3.Термины и сокращения
Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.
Официальный документ – документ, созданный юридическим и (или) физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.
Служебный документ – документ, используемый в текущей деятельности Компании.
Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
Входящий документ – официальный документ, поступивший в Компанию.
Исходящий документ – официальный документ, отправляемый из Компании.
Внутренний документ:
официальный документ по вопросам деятельности Компании, предусмотренный Федеральным законом, решениями Общего собрания акционеров Общества, Совета директоров, Уставом Компании, а также иной документ, предусмотренный правовыми актами Российской Федерации;
служебный документ, созданный в Компании и не выходящий за ее пределы.
Документооборот – движение документов в Компании с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
Организация работы с документами – организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности.
Делопроизводство – документационное обеспечение управления: деятельность, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами.
Архивное дело – деятельность, обеспечивающая организацию хранения и использования архивных документов.
Конфиденциальная информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления, составляющие коммерческую тайну, или другие сведения, охраняемые в соответствии с законодательством Российской Федерации и нормативно-правовыми документами Компании.
Согласование документа – процесс доработки проекта документа с целью учета предложений и замечаний всех заинтересованных сторон, устранения возможных противоречий, и, при необходимости, выработки новой редакции документа.
Визирование документа – процесс фиксации мнений должностных лиц Компании, подтверждающих их согласие или несогласие с проектом документа.
Резолюция – реквизит документа, оформленный должностным лицом и содержащий принятое им решение по итогам рассмотрения представленного документа или информации.
РКД – регистрационная карточка документа.
КИ – карточка исполнения документа.
4. Требования к оформлению документов
Составление текстов и оформление реквизитов документов в Главном офисе Компании производится в соответствии с действующими государственными стандартами, унифицированными формами документов и корпоративным стандартом "Фирменный стиль ОАО "ХХХ".
Процедуры подготовки, согласования и подписания (утверждения) документов регламентируются настоящей Инструкцией, а также иными нормативно-методическими документами Компании:
Порядок подготовки приказов и распоряжений в ОАО "ХХХ", утвержденный приказом.
Регламент "Разработка, согласование и утверждение нормативно-методических документов по управленческой деятельности ОАО "ХХХ", утвержденный приказом.
Методические рекомендации по описанию, регламентации и оценке бизнес-процессов, утвержденные приказом;
Типовая форма Положения о структурном подразделении, одобренная протоколом Временного технологического комитета;
Положение о должностных инструкциях в Главном офисе ОАО "ХХХ", утвержденное приказом;
Типовое положение о комитетах и рабочих группах, утвержденное приказом;
Положение о договорной работе в ОАО "ХХХ", утвержденное приказом;
Порядок подготовки, выдачи и прекращения доверенностей в ОАО "ХХХ", утвержденный приказом.
Регламент "Порядок организации работ и услуг производственного характера, выполняемых сторонними предприятиями", утвержденный приказом;
Типовая форма трудового договора и типовая форма соглашения о персональном должностном окладе, утвержденные приказом;
Регламент "Формирование, регулирование и расходование фонда оплаты труда работников Главного офиса ОАО "ХХХ", утвержденный приказом ;
Порядок планирования и реализации социальных программ ОАО "ХХХ", утвержденный приказом ;
Формы отчетности по труду и кадрам ОАО “ХХХ”,;
Положение "Учётная политика ОАО "ХХХ", утвержденное приказом;
Новые типовые формы и шаблоны документов Компании разрабатываются совместно с Управлением обеспечения управленческой деятельности.
|
