Межотчетные периоды
Раздел предназначен для ведения операций межотчетного периода.
Для управления информацией, необходимо перейти в раздел Учет - Межотчетные периоды. В разделе будет представлен список межотчетных периодов.
Рисунок 95
Для включения хозяйственной операции в межотчетный период необходимо выбрать пункт контекстного меню Хозяйственные операции. Действие выполняется строго для одной текущей записи раздела.
Рисунок 96
В результате этого действия появляется таблица, содержащая все хозяйственные операции (ХО), у которых дата соответствует дате текущей записи раздела (дате межотчетного периода).
Рисунок 97
Действие «Включить…». Для того чтобы включить операции в Межотчетный период необходимо выделить нужные ХО и выбрать пункт контекстного меню «Включить…».
Действие «Исключить…». Для того чтобы исключить операции из Межотчетного периода необходимо выделить нужные ХО и выбрать пункт контекстного меню «Исключить…».
В Системе предусмотрена возможность:
Выполнять отборы в разделе «Хозяйственные операции» по операциям межотчетного периода;
Возможность формировать оборотные ведомости, регулируя отображение операций межотчетного периода;
Возможность печати отчетов (таких как отчетность по приказам 33н/191н, Главная книга и т.д.), регулируя отображение операций межотчетного периода.
Документы Контракты и закупки
Согласно действующим нормативным документам, организации при покупке товаров (работ, услуг) должны заключать контракты с поставщиком. Это регламентируется Федеральным законом № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» от 05 апреля 2013 года.
Для управления информацией о контрактах и закупках следует перейти в раздел Документы>Контракты и закупки. В открывшемся окне представлен список зарегистрированных в системе контрактов и закупок:
Рисунок 98
1. Добавление контракта/закупки без проведения конкурсной процедуры закупок (единственный поставщик)
Для добавления контракта/закупки следует в контекстном окна «Контракты и закупки» выбрать пункт Добавить. В открывшемся окне требуется указать следующие данные:
Рисунок 99
Тип записи – тип записи, значение выбирается из раскрывающегося словаря (при добавлении контракта необходимо выбирать значение «Договор/Контракт»);
Закладка «Заголовок»:
Тип – тип документа, значение выбирается из раскрывающегося словаря;
Номер – состоит из двух полей, первое поле предназначено для префикса, второе непосредственно для номера. Сочетание значений полей должно быть уникальным. При нажатии кнопки со значком  автоматически формируется уникальный последовательный номер в пределах указанного префикса;
Дата – дата заключения договора;
Внешний № – внешний номер документа;
Юридическое лицо – наименование организации-заказчика товаров (работ, услуг);
Поставщик – укажите контрагента-поставщика товаров (работ, услуг);
Способ размещения заказа – значение выбирается из соответствующего словаря.
Важно!!! При выборе способа размещения заказа следует учитывать, что есть конкурентные способы определения поставщика и закупка у единственного поставщика, в зависимости от выбранного способа будут созданы разные бухгалтерские записи по принятию договорных обязательств (при конкурентных способах проводка Дт Х502Х7 Кт Х502Х1, при закупке у единственного поставщика проводка Дт Х506Х0/1501Х3 Кт Х502Х1).
Дата регистрации – дата регистрации документа (указанной датой будет создана хозяйственная операция по принятию договорных обязательств);
Рисунок 100
Закладка «Дополнительно»:
Даты действия контракта – срок действия контракта;
Содержание операции – можно указать содержание операции (если не указано, то при создании хозяйственной операции заполниться автоматически на основании образца отработки);
Особая отметка – поле предназначено для задания особых отметок;
Остаток прошлых периодов – следует отметить, если проводка бюджетного обязательства по контракту уже создана, чтобы избежать повторного создания;
Обеспечение – суммы поступивших и возвращенных средств на обеспечение контракта (в том числе банковских гарантий). Поле недоступно для редактирования;
Образец операции (исключение) – при необходимости можно указать образец для создания ХО, который будет применяться для указанного контракта (по умолчанию поле должно быть пустое).
Рисунок 101
Закладка «Строки»:
Даты срока поставки (оказания услуг) – срок поставки (оказания услуги) поставщиком;
Дней на оплату – количество дней на оплату.
После заполнения полей следует нажать кнопку OK.
Добавление информации о контракте/закупке
Подробная информация о контракте/закупке расположена в нижней области окна «Контракты и закупки» на соответствующих закладках.
Добавление информации о финансовой составляющей контракта/закупки
Для добавления информации о финансировании контракта/закупки необходимо выделить его в верхней области окна, затем на нижней области перейти на закладку «Финансирование» и в контекстном меню выбрать пункт Добавить. В открывшемся окне требуется указать следующую информацию:
Рисунок 102
Год БО – значение выбирается из выпадающего списка. Предназначено для того, чтобы разбить финансирование по контракту на текущий финансовый период и на плановый финансовый период. Соответственно, для каждого финансового года создается отдельная запись спецификации «Финансирование» (в зависимости от даты регистрации контракта и финансового года будут формироваться бухгалтерские записи по принятию договорных обязательств).
