Инструкция по делопроизводству (далее Инструкция) в федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего образования «Московский автомобильно-дорожный государственный технический университет (мади)» разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и
Скачать 3.34 Mb.
|
8.1.14. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом: а) в графу 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру; Индекс дела состоит из установленного в МАДИ цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется. б) в графу 2 включаются заголовки дел (томов, частей); Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: - наименование вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); - название МАДИ или структурного подразделения (автор документа); - наименование организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); - краткое содержание документов дела; - название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; - дата (период), к которым относятся документы дела. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а затем в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.), например: Документы (планы, списки, доклады, информации) о проведении семинаров, конференций по вопросам деятельности МАДИ В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например: Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного фонда Российской Федерации научно-технической документацией В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например: Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например: Переписка с Российской академией государственной службы при Президенте Российской Федерации по вопросам подготовки кадров При обозначении в заголовках дел филиалов МАДИ учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных подразделений, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например: Переписка с директорами филиалов МАДИ по вопросам хозяйственной деятельности. Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела, например: Переписка с Учебным центром Федеральной налоговой службы (г. Нижний Новгород) по вопросам подготовки кадров В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты), например: Годовые планы финансовых мероприятий Годовые статистические отчеты о расходах на содержание автотранспорта Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела. Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. в) графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года; г) в графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с ЦАГМ срок хранения; Для определения сроков хранения документов применяется Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558. д) в графе 5 «Примечание» указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2012 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения, о ведении дела в электронном виде, о месте нахождения подлинников и др. 8.1.15. Если в течение года в МАДИ возникают новые документированные участки работы или не предусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера. 8.1.16. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей). Сведения из итоговой записи по номенклатурам дел структурных подразделений передаются работникам, ответственным за делопроизводство, в виде копии в отдел КиД КПУ до 25 января каждого года. 8.2. Формирование дел и их текущее хранение 8.2.1. Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения на дела. 8.2.2. Дела формируются в МАДИ децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях. 8.2.3. Исполненные и законченные делопроизводством документы должны в 10-дневный срок сдаваться исполнителем работнику, ответственному за делопроизводство в структурном подразделении, для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения, исполнитель и работник, ответственный за делопроизводство в соответствии с номенклатурой дел. 8.2.4. Контроль правильности формирования, проверки наличия и состояния дел осуществляется архивом и отделом КиД КПУ. 8.2.5. При формировании дел в структурных подразделениях необходимо соблюдать следующие правила: а) помещать в дело только исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре; б) помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; в) помещать приложения вместе с основными документами; г) группировать в дело документы одного календарного года (учебного года - для учебных подразделений), за исключением переходящих дел; д) раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; е) включать в дело по одному экземпляру каждого документа; ж) помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный (иметь необходимые реквизиты); з) помещать в дела копии факсограммы, телеграммы, телефонограммы на общих основаниях; и) в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики (за исключением особо ценных); к) по объему дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При повышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «Т.1», «Т.2» и т.д. 8.2.6. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации. Документы советов МАДИ группируют в одно дело. В него входят протоколы и решения, а также документы к заседаниям совета (повестка дня, доклады, справки, заключения и др. документы). Протоколы дел располагаются в деле в хронологическом порядке и по номерам. Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу и приказов по личному составу студентов. Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности (прием на работу, увольнение, перемещение, командировки и т.д.) группировать в отдельные дела. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. Приложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы МАДИ и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ - ответ помещается за документом - запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. Лицевые счета работников по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту. Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел МАДИ, отдельно от документов на бумажных носителях, на жестком диске специально выделенного компьютера. 8.2.7. Дела с момента заведения и до передачи в архив или на уничтожение хранятся по месту их формирования. 8.2.8. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы. 8.2.9. Руководители структурных подразделений и работники, ответственные за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел. 8.2.10. Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним проводится комплекс работ: а) создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел; Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в запирающиеся шкафы, сейфы и т.п., чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света. б) размещение дел; Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. При поиске какого-либо документа вначале следует найти нужный заголовок дела, а затем по индексу дела – соответствующую папку на полке. в) проверка наличия и состояния документов и дел; Дела документального фонда МАДИ, находящиеся на текущем хранении подлежат учёту. Периодически, как правило, перед передачей в архив, проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел. Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения, при реорганизации и ликвидации МАДИ или его структурного подразделения. Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел. В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате несет ответственность в установленном порядке. г) соблюдение порядка выдачи дел; Выдача дел другим структурным подразделениям производится с разрешения ректора или проректоров МАДИ. Выдача дел работникам структурных подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приёме дела. Дела выдаются во временное пользование работникам структурных подразделений на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату. Государственным органам и иным организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения ректора по актам. Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящееся на текущем хранении в структурном подразделении, временно требуется работнику, они могут быть выданы из дела работником, ответственным за делопроизводство, а на их место вкладывается лист-заместитель, с указанием – когда, кому и на какой срок выдан документ. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения ректора с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника. 8.3. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение 8.3.1. Документы МАДИ являются государственной собственностью, и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в Центральный архив г. Москвы Главного архивного управления г. Москвы, как часть Архивного фонда Российской Федерации. 8.3.2. Для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, относящихся к государственной собственности, и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на постоянное хранение МАДИ образует архив. 8.3.3. Подготовка документов к передаче на хранение в архив включает в себя работу отдела КиД КПУ и работников, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях, по проведению экспертизы ценности документов, оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения. 8.4. Экспертиза ценности документов 8.4.1. Экспертиза ценности документов в МАДИ на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив МАДИ. 8.4.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов МАДИ должна создаваться постоянно действующая экспертная комиссия (далее - ЭК), состав которой утверждается приказом ректора. 8.4.3. Функции и права ЭК, а также организация ее работы определяются положением, которое утверждается ректором. 8.4.4. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях МАДИ работником, ответственным за делопроизводство, совместно с ЭК под непосредственным методическим руководством архива. 8.4.5. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив МАДИ; отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. 8.4.6. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел МАДИ путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. 8.4.7. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению. 8.5. Составление описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу 8.5.1. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Основой составления описей дел является номенклатура дел. 8.5.2. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются. 8.5.3. В МАДИ в каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива. 8.5.4. Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел МАДИ, которую готовит архив и по которой он сдает дела на государственное хранение в Центральный архив г. Москвы Главного архивного управления г. Москвы. 8.5.5. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме и представляются в архив МАДИ при передаче дел. Описи дел структурных подразделений оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 (приложение № 31). Сводная опись дел МАДИ оформляется на утвержденном общем угловом бланке МАДИ (приложение № 32). Употребление бланков произвольной формы запрещается. 8.5.6. В описях дел указывается полное действительное (без сокращений) наименование структурного подразделения, которое вело дела и закончило их делопроизводством. В случаях, когда структурное подразделение в течение периода, за который вносятся дела в опись, было переименовано (преобразовано), под прежним наименованием пишется его новое наименование. 8.5.7. Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы: а) порядковый номер дела (тома, части) по описи; б) индекс дела (тома, части); в) заголовок дела (тома, части); г) дата дела (тома, части); д) количество листов в деле (томе, части); е) срок хранения дела. 8.5.8. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: а) заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел; б) каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером; в) порядок нумерации дел в описи - валовый; г) графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; д) при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); е) многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов. В этом случае в описи пишется наименование только первого тома, а наименования всех остальных томов, если они помещены на одной странице, обозначаются словами «То же». Если же наименование многотомного дела переходит на следующий лист, то необходимо заголовок дела повторить полностью. При внесении в опись последнего тома после номера тома добавляется слово «Последний»; ж) в описи между наименованиями (заголовками) дел оставляется интервал не менее 1 см; з) графа описи «Примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п. 8.5.9. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера). 8.5.10. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с начальником архива и утверждается руководителем структурного подразделения. 8.5.11. Опись дел структурного подразделения МАДИ составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив , а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. 8.6. Оформление дел для передачи на архивное хранение 8.6.1. По завершении делопроизводственного года и по результатам экспертизы ценности документов дела МАДИ подлежат оформлению. Оформление дела - подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами. 8.6.2. Оформление дел проводится работником, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении, при методической помощи и под контролем архива МАДИ. Неоформленные или неправильно оформленные дела возвращаются исполнителю на доработку. 8.6.3. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Частичному оформлению подлежат дела временного (до 10 лет включительно) хранения. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: а) оформление реквизитов обложки дела (титульного листа) по установленной форме (приложение № 33); Обложка (титульный лист) оформляется на каждое дело (том, часть) и имеет установленный состав реквизитов: наименование МАДИ (фондообразователя), наименование структурного подразделения, номер (индекс) дела, заголовок дела, дата дела (тома, части), количество листов в деле, срок хранения дела, архивный шифр дела. Оформление обложек дел постоянного хранения осуществляется архивом. Оформление обложек дел временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу осуществляется структурными подразделениями по месту формирования дел. б) нумерация листов в деле; В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме чистых, листа заверителя и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами, валовой нумерацией. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно. Сложенный лист большого формата (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист. А лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист. Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруется как один лист. В нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: «На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа». Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: «Лист 7 – карта-склейка из 10 листов». Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и др.), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с первого. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются : сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, рукописи, графика и т.д.) не подшиваются, а вкладываются в конверты. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно. Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле. Если в нумерации листов допущено много ошибок, всё дело нумеруют заново. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой, и рядом ставится номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается , но сохраняется в деле. Вносятся также исправления во внутреннюю опись, или опись составляется заново. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в архив УД допускается по соглашению с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов. в) составление листа-заверителя дела (приложение № 34); После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.) и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др.). Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается на верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечается в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью. г) составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение № 35); Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, дела с документами ограниченного доступа и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела. Внутренняя опись документов дела составляется также на объемные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранении я, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов. Во внутреннюю опись помимо документов, подшитых в дело, должны быть внесены и все приложения, относящиеся к нему. Листы внутренней описи подшиваются в начале дела. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов, приложений к делу и количество листов внутренней описи. При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замене их копиями и др.) эти изменения отражаются во внутренней описи в графе «Примечания» со ссылками на соответствующие акты и при необходимости составляется новая итоговая запись. Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи и при необходимости скрепляется печатью. д) подшивка или переплет дела; Документы в делах постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола прочными нитками в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Текст не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 2 см, а листы не должны выступать за края обложки. В случаях, когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) в дело. Указания по исполнению документа руководства, визы, составленные на отдельных листах, размещаются перед документом, к которому они относятся, и в таком порядке подшиваются в дело. При подготовке дел к подшивке в обложку (переплету) металлические скрепления (скрепки) из документов удаляются. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, недооформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно-исторической, художественной и иной ценности или неформатных документов (карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и другие документы большого формата), в целях их сохранности и удобства пользования не подшиваются в дела, а хранятся сложенными в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках) в качестве приложений к делам. На каждую папку (коробку) составляется внутренняя опись находящихся в ней документов. Если в дело в ходе его формирования были подшиты документы с различными сроками хранения, то дело расшивается и формируются новые дела, исходя из сроков хранения документов. При этом документы с истекшими сроками хранения уничтожаются по актам в установленном порядке. Подшивка в обложку (переплет) дел постоянного хранения осуществляется централизованно архивом. Подшивка в обложку (переплет) дел временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу осуществляется структурными подразделениями по месту формирования дел. е) внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заготовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения. 8.6.4. Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах, должны иметь размеры 229х324 мм. Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов. Обложки дел с документами, имеющими длительные сроки (25 и более лет) хранения, должны быть изготовлены из твердого картона. Для обложек дел, сдаваемых на государственное хранение, применяется бескислотный картон. Для предохранения документов от механической порчи на первом и последнем листах дела, тома перед прошивкой наклеиваются полоски тонкого картона, через которые пропускается шнур. При оформлении дел применять канцелярский (силикатный) клей, мучной и крахмальный клейстеры не следует. Обложка (титульный лист) дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. Надписи на обложках дел (томов) следует выполнять чернилами, разборчиво, без сокращений. Если на обложку наклеивается титульный лист, изготовленный типографским способом, то надписи на нём можно печатать. Титульный лист рекомендуется наклеивать с накладкой клея на всю поверхность листа с тем, чтобы под ним не образовывалось пустот. На обложке дела указываются реквизиты: а) наименование МАДИ (фондообразователя); Наименование МАДИ указывается полностью в соответствии с Уставом МАДИ, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования. При изменении наименования МАДИ в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другой вуз (другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование МАДИ, а прежнее заключается в скобки. Наименование фондообразователя может проставляться на обложке штампом. б) наименование структурного подразделения; Наименование структурного подразделения записывается в соответствии с утвержденной структурой. При изменении наименования структурного подразделения в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другой вуз (другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование структурного подразделения, а прежнее заключается в скобки. Наименование структурного подразделения может проставляться на обложке штампом. в) номер (индекс) дела; Номер дела - цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел МАДИ. Номер дела может проставляться на обложке штампом. В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей) на обложке первого тома указывается количество томов этого дела, а на последующих томах – номер очередного тома, на последнем томе после его номера добавляется слово «Последний». г) заголовок дела; Заголовок дела переносится из номенклатуры дел МАДИ. Заголовок дела должен быть кратким и в тоже время полно раскрывать содержание подшитых в нем документов. Если наименование дела не раскрывает содержание подшитых в нем документов, составляется новое наименование, отражающее содержание подшитых в деле документов, и обложка дела переоформляется. Если делу нельзя дать одно общее краткое наименование, то заголовок составляется путем обобщения сходных документов или перечисления наиболее важных. В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей) на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части). д) дата дела (тома, части); Указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом, число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами. Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела с новой строки делается об этом запись: «В деле имеются документы за … год(ы)». Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы и отчёты, так как они отражаются в заголовках дел. Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку, то есть по видам документов (приказы, распоряжения, акты и т.п.), датой начала дела является дата подписания или утверждения самого раннего документа, а датой окончания – дата подписания (утверждения) самого позднего документа. Датой дела, содержащего протоколы заседаний, является дата утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протокола. Крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приёме и увольнении лица, на которое оно заведено. В случае смерти лица, на которое заведено дело, конечной датой является дата документа, извещающего о его кончине, или запись об этом работника отдела кадров. Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания – дата самого позднего входящего или исходящего документа независимо от места нахождения их в деле. Дата дела может проставляться на обложке штампом. е) количество листов в деле; Количество листов в деле проставляется на обложке дела на основании листа-заверителя дела. ж) срок хранения дела; Реквизит «Срок хранения дела» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов (при введении в действие новых перечней документов со сроками хранения старые записи зачеркиваются, а сверху или рядом пишутся новые данные). На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно». з) архивный шифр дела; Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве МАДИ чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЦЭПК (до этого он проставляется карандашом). и) на обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования федерального архива, в который будут передаваться дела, кодов федерального архива и МАДИ по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). 8.6.5. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения. Правильность оформления обложки дела удостоверяется подписью лица, ответственного за ведение делопроизводства. 8.6.6. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, мягких обложках, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Реквизиты обложки дела заполняются по упрощенной схеме (без проставления архивного шифра, количества листов в деле). 8.7. Передача документов на архивное хранение 8.7.1. В архив МАДИ передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. 8.7.2. Передача документов в архив МАДИ производится только по утвержденным описям дел. 8.7.3. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив МАДИ не ранее, чем через год и не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве. 8.7.4. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив МАДИ не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. 8.7.5. Передача дел в архив МАДИ осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному первым проректором. 8.7.6. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив работником архива МАДИ предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел МАДИ. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить. 8.7.7. Прием каждого дела производится заведующим архивом МАДИ в присутствии работника структурного подразделения. При этом, на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема - передачи дел, а также подписи заведующего архивом МАДИ и работника, передавшего дела. Вместе с делами в архив МАДИ передаются регистрационные картотеки на документы и (или) программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись. 8.7.8. Дела и описи на сдаваемые документы доставляются в архив МАДИ работниками структурных подразделений МАДИ. Дела в архив МАДИ передаются (доставляются) увязанными в связки. Ответственность за сохранность документов при транспортировке и сдачу их в архив несет структурное подразделение, передающее документы. 8.7.9. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения МАДИ, работник, ответственный за делопроизводство данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив МАДИ, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел. 8.8. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения 8.8.1. Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения после их завершения в делопроизводстве хранятся в структурном подразделении по месту их формирования в соответствии с указанным в номенклатуре дел сроком хранения, но не менее одного года, а затем уничтожаются по актам. 8.8.2. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК МАДИ одновременно. Согласованные ЭК МАДИ акты утверждаются ректором только после утверждения ЭПК ЦАГМ описей дел постоянного хранения. После этого МАДИ имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком. 8.8.3. Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всего МАДИ (приложение № 36). Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Заголовки однородных дел вносятся в акт под общим заголовком с указанием общего количества дел, отнесенных к данной группе. На документы, имеющие срок хранения с отметкой ЭПК, составляется отдельный акт о выделении документов к уничтожению, который утверждается ректором только после согласования с ЭПК ЦАГМ. Акт о выделении документов, имеющих срок хранения с отметкой ЭПК, к уничтожению предоставляется на рассмотрение ЭПК ЦАГМ в двух экземплярах вместе с описями дел постоянного хранения и по личному составу. На документы со сроками хранения 5 лет и менее допускается составлять акт о выделении документов к уничтожению по отдельному структурному подразделению (приложение № 37). В этом случае акт о выделении документов к уничтожению рассматривается на заседании ЭК МАДИ и после согласования ЭК утверждается руководителем структурного подразделения. Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 01 января года, в котором составлен акт. Например, законченные в 2014 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 01 января 2018 года. 8.8.4. После утверждения актов о выделении документов к уничтожению дела передаются на переработку (утилизацию) по приемо-сдаточной накладной. 8.8.5. После уничтожения дел в номенклатуре дел делается отметка «Уничтожено. См. акт от … № …» с указанием должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты. 9. ИЗГОТОВЛЕНИЕ, УЧЕТ, ИСПОЛЬЗОВАНИЕ И ХРАНЕНИЕ ПЕЧАТЕЙ, ШТАМПОВ И БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ 9.1. Печатью МАДИ в соответствии с его Уставом является печать с изображением Государственного герба Российской Федерации (далее – гербовая печать). Гербовая печать проставляется на документах (приложение № 38), подписанных ректором или проректорами (по направлениям) МАДИ, имеющими право подписания документов по доверенности. 9.2. По разрешению ректора структурные подразделения могут иметь простые печати и штампы, которые проставляются на документах, подписанных руководителями соответствующих подразделений (справки, накладные, копии официальных документов и др.). На простых печатях воспроизводятся наименования подразделений: ОТДЕЛ КАДРОВ, ОТДЕЛ АСПИРАНТУРЫ и др. На штампах воспроизводятся наиболее часто употребляемые в оформлении записи, например: «Очная форма обучения», «Переведен на следующий курс», «Верно», «Срочно» и др. 9.3. Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях. Решение о необходимости изготовления печатей и их количестве принимает ректор по согласованию с начальником отдела КиД КПУ. В случае служебной необходимости по решению ректора допускается изготовление дополнительных экземпляров печатей. 9.4. Ответственность за законность использования и надежность хранения гербовых печатей возлагается на ректора. Ответственность за законность использования и надежность хранения простых печатей возлагается на руководителей соответствующих структурных подразделений. Ответственность за непосредственное хранение и использование печатей, штампов и бланков в структурных подразделениях несут работники, ответственные за делопроизводство. 9.5. Организация и контроль изготовления, хранения, учета, выдачи, проверки наличия гербовых, простых печатей и бланков в МАДИ возлагается на отдел КиД КПУ. 9.6. Заявки на изготовление печатей и их эскизы оформляются в отделе КиД КПУ по согласованию с первым проректором. Заявки на изготовление бланков документов МАДИ и его филиалов и их эскизы согласовываются с отделом КиД КПУ. Заказ на изготовление печатей, штампов и бланков документов на предприятиях-изготовителях осуществляется отделом КиД КПУ с разрешения ректора. 9.7. Выдача печатей, штампов производится под подпись в соответствующих журналах учета Первого отдела. 9.8. Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение бланков документов и печатей, назначаются приказом ректора, а по филиалам – приказами директоров филиалов МАДИ. 9.9. Передача печатей посторонним лицам и вынос их из помещений, занимаемых МАДИ, не допускается. 9.10. Бланки, имеющие в качестве реквизита Государственный герб Российской Федерации (далее – гербовые бланки), должны изготавливаться исключительно типографским способом на предприятиях, имеющих лицензию на соответствующий вид деятельности. Гербовые печати должны изготавливаться на штемпельно-граверных предприятиях, имеющих лицензию на соответствующий вид деятельности. 9.11. Гербовые бланки и печати являются полиграфической продукцией строгой отчетности. 9.12. На гербовых бланках типографским способом или нумератором должны проставляться порядковые номера. Проставлять учетные порядковые номера следует на оборотной стороне бланка или в правом, левом нижнем поле бланка. 9.13. Обязательному учету подлежат все виды печатей, штампов, бланков МАДИ, а также бланки удостоверений, дипломов, свидетельств, студенческих билетов, зачетных, трудовых книжек и т.п. 9.14. Учет бланков, печатей и штампов необходимо вести раздельно по их видам по следующим реквизитам: 1. Поступление: - наименование вида бланка/печати (штампа) и оттиск; - дата поступления; - дата и номер сопроводительного документа; - наименование организации поставщика бланков/печатей (штампов); - количество экземпляров; - серия и номер бланков; 2. Выдача: - наименование вида бланка/печати (штампа); - получатель бланков/печати (наименование подразделения, должность, фамилия, инициалы); - количество экземпляров; - серия и номера бланков; - подпись в получении; - дата возврата и отметка об уничтожении (дата, номер акта). 9.15. Учет всех печатей, штампов (кроме печатей и штампов 1 отдела) с проставлением их оттисков и бланков необходимо вести в специальных журналах учета. Листы журналов нумеруются, прошиваются, опечатываются. Журналы учета включаются в номенклатуру дел подразделения. 9.16. Бланки, печати и штампы должны храниться в надежно запираемых и опечатываемых металлических шкафах (сейфах). 9.17. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без разрешения ректора не могут передаваться другим организациям и лицам. 9.18. Проверка наличия печатей, штампов, а также порядка их хранения и использования в структурных подразделениях производиться комиссией, назначаемой приказом ректора не реже одного раза в год. Отметки о проведенных проверках должны делаться в соответствии со следующими правилами:
Примерный перечень документов, на которых ставится гербовая печать - приложение № 38. 9.19. Испорченные и устаревшие бланки, штампы и печати, пришедшие в негодность и утратившие значение, подлежат возврату по месту выдачи, где они уничтожаются по акту с соответствующей отметкой в журнале учета. К акту на уничтожение печатей и штампов в обязательном порядке прикладываются оттиски уничтожаемых печатей и штампов. 9.20. Списки на уничтожение гербовых бланков документов оформляются в 2-х экземплярах работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях МАДИ. Один экземпляр списка прилагается к акту об уничтожении гербовых бланков документов МАДИ, второй – передается на хранение в структурное подразделение. 9.21 Комиссия по проверке наличия, использования, хранения и уничтожения гербовых бланков назначается приказом ректора МАДИ. Комиссия должна осуществлять уничтожение гербовых бланков централизованно методом измельчения не реже одного раза в год. Приложение № 1 к инструкции по делопроизводству |
Похожие:
 | Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования |  | Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования |
| Государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Первый Московский государственный медицинский... | | Государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Первый Московский государственный медицинский... |
| Махачкалинского филиала московского автомобильно дорожного государственного технического университета (мади) | | Фгбоу впо «Московский автомобильно-дорожный государственный технический университет (мади)» |
| «Свердловская областная клиническая больница №1» (далее – Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения... | | «Вятский государственный университет» (гоу впо «ВятГУ») (далее – Университет) и повышения его эффективности посредством |
| Университета в Государственном образовательном учреждении высшего профессионального образования Московский государственный строительный... | | Федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования |