Инструкция по делопроизводству в Администрации Зерноградского района Общие положения
Скачать 1.48 Mb.
|
8.2. Служебные письма 8.2.1. Служебное письмо - официальный документ информационно-справочного характера, используемый для обмена информацией в деятельности органов местного самоуправления, организаций и граждан. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции, а по жалобам и обращениям граждан - действующим законодательством. Тексты ответных писем должны соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя. 8.2.2. Служебные письма, как правило, передаются в виде электронного документа с использованием системы «Дело» или печатаются на стандартных бланках Администрации Зерноградского района, бланках должностного лица формата А4. Образец оформления письма приведен в приложении № 14. При подготовке проектов представлений главы Администрации района на имя Губернатора Ростовской области о награждении государственными наградами, присвоении почетных званий, воинских и специальных званий Российской Федерации (в других случаях не рекомендуется) допускается печатать прописными буквами и выделять фамилии шрифтом другой насыщенности. 8.2.3. Текст письма излагается от 3 лица единственного числа, например: "Администрация Зерноградского района считает...". Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1 лица единственного числа: "прошу...", "направляю...". Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д. 8.2.4. В служебных письмах используются фразы этикетного характера: "Уважаемый...!" - в начале письма, над текстом и "С уважением,.." - в заключительной части письма, над подписью. 8.2.5. Датой письма является дата его регистрации в системе "Дело". 8.2.6. Право подписи устанавливается в Регламенте Администрации Зерноградского района и в положениях об отраслевых (функциональных) органах и структурных подразделениях Администрации Зерноградского района. В названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц. 8.2.7. Служебные письма проходят процедуру согласования в системе "Дело" с применением ЭП. Проект служебного письма визируется исполнителем, в случае подписания письма заместителями главы Администрации Зерноградского района к визе исполнителя добавляется виза руководителя структурного подразделения или отраслевого (функционального) органа Администрации Зерноградского района, а в случае подписания письма главой Администрации Зерноградского района к вышеперечисленным визам добавляется виза курирующего заместителя главы Администрации Зерноградского района. Письма финансового характера, а также письма, содержащие финансовые обязательства, визируются в Финансово-экономическом управлении Администрации Зерноградского района или в отделе учета, отчетности и планирования расходов Администрации Зерноградского района в соответствии с их распределением обязанностей и компетенцией. 8.2.8. Особенности оформления служебных писем, направляемых за рубеж. В переписке с иностранными адресатами (в том числе с посольствами и представительствами иностранных государств) оформление служебных и личных писем имеет одинаковый характер. Служебное письмо состоит из следующих частей: реквизиты бланка (при оформлении на бланке) или название города и дата отправления (при оформлении на стандартных листах бумаги), наименование и адрес получателя письма, вступительное обращение, основной текст, указание на приложение, если оно имеется, заключительная форма вежливости. При переписке без применения бланков оформление писем осуществляется следующим образом (приложение № 14а): в правом верхнем углу письма печатаются название города и дата отправления, например: г. Москва, 12 января 2011 г.; г. Ростов-на-Дону, 17 января 2011 г. Длина максимальной строки не должна превышать 9-10 см и ограничивается правым полем. Регистрационный номер проставляется на подлиннике и копии письма, остающейся в деле. Текст письма начинается с обращения. Если оно адресовано министру, то в зависимости от конкретного случая и местной практики следует писать: "Господин Министр", "Ваше Превосходительство". В обращении иногда принято добавление слова "Уважаемый" (особенно в порядке взаимности, например: "Уважаемый господин Министр"). В зависимости от местной практики и в порядке взаимности слово "господин" на иностранных языках может писаться полностью или сокращенно. После обращения идет текст, в большинстве случаев начинающийся словами: "Имею честь...". Письмо заканчивается комплиментом, т.е. выражением уважения. Могут использоваться следующие комплименты: Президенту, Послу или Министру иностранных дел: "Прошу Вас, господин Президент (господин Посол, господин Министр), принять уверения в моем весьма (самом) высоком уважении"; «Генеральному директору Германского фонда международного развития господину Хайнцу Бюлеру: "Прошу Вас, господин Хайнц Бюлер, принять уверения в моем высоком (или глубоком) уважении (или почтении)". Если пишется ответное письмо, то комплимент формулируется в порядке взаимности. Например, если в полученном письме обращаются с уверениями "в весьма высоком уважении", то и отвечать рекомендуется аналогичным комплиментом. Письма могут заканчиваться другими видами комплиментов, а именно: "С искренним уважением", "С глубоким уважением", "Искренне Ваш", "С уважением". В ответном письме в порядке взаимности целесообразно употребить такой же комплимент. Под текстом письма следуют: личная подпись лица, от имени которого посылается письмо, его должность, инициал имени и фамилия. Если в тексте письма дается ссылка на прилагаемые документы (программа, мероприятия и т.