Классификация – значения выбираются из соответствующих словарей;
Суммы – сумма по контракту (по указанной структуре расхода, ЭКР и году БО);
Дополнительно – можно указать дополнительные коды и тип средств.
После заполнения полей следует нажать кнопку OK.
Добавление информации о номенклатурной составляющей контракта/закупки
Для добавления детальных сведений о поставляемых товарах/услугах, предусмотренных данным контрактом/закупкой необходимо выделить его в верхней области окна, затем на нижней области перейти на закладку «Номенклатура» и в контекстном меню выбрать пункт Добавить. В открывшемся окне требуется указать следующую информацию:
Рисунок 103
Номенклатура – если в документе оговорены конкретные номенклатурные позиции, которые будут отражены в бухгалтерском учете, их следует указать, выбрав значение из соответствующего словаря;
Групповая позиция номенклатуры – следует отметить данный пункт, если в документе не указаны точные сведения о номенклатурных позициях, требующих отражения в бухгалтерском учете, а указана общая группа предполагаемых к поставке товаров (работ, услуг). Например, при поставке канцтоваров имеет смысл указывать номенклатуру «Канцелярские товары», а точные наименования и количество расписать позднее в разделе «Документы поставщиков»;
Контракт:
Количество – количество единиц номенклатуры товара/услуги;
Цена – стоимость единицы номенклатуры товара/услуги;
Сумма – если указаны количество и цена единицы номенклатуры сумма рассчитывается автоматически;
По документам/Остаток – поля недоступны для редактирования. Отображается информация о приходе данной номенклатуры по документам поставщиков и об ее остатке.
Год поставки - период на который запланирована поставка;
После заполнения полей следует нажать кнопку OK.
Закладка Авансовые платежи.
В окне «Авансовые платежи» представлена информация об авансовых платежах (предварительной оплате), произведенных по данному контракту. Для того, чтобы просмотреть информацию об авансовых платежах можно воспользоваться пунктом контекстного меню Связи>Выходные документы>Банковские документы (у банковского документа должен стоять признак «Авансовый платеж»).
Рисунок 104
Утверждение контракта
Если документ согласован его следует утвердить. Для этого в его контекстном меню необходимо выбрать пункт Смена статуса. В открывшемся окне необходимо выбрать пункт Утвержден:
Рисунок 105
При утверждении будут произведены проверка и сравнение данных двух спецификаций документа: «Номенклатура» и «Финансирование». Если в результате какой-либо проверки обнаружено расхождение, то последует соответствующее сообщение Системы, и утверждение не состоится. В результате утверждения будет создана соответствующая проводка по принятию договорных обязательств. Для того, чтобы просмотреть бухгалтерскую проводку перед ее добавлением, требуется отметить чекер «Отработать с подтверждением» при смене статуса контракта.
Чтобы снять утверждение с документа в его контекстном меню следует выбрать пункт Смена статуса>Не утвержден. Информация о состоянии документа отображается в колонке «Состояние»:
Рисунок 106
2. Добавление Контракта, заключенного путем проведения конкурсных процедур (конкурсы, аукционы, запрос котировок, запрос предложений)
Добавление Извещения о проведении конкурса
Для добавлении Извещения о проведении конкурса, аукциона, торгов, запроса котировок следует в контекстном меню окна «Контракты и закупки» выбрать пункт Добавить. В открывшемся окне требуется указать следующие данные:
Рисунок 107
Тип записи – тип записи, значение выбирается из раскрывающегося словаря (при добавлении извещения о проведении конкурсных процедур необходимо выбирать значение «Извещение»);
Закладка «Заголовок»:
Тип – тип документа, значение выбирается из раскрывающегося словаря;
Номер – состоит из двух полей, первое поле предназначено для префикса, второе непосредственно для номера. Сочетание значений полей должно быть уникальным. При нажатии кнопки со значком автоматически формируется уникальный последовательный номер в пределах указанного префикса;
Дата – дата размещения извещения;
Внешний № – внешний номер документа;
Юридическое лицо – наименование организации-заказчика товаров (работ, услуг);
Поставщик – при регистрации Извещения поставщик может быть не указан;
Способ размещения заказа – значение выбирается из соответствующего словаря.
Дата регистрации – дата размещения извещения о проведении конкурса;
Порядок заполнения спецификации «Финансирование» и «Номенклатура» описаны выше (в разделе «Добавление контракта»).
После заполнения полей следует нажать кнопку OK.
Утверждение Извещения
При размещении извещения о проведении конкурса, торгов, запроса котировок в контекстном меню необходимо выбрать пункт Смена статуса. В открывшемся окне необходимо выбрать пункт Утвержден:
Рисунок 108
При утверждении будут произведены проверка и сравнение данных двух спецификаций документа: «Номенклатура» и «Финансирование». Если в результате какой-либо проверки обнаружено расхождение, то последует соответствующее сообщение Системы, и утверждение не состоится. В результате утверждения будет создана соответствующая проводка по принимаемым обязательствам (Дт Х506Х0/1501Х3 Кт Х502Х7). Для того, чтобы просмотреть бухгалтерскую проводку перед ее добавлением, требуется отметить чекер «Отработать с подтверждением» при смене статуса контракта.
Создание контракта от Извещения
После даты подписания государственного (муниципального) контракта требуется в