4 Обозначения и сокращения
Скачать 0.62 Mb.
|
8.2 Оформление результатов экспертизы ценности документов 8.2.1 По результатам экспертизы ценности в структурных подразделениях составляются передаточные описи дел, на основе которых в архиве формируются сводные описи дел постоянного хранения (приложение В), временных (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу (приложения Г, Д). Указанные сводные описи дел рассматриваются на заседании ЭК СФУ и после согласования с Архивным агентством Красноярского края утверждаются ректором. 8.2.2 На дела с истекшими сроками хранения составляются акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложения Е, Ж). После согласования и утверждения акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, дела на бумажном носителе, выделенные к уничтожению, передаются на уничтожение (утилизацию). Электронные документы, созданные в системе электронного документооборота, с истекшими сроками хранения подлежат выделению к уничтожению на общих основаниях, после чего проводится их уничтожение программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению документов (приложение И). 8.3 Оформление дел для передачи в архив 8.3.1 Законченные делопроизводством дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, после окончания календарного года, в котором они были заведены, подготавливаются к передаче в архив и подлежат оформлению и описанию. Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке и проводится сотрудниками структурных подразделений при методической помощи и под контролем архива. 8.3.2 В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дел на бумажном носителе предусматривает: оформление обложки (приложения К, Л); составление листа-заверителя дела (приложение М); составление внутренней описи документов дела (приложение Н); подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение индекса и заголовка дела, даты дела и др.). Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению; дела допускается хранить в скоросшивателях; не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. 8.3.3 В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы нумеруются арабскими цифрами валовой нумерации в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом или нумератором. 8.3.4 Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием должности и даты составления описи и подшивается при необходимости в начале каждого дела. В конце каждого дела подшивается подписанный или заполненный лист-заверитель. 8.3.5 Документы, составляющие дело на бумажном носителе, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них, металлические скрепления из документов удаляются. 9 Составление описей дел 9.1 Порядок составления описей дел Дела передаются в архив университета по описям, составленным в структурных подразделениях (Приложение П). Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме в двух экземплярах и представляются в архив не позднее чем через один год после завершения дел в делопроизводстве. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу. Отдельные описи составляются на единицы хранения электронных документов постоянного хранения; временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу (Приложение Р). На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи университета, по которой дела передаются на государственное хранение. 9.2 Требования к составлению описей дел При составлении описей дел соблюдаются следующие требования: - заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел; - каждое дело вносится в опись под порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под порядковым номером); - графы описи заполняются в точном соответствии со сведениями, которые вынесены на обложку дела; - графа описи «Примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий. В конце описи заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также особенности нумерации (наличие литерных и пропущенных номеров). При просмотре дел проверяются: соответствие заголовка дела содержанию документов в деле; правильность оформления и группировки документов, включенных в дело; качество переплета дела; правильность нумерации листов дела; наличие внутренней описи дела и правильность ее составления; правильность оформления обложки дела; наличие и правильность листа-заверителя дела. В случае обнаружения нарушения установленных правил формирования и оформления дел они должны быть устранены ответственным за делопроизводство в структурном подразделении. В случае обнаружения отсутствия дел, числящихся по номенклатуре, структурным подразделением принимаются меры по их розыску. Обнаруженные дела включаются в опись. Если принятые меры не дали результатов, то на необнаруженные дела составляется акт об утрате документов, который подписывается руководителем структурного подразделения и передается вместе с описью дел структурного подразделения в архив университета. 10 Порядок передачи документов в архив 10.1 Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному начальником ОАХ, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному начальником УУиХД. 10.2 Прием каждого дела производится заведующим сектором комплектования фондов в присутствии сотрудника структурного подразделения, отвечающего за делопроизводство. На экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, выполняется отметка о наличии дела. 10.3 В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, подписи заведующего сектором комплектования фондов и сотрудника, передавшего дела. 10.4 Оформленные дела доставляются в архив СФУ сотрудниками структурных подразделений. 11 Порядок выдачи дел из архива 11.1 Документы выдаются из архивохранилищ для использования: - сотрудникам структурных подразделений СФУ; - в читальном зале для научных исследований; - судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам в соответствии с законодательством Российской Федерации. 11.2 Документы выдаются во временное пользование из архивохранилищ на срок, не превышающий: - одного месяца для использования сотрудниками университета; - одного дня для использования документов в читальном зале; - шести месяцев – судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам. 11.3 Продление установленных сроков и выдача документов другим организациям допускается только с разрешения проректора по социальным вопросам по письменному подтверждению пользователя о сохранности документов. 