Инструкция по делопроизводству в Администрации Зерноградского района Общие положения
Скачать 1.48 Mb.
|
8.9. Стенограмма (звукозапись) 8.9.1. Стенограмма конференции, совещания, собрания или заседания коллегиального органа ведется в том случае, когда на обсуждение выносятся важные и сложные вопросы, которые могут вызывать прения. Окончательный текст стенограммы составляется на основании произведенных на конференции, совещании, собрании или заседании коллегиального органа стенографических или звуковых записей и представленных материалов (докладов, справок, проектов решений и т.п.). 8.9.2. Текст стенограммы должен состоять из разделов, соответствующих пунктам повестки дня, разделы нумеруются арабскими цифрами. Инициалы и фамилия докладчика печатаются в именительном падеже. 8.9.3. Дата, проставленная на стенограмме, должна соответствовать дню проведения совещания, собрания или заседания коллегиального органа. 8.9.4. Звукозапись мероприятий в Администрации района обеспечивает сектор по взаимодействию со СМИ и работе с обращениями граждан. Необходимость звукозаписи совещания определяет ответственный за организацию совещания по согласованию с начальником сектора по взаимодействию со СМИ и работе с обращениями граждан. 8.9.5. Расшифровку звукозаписи мероприятий, проводимых Администрацией Зерноградского района, главой Администрации Зерноградского района и заместителями главы Администрации Зерноградского района, осуществляет сектор по взаимодействию со СМИ и работе с обращениями граждан. После расшифровки аудиозапись передается должностному лицу, ответственному за подготовку совещания, для составления протокола. 8.9.6. При расшифровке стенографической звукозаписи на лицевой стороне последнего листа стенограммы указываются фамилия должностного лица, ответственного за расшифровку записи, дата. 8.10. Отчет Текст отчета может состоять из разделов, подразделов, пунктов и подпунктов, которые нумеруются арабскими цифрами в установленном порядке. Отчет должен иметь подписи или визы составителей с указанием даты визирования. 8.11. Материалы к выступлению главы Администрации Зерноградского района Текст выступления главы Администрации Зерноградского района оформляется шрифтом 16 пт, обычным начертанием (нежирным), с межстрочным интервалом "точно 20", на бумаге формата А5. Текст выступления может быть оформлен в виде тезисов, информационной справки, приветственного и вступительного слова. Тезисы выступления главы Администрации Зерноградского района должны содержать: вступительную часть (важность и актуальность темы, цели выступления, задачи совещания); основную часть (анализ существа проблем; оценка эффективности принятых ранее управленческих решений и мероприятий по их реализации; выявленные недостатки и их причины; предложения, направленные на улучшение положения дел в соответствующей сфере; прогноз результата их реализации); заключительную часть (выводы; прогноз о том, какую пользу принесет предлагаемое решение; первоочередные задачи, которые необходимо выполнить). Информационные справки для подготовки выступления главы Администрации Зерноградского района должны содержать: точное наименование темы совещания, его цели и задачи; фактологическую (справочную, статистическую, графическую) информацию по существу вопроса, намеченного к рассмотрению; сравнительный анализ по каждому вопросу, намеченному к рассмотрению; перечень проблемных вопросов, негативные примеры; существующие варианты решения проблемных вопросов, позитивные примеры; предлагаемые варианты решения проблемных вопросов. Текст приветственного слова для подготовки выступления главы Администрации Зерноградского района должен содержать: вступительную часть (приветствие участникам мероприятия, его полное название, актуальность); основную часть (историю вопроса, фактологическую информацию по теме мероприятия, проблемные и (или) позитивные примеры); заключительную часть (обращение к участникам мероприятия, указание значимости мероприятия для его участников, пожелания). Текст вступительного слова для подготовки выступления главы Администрации Зерноградского района должен содержать: важность и актуальность темы; краткую характеристику проблем (достижений); краткий перечень задач, которые будут поставлены; обращение к участникам совещания о необходимости реализации первоочередных задач. 9. Применение, изготовление и хранение печатей и штампов 9.1. Порядок применения печатей и штампов 9.1.1. На документах, требующих особого удостоверения подлинности, ставится печать. 