4 Обозначения и сокращения
Скачать 0.62 Mb.
|
5 Общие положенияДокументы, образующиеся в процессе деятельности университета, являются его собственностью, и после проведения экспертизы их ценности подлежат обязательной передаче в установленном порядке в архив СФУ или на постоянное хранение в Архивное агентство Красноярского края КГКУ «Государственный архив Красноярского края» как часть Архивного фонда Российской Федерации. Архив университета обеспечивает хранение документов, имеющих практическое значение и документов по личному составу, их учет, использование, отбор и подготовку к передаче на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом. Архив университета может принимать на хранение электронные документы, обеспечивать их сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение. Основными функциями архива являются комплектование фондов, учет и обеспечение сохранности имеющихся документов, их использование с целью исполнения запросов социально-правового характера от граждан и организаций, а также выдача архивных документов во временное пользование. 6 Организация работы с документами 6.1 Составление номенклатуры дел 6.1.1 Для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве составляется номенклатура дел. Номенклатура дел закрепляет классификацию (группировку) исполненных документов в дела (электронные дела) и является основным учетным документом, отражающим состав и организацию документального фонда университета. Номенклатура дел является основой для составления описей дел, документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения. Номенклатура дел университета разрабатывается на основании типовых, ведомственных и иных перечней документов с указанием сроков хранения, иных нормативных правовых актов, а также типовых и примерных номенклатур дел. 6.1.2 Номенклатуру дел СФУ в соответствии с приложением А составляет отдел архивного хранения под руководством начальника УУиХД на основании номенклатур дел структурных подразделений (приложение Б). Номенклатура дел СФУ, предварительно согласованная с ЭК СФУ, согласовывается с ЭПК Архивного агентства Красноярского края и утверждается ректором. Обновление и согласование номенклатуры дел СФУ с ЭПК Архивного агентства Красноярского края выполняется не реже одного раза в пять лет, если в функциях и структуре университета не произошло коренных изменений. 6.1.3 При составлении номенклатуры дел СФУ необходимо руководствоваться Уставом СФУ, Положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием СФУ, Кодификатором структурных подразделений СФУ, Примерной номенклатурой дел высшего учебного заведения. 6.1.4 В номенклатуру дел СФУ включаются заголовки дел, отражающие все документируемые виды работ структурных подразделений университета, не включаются периодические издания. 6.1.5 Названиями разделов номенклатуры дел СФУ являются названия структурных подразделений; разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой университета. 6.1.6 Графы номенклатуры дел СФУ, его структурных подразделений заполняются следующим образом: В графе 1 выполняется нумерация. В графе 2 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в соответствии с «Кодификатором структурных подразделений СФУ» цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, для переходящих дел индекс сохраняется. В графу 3 вносятся заголовки дел (томов, частей). Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделений номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, их взаимосвязью и систематизацией документов внутри дела. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих ОРД, далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы, переписку и т. д. Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовках дел неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т. д.). Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. При составлении заголовков дел используются формулировки из Примерной номенклатуры дел высшего учебного заведения. Графа 4 заполняется по окончании учебного (или календарного) года. В графе 5 указывается срок хранения дела, номера статей по Примерной номенклатуре дел вуза и Перечню типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности организаций, с указанием сроков хранения. В графе 6 «Примечание» указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах, выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за оформление дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др. 6.2 Формирование дел 6.2.1 Дела в СФУ формируются децентрализовано, т. е. в структурных подразделениях сотрудниками, ответственными за делопроизводство. Методическое руководство и контроль за правильным формированием дел в университете осуществляются сотрудниками ОАХ и начальником УУиХД. 6.2.2 При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по разрешению одного вопроса; группировать в дело документы учебного года (или календарного), за исключением переходящих дел; раздельно формировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов. 6.2.3 Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет исполнитель по номенклатуре. На документе проставляются: отметка «В дело № ...», дата, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании. 6.2.4 Распорядительные документы группируются в дела по видам, в хронологическом порядке, с относящимися к ним приложениями. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела. 6.2.5 Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Приказы по личному составу (о командировках, отпусках, взысканиях) формируются в отдельное дело, хранятся пять лет и не подлежат передаче в архив. 6.2.6 Документы по личному составу выделяются в особую группу, систематизируются и оформляются в отдельную опись. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления по хронологическому признаку. Личные дела и личные карточки уволенных сотрудников относятся к году увольнения и систематизируются по алфавиту фамилий. 6.2.7 Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов. 6.2.8 Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, списки и другие документы группируются отдельно от проектов. 6.2.9 Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита по фамилиям, именам и отчествам. 6.2.10 Предложения, заявления и жалобы сотрудников по вопросам деятельности университета и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от предложений, заявлений и жалоб граждан по личным вопросам. 6.2.11 Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. 6.3 Организация оперативного хранения документов 6.3.1 С момента заведения и до передачи в архив университета дела хранятся по месту их формирования. Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел. Дела находятся в рабочих помещениях, располагаются в шкафах, обеспечивающих их полную сохранность. В целях повышения оперативности поиска документов, дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре. 6.3.2 Выдача дел другим подразделениям или сторонним организациям производится с разрешения руководителя структурного подразделения. На выданное дело заводится карта-заместитель дела с указанием структурного подразделения, индекса дела, даты его выдачи, кому дело выдано, даты его возвращения, подписей в выдаче и приеме дела. Сторонним организациям дела выдаются по актам. 