3.1 Мероприятия по оптимизации производственных процессов в организации
Одним из самых важных показателей деятельности организации является эффективность ее деятельности, выраженная в производительности труда ее персонала.
Именно рациональное использование трудового потенциала позволяет значительно увеличить прибыль организации, эффективность функционирования, которого, напрямую, зависит от организации производственных процессов.
Основу такой организации представляет система документарного оформления производственных процессов в организации, которая представляет собой несколько взаимосвязанных звеньев. Деятельность каждого такого звена отображена и регламентируется определенным документом.
В качестве исходной точки такой системы, принято использовать штатное расписание организации. Штатное расписание организации является обязательным документом, которое утверждено действующим законодательством. Для составления штатного расписания необходимо определить потребности организации в количественном уровне. Процедура определения может быть различной по используемым принципам и методам, но основу ее составляет определение сферы обязанностей для каждого структурного подразделения и входящих в него сотрудников, а также квалификации персонала, необходимого для их выполнения.
Для закрепления обязанностей используются положения о структурных подразделениях, должностные инструкции и рабочие регламенты. Следовательно, можно заключить, что должностная инструкция и рабочий регламент являются основополагающими моментами работы по организации труда персонала.
Должностная инструкция отображает общие требования к сотруднику (квалификация, образование, стаж работы и т.д.) описывает сферы его должностных обязанностей, как сотрудника, его права и ответственность критерии оценки, предъявляемые к сотруднику[16].
С юридической точки зрения, должностная инструкция является частью трудового контракта [12].
С управленческой точки зрения, должностная инструкция это результат наложения организационной структуры данной организации на существующие в организации трудовые процессы За сотрудником закрепляется функции по исполнению одного или нескольких трудовых процессов , в которых он будет задействован. Описанием этих закрепленных процессов является должностная инструкция[13].
Цель создания должностной инструкции указана на рисунке 7.
Рисунок 7 - Цель создания должностной инструкции
Должностная инструкция, по своей сути, имеет две основные функции. Она выполняет упорядочивание производственных процедур, так и служит инструментом регулирования деятельности сотрудника, занимающего соответствующую штатную единицу. На практике эти две функции довольно часто объединяют. Это приводит в конечном итоге к проблемам в определения правовой природы должностной инструкции.
В экономической литературе по этому поводу имеют мнение две противоположных точки зрения [19]. В настоящее время наиболее распространенным является подход, в соответствии с которым должностные инструкции являются локальными нормативными актами. Однако некоторые авторы [30] считают правообразующим актом применения нормы права. Однако для более полной трактовки следует учитывать о том. что локальные нормативные акты имеют отличия от актов применения трудового права по адресату (неопределенность лиц или конкретно определенные лица), времени действия (однократность и многократность), а также и цели издания должностной инструкции.
На наш взгляд, авторы, говорящие о том, что должностная инструкция это правовой акт применения нормы права, не учитывают, что этот документ направлен на должностную единицу, а не на конкретного работника, ее замещающего, и в данном случае не имеет особого значения, сколько таких единиц в штате, одна или несколько десятков. Основной причиной в этом случае может служить то, что понятие «должность» у многих работников кадровых служб и руководителей организаций вызывает ассоциации со специалистами и управленческим персоналом.
И как следствие достаточно часто возникают ситуации, когда одна позиция штатного расписания, не изменяя своего наименования, наполняется новым содержанием при приеме сотрудника на место уволившегося.
Возникающие вопросы максимально точного определения правовой природы и функционала не только важны с точки зрения теории. Отсюда вытекает множество практических последствий, начиная с вопросов утверждения должностной инструкции и заканчивая порядком его применения. Объединение функций приводит к снижению эффективности использования должностной инструкции как элемента упорядочивания производственного процесса.
И как следствие возникает необходимость в дополнительных элементах описания, взаимодействия элементов организации и недостаточного раскрытия описания рабочих процедур в должностной инструкции. И как показывает практика применения, это не лучшим способом сказывается в использовании должностной инструкции как элемента регулирования трудовых правоотношений с конкретным работником.