9.1.2. Применение гербовых печатей. В Администрации Зерноградского района используются следующие гербовые печати: - Гербовая печать с изображением герба Зерноградского района с обозначением «Администрация Зерноградского района». Хранится у управляющего делами Администрации Зерноградского района. Ставится на всех документах, подписываемых главой Администрации Зерноградского района и заместителями главы Администрации Зерноградского района: - на банковских и финансовых документах, договорах, соглашениях и других документах; - на удостоверениях к наградам Администрации Зерноградского района - на наградных листах к государственным наградам Ростовской области, бланках Почетной грамоты Администрации Зерноградского района, Благодарности Администрации Зерноградского района, Благодарственного письма Администрации Зерноградского района и Приветственного адреса Администрации Зерноградского района; - на копиях договоров, соглашений, доверенностей и иных актов Администрации Зерноградского района, содержащих оригинальную печать, в целях свидетельствования верности копий документов для представления в судебные и иные органы. - Гербовая печать с изображением герба Зерноградского района с обозначением «Администрация Зерноградского района» (размер 30 мм). Ставится на служебных удостоверениях должностных лиц Администрации Зерноградского района. Хранится у управляющего делами Администрации Зерноградского района. - Гербовая печать с изображением герба Зерноградского района с обозначением «Администрация Зерноградского района» «Главный архитектор района». Ставится на всех документах, подписываемых главным архитектором Зерноградского района. Хранится у главного архитектора Зерноградского района. - Гербовая печать с изображением герба Российской Федерации «Архивный отдел Администрации Зерноградского района Ростовской области». Ставится на всех документах, подписываемых заведующим архивным отделом Администрации Зерноградского района. Хранится у заведующего архивным отделом Администрации Зерноградского района. 9.1.3. Применение негербовых печатей: - Негербовая печать «Управление делами Администрации Зерноградского района» ставится: а) на документах, подписываемых управляющим делами Администрации Зерноградского района: – на приложениях к постановлениям и распоряжениям Администрации района; – на копиях правовых актов Администрации Зерноградского района и других документах, заверяемых управляющим делами; – на справках, доверенностях; – в трудовых книжках; – на командировочных удостоверениях (о прибытии, убытии); – на документах по военно-мобилизационной работе; – на телеграммах, описях отправляемых телеграмм, описях писем, отправляемых за рубеж; – на пакетах, в реестрах, описях, разносных книгах, на получаемой и отправляемой секретной и правительственной корреспонденции; б) в случае необходимости - на документах (копиях, справках, разрешениях, согласованиях и т.п.), выдаваемых и подписываемых специалистами аппарата и руководителями структурных подразделений Администрации района, наделенных определенными полномочиями, но не имеющих печатей, требующих удостоверения подписи вышеназванных должностных лиц. - Негербовая печать «Для пакетов» - ставится на исходящих почтовых отправлениях, подготовленных главным специалистом (по мобилизационной подготовке) Администрации Зерноградского района. Печать храниться у главного специалиста (по мобилизационной подготовке) Администрации Зерноградского района. 9.1.4. Применение металлических печатей Металлические печати применяются для опечатывания помещений, в которых обрабатываются персональные данные (архивный отдел, бухгалтерия, сектор ИСОГД, отдел правовой работы, муниципальной службы и противодействия коррупции) и мобилизационные документы. 9.1.5. Штампы с факсимильным воспроизведением подписи главы Администрации Зерноградского района, заместителей главы Администрации Зерноградского района разрешается использовать на копиях, подписанных в установленном порядке документов, поздравительных адресах, открытках и телеграммах. Использование штампов с факсимильным воспроизведением подписей при оформлении подлинников всех документов запрещается. 9.1.6. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие штампы (приложение № 18). 9.2. Изготовление печатей и штампов 9.2.1. Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности Администрации Зерноградского района, производится структурными подразделениями и отраслевыми (функциональными) органами по разрешению главы Администрации Зерноградского района. 