3МОДУЛЬ КАТАЛОГИЗАЦИЯ
Подсистема, с помощью которой осуществляется создание и ведение электронного каталога, научная и техническая обработка поступивших изданий, ведение инвентарного и безынвентарного учета, формирование книги суммарного учета, формирование стандартных выходных форм, проверка на дублетность и др. Доступ к подсистеме «Каталогизация» осуществляется внутри локальной сети.
3.1РЕЖИМ «ДОКУМЕНТ» 3.1.1РАБОТА С ДОКУМЕНТОМ
Для работы с документами, помещенными в БД необходимо отобрать текущее подмножество, используя режим «Найти», «Найти все» или «Поиск по словарям», выбирая соответствующие пункты меню или нажимая кнопки на панели инструментов.
Листание документов, отобранных для просмотра, в прямом направлении (с возрастанием текущего номера документа) или в обратном направлении осуществляется кнопками панели инструментов со стрелками. Выборка документа по номеру в текущем подмножестве осуществляется кнопкой панели инструментов «Выдать по номеру»(«#»). В правом нижнем углу экрана показаны номер в текущем подмножестве – уникальный номер (идентификатор документа) и общее количество документов в текущем подмножестве. Например: 4 –202 Всего 13.
3.1.2СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТОВ
Предоставляет возможность ручного ввода документа по заранее определенному шаблону (списку полей для создания документа). При двойном нажатии мыши на редактируемом поле появляется экран для редактирования, в котором информация вводится вручную или выбирается из словарей данной системы. Для использования словарей в режиме создания документов необходимо нажать кнопку «Словари» в окне редактирования, затем выбрать необходимый словарь. Двойным щелчком нажать на отобранном слове и далее нажать кнопку «ОК». Если какая-либо информация повторяется в документах, то существует возможность настроить файл marc.ini [Scripts] и эта информация будет заносится в необходимое поле автоматически (см. описание файла marc.ini п.п. 1.5.2.14)
3.1.3 ОТМЕНА СОЗДАНИЯ
Для выхода из режима создания нового документа без сохранения вновь введенного документа из меню «Документ» выбрать пункт «Отмена создания».
3.1.4СОХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ
После ввода новой или редактирования ранее существующей информации во текущего документа производится запоминание документа в базе данных нажатием кнопки «Сохранить».
3.1.5ОЧИСТКА БАЗЫ ДАННЫХ
ОСТОРОЖНО!!!
Происходит удаление всех документов и словарей из текущей базы данных с помощью выбора из меню «Документ» пункта «Удалить все».
3.1.6ОТМЕТКА ДОКУМЕНТОВ
И РАБОТА С НИМИ
Многие режимы АИБС «МАРК-SQL» работают с подмножеством документов. В подмножество может быть отобрана либо вся база данных ( отметить все), либо часть заранее отмеченных и отобранных документов. В первом случае подмножество состоит из всех документов базы данных, во-втором - из его части.
В отобранном подмножестве с помощью кнопки панели инструментов "Отметить текущий документ" (клавиши < F5 >) или "Отметить документы" ( клавиши ) отмечаются один документ или последовательное подмножество документов, над которыми впоследствии могут быть произведены следующие действия:
Отобрать помеченные документы в качестве текущего подмножества и продолжать работу с ними <Сtrl-F5 >
Удалить помеченные документы из базы данных < F8 >
Удаление документа из базы осуществляется после его отметки по клавише . ОСТОРОЖНО
Исключить помеченные документы из текущего подмножества
Снять все отметки и продолжать работу с текущим подмножеством
Эти действия можно выполнить при помощи пиктографического меню или выборе пункта меню или нажатием горячих клавиш, указанных выше.
Чтобы снять все отметки и продолжить работу с текущим подмножеством документов, необходимо из меню «Документ» выбрать пункт «Отмеченные документы/Снять все отметки»
3.1.7 ПОИСК ДОКУМЕНТОВ
Предоставляется возможность создания запроса к базе данных и отбор в текущее подмножество всех документов, удовлетворяющих данному запросу, сортировка документов по одному или нескольким полям.
В системе реализованы три вида поиска (в виде многостраничной панели):
Простой
Расширенный
Фиксированный
А также :
Режим сортировки позволяет выбрать одно или несколько полей для определения порядка следования документов в подмножестве, которое будет отобрано с помощью одного из видов поиска.Сначала нужно определить условия сортировки документов, а затем произвести поиск документов.
Режим фильтрования позволяет установить тип и библиографический уровень записей, участвующих в дальнейшем поиске.
В запросе участвуют одно или несколько полей базы данных, для которых были заранее построены словари .
Простой поиск
В запросе могут быть определены один или несколько термов, объединенных логическими операциями (И/ИЛИ) и разделенных знаками (пробел/запятая). В запросе можно уточнить библиографический уровень и тип записи для искомых документов. Флажок «Условие поиска» указывает, как учитывать указанные термы для поиска. Возможно два варианта:
- указанный терм стоит в начале поля для поиска;
указанный терм встречается в любом месте в поле для поиска.