д.), то в конце текста указывается приложение. В соответствии с принятыми в большинстве зарубежных стран стандартами адрес зарубежного корреспондента располагается, как правило, в левом нижнем углу первой страницы, независимо от количества страниц письма. Адрес включает инициал (инициалы) имени, фамилию, полное наименование официальной должности лица, которому направляется письмо, и название города. На конверте указывается адрес, напечатанный на письме. При переписке с использованием бланков оформление писем осуществляется следующим образом: адрес зарубежного корреспондента располагается в правом верхнем углу первой страницы письма; длина максимальной строки реквизита не должна превышать 9-10 см и ограничивается правым полем. Например: Господину _______________ Председателю Правления фонда ___________________ г. Вашингтон В ряде случаев, в зависимости от местной практики и на основе взаимности, перед фамилией лица, которому посылается письмо, указывается его титул. Например: Его Превосходительству господину ________________ Чрезвычайному и Полномочному Послу Официальное название страны г. Москва Реквизит "Адресат" должен включать в себя следующие составные части: слова "Господину" ("Госпоже") или титул (например: "Его (Ее) Превосходительству"), имя и фамилию адресата, наименование организации, фирмы, должность адресата, название города и страны. Титул или имя и фамилия в адресате пишутся через два интервала от должности. Другие составные части печатаются одинарным интервалом. Обращение и первая строка текста письма начинаются с красной строки. Частные письма полуофициального характера посылаются знакомым официальным лицам в случаях, связанных с оказанием какого-либо личного одолжения (благодарность за приглашение, просьба о содействии), либо по вопросам, являющимся предметом официальной переписки или переговоров, с целью подчеркнуть заинтересованность автора в данном деле или для ускорения решения какого-либо вопроса путем использования влияния лица, которому направляется письмо. Переписка может осуществляться и по другим вопросам, постановка которых в официальном порядке нежелательна по тем или иным причинам. Частные письма полуофициального характера пишутся на обычной почтовой бумаге (в пол-листа), иногда на бланке. Оборотная сторона листа не используется. Обращение в таком письме обычно бывает следующим: Уважаемый господин Министр! Уважаемый господин Директор! Уважаемый господин Сенатор! Заключительный комплимент в письме обязателен и он зависит от служебного или общественного положения адресата и характера отношений автора с адресатом. Наименование должности и полная фамилия адресата пишутся только на конверте. К каждому письму зарубежному адресату прилагается сопроводительное письмо в Исполнительный секретариат Министерства иностранных дел Российской Федерации. Необходимо выбрать подходящий для конкретного случая вид письма исходя при этом из содержания. Документы требуют к себе надлежащего внимания и предполагают ответ со стороны того, кому они направлены. Оформление документов, направляемых по линиям факсимильной связи, производится на чистом листе бумаги без использования бланка. Текст печатается прописными буквами на русском языке либо языке адресата. Заголовок к тексту не составляется. При ответе на документ, поступивший от зарубежного партнера, целесообразно в тексте сделать ссылку на этот документ, например: "На Ваше письмо от ... числа". При регистрации документа, отправляемого за рубеж, действует общепринятый порядок работы с корреспонденцией. Одновременно с документом исполнитель готовит конверт для отправки данного документа с указанием данных адресата и адреса отправителя. При этом адрес может быть написан как на английском языке, так и на языке страны-адресата. Название страны может быть полным (Соединенные Штаты Америки) или кратким (США), но обязательно должно быть официально принятым (нельзя вместо "Федеративная Республика Германия" или "ФРГ" писать "Германия"). 8.3. Телеграмма 8.3.1. Телеграммы подразделяются на следующие категории: срочные; обыкновенные. 8.3.2. Телеграммы на отправку принимаются старшим инспектором (делопроизводителем) Управления делами Администрации Зерноградского района заблаговременно, с правильно оформленными, подписанными, с отметкой об их категории, с указанием номера (индекса) отделения связи, обслуживающего адресата. Текст телеграммы должен быть сжатым, без переноса слов, союзов и предлогов (если при этом не искажается его содержание). Знаки препинания следует писать только словами, полностью (образец оформления телеграммы – приложение № 15). 8.3.3. Телеграммы печатаются в двух экземплярах, один из которых (после подписания) передается на телеграф, второй экземпляр телеграммы (с визами) остается в деле. При направлении телеграмм с одним и тем же текстом более чем в четыре адреса исполнитель составляет список адресатов (в двух экземплярах) с указанием почтовых или телеграфных адресов (приложение № 16). При рассылке телеграмм в десять и более адресов, прилагается информация об адресатах на электронном носителе. При рассылке телеграмм с одним и тем же текстом всем без исключения руководителям Администраций муниципальных образований указатель рассылки (список адресатов) не требуется. В этом случае применяется "схема 63" (приложение № 17). 