Существенное преимущество наличия должностных инструкций в организации заключается в следующем.
Невыполнение сотрудником положений должностной инструкции позволяет работодателю расторгнуть трудовой договор и доказать в суде, что дисциплинарное взыскание за неисполнение обязанностей было наложено правомерно.
-сотруднику, в свою очередь, будет проще отказаться выполнять не предусмотренную инструкцией работу.
Четко и грамотно составленная должностная инструкция дает возможность:
-получить полное представление о трудовой функции работника;
-рационально распределить трудовую нагрузку на персонал, избегая ее дублирования;
-получить представление о необходимой квалификации персонала;
-максимально эффективно проводить аттестацию рабочих мест;
-своевременно проводить аттестацию персонала, определяя соответствие лиц к занимаемой должности;
-снизить возникновение судебных рисков, для привлечения сотрудника к дисциплинарной ответственности за невыполнение возложенных на него трудовых обязанностей.
К должностной инструкции могут быть приложены и другие задачи.
Она может сделать более упрощенным порядок доказательства налоговой инспекции обоснованности экономических затрат на обеспечение деятельности персонала. Также должностная инструкция может помочь доказать факт использования личного автотранспорта сотрудников в производственных целях, необходимость повышения квалификации персонала, обоснованность международной телефонной связи и многое другое. Отдельно стоящим вопросом фигурирует соотношения должностной инструкции и трудового договора сотрудника.
В соответствии со статьей 57 Трудового кодекса РФ в трудовой договор в обязательном порядке должны быть включены следующие положения:
- идентификационные данные сторон;
- место и дата заключения трудового договора;
- место работы;
- трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы);
-дата начала работы;
- условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);
-режим рабочего времени и времени отдыха (если для данного работника он отличается от общих правил, действующих у данного работодателя);
-компенсации за тяжелую работу и работу с вредными и (или) опасными условиями труда, если работник принимается на работу в соответствующих условиях с указанием характеристик условий труда на рабочем месте;
-условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы);
-условие об обязательном социальном страховании работника в соответствии с настоящим кодексом и иными федеральными законами;
-другие условия в случаях, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.
-Типовая должностная инструкция, как правило, включает в себя следующие разделы:
-область деятельности работника, категорию должности (руководитель, специалист и т. п.), место в структуре организации, порядок и условия назначения и освобождения от должности, порядок замещения во время его отсутствия, квалификационные требования к сотруднику, перечень нормативных документов.
-цели, к достижению которых должен стремиться сотрудник, занимающий данную должность;
-должностные обязанности (описание конкретных трудовых процедур);
-права и связи по должности (функциональное и линейное подчинение сотрудника, функциональное и линейное руководство, осуществляемое сотрудником, какие должности замещает в порядке текущего замещения, кто замещает данную должность при временном отсутствии сотрудника, часто включает и перечень обязательных документов, образуемых при осуществлении должностных обязанностей);
-ответственность (какие конкретные действия являются основаниями для привлечения к дисциплинарной и материальной ответственности работника).
В письме службы по труду и занятости указано: «Поскольку порядок составления инструкции нормативными правовыми актами не урегулирован, работодатель самостоятельно решает, как ее оформить и вносить в нее изменения. Должностная инструкция может являться приложением к трудовому договору, а также утверждаться как самостоятельный документ» [42] .
Существующий подход представляется более простым, но не совсем верным. Трудовой договор и должностная инструкция - это совершенно различные документы. Первый - это двухстороннее соглашение между работником и работодателем, а второй - актом работодателя заключаемый в одностороннем порядке.
Трудовой договор определяет прежде всего права и обязанности организации и сотрудника по отношению друг к другу [43], а должностная инструкция упорядочивает отношения между работниками организации. Вначале определяется сфера деятельности и квалификационные требования, предъявляемые к работнику, и только после этого подыскивается человек, отвечающий таким требованиям и способный выполнять эти обязанности.