9.2.2. Образцы печатей и штампов согласовываются с управляющим делами Администрации Зерноградского района. 9.2.3. Письма-заявки об изготовлении печатей или штампов с резолюцией управляющего делами Администрации Зерноградского района направляются в отдел учета, отчетности и планирования расходов Администрации Зерноградского района (для финансирования) и в управление делами Администрации Зерноградского района (для учета). 9.2.4. Изготовленные печати и штампы, в том числе факсимиле, учитываются в управлении делами в специальном журнале (приложение № 19). Изготовленные печати и штампы выдаются в управлении делами под роспись сотрудникам подразделений, отвечающим за их использование и сохранность. 9.2.5. Штампы с факсимильным воспроизведением подписи изготавливаются для главы Администрации Зерноградского района и заместителей главы Администрации Зерноградского района (при необходимости). 9.2.6. В структурных подразделениях и отраслевых (функциональных) органах Администрации Зерноградского района печати и штампы хранятся в несгораемых шкафах или сейфах. Ответственность и контроль за соблюдением порядка использования и хранения печатей и штампов в структурных подразделениях и отраслевых (функциональных) органах Администрации Зерноградского района возлагаются на их руководителей. Руководитель, которому были выданы печать или штамп, при освобождении от должности, обязан сдать их в управление делами. 9.2.7. Пришедшие в негодность и аннулированные печати и штампы возвращаются в управление делами и уничтожаются по акту. В журнале учета проставляются соответствующие отметки. Для уничтожения пришедших в негодность и аннулированных печатей и штампов в Администрации Зерноградского района создается комиссия. 9.2.8. Об утере печати, штампа, факсимиле незамедлительно ставится в известность управление делами, который, в свою очередь, информирует об этом главу Зерноградского района. 10. Организация документооборота и исполнения документов 10.1. Общие правила организации документооборота. 10.1.1. Движение документов в Администрации района с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки или сдачи в архив образует документооборот. 10.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Администрации района, регламентируются настоящей Инструкцией и Регламентом Администрации Зерноградского района. 10.1.3. Документооборот осуществляется с использованием системы "Дело" и системы «АД». Все действия, производимые с документом (регистрация, внесение резолюций, визирование, подпись, постановка и снятие с контроля, передача, ознакомление, списание документа в дело, передача в архив), в обязательном порядке фиксируются в регистрационной карточке системы "Дело" и системы «АД». При этом к регистрационной карточке (РК) в обязательном порядке должен быть прикреплен файл электронного документа (для графических документов - формата Pdf или Tif; для текстовых документов - Doc, Docx, Xls, Xlsx). 10.2. Прием, регистрация, отправка документов. 10.2.1. Прием, первоначальная обработка, регистрация и распределение поступающей корреспонденции на бумажных носителях, а также документов, поступивших из Правительства Ростовской области с применением МЭДО, производятся главным специалистом (помощником главы Администрации района) и старшим инспектором (делопроизводителем СЭД «Дело») группы по ведению делопроизводства управления делами Администрации Зерноградского района. 10.2.2. К регистрации и дальнейшей обработке принимаются документы на бумажных носителях, поступающие из организаций, не подключенных к системе «Дело», адресованные главе Администрации Зерноградского района, заместителям главы Администрации Зерноградского района, управляющему делами Администрации Зерноградского района. В правом нижнем углу первого листа основного документа проставляется отметка (штамп) с указанием даты, входящего регистрационного номера, индекса приемной, куда направляется документ. При регистрации ответа на поручение по ранее зарегистрированному документу в РК делается связка с этим документом. 10.2.3. Документы, адресованные руководителям структурных подразделений и отраслевых (функциональных) органов Администрации Зерноградского района, должностным лицам органов местного самоуправления, главным специалистом (помощником главы Администрации района) не регистрируются и передаются по назначению для дальнейшей регистрации в системе "Дело" соответственно в этих подразделениях и органах. 