроизводства Управления делами Администрации Зерноградского района. Ксерокопированию и тиражированию подлежат документы и материалы только служебного характера, непосредственно связанные с деятельностью Администрации Зерноградского района. Материалы неслужебного, личного характера и не относящиеся к деятельности Администрации Зерноградского района ксерокопированию не подлежат. Изготовление небольших по объему тиражей документов (до 10-15 страниц копий) осуществляется в отраслевых (функциональных) органах и структурных подразделениях Администрации Зерноградского района с соблюдением правил, установленных настоящей Инструкцией. 15.2.2. Неподписанные или недооформленные материалы к размножению не принимаются. Решение о необходимости размножения документов и обоснованности количества производимых с них копий принимается руководителями структурных подразделений Администрации Зерноградского района. 15.2.3. Копирование документов производится в порядке их поступления. В первоочередном порядке копируются материалы, поступившие от главы Администрации Зерноградского района, заместителей главы Администрации Зерноградского района, и срочные. Срочные документы копируются в очередности, определяемой управляющим делами, по согласованию с исполнителями, передавшими материал, или руководителями отраслевых (функциональных) органов и структурных подразделений Администрации Зерноградского района. 15.2.4. Документы информационного, справочного и методического характера, значительные по объему, массового тиража, размножаются, как правило, на обеих сторонах листа с уменьшением текста или в виде брошюр. Копирование материалов на одной стороне листа и без уменьшения текста осуществляется в случаях действительной служебной необходимости. 15.2.5. Поступившие для ксерокопирования документы должны быть четко и разборчиво напечатаны на листах бумаги формата не более A3. Брошюры и скрепленные материалы предварительно разброшюровываются и раскрепляются. 15.2.6. Техническое обслуживание и ремонт копировально-множительной техники организует группа электронно-информационного обеспечения Управления делами Администрации Зерноградского района. 15.3. Тиражирование документов с расходом более 500 листов бумаги или тиражом более 100 экземпляров производится с разрешения главы Администрации района типографским способом. 15.4.Типографские работы выполняются в строгом соответствии с заключенным контрактом, составленным на основе заявок руководителей структурных подразделений Администрации Зерноградского района. Каждый заказ регистрируется в Управлении делами, согласовывается с управляющим делами и заведующим отделом учета, отчетности и планирования расходов - главным бухгалтером Администрации Зерноградского района. Основанием для выполнения типографских работ является заполненный бланк заказа установленной формы (приложение № 34). Заказчик самостоятельно передает в типографию зарегистрированный и согласованный заказ, материалы для выполнения типографских работ, проверяет и получает под роспись выполненный заказ. Управляющий делами Администрации Зерноградского района С.А.Бортникова Приложение № 1 к Инструкции по делопроизводству в Администрации Зерноградского района  Муниципальное образование «Зерноградский район» Ростовской области |
Похожие:
 | Администрации Зерноградского района и в связи с включением фондов муниципального архива документов по личному составу в состав фондов... | | Об утверждении Административных регламентов предоставления муниципальных услуг архивным отделом Администрации Зерноградского района... |
| Администрации Зерноградского района от 08. 04. 2013 №201 «О разработке и утверждении Администрацией Зерноградского района административных... | | Об утверждении Положения о кадровом резерве для замещения вакантных должностей муниципальной службы Администрации Зерноградского... |
 | Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) разработана в соответствии с федеральным и краевым законодательством | | «Село Лончаково» Бикинского муниципального района и руководствуясь распоряжением Губернатора Хабаровского края от 23. 01. 2008 №14-р... |
| «Село Лончаково» Бикинского муниципального района и руководствуясь распоряжением Губернатора Хабаровского края от 23. 01. 2008 №14-р... | | Разработана в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации в области трудового права и нормативными актами в... |
| Об утверждении Административного регламента предоставления Администрации Зерноградского района Ростовской области муниципальной услуги... | | Настоящая Инструкция по делопроизводству в Администрации Зимитицкого сельского поселения (далее – Инструкция) устанавливает единую... |