Но, несмотря на существующее различие, ссылка на должностную инструкцию в трудовом договоре является необходимой. По причине что она содержит описание служебных процедур, которые должны выполняться сотрудником, и следовательно во многом определяет трудовую функцию, которую планируется возложить на конкретного работника. Необходимо помнить, что в трудовых отношениях между работником и работодателем основным правовым документом является трудовой договор и, соответственно, если между работником и работодателем возникнет спор об объеме или видах выполняемых работ, определяющим будет именно содержание трудового договора. И если работодатель хочет эффективно использовать должностную инструкцию, трудовой договор с работником должен содержать соответствующую ссылку.
Кроме того, в силу многих организационных факторов должностная инструкция, выглядит более содержательной, нежели трудовой договор. В ее описании содержится больше организационных моментов, позволяющих более точно определить порядок выполнения возложенных на работника обязанностей.
Составление должностной инструкции достаточно сложный и кропотливый процесс, требующий учета всех необходимых аспектов требований, которые отвечают существующим правилам.
Составление должностной инструкции состоит из нескольких этапов:
1. Подготовительный этап (на этом этапе оценивается необходимость введения новых должностных единиц, определяется сфера обязанностей и место в организационной структуре).
2. Разработка проекта должностной инструкции (на этом этапе документ наполняется реальным содержанием), фиксируются обязанности, определяются права.
3. Согласование проекта должностной инструкции.
4. Утверждение должностной инструкции.
5. Ознакомление с должностной инструкцией персонала, занимающего соответствующие должности.
Самыми трудоемкими в разработке являются первый и второй этапы работы. Другие представляют собой план организационных действий, направленный на эффективное использование данного документа. Существенную помощь в разработке должностной инструкции могут оказать квалификационные справочники.
Квалификационные. справочники. содержат. характеристики, которые в соответствии с имеющимися требованиями предназначены для организации и разделения труда, подбора, расстановки и использования кадров, а также принимаемые решения о соответствии занимаемым должностям при проведении аттестации.
Эти документы являются рекомендательными. На наш взгляд, одной из самых удобных методик является методика технологических карт.
В процессе определения видов работ и производственных процессов необходимо оценить их затратность и трудоемкость далее определить численность персонала, необходимого для их осуществления.
Процесс определения трудозатрат- это по сути нормирование труда, самый сложный этап процесса. В недавние времена над этими вопросами работали НИИ, рассчитывающие трудовые нормы по каждому виду работ. В настоящее время большая часть этих нормативов уже устарели и не могут использоваться.
Функцию определения трудозатрат и количество персонала берут на себя в большинстве случаев топ - менеджеры которые оценивают трудозатраты исходя из внутреннего убеждения с последующей корректировкой опытным путем.
На этом процессе определяются размеры заработной платы, будущих сотрудников и общие затраты на персонал организации. По окончанию данного этапа утверждается штатное расписание нового подразделения. В конечном этапе остается только выделить из общего объема конкретные действия и определить уровень квалификации, необходимый для их осуществления.
Однако необходимо понимать, что для организации является невыгодным завышение или занижение данного уровня. При завышении квалификационных требований к персоналу возникнут проблемы в поиске и высокой стоимости персонала для компании, так как размер заработной платы прямо зависит от квалификации работника. Занижение квалификационного уровня приведет к тому, что работа будет выполнена некачественно.
3.2 Повышение квалификации кадров как одно из направлений повышение эффективности трудового потенциала
В современных экономических условиях успешное развитие организации требует принципиально нового подхода руководства организации в вопросе подготовки и переподготовки своих кадров.
Применяемые ранее принципы управления и ведение деятельности организации, сложившиеся традиции управления, умения и навыки, становятся неэффективными в современных условиях управления организацией. Одним из основных элементов должна стать полная обоснованная оценка конкретного работника как условие предотвращения от ошибок в рациональном использовании персонала.
Подготовка, переподготовка и повышение квалификации - важный момент в обеспечении сбалансированности спроса и предложения трудового потенциала, развитии и успешном функционировании организации. Принятая стратегия развития может потребовать изменения структуры и организации персонала[21].
Соответственно необходимо изменять и профессиональную направленность подготовки и уровень необходимой квалификации. Проводя первичную подготовку для конкретных рабочих мест, организация может обеспечить наиболее полное соответствие структуры работников в структуре должностей с учетом всего спектра требований, предъявляемых к качеству персонала.
В современных экономических условиях система подготовки, переподготовки и повышения квалификации работников должна, с одной стороны, динамически изменять потребности организации в кадрах, а с другой стороны - предъявлять работникам возможность обучения в соответствии с их интересами.
Цели, преследуемые при обучении персонала, должны быть тесно увязаны с целями организации [29].
Необходимость проведения профессиональной подготовки и переподготовки кадров может быть продиктована необходимостью, исходя из проведения следующих мероприятий:
-планирование общих целей и задач обучения работников перспективе развития для своевременного обеспечения эффективной работы организации, в общем, и ее структурных подразделений.
-формирование и постановка задач кадровой службе и руководителям структурных подразделений по переподготовке и повышению квалификации работников.
-оценка эффективности исполнения работниками организации должностных обязанностей, перспектива их развития; принятие решения о необходимости повышения знаний и практических навыков (мероприятия выполняются с учетом требований Квалификационных характеристик по должностям работников, и может быть совмещено с проведением очередной аттестации).
-выбор и утверждение кандидатов на переподготовку, и повышение квалификации.
-выбор образовательных учреждений, осуществляющих переподготовку и повышение квалификации.
-определение оптимальных видов, форм, направлений и сроков обучения работников.
-выбор образовательных учреждений для заключения с ними договоров (контрактов); предварительное согласование с ними количества обучающихся, содержания учебных программ, видов, форм, продолжительности и сроков обучения.
-заключение договоров с образовательными учреждениями на обучение работников организации.
Но, отличие от подготовки новых работников, то есть обучение людей, не имеющих профессии, и от повышения квалификации, переподготовка означает освоение работниками новой профессии.
Основной целью организации в плане обучения является обеспечением:
-соответствующего уровня подготовки персонала, отвечающего требованиям должности;
-возможности для продвижения работника по служебной лестнице;
В ряде задач перед системой управления организации стоят следующие различные задачи в области подготовки, переподготовки и повышения квалификации кадров:
-разработка концепции формирования квалификационного персонала;
-определение потребности в обучении работникам по отдельным группам;
-разработка методов, подготовки повышения квалификации работников;
-разработка программно-методического и материально-технического процесса обучения;
-изыскание средств, для финансирования всех видов обучения в нужном количестве и с необходимым качеством. [41, c. 446]
Кроме того, источником финансирования служат специально создаваемые в службах занятости фонды, часть которых может быть переда в организацию для переподготовки кадров в рамках программ занятости населения на данной территории.
Расчет потребности в обучении кадров проводится ежегодно и выполняется по отношению к отдельной организации, и ее структурных подразделений. [12, c 423]
При расчете потребности в обучении кадров в расчет не берутся:
-работники, обучающиеся в вузах, аспирантуре без отрыва от работы по специальностям, соответствующим профилю трудовой деятельности;
-работники организации, находящиеся в расчетном году в длительных отпусках (отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребенком и т.д.) и служебных командировках.
В качестве ожидаемого результата от дополнительного профессионального образования в индивидуальном плане могут быть указаны:
-внедрение в практику трудовой деятельности работником дополнительных новых знаний в целях повышения качества профессиональной деятельности;
-обеспечение необходимого уровня профессиональных знаний и навыков, необходимых для участия работника в научной и практической деятельности;
-перевод работника на другую работу (вышестоящую должность);
-присвоение работнику соответствующего квалификационного разряда;
-освоение новых дополнительных профессиональных знаний и умений для участия в сдаче квалификационного экзамена или успешного прохождения аттестации;
-комплексное освоение новых научных знаний для последующего продолжения обучения в системе послевузовского профессионального образования;
-освоение новых научных знаний в целях качественного исполнения своих должностных обязанностей;
-прочие показатели результативности дополнительного профессионального образования.
Условия и порядок соответствующего вида обучения определяются такими документами как: коллективный договор, трудовой договор и дополнительное соглашение к нему, а также иными локальными нормативными актами организации. |
