1. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству в Главном офисе ОАО "ХХХ" (далее– Инструкция) устанавливает единые требования к документированию и организации работы с документами в Главном офисе ОАО "ХХХ".
Инструкция регламентирует порядок работы с документами несекретного характера, а также с документами, содержащими конфиденциальную информацию1.
1.2. Требования настоящей Инструкции распространяются на документы, указанные в Приложении 1, а также на иные документы в той части, которая не регламентируется государственными нормативными актами и внутренними нормативно-методическими документами ОАО "ХХХ".
1.3. Структурные подразделения Главного офиса ОАО "ХХХ" ведут делопроизводство в соответствии с требованиями настоящей Инструкции. Делопроизводственные работы в структурных подразделениях осуществляют секретари или иные работники, назначенные руководителями структурных подразделений. Обязанности и права работников, ответственных за делопроизводство, определяются их должностными инструкциями и трудовыми договорами.
Руководители структурных подразделений несут ответственность за организацию и надлежащее ведение делопроизводства.
1.4. Управление обеспечения управленческой деятельности осуществляет методическое руководство делопроизводством в структурных подразделениях Главного офиса Компании и контроль соблюдения требований настоящей Инструкции.
1.5. Правила и порядок работы с документами, предусмотренные Инструкцией, применимы для Главного офиса ОАО "ХХХ".
Работники Главного офиса ОАО "ХХХ" несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации и взятыми на себя добровольными обязательствами перед ОАО "ХХХ" (далее – Компания) за:
сохранность документов и содержащейся в них информации;
нанесенный ущерб в случае разглашения сведений, содержащихся в документах, а также их утраты или несанкционированного уничтожения.
1.6. Делопроизводство и архивное дело в Главном офисе ОАО "ХХХ" осуществляется с применением автоматизированных систем и традиционных приемов и методов работы с документами.
1.7. Документы, создаваемые в процессе деятельности Главного офиса Компании, размещаются в электронных базах данных Системы электронного делопроизводства и контроля исполнительской дисциплины2 (далее - автоматизированная система).
1.8. Доступ к документам, размещенным в базах данных автоматизированной системы, предоставляется вице-президентам, заместителям Генерального директора, Главному бухгалтеру, руководителю Аппарата Генерального директора, администраторам соответствующих баз данных, иным работникам Главного офиса Компании - в соответствии с их функциями и должностными обязанностями.
1.9. Подключение новых пользователей к автоматизированной системе, предоставление доступа к электронным базам данных автоматизированной системы осуществляются Управлением информационной техники и связи по согласованию с:
- Управлением обеспечения управленческой деятельности;
- Управлением комплексного анализа и информационной безопасности (при размещении в автоматизированной системе конфиденциальной информации).
2. Использованные нормативные документы
Федеральный закон от 20 февраля 1995г. №24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации".
Федеральный закон от 17 июля 1999г. №176-ФЗ "О почтовой связи".
Закон РФ от 21 июля 1993г. №5485-1 "О государственной тайне".
Закон РФ от 10 января 2002г. №1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи".
Указ Президента РФ от 6 марта 1997г. №188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера".
ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ).
Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением коллегии Росархива от 6.02.2002г.
ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (утвержден и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г. N 299).
Устав ОАО "ХХХ".
Стандарт "Фирменный стиль ОАО "ХХХ", утвержденный приказом от 19.03.2008г. №ГМК/32-п.
Положение об Аппарате Генерального директора ОАО "ХХХ", утвержденное приказом от 07.10.2008г. №ГМК/132-п.
Положение об Экспертной комиссии ОАО "ХХХ", утвержденное приказом от 22.11.09. № ГМК/153-п.
Положение об Архиве ОАО "ХХХ", утвержденное приказом от 31.12.09. № ГМК/177-п.
|