10.2.4. При приеме корреспонденции от нарочных в разносной книге (реестре) отправителя или на втором экземпляре (копии) документа ставятся дата и подпись работника, принявшего документ. Документы, поступающие на бумажных носителях, сканируются, регистрируется в системе "Дело", направляются по системе "Дело" на рассмотрение адресату. При приеме корреспонденции проверяются правильность ее адресования и доставки, целостность конвертов и, после вскрытия, наличие вложенных в них документов, правильность оформления (наличие регистрационных номеров, подписи, печати, приложений). Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается отправителю или по назначению. При этом на конверте в графе "номер" проставляется буквенный индекс "ОЗ" - "ошибочно засланная". Входящие документы на бумажном носителе без регистрационного номера, даты, подписи, без приложений, если на их наличие указано в документе, с техническими повреждениями (мятые, подмоченные, рваные, нечитаемые) не регистрируются и возвращаются исполнителю. Документы, направленные по системе "Дело" с нарушением установленного порядка заполнения реквизитов регистрационной карточки документа, в том числе не имеющие файла электронного документа (электронной копии документа), не рассматриваются до устранения нарушений. 10.2.5. Проект решения Собрания депутатов Зерноградского района, поступивший из Собрания депутатов Зерноградского района на заключение главе Администрации Зерноградского района, регистрируется главным специалистом (помощником главы Администрации Зерноградского района) и в тот же день передается по системе «Дело» главе Администрации района. 10.2.6. Документы, подлежащие отправке, содержат следующие реквизиты: регистрационный номер, дату, полное название организации с юридическим адресом. Отправка документов регистрируется в системе "Дело". 10.2.7. Работники структурных подразделений и отраслевых (функциональных) органов Администрации Зерноградского района, ответственные за ведение делопроизводства, доставляют документы в приемную главы Администрации района и получают документы из этого подразделения 2 раза в день (в 10.00 и 15.00 час.). На документах, поступивших до 15.00 час. текущего дня, проставляется регистрационный номер с указанием даты поступления, на поступивших после 15.00 час. - регистрационный номер с датой следующего рабочего дня. 10.2.8. Регистрация служебных документов - это фиксация фактов поступления документов или отправки их в системе "Дело" (приложение № 21). 10.2.9. Все поступившие конверты (бандероли), за исключением имеющих пометку "Лично", вскрываются. При обнаружении некомплектности или повреждении документа на последнем листе или на обороте последнего листа документа проставляется соответствующая отметка, а также составляется акт в трех экземплярах: первый остается у получателя корреспонденции, второй приобщается к поступившему материалу, а третий направляется отправителю документа. Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или даты отправки и получения документов. Конверты с грифом "Лично" регистрируются в журнале учета пакетов и передаются по назначению. Остальные документы передаются на регистрацию и предварительное рассмотрение. Письменные обращения граждан, письма членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Законодательного Собрания Ростовской области, депутатов представительных органов муниципальных образований Зерноградского района, письма юридических лиц и письма других организаций, касающиеся вопросов обращений граждан, учитываются главным специалистом (помощником главы Администрации Зерноградского района) количественно и передаются для регистрации в сектор по взаимодействию со СМИ и работе с обращениями граждан ведущему специалисту (по работе с обращениями граждан) Администрации Зерноградского района. 10.2.10. Документы, поступившие в Администрацию района, главный специалист (помощник главы Администрации Зерноградского района) сортирует по адресатам, руководствуясь распределением обязанностей между главой Администрации района и заместителями главы Администрации Зерноградского района, классификатором структурных подразделений Администрации Зерноградского района, и определяет документы, подлежащие регистрации. 10.2.11. При регистрации входящих документов одинакового содержания, но направленных нескольким адресатам, каждому из документов присваивается свой номер. На бумажном носителе проставляется штамп с цифровыми индексами с учетом классификатора и входящего порядкового номера. 