Инструкция по делопроизводству в Администрации Зерноградского района Общие положения
Скачать 1.48 Mb.
|
| Глава Администрации Зерноградского района Инициалы, фамилия 6.2.11. В приложениях к правовым актам помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения визируются исполнителем и руководителем структурного подразделения или отраслевого (функционального) органа Администрации Зерноградского района, внесшего проект. Каждое приложение подписывается управляющим делами Администрации Зерноградского района. Параметры полей, формат шрифта и абзацев приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текста проекта. В таблицах и схемах допускается использование шрифта меньшего размера. Каждое приложение к проекту оформляется с новой страницы. На первой странице приложения печатается слово "Приложение", ниже дается ссылка на правовой акт. Все составные части реквизита печатаются через 1 межстрочный интервал, располагаются с отступом от левой границы текстового поля (11 см - при книжных параметрах страницы, 19 см - при альбомных) и выравниваются по центру. При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами с использованием знака "№". Например: Приложение № 1 к постановлению Администрации Зерноградского района от 15.09.2011 № 2 Заголовок к тексту приложения располагается по центру. Первое слово выделяется прописными буквами (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ и т.д.). Например: ПОЛОЖЕНИЕ об отделе экономики Администрации Зерноградского района Разделы в приложениях нумеруются арабскими цифрами, а подразделы, пункты и подпункты - арабскими цифрами с добавочным номером через точку (например 1.2; 4.2.11). Нумерация подпунктов, содержащая в номере более трех чисел через точку, не рекомендуется. Названия разделов располагаются по центру, точка в конце не ставится. Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы или схемы. Заголовки граф таблицы следует писать в единственном числе. В конце заголовка точка не ставится. Подзаголовки граф, если они грамматически согласованы с заголовками, пишутся со строчной буквы. Сокращения в заголовках и подзаголовках не допускаются. Если таблицу печатают более чем на одной странице, то графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах в заголовках печатаются только номера этих граф. Заголовки строк пишутся с прописной буквы, знаки препинания ставятся только внутри предложения. После слов "Итого", "Всего" двоеточие не ставится. В таблицах не должно быть пустых граф, нулей. При отсутствии текста или цифр в них ставится по центру знак тире «–». Не допускается заменять повторяющийся текст знаком «–//–». При наличии графы «период» или «срок» таблица оформляется в хронологической последовательности. Под «периодом» подразумевается промежуток времени, например: январь 2013 г. – июнь 2014 г. Под «сроком» рекомендуется указывать конкретную дату, например: 1 января 2013 г. При употреблении периода времени продолжительностью в полный календарный год слово «год» пишется полностью, например: в 2009 году. При указании периода в неполный календарный год пишется «г.», например: 5 января 2013 г. Не допускается наличие «скрытых» формул в электронном документе правового акта. 6.2.12. Согласование проекта правового акта осуществляется в системе «Дело» в РКПД с применением ЭП. Порядок согласования проектов правовых актов утвержден Регламентом Администрации Зерноградского района. При наличии у лица, визирующего проект правового акта, замечания (особого мнения) он делает об этом соответствующую отметку в РКПД. Замечания (особое мнение), заключения по проекту правового акта, как правило, излагаются отдельно и размещаются в РКПД рядом с файлом проекта правового акта. 6.2.13. Тексты постановлений и распоряжений Администрации Зерноградского района, распоряжений Администрации Зерноградского района (по аппарату) печатаются на бланках установленного образца в группе по ведению делопроизводства Управления делами Администрации Зерноградского района. 6.2.14. Регистрация подписанных правовых актов производится как на бумажных носителях с использованием журналов регистрации на каждый вид акта (приложение № 10), так и в электронном виде с использованием системы «Дело». 6.2.15. Тиражирование бумажных копий правовых актов обеспечивается группой по ведению делопроизводства Управления делами Администрации Зерноградского района. 6.2.16. Рассылка электронных копий документов и документов на бумажном носителе (организациям и учреждениям, не подключенным к системе «Дело») осуществляется не позднее чем в 3-дневный срок после подписания, в отдельных случаях, по согласованию с Управляющим делами Администрации Зерноградского района - в 5-дневный срок. Перечень адресатов, которым в обязательном порядке направляется правовой акт, определяется исполнителем, который подписывает лист рассылки в нижней его части (приложение № 11). Дополнительную рассылку определяет Управляющий делами Администрации Зерноградского района. Рассылка правовых актов по выделению средств из бюджета Зерноградского района, включая резервный фонд Администрации Зерноградского района на финансирование непредвиденных расходов бюджета Зерноградского