5.3. Проверка, регистрация и отправка исходящих документов
5.3.1. Проверка исходящих документов
5.3.1.1. Обязательной проверке подлежат:
проекты исходящих документов, подготовленных за подписью Генерального директора Компании и его первого заместителя;
проекты исходящих документов, подготовленных за подписью заместителей Генерального директора, заместителей Председателя Правления, вице - президентов, в случае их направления Президенту Российской Федерации (в Администрацию Президента Российской Федерации), в законодательные и исполнительные органы власти.
5.3.1.2. Проверяются:
-соблюдение стандарта "Фирменный стиль ОАО "ХХХ";
-соблюдение требований Инструкции;
-корректность написания должностей, наименований;
-соблюдение правил орфографии и пунктуации;
-наличие приложений к основному документу.
5.3.1.3. Проекты документов, указанных в п.5.3.1.1. представляются для проверки в Управление обеспечения управленческой деятельности только после их проработки на уровне руководителей структурных подразделений Главного офиса Компании и с визами исполнителя и начальника соответствующего структурного подразделения, ответственного за их подготовку.
5.3.1.4. В случае необходимости документ может быть направлен на экспертизу в Правовое управление или в подразделения блока обеспечения безопасности.
5.3.1.5. Проверка осуществляется в срок не более 1 рабочего дня.
5.3.1.6. Документы, не прошедшие проверку, возвращаются со всеми замечаниями исполнителю документа.
5.3.2. Регистрация исходящих документов
Исходящие документы централизованно регистрируются в отделе организации документооборота Управления обеспечения управленческой деятельности. Для регистрации предоставляются оригинал документа и его копия в виде электронного документа.
5.3.3. Отправка исходящих документов
5.3.3.1. Исходящие документы централизованно отправляются Управлением обеспечения управленческой деятельности.
5.3.3.2. Исходящие документы могут быть отправлены курьером, почтовой связью, в том числе с привлечением услуг компаний, осуществляющих экспресс-доставку.
5.3.3.3. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется Управлением обеспечения управленческой деятельности в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 26 сентября 2000 г. N 725.
5.3.3.4. Исходящие документы передаются в отдел организации документооборота Управления обеспечения управленческой деятельности полностью оформленными, с указанием почтового адреса и категории отправки. Неправильно или небрежно оформленные документы возвращаются исполнителю или руководителю подразделения, подготовившего документ.
5.3.3.5. Курьером, заказными письмами, бандеролями, экспресс-почтой направляются особо важные, срочные документы. Пакеты, отправляемые адресатам с курьером, вручаются под расписку соответствующих должностных лиц получателя.
Заказ на отправку документа экспресс-почтой оформляется служебным документом.
5.3.3.6. Документы массового отправления рассылаются по указателю рассылки, составленному в структурном подразделении, подписанному его руководителем или заместителем руководителя. Форма указателя рассылки размещена в автоматизированной системе.
5.3.3.7. Документы, поступившие для отправки, обрабатываются и отправляются не позднее следующего рабочего дня.
5.4. Регистрация, доставка внутренних документов
5.4.1. Регистрация внутренних документов.
5.4.1.1. Регистрация внутренних документов осуществляется в подразделениях Главного офиса Компании секретарями или лицами, ответственными за делопроизводство.
5.4.1.2. Регистрация внутренних документов, создаваемых коллегиальными органами, производится ответственными секретариатами или делопроизводителями, определяемыми в положении о соответствующем коллегиальном органе.
5.4.2. Отдельные виды официальных документов Компании регистрируют:
5.4.3.1. Аппарат Совета Директоров - протоколы Общего собрания акционеров и Совета директоров Компании.
5.4.3.2. Управление обеспечения управленческой деятельности Аппарата Генерального директора – приказы, распоряжения, протоколы внутренних совещаний с участием Генерального директора Компании, протоколы Правления.
5.4.3.3.Правовое управление - договоры, исключая договоры, заключаемые в сфере трудового законодательства, доверенности на право совершения действий от имени Компании, представления интересов Компании в государственных, общественных и судебных органах.
5.4.3.3. Управление персонала - приказы по личному составу, договоры, заключаемые в сфере трудового законодательства.
5.4.3. Доставка внутренних документов.
5.4.4. Доставка внутренних документов и резолюций к ним внутри Главного офиса Компании осуществляется средствами автоматизированной системы. Рассылка указанных документов на бумажном носителе не производится. Факт получения электронного документа протоколируется средствами автоматизированной системы.
|