10.2.12. После регистрации документов, поступивших на бумажном носителе, они направляются по системе «Дело» в электронные кабинеты главы Администрации Зерноградского района, заместителей главы Администрации Зерноградского района, других должностных лиц Администрации Зерноградского района. 10.2.13. Контроль исполнения документов организуется в соответствии с Регламентом Администрации Зерноградского района. 10.2.14. Сроки рассмотрения отдельных видов документов с момента их регистрации до передачи на исполнение установлены Регламентом Администрации Зерноградского района, во всех остальных случаях - не должны превышать трех рабочих дней. 10.2.15. Рассылка документов с резолюцией обеспечивается с использованием системы "Дело" главным специалистом (помощником главы Администрации Зерноградского района) и старшим инспектором (делопроизводителем СЭД «Дело»), работниками приемных руководителей, внесших эту резолюцию. 10.2.16. Корреспонденция, полученная из аппаратов Правительства Ростовской области, Законодательного Собрания Ростовской области, если она не адресована конкретному лицу, в тот же день передается для рассмотрения главе Администрации Зерноградского района, а в его отсутствие – заместителю главы Администрации Зерноградского района, исполняющему обязанности главы Администрации Зерноградского района. 10.2.17. Федеральные законы, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, Правительства Ростовской области, Губернатора Ростовской области, иные нормативные правовые акты федеральных и областных органов государственной власти после регистрации передаются в юридический отдел Администрации Зерноградского района. 10.2.18. Документы, регистрируемые и отправляемые адресату по системе «Дело», подписанные с применением ЭП, являются электронными документами и хранятся в системе «Дело» в соответствии с номенклатурой дел. При необходимости может быть создана копия электронного документа на бумажном носителе. Исходящие документы отраслевых (функциональных) органов Администрации Зерноградского района отправляются ими самостоятельно. Подписанные письма и телеграммы передаются исполнителем старшему инспектору (делопроизводителю) и старшему инспектору (делопроизводителю СЭД «Дело») группы ведению делопроизводства управления делами для отправки. При этом к письму и телеграмме прилагаются полный почтовый адрес получателя или телеграфный адрес, а при ответе на входящий документ - также его номер и дата. Корреспонденция, поступившая для отправки после 14.00 час., кроме телеграмм и срочной корреспонденции, отправляется следующим днем. Письма и телеграммы в Правительство Ростовской области, министерства и ведомства Ростовской области могут передаваться по системе связи службы специальной документальной связи. Внутренняя переписка, а также письма, адресованные органам местного самоуправления Зерноградского района и отраслевым (функциональным) органам Администрации Зерноградского района, отправляются исполнителями по системе "Дело". 10.2.21. Передача документов, их копий в органы и организации, не указанные в реестре рассылки, осуществляется с разрешения управляющего делами Администрации Зерноградского района. |
Похожие:
 | Администрации Зерноградского района и в связи с включением фондов муниципального архива документов по личному составу в состав фондов... | | Об утверждении Административных регламентов предоставления муниципальных услуг архивным отделом Администрации Зерноградского района... |
| Администрации Зерноградского района от 08. 04. 2013 №201 «О разработке и утверждении Администрацией Зерноградского района административных... | | Об утверждении Положения о кадровом резерве для замещения вакантных должностей муниципальной службы Администрации Зерноградского... |
 | Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) разработана в соответствии с федеральным и краевым законодательством | | «Село Лончаково» Бикинского муниципального района и руководствуясь распоряжением Губернатора Хабаровского края от 23. 01. 2008 №14-р... |
| «Село Лончаково» Бикинского муниципального района и руководствуясь распоряжением Губернатора Хабаровского края от 23. 01. 2008 №14-р... | | Разработана в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации в области трудового права и нормативными актами в... |
| Об утверждении Административного регламента предоставления Администрации Зерноградского района Ростовской области муниципальной услуги... | | Настоящая Инструкция по делопроизводству в Администрации Зимитицкого сельского поселения (далее – Инструкция) устанавливает единую... |