8.4. Телефонограмма Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (передается по телефону и записывается получателем). Регистрируется и оформляется телефонограмма в установленном порядке в том структурном подразделении, руководителем которого она подписана. 8.5. Положение, правила, инструкция Положения, правила и инструкции могут применяться как самостоятельные документы, которые подписываются руководителем, утверждаться в форме грифа утверждения или распорядительным документом. Текст положения, правил, инструкции излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается". Заголовок к тексту положения, правил, инструкции отвечает на вопрос "о чем?". Констатирующей частью положений, правил, инструкций служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки документа, основное назначение и сфера его распространения. Основной текст положения, правил, инструкции может делиться на разделы (главы), пункты и подпункты. Разделы (главы) имеют названия, нумеруются арабскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами через точку. 8.6. План Составляющими пунктами планов являются: наименование (содержание) работы или мероприятия; исполнитель; срок исполнения; отметка об исполнении. Планы работ или мероприятий подписываются должностными лицами, ответственными за их выполнение, с указанием даты подписания. Планы, как правило, подлежат утверждению. Администрация Зерноградского района в своей деятельности руководствуется утвержденными планами работы Администрации Зерноградского района на год, а также планами мероприятий Администрации Зерноградского района на месяц (приложение № 33). 8.7. Акт Текст акта состоит из двух частей - вводной и констатирующей. Вводная часть акта содержит наименование распорядительного документа, на основании которого актируются факт, событие или действие (в соответствующем падеже), его номер и дату. Дата и место составления, проставляемые в реквизитах акта, должны соответствовать дате и месту актируемого события. Заголовок акта начинается с предлога "О" и формулируется с помощью отглагольного существительного, например: "О приеме-передаче материальных ценностей". Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова "Основание", "Председатель", "Члены комиссии", "Присутствовали" пишутся с прописной буквы. В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования, существо и характер проведенной комиссией работы, установленные факты и события, а также выводы и замечания. Констатирующая часть заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения. Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных в нем сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта. Акты подписываются всеми членами комиссии. При необходимости акты подлежат утверждению. 8.8. Докладная, объяснительная и служебная записки Докладная записка составляется при необходимости уведомления руководителя или вышестоящего органа о каких-либо фактах или событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу. В зависимости от содержания и назначения докладные и служебные записки делятся на информационные и отчетные, а также могут иметь инициативный характер. Текст докладной, служебной записки может состоять из двух частей. В первой части, как правило, излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки, во второй - выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять руководителю или вышестоящему органу в связи с изложенными фактами. Записки, составляемые работниками с объяснением причин поведения, проступков, ситуаций (объяснительные записки), могут быть оформлены рукописным способом на стандартном листе бумаги формата А4. |
Похожие:
 | Администрации Зерноградского района и в связи с включением фондов муниципального архива документов по личному составу в состав фондов... | | Об утверждении Административных регламентов предоставления муниципальных услуг архивным отделом Администрации Зерноградского района... |
| Администрации Зерноградского района от 08. 04. 2013 №201 «О разработке и утверждении Администрацией Зерноградского района административных... | | Об утверждении Положения о кадровом резерве для замещения вакантных должностей муниципальной службы Администрации Зерноградского... |
 | Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) разработана в соответствии с федеральным и краевым законодательством | | «Село Лончаково» Бикинского муниципального района и руководствуясь распоряжением Губернатора Хабаровского края от 23. 01. 2008 №14-р... |
| «Село Лончаково» Бикинского муниципального района и руководствуясь распоряжением Губернатора Хабаровского края от 23. 01. 2008 №14-р... | | Разработана в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации в области трудового права и нормативными актами в... |
| Об утверждении Административного регламента предоставления Администрации Зерноградского района Ростовской области муниципальной услуги... | | Настоящая Инструкция по делопроизводству в Администрации Зимитицкого сельского поселения (далее – Инструкция) устанавливает единую... |