4.6. Оформление служебных документов
4.6.1. Служебные документы оформляются в соответствии с разрабатываемыми в Компании унифицированными формами или в форме служебной записки (Приложение 6), текст которой состоит из двух частей: в первой части излагаются положения, послужившие поводом к ее написанию, во второй - выводы и предложения. Приложения оформляются в соответствии с п.4.2.8.
4.6.2. Служебные документы оформляются от имени руководителей структурных подразделений или лиц, их замещающих.
4.7. Оформление коллегиально принимаемых решений 3
4.7.1. Для оформления коллегиально принимаемых решений, по итогам проведения совещаний, составляется протокол.
4.7.2. Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений группой работников Компании. От протоколов заседаний, создаваемых в управленческой деятельности Компании (которые являются предметом регламентации в настоящей Инструкции), следует отличать протоколы договорного типа (соглашения с другими организациями, протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий, протоколы согласования цены и др.).
4.7.3. Оформление протокола заседания.
Предусматривается два вида протоколов: полный и краткий (Приложение 11). Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий — только фамилии выступивших и краткую запись о теме выступления. Решение о том, какую форму протокола вести на заседании, принимает председательствующий.
Протоколы оформляются на основании черновых записей, ведущихся во время заседания, стенограммы заседания или звукозаписи, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков приглашенных и др.). Если заседание стенографировалось, после заседания стенограмма расшифровывается, оформляется и прилагается к протоколу (в этом случае целесообразно вести краткую форму протокола).
Протокол оформляется на бланке (Приложение 11) с указанием наименования вида документа — "ПРОТОКОЛ". Обязательными реквизитами протокола являются наименование коллегиального органа, название вида документа, дата и номер протокола, заголовок к тексту, подписи.
Заголовок согласуется с названием вида документа, например:
Протокол заседания рабочей группы по…
Протокол совещания с …
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть оформляется одинаково как в полной, так и краткой формах протокола. В ней указываются фамилии председателя и секретаря, фамилии или общее количество участников заседания и приглашенных лиц (если участников много, рядом с указанием их количества делается отметка — "Список участников прилагается"), повестка дня.
Фамилии присутствующих записываются в протокол, если их не более 15, в алфавитном порядке, с указанием места работы и должности; если же присутствующих больше, составляется отдельный список.
Вводная часть заканчивается повесткой дня, вопросы в которой располагаются по степени их сложности и важности. Вопросы формулируются в именительном падеже без предлогов "о", "об". Наряду с вопросом указывается фамилия докладчика с указанием его должности.
Основная часть текста протокола по каждому вопросу повестки дня строится по схеме: СЛУШАЛИ... ВЫСТУПИЛИ... РЕШИЛИ...
В разделе "СЛУШАЛИ" в кратких протоколах указываются фамилия выступавшего (докладчика) и тема его выступления. В полной форме протокола приводятся фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления в скобках делать отметку: "(Текст доклада прилагается)".
В разделе "ВЫСТУПИЛИ" в кратких протоколах указываются только фамилии лиц, выступивших в обсуждении, в полных протоколах фиксируются также их выступления, включая вопросы к докладчику. При необходимости после фамилии выступившего указывается его должность.
В разделе "РЕШИЛИ" записывается принятое решение, которое формулируется кратко, точно, лаконично во избежание двоякого толкования. Наряду с решением указываются количество голосов, поданных "за", "против", "воздержавшихся", а также список лиц, не участвовавших в голосовании.
Постановляющая часть может подразделяться на пункты.
Пункты распорядительной части содержат положения или поручения. Пункты, содержащие конкретное поручение, включают наименование субъекта, которому дается поручение, содержание поручения и срок его выполнения. Решения могут содержать приложения, ссылка на которые дается в соответствующих пунктах распорядительной части: "… в соответствии с Приложением 1)…".
На самом приложении в верхнем правом углу отмечается:
ПРИЛОЖЕНИЕ 1
к протоколу …
от 28 января 200 г. № 18
Участник заседания или совещания может представить особое мнение по принятому решению, которое излагается на отдельном листе и приобщается к протоколу. О наличии особого мнения делается запись в протоколе после записи решения.
Протокол заседания подписывают председатель и участники совещания.
4.7.4. Регистрация и доведение решения до исполнителей.
Регистрацию, тиражирование, рассылку, доведение до исполнителей осуществляют секретарь должностного лица, проводящего заседание.
|
