4.1. Тексты официальных документов
4.1.1. Тексты документов (кроме унифицированных форм) печатаются шрифтом Times New Roman Cyr размером N 11 - 14 через 1 - 2 межстрочных интервала на стандартных бланках (Приложения 2-7) без помарок и исправлений. Контрастность печати должна обеспечивать качественное воспроизведение средствами копировально-множительной техники.
Каждый напечатанный лист документа имеет следующие размеры полей:
левое - от 2,5 до 3,5 см;
правое - от 1,25 до 2,5 см;
верхнее - не менее 2 см;
нижнее - не менее 2 см.
4.1.2. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются в правой части нижнего поля страницы арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания.
4.1.3. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемый в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, иные поисковые данные.
4.2. Оформление исходящих документов
4.2.1. Письма в адрес других (сторонних) организаций и учреждений оформляются в подразделениях Компании на специальных бланках (Приложения 4-5).
4.2.2. При адресовании документов необходимо соблюдать следующие правила:
- не допускается произвольное сокращение, кроме общепринятых, наименований учреждений и организаций, а также отдельных слов;
-письма адресуют организациям, их руководителям или конкретным должностным лицам, а также гражданам;
-наименование организации, структурного подразделения организации, а также наименование должности печатаются через 1 межстрочный интервал;
-при направлении письма в организацию ее наименование пишется в именительном падеже, например:
Правительство
Российской Федерации
-при направлении письма в структурное подразделение организации наименование подразделения также пишется в именительном падеже, например:
Государственная Дума
Федерального Собрания
Российской Федерации
Комитет по труду и социальной поддержке
-письмо адресуется должностному лицу в случае, если именно это должностное лицо будет принимать решения по вопросам, поставленным в направленном ему документе. При этом наименование должности и фамилия пишутся в дательном падеже, например:
Председателю Правительства
Российской Федерации
С.И.Зырянову
-инициалы и фамилия отделяются от наименования должности полуторным (1,5) межстрочным интервалом;
-если письмо адресуется руководителям нескольких однотипных организаций, то их следует указывать обобщенно, например:
Генеральным директорам
дочерних акционерных обществ
-если письмо адресуется частному лицу, то сначала следует указывать инициалы и фамилию частного лица, затем почтовый адрес, который печатается через 1 межстрочный интервал, например:
А.Г.Никитину
ул.Яблочковой, д.8, кв.15
г.Липки, Киреевский р-н,
Тульская обл., 197049
-один документ не должен содержать больше пяти адресатов. Слово "Копия" перед обозначением второго, третьего, четвертого адресата не указывается. Каждый экземпляр должен быть подписан. При направлении документа более чем в пять адресов составляется указатель рассылки, а в каждом документе указывается только один адресат. Указатель рассылки визируется исполнителем документа, подписывается руководителем соответствующего подразделения Главного офиса Компании;
-при адресовании документов иностранным корреспондентам автором письма или переводчиком в первой строке указывается имя и фамилия; во второй строке – должность адресата; в третьей строке - наименование организации; в четвертой строке - адрес в такой последовательности: номер почтового ящика, номер дома, название улицы; в пятой строке название города, почтовый индекс и название страны.
4.2.3. Заголовок печатается от левой границы текстового поля строчными буквами (за исключением начальной) через 1 межстрочный интервал. Строка заголовка к тексту не должна превышать 28 печатных знаков. Если объем заголовка к тексту превышает 140 печатных знаков (5 строк машинописного текста с длиной строки в 28 печатных знаков), то допускается продлевать его до границы правого поля с выравниванием по центру.
4.2.4. Текст письма отделяется от заголовка 3-мя межстрочными интервалами. Текст письма может излагаться:
- от первого лица множественного числа (информируем, сообщаем, просим, направляем и т.п.);
от третьего лица единственного числа (ОАО "ХХХ" вносит..., Управление представляет... и т.п.);
от первого лица единственного числа "прошу...", "направляю...".
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием для подготовки письма. Во второй части - выводы, предложения, просьбы, решения.
4.2.5. Датой письма является дата его подписания.
Дата оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год, причем день месяца и месяц – двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, а год - четырьмя арабскими цифрами.
Например, дату 5 января 2010г. следует оформлять 05.01.2010.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты – 25 мая 2010г.
4.2.6. Рекомендуется начинать текст письма с уважительного обращения к адресату, которое печатается с выравниванием по центру. Например:
Уважаемый Иван Иванович!
4.2.7. Наименования Компании по тексту документа должны быть идентичны Уставу Компании, а именно:
полное фирменное наименование Компании: Открытое акционерное общество "ХХХ";
сокращенное фирменное наименование Компании: ОАО "ХХХ";
сокращенное фирменное наименование Компании на английском языке – ХХХ.
4.2.8. Приложения.
Информация о приложении в письме отделяется от текста 2 – 3-мя межстрочными интервалами. Если письмо имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них делается ниже текста документа по форме:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если приложения в тексте документа не названы, то наименования приложенных документов перечисляются после текста с указанием количества листов и экземпляров каждого документа.
Приложение: 1. Проект Федерального закона "..." на 7 л. в 2 экз.
2. Пояснительная записка к проекту... на 3 л.
Если приложение направляется не во все указанные в письме адреса, то отметка о наличии приложения оформляется по форме:
Приложение: на 2 л. в 3 экз. во второй адрес.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается, например:
Приложение: программа в 3 экз.
4.2.9. Подпись отделяется от предыдущего реквизита 3-мя межстрочными интервалами.
Если письма оформляются на бланке Компании, то подпись включает сокращенное наименование должности, личную подпись, инициалы и фамилию:
Заместитель Генерального директора Д.А. Глотов
4.2.10. При подписании документов несколькими лицами равных должностей их подписи располагают в следующем виде:
Генеральный директор
ОАО "ХХХ"
__________________ В.В Иванов
__________________ 200 г.
|
Генеральный директор
ОАО "МММ"
___________________А.А. Громов
__________________ 200 г.
|
При подписании письма несколькими лицами разных должностей их подписи располагают одну под другой в соответствии с занимаемой должностью.
Недопустимо проставлять перед наименованием должности при подписи документов всех видов предлог "за" или косую черту.
4.2.11. Если письмо является составной частью переписки, то в нем обязательно делается ссылка на номер ранее полученного документа, ответом на который настоящее письмо является. Ссылка печатается непосредственно под титульным реквизитом бланка.
На N 10-4/5 от 19 августа 2002 г.
Уважаемый Иван Иванович!
или в начале текста документа:
В соответствии с Вашим запросом от 19.09.2010 N 175/6...
Рассмотрев Ваше письмо от 19.09.2010 N 175/6...
4.2.12. Внизу на последней странице документа исполнитель указывает свою фамилию, инициалы, номер служебного телефона.
Образец:
исп. И.И.Иванов
тел. 209-02-90
4.2.13. Копия документа за подписью Генерального директора Компании визируется руководителями подразделений Главного офиса Компании, к компетенции которых относится документ. При оформлении документа на бумажном носителе визы располагают на лицевой стороне последнего листа документа, внизу.
4.2.14. При необходимости отправления документов - подлинников, их копий или справок, составляется сопроводительное письмо, при этом отправляемые материалы оформляются как приложение.
4.2.15. Финансовые документы заверяются подписью Главного бухгалтера.
4.2.16. Ответственность за содержание, правильную подготовку и оформление документов возлагается на лиц, подготовивших и подписавших документ.
4.2.17. Внесение каких-либо изменений и добавлений в подписанные документы без ведома лица, подписавшего документ, не допускается.
|