района, осуществляется в течение рабочего дня после подписания – Финансово-экономическому управлению Администрации Зерноградского района, органам местного самоуправления, инициировавшим выделение средств, а также тем юридическим и физическим лицам, кому в документе предусматривается выделение средств. Правовые акты, изменяющие или дополняющие ранее принятые акты, обязательно направляются всем учреждениям и организациям, которым рассылались первоначально эти акты. Копии документов на бумажном носителе и электронные копии правовых актов рассылаются группой по ведению делопроизводства Управления делами Администрации Зерноградского района (далее – группа делопроизводства) адресатам в соответствии с листом рассылки в электронном виде с использованием системы "Дело". Группа делопроизводства направляет копии правовых актов на бумажном носителе и электронные копии правовых актов в прокуратуру Зерноградского района, в сектор по взаимодействию со средствами массовой информации и работе с обращениями граждан Администрации Зерноградского района, Донскую государственную публичную библиотеку, а также в муниципальное бюджетное учреждение культуры (МБУК) «Зерноградская межпоселенческая центральная библиотека». Для направления заинтересованным сторонам и исполнителям, не являющимся пользователями системы «Дело», группа по ведению делопроизводства представляет копии документов на бумажном носителе. В необходимых случаях работники, готовившие проект документа, представляют полные почтовые адреса получателей. 6.3. Основные требования к оформлению и регистрации проектов решений Собрания депутатов Зерноградского района, вносимых в Собрание депутатов Зерноградского района по инициативе Администрации Зерноградского района и главы Администрации Зерноградского района. 6.3.1. Порядок подготовки, согласования (визирования) и внесения проектов решений в Собрание депутатов Зерноградского района на рассмотрение Собрания депутатов Зерноградского района по инициативе Администрации Зерноградского района и главы Администрации Зерноградского района определен Регламентом Администрации Зерноградского района. 6.3.2. Для регистрации проекта решения Собрания депутатов Зерноградского района (далее – проект решения) главному специалисту-юристу Собрания депутатов Зерноградского района должны быть представлены на бумажном носителе и в электронном виде: - основание для подготовки проекта решения (в системе «Дело»); - текст проекта решения с указанием на титульном листе в правом верхнем углу шрифтом 12 пт субъекта права правовой инициативы в Собрании депутатов Зерноградского района: Администрация Зерноградского района или глава Администрации Зерноградского района, например: - "ПРОЕКТ внесен главой Администрации Зерноградского района, подготовлен ___________________ (указать наименование органа местного самоуправления, структурного подразделения или отраслевого (функционального) органа Администрации Зерноградского района, ответственного за разработку проекта решения)"; - пояснительная записка к проекту решения, содержащая предмет правового регулирования, изложение концепции, а также обоснование необходимости его принятия; - перечень правовых актов Собрания депутатов Зерноградского района, подлежащих признанию утратившими силу, приостановлению, изменению, дополнению или принятию в связи с принятием данного решения Собрания депутатов Зерноградского района; - финансово-экономическое обоснование (в случае внесения решения, реализация которого потребует материальных затрат). 6.3.3. Регистрация проекта решения осуществляется с использованием системы «Дело» главным специалистом-юристом Собрания депутатов Зерноградского района и включает: присвоение проекту порядкового номера по журналу регистрации проектов решений (приложение № 12), внесение информации о названии решения, дате регистрации, основании для его подготовки, сведений об исполнителе (фамилия, имя, отчество, должность, контактный телефон); проставление на проекте решения штампа (приложение № 12а) с указанием регистрационного номера проекта решения и даты регистрации; 6.3.4. Проект решения, приложения к нему и другие документы, подлежащие одновременному представлению в Собрание депутатов Зерноградского района, должны быть подготовлены с использованием программы Microsoft Office Word шрифтом Times New Roman, 14 пт, с одинарным межстрочным интервалом и выравниванием абзаца по ширине с отступом первой строки 1,25 см. Допускается представление на бумажном носителе и в электронном виде текстов приложений к проектам решения Собрания депутатов Зерноградского района о бюджете Зерноградского района и о внесении изменений в решение Собрания депутатов о бюджете Зерноградского района, подготовленных с помощью программы MicrosoftOfficeExcel. 6.3.5. Проект решения Собрания депутатов, приложения к нему и другие документы, подлежащие одновременному представлению в Собрание депутатов Зерноградского района, должны быть завизированы главой Администрации Зерноградского района, заместителем главы Администрации Зерноградского района, руководителем отраслевого (функционального) органа или структурного подразделения Администрации Зерноградского района, ответственными за подготовку проекта решения Собрания депутатов Зерноградского района. Виза оформляется на последних страницах текста проекта решения, приложений к нему и материалов, подлежащих одновременному представлению в Собрание депутатов Зерноградского района. 