6.3.3 Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения курирующего проректора с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника. 7 Комплектование архива 7.1 Документы, образующиеся в процессе деятельности ФГАОУ ВО СФУ, составляют его документальный фонд. Источниками комплектования архива СФУ являются его структурные подразделения. Создание документального фонда университета осуществляется путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел на основе нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней типовых архивных документов с указанием сроков их хранения. Часть документального фонда, включающая документы Архивного фонда Российской Федерации, документы по личному составу и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения, включенные в учетные документы архива, составляет архивный фонд СФУ, который подлежит хранению в архиве университета. 7.2 Архивные документы должны храниться в систематизированном порядке в пределах архивного фонда. Единицей систематизации документов архивного фонда является совокупность архивных документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу деятельности (далее – единица хранения). 7.3 Единицы хранения должны быть систематизированы, внесены в описи и оформлены в порядке, обеспечивающем учет, поиск и использование архивных документов. Единицы хранения архивного фонда систематизируются в соответствии со следующими признаками: - структурный (принадлежность единиц хранения к структурным подразделениям университета); - хронологический (по периодам или датам, к которым относятся единицы хранения); - функциональный (с учетом функций университета, тем или вопросов, которых касается содержание единиц хранения); - номинальный (по делопроизводственной форме – видам и разновидностям документов); - авторский (по названиям фондообразователей, являющихся авторами документов). 7.4 Архив СФУ руководствуется нормативными и методическими документами Федеральной архивной службы России, Положением об управлении учета и хранения документации, Положением об отделе архивного хранения. 7.5 Архив СФУ комплектуется делами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также делами по личному составу (уволенных сотрудников и отчисленных студентов). Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения в архив университета не передаются; они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. В исключительных случаях по решению ЭК дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения передаются в архив. Их передача осуществляется по описям в соответствии с номенклатурой дел. 8 Экспертиза ценности документов и оформление дел 8.1 Организация проведения экспертизы ценности документов 8.1.1 Для организации и проведения экспертизы ценности документов в СФУ приказом ректора создана постоянно действующая экспертная комиссия. Председателем ЭК назначен проректор по социальным вопросам, зам. председателя ЭК – начальник УУиХД, в состав ЭК входят начальник ОАХ, заведующие секторами ОАХ, сотрудник бухгалтерии, специалист управления кадров, начальник отдела защиты информации. Задачи и функции ЭК СФУ – источника комплектования Архивного фонда РФ определяются положением, утверждаемым ректором университета. Основной задачей ЭК является организация и проведение экспертизы ценности документов. Основными функциями ЭК являются: - организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения; - рассмотрение и согласование проектов номенклатуры дел, описей дел, документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, и других актов; - подготовка предложений об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями, и об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями; - участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в университете; - методическое руководство работами в области обеспечения сохранности документального и архивного фондов университета. 8.1.2 Целью экспертизы ценности документов является: - отбор документов для включения в состав Архивного фонда РФ; - выявление документов, не подлежащих дальнейшему хранению. Экспертизе ценности подлежат все документы университета независимо от видов носителей и способов записи. До проведения экспертизы ценности уничтожение документов запрещается. Экспертиза ценности документов проводится на основе: - действующего законодательства и иных нормативных правовых актов Российской Федерации в области архивного дела, информации и документационного обеспечения управления; - типовых, ведомственных и иных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел. 8.1.3 Экспертиза ценности документов в университете проводится ежегодно: - в делопроизводстве – при составлении номенклатуры дел и при подготовке дел к передаче в архив; - в архиве – в процессе подготовки дел к передаче на постоянное хранение. В структурных подразделениях экспертиза ценности проводится ежегодно с участием заведующего сектором комплектования фондов и начальника ОАХ. Ответственность за организацию и проведение экспертизы несет руководитель структурного подразделения. Окончательное решение принимает ЭК СФУ. 8.1.4 Отбор документов для постоянного хранения проводится в соответствии с номенклатурой дел СФУ, Перечнем типовых документов с указанием сроков их хранения путем постраничного просмотра дел (не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел). В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Одновременно с отбором документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив в структурных подразделениях проводится отбор дел и документов временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения. При этом проверяются качество и полнота номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел, учитываются отметки в номенклатуре дел «До минования надобности». |
Похожие:
 | Основные мероприятия по приведению испдн Учреждений в соответствие с фз-152 «О персональных данных» 18 | | В настоящем руководстве применяются и используются следующие определения, обозначения и сокращения |
 | Фгос впо – федеральный государственный образовательный стандарт высшего профессионального образования | | Фгос впо – федеральный государственный образовательный стандарт высшего профессионального образования |
| Управление развитием международным интеграционным проектом (на примере присоединения Кыргызской Республики к еаэс) | | Настоящий стандарт устанавливает общие правила подготовки, оформления и оценки студенческой истории болезни |
| Атрибуты структуры «Бизнес Данные» Расшифровки суммы средств, перечисленных на счет органа Федерального казначейства №40116 18 | | Тема: «Понятие о лекарственном веществе, лекарственном средстве, лекарственных формах, лекарственном препарате. Фармакопея. Аптека.... |
| Автоматизированная система – система, состоящая из персонала и комплекса средств автоматизации его деятельности, реализующая информационную... | | Настоящее Положение определяет основания, порядок и условия реализации основных образовательных программ высшего образования по ускоренному... |