Возможен вариант, когда для поиска указывается несколько термов и внутри термов встречаются пробелы. Тогда между ними необходимо использовать разделители. В качестве разделителя используется пробел, если задаваемый терм состоит из одного слова, и запятая, если терм состоит из нескольких слов.
Расширенный поиск
В запросе могут быть определены один или несколько подзапросов, объединенных логическими операциями (И/ИЛИ).
Подзапросы, включающие поле для поиска, терм и условие поиска попадают в запрос при нажатии кнопки "Добавить". При наличии более, чем одного подзапроса, между ними включается логическое условие объединения подзапросов , актуальное в данный момент ( проще говоря, указанное на кнопке слева ). Изменить условие можно простым нажатием этой самой кнопки. Изменить приоритеты подзапросов в ходе выполнения запроса можно с помощью скобок. Для этого необходимо выделить подзапрос, который должен быть заключен в скобки, и нажать соответствующие кнопки с открывающейся и /или закрывающейся скобкой.
Фиксированный поиск
Предназначен для выполнения заранее созданых запросов к БД. В список запросов фиксированного поиска включены наиболее часто используемые запросы, а также запросы, которые нельзя сформировать в простом или расширенном поиске. Описания фиксированных запросов хранятся в настроечном файле FixSrch.ini. Структура файла описана в пункте документации 1.5.2.8. Список запросов может быть пополнен самостоятельно пользователями или разработчиками системы. Каждый модуль системы содержит свой набор запросов фиксированного поиска.
Сортировка
При формировании запросов на поиск предоставляется возможность задать параметры сортировки документов. Режим сортировки позволяет выбрать одно или несколько полей для определения порядка следования документов в подмножестве, которое будет отобрано с помощью одного из видов поиска.
При формировании новых запросов необходимо учитывать, что эти установки автоматически не сбрасываются.
Фильтры
Для последующих запросов можно уточнить библиографический уровень и тип записи документов, участвующих в дальнейшем в поиске.
Для последующих запросов можно уточнить библиографический уровень и тип записи
документов.
Тип записи:
Яз. Материал
Ноты печатные
Ноты рукописные
Муз. Звукозапись
Не муз. Звукозапись
Карты печатные
Карты рукописные
Файл
Двумерная графика
Трехмерные объекты
Манускрипт
Библиографический уровень:
Статья (мон) - статья из монографии
Статья (сер)- статья из сериальных изданий
Монография
Сборник
При формировании новых запросов необходимо учитывать, что эти установки автоматически не сбрасываются
Cуществуют еще два дополнительных режима поиска, связанных с технологией этапов. В диалоговой панели "Поиск", закладке "Фильтры" предусмотрены две кнопки с фиксированным нажатием.
Первая кнопка называется "Только документы персонального этапа". Если зафиксировать ее в нажатом состоянии, то тогда при выполнении любого запроса на поиск будут находиться только документы персонального этапа пользователя..
Вторая кнопка называется "Только внеэтапные документы". Если эта кнопка зафиксирована в нажатом состоянии, то при выполнении запроса на поиск будут находиться документы, не стоящие ни на одном этапе. Администратор системы может разрешить пользователю осуществлять поиск только внеэтапных документов (эта кнопка постоянно нажата), т.е. в любом найденном подмножестве будут присутствовать только документы, не находящиеся ни на одном этапе.
Если всем читателям разрешить осуществлять поиск только внеэтапных документов, а все каталогизаторы при создании новых документов будут использовать технологию этапов, то эти два процесса могут происходить в рамках одной базы данных.
3.1.8 ПОИСК ВСЕХ ДОКУМЕНТОВ БД
Происходит отбор в текущее подмножество всех документов базы данных. При больших объемах информации данная операция может занять продолжительное время.
3.1.9 ПОИСК ПО СЛОВАРЯМ
В правом верхнем углу экрана размещается список внутренних словарей, построенных в базе данных. Ниже приведен список внешних словарей, подключенных к базе данных. В нижнем правом углу находится список «Отобранные термы». В этот список пользователь отбирает те термы из словарей, по которым он хочет осуществить поиск.
В левой части экрана расположен список термов текущего словаря. Чтобы сделать словарь текущим, необходимо выбрать его из списков внутренних или внешних словарей. Для внутренних словарей в окно списка термов выводится таблица из двух колонок. Первая колонка – это сами термы, вторая колонка – это количество документов, содержащих данный терм. Для внешних словарей вид таблицы определяется в режиме создания внешних словарей.
Информация, выводимая в окно списка термов, может быть отсортирована по колонкам. Для задания сортировки надо нажать левой клавишей мыши на заголовок колонки. При вторичном нажатии на заголовок колонки меняется направление сортировки (по возрастанию – по убыванию).