6.4. Все действия по согласованию проекта решения выполняются главным специалистом-юристом Собрания депутатов Зерноградского района в системе "Дело" с применением ЭП. 7. Бланки документов 7.1. В Администрации Зерноградского района используются бланки писем, направляемые в любой адрес Российской Федерации. 7.2. На бланках Администрации Зерноградского района применяются реквизиты в соответствии с подпунктом 4.3.1 Инструкции. 7.3. Документы Администрации Зерноградского района оформляются на бланках, изготавливаемых на белой бумаге формата А4 (210 х 297 мм), А5 (105 х 148 мм). 7.4. В целях обеспечения деятельности Администрации Зерноградского района применяются следующие бланки: 7.4.1. бланк должностного лица Администрации Зерноградского района, в том числе: бланк главы Администрации Зерноградского района (приложение № 1); бланк первого заместителя главы Администрации Зерноградского района (приложение № 1 а); бланк заместителя главы Администрации Зерноградского района - начальника Финансово-экономического управления (приложение № 2); бланк заместителя главы Администрации Зерноградского района общим и социальным вопросам (приложение № 3); бланк заместителя главы Администрации Зерноградского района по сельскому хозяйству (приложение № 4); бланк заместителя главы Администрации Зерноградского района по ЖКХ, дорожному хозяйству, транспорту и связи (приложение № 5); бланк Администрации Зерноградского района (бланк письма) (приложение № 6), 7.4.2. бланки правовых актов Администрации Зерноградского района, в том числе: бланк постановления Администрации Зерноградского района (приложение № 7); бланк распоряжения (общего характера) Администрации Зерноградского района (приложение № 8); бланк распоряжения (по аппарату) Администрации Зерноградского района (приложение № 9). 7.5. В переписке между структурными подразделениями и отраслевыми (функциональными) органами Администрации Зерноградского района, как правило, бланк не используется. 7.6. Бланки документов, применяемые в Администрации района, должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам. 7.7. Образцы бланков разрабатываются Управлением делами, согласовываются с юридическим отделом. Перечень бланков, применяемых в целях обеспечения деятельности Администрации Зерноградского района, утверждается настоящей Инструкцией. 7.8. Структурные подразделения Администрации Зерноградского района при направлении писем, как правило, используют бланк " Администрация Зерноградского района ". 7.9. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) главы Администрации Зерноградского района. Соответствующие предложения вносятся заместителями главы Администрации Зерноградского района. 7.10. Изготовление, использование, учет и хранение бланков Администрации Зерноградского района с изображением Герба Зерноградского района. 7.10.1. Правила применения изображения Герба Зерноградского на бланках определены распоряжением Администрации Зерноградского района от 31.12.2015 № 210. 7.10.2. Отраслевые (функциональные) органы Администрации Зерноградского района в пределах осуществления возложенных функций и задач используют свои бланки. При этом текст "Администрация Зерноградского района " печатается шрифтом размера 17 пт, наименование отраслевого (функционального) органа Администрации Зерноградского района располагается под текстом "Администрация Зерноградского района Ростовской области" и печатается шрифтом размера 15 пт. 7.10.3. Испорченные в приемных руководителей отраслевых (функциональных) органов и в структурных подразделениях Администрации Зерноградского района бланки уничтожаются в установленном порядке. 8. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов 8.1. Протокол 8.1.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания) Администрации Зерноградского района или коллегиального органа Администрации Зерноградского района, представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и т.п. Материалы к обсуждению на заседания Администрации Зерноградского района или коллегиального органа Администрации Зерноградского района представляются структурными подразделениями, отраслевыми (функциональными) органами Администрации Зерноградского района и другими организациями, на которые возложена их подготовка, не позднее чем за 10 дней до даты, предусмотренной планом работы Администрации Зерноградского района или коллегиального органа Администрации Зерноградского района. Справки подписываются руководителями подразделений - исполнителей. Записи во время заседания Администрации Зерноградского района или коллегиального органа Администрации Зерноградского района, сбор материалов и подготовка текста протокола возлагаются на секретаря коллегиального органа или сотрудников подразделений, готовивших вопросы к обсуждению на заседании. Проекты соответствующих пунктов протокола визируются подразделением, ответственным за подготовку заседания. 8.1.2. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании, направляются для подшивки в дело в подразделение-исполнитель вместе с выпиской из протокола о принятых решениях. На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования". 8.1.3. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части оформляются следующие реквизиты: председатель или председательствующий; секретарь; присутствовали - список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших; повестка дня; перечень рассматриваемых вопросов, перечисленный в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому рассматриваемому пункту повестки дня. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом "О" ("Об"), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему, в последнем случае в тексте делается сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью, при необходимости приводятся итоги голосования: "За - ...", против - ..., воздержалось - ...". Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам. 8.1.4. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании. К номерам протоколов и решений могут прибавляться буквенные коды. 8.1.5. Копии решений (выписки из протоколов) при необходимости рассылаются, в том числе по системе "Дело", заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с листом рассылки. Лист рассылки составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовивший рассмотрение вопроса. 8.1.6. Протоколы печатаются на стандартном листе бумаги формата А4, имеют следующие реквизиты: наименование документа - слово "ПРОТОКОЛ" печатается прописными буквами полужирным шрифтом и выравнивается по центру текстового поля; заголовок к тексту отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается через один интервал и выравнивается по центру текстового поля; дата и номер протокола печатаются через два межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом; место проведения заседания, совещания указывается при оформлении протоколов заседания, совещания в том случае, если оно проходило не в обычном месте; печатается через два межстрочных интервала после предыдущего реквизита по центру текстового поля. В повестке дня каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"). Далее указываются должность, фамилия и инициалы докладчика. Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала. Затем указывается принятое по обсуждаемому вопросу решение (постановление). Решения по нескольким вопросам подразделяются на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Постановляющая часть решений, как и распорядительные документы, должна быть конкретной и содержать ответы на следующие вопросы: кому, что сделать и к какому сроку. Полностью подготовленный протокол (по форме согласно приложению № 13) подписывается председателем (председательствующим) и секретарем (должностным лицом, ведущим протокол). Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия). Под подписью председателя располагается подпись секретаря (должностного лица, ведущего протокол). Возможно подписание протокола председателем с использованием грифа утверждения. 8.1.7. Протоколы могут издаваться в краткой форме. В этом случае в вводной части протокола указываются инициалы, фамилии председательствующего (председателя), секретаря (должностного лица, ведущего протокол), а также инициалы и фамилии присутствовавших лиц. Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно. Например: Присутствовали: заместитель начальника УСЗН Администрации Зерноградского района И.О. Фамилия заведующий отделом И.О. Фамилия Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой. В основной части протокола указываются номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центрованно и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал. Затем указывается принятое по вопросу решение. |
Похожие:
 | Администрации Зерноградского района и в связи с включением фондов муниципального архива документов по личному составу в состав фондов... | | Об утверждении Административных регламентов предоставления муниципальных услуг архивным отделом Администрации Зерноградского района... |
| Администрации Зерноградского района от 08. 04. 2013 №201 «О разработке и утверждении Администрацией Зерноградского района административных... | | Об утверждении Положения о кадровом резерве для замещения вакантных должностей муниципальной службы Администрации Зерноградского... |
 | Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) разработана в соответствии с федеральным и краевым законодательством | | «Село Лончаково» Бикинского муниципального района и руководствуясь распоряжением Губернатора Хабаровского края от 23. 01. 2008 №14-р... |
| «Село Лончаково» Бикинского муниципального района и руководствуясь распоряжением Губернатора Хабаровского края от 23. 01. 2008 №14-р... | | Разработана в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации в области трудового права и нормативными актами в... |
| Об утверждении Административного регламента предоставления Администрации Зерноградского района Ростовской области муниципальной услуги... | | Настоящая Инструкция по делопроизводству в Администрации Зимитицкого сельского поселения (далее – Инструкция) устанавливает единую... |