11.4 Выдачу дел из хранилища заведующий сектором оформляет следующими документами: - заказами на выдачу дел в читальный зал и сотрудникам СФУ (приложение С); - актами о выдаче дел во временное пользование (приложение Т). 11.5 Выдачу документов заведующий сектором регистрирует в книгах выдачи. Исполненные заказы хранятся до проведения проверки наличия и состояния дел. Перед выдачей и при возвращении документов в хранилище заведующий сектором (или работник архива) проверяет нумерацию листов и состояние документа в присутствии лица, возвращающего документы. На место выданных документов подкладывается карта-заместитель дела (приложение У). 11.6 При обнаружении недостачи или повреждений документов заведующий сектором составляет акт в двух экземплярах, один из которых представляется пользователю, работавшему с документами, для привлечения к ответственности, второй остается в архиве. 11.7 При перемещении документов за пределами архива необходимо соблюдать меры предосторожности, обеспечивающие их сохранность. 12 Организация учета документов архива 12.1 Учету подлежат все хранящиеся в архиве документы, включая описи дел. Учет обеспечивает сохранность документов и контроль их наличия. 12.2 Основными единицами учета архивных документов являются: - архивный фонд; - единица хранения – дело, электронное дело. Единицам хранения присваиваются учетные номера, являющиеся частью архивного шифра. Сведения о составе единиц хранения и их количестве фиксируются в учетных документах архива. 12.3 Основными учетными документами архива являются: - книга учета поступления и выбытия документов; - список фондов; - лист фонда; - опись дел; - реестр описей; - паспорт архива. В книгу учета поступления и выбытия дел, документов последовательно вносятся все первичные и повторные поступления (выбытия) дел, документов. Каждое поступление (выбытие) в пределах отчетного года получает порядковый номер в валовой последовательности. Ежегодно на 1 января подводится итог количества поступивших и выбывших за год дел, документов. Список фондов заключается в твердую обложку, листы нумеруются, составляется лист-заверитель. Ежегодно на 1 января к списку фондов составляется итоговая запись о количестве архивных фондов, поступивших и выбывших в течение года, и общем количестве архивных фондов, находящихся на хранении в архиве. Лист фонда составляется на каждый архивный фонд. В нем учитываются все описи дел, документов фонда. Листы фондов хранятся в порядке номеров архивных фондов. К каждой папке составляется лист-заверитель, где указываются начальные и конечные номера архивных фондов и общее количество архивных фондов, листы которых находятся в папке. В описи дел, документов (годовом разделе описи дел, документов) единицы хранения учитываются в соответствии с систематизацией за порядковыми учетными номерами. Описи дел, документов вносятся в реестр описей в хронологической последовательности поступления под соответствующими порядковыми номерами. В реестре описей фиксируются основные данные по составу каждой поступившей в архив организации описи дел, документов: номер фонда, номер описи, количество единиц хранения в описи, количество листов в описи и ее экземпляров. Для централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации в архиве университета, являющегося источником комплектования государственного архива, составляется паспорт архива. Учетные документы архива, кроме описей дел, предназначаются для служебного пользования и пользователям не выдаются. 12.4 Учет поступления и выбытия дел, документов в архиве осуществляется на основании: - описей дел структурных подразделений и годового раздела сводной описи дел СФУ; - номенклатуры дел;  ПРИЛОЖЕНИЕ А (обязательное) Бланк номенклатуры дел СФУ Министерство образования и науки РФ Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего образования «СИБИРСКИЙ ФЕДЕРАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ» СФУ 660041, Красноярск, пр. Свободный, 79 Телефон: (391) 244-82-13 Факс: (391) 244-86-25 E-mail: office@sfu-kras.ru НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ На ______________ год  УТВЕРЖДАЮ Ректор СФУ ___________ Е.А. Ваганов «___» ___________ 20__ г.
____________________________ _______________ ________________________ должность лица, личная подпись инициалы, фамилия ответственного за архив «___» ___________ 20__ г. СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО ЭК СФУ ЭПК Архивного агентства Красноярского края Протокол от ______________№________ Протокол от _______________№_________ Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _______________году в СФУ
____________________________ _______________ ________________________ должность лица, личная подпись инициалы, фамилия ответственного за архив «___» ___________ 20__ г. ________________________________ * Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. М., 2010 г. Методические указания по применению примерной номенклатуры дел вуза. 1999 г. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Похожие:
 | Основные мероприятия по приведению испдн Учреждений в соответствие с фз-152 «О персональных данных» 18 | | В настоящем руководстве применяются и используются следующие определения, обозначения и сокращения |
 | Фгос впо – федеральный государственный образовательный стандарт высшего профессионального образования | | Фгос впо – федеральный государственный образовательный стандарт высшего профессионального образования |
| Управление развитием международным интеграционным проектом (на примере присоединения Кыргызской Республики к еаэс) | | Настоящий стандарт устанавливает общие правила подготовки, оформления и оценки студенческой истории болезни |
| Атрибуты структуры «Бизнес Данные» Расшифровки суммы средств, перечисленных на счет органа Федерального казначейства №40116 18 | | Тема: «Понятие о лекарственном веществе, лекарственном средстве, лекарственных формах, лекарственном препарате. Фармакопея. Аптека.... |
| Автоматизированная система – система, состоящая из персонала и комплекса средств автоматизации его деятельности, реализующая информационную... | | Настоящее Положение определяет основания, порядок и условия реализации основных образовательных программ высшего образования по ускоренному... |