Система позволяет осуществлять поиск по текущему словарю. Для этого надо в строке ввода, расположенной ниже окна списка термов, ввести начальные буквы терма, который необходимо найти. В этом случае на экран будут выдаваться значения словаря, которые по алфавиту больше или равны введенному. Если ввести первым символ ‘*’, то будет осуществляться контекстный поиск, т.е. будут выдаваться только те значения словаря, которые содержат внутри себя введенный терм. Поиск осуществляется по значениям текущей колонки, т.е. по колонке, по которой происходит сортировка.
Для того, чтобы произвести поиск по словарям необходимо отобрать нужные термы из списка термов текущего словаря в список отобранных термов. Отбирать термы можно из разных словарей. Отобрать терм можно тремя способами:
Дважды щелкнуть левой кнопкой мыши на терм в окне списка термов.
С помощью стрелок «вверх» и «вниз» выделить нужный терм и нажать клавишу пробела.
Нажать левой кнопкой мыши на нужный терм и, не отпуская кнопку, перетащить его в список отобранных термов (операция Drag and Drop).
После того, как термы отобраны, нужно нажать кнопку «Найти».
Последовательно выбрать один или несколько словарей и соответсвенно один или несколько термов в этих словарях. Для облегчения поиска термов в словаре в левом нижнем углу находится место ввода требуемого терма и осуществляется поиск по вводимой последовательности букв. Необходимо поместить все отобранные из словарей термы в список отобранных термов путем двойного нажатия мыши или нажатием кнопки «Отобрать». Далее для осуществления поиска необходимо нажать кнопку «Найти».
При выполнении поиска по словарям не учитываются установленные параметры фильтра и сортировки. Чтобы поиск происходил с учетом этих установок, необходимо после отбора всех термов нажать кнопку «Поиск...», после чего система переключится в режим расширенного поиска с уже сформированным запросом. В расширенном поиске выполняется запрос с учетом установок в режимах «Фильтр» и «Сортировка».
3.1.10ОПРЕДЕЛЕНИЕ АВТОРСКОГО ЗНАКА
Авторский знак определяется по таблице Хавкиной. Для определения авторского знака необходимо ввести несколько начальных букв имени автора или заглавия текущего документа. Определение авторского знака подключается автоматически при редактировании соответствующего поля документа.
3.1.11 СБРОС ТЕКУЩЕГО ПОДМНОЖЕСТВА
Для возврата в пустое подмножество необходимо выполнить команду «Сброс подмножества» в меню «Документ» . Происходит сброс текущего подмножества документов для выполнения последующих запросов к базе данных.
Эту операцию выполнять не обязательно, поиск документов всегда происходит по всей базе.
3.1.12ШАБЛОНЫ ДОКУМЕНТОВ
В окне «Шаблоны» представлен список шаблонов, определенных в системе с отмеченным текущим шаблоном. Текущий шаблон может быть заменен на любой из списка.
3.1.13ВЫПОЛНИТЬ СКРИПТ
Эта команда определена в редакторе документов и позволяет для каждого подполя документа выполнить определенный скрипт.
Для того, чтобы эта команда заработала, необходимо сделать ряд подготовительных действий:
Создать в каталоге Bin системы MarcSQL настроечный файл ScriptMap.ini.
Создать в файле ScriptMap.ini секцию, название которой совпадает с кодом подполя. Например: [245a]
В созданной секции ввести ключевой параметр Scripts, значением которого является выполняемый скрипт. Например
[245a]
Scripts=~CallScript(scp/For245a.scp)
Обычно тело скрипта состоит из вызова другого скрипта, который хранится в файле, т.к. значение ключевого параметра можно записать только в одну строку и, если скрипт достаточно большой, то он будет трудно читаем.
Теперь, если требуется выполнить скрипт, надо в редакторе встать на нужное подполе, т.е. установить каретку на строку, где выдано соответствующее подполе, и нажать F3 или вызвать пункт меню «Выполнить скрипт».
Данная операция не предназначена для того, чтобы с помощью скрипта вносить какие-либо изменения в текущий документ. Она служит для получения каких-либо справочных данных. Перед тем, как выполнить скрипт, макрогенератор создает два локальных параметра $SubTag и $Value, которые содержат код текущего подполя и значение текущего подполя соответственно. Например:
В ScriptMap.ini определена секция:
[245a]
Script=~MessageBox(~GetParam($SubTag)=~GetParam($Value))
В текущем документе определена строка:
………..
245 a Заглавие Демократия и культура
……….
Если теперь на этой строке нажать F3, то на экран будет выдано сообщение:
Также с помощью скриптов можно организовать проверку документа на дублетность, проверку на орфографию с помощью редактора Word, выполнить поисковый запрос на основе данных текущего документа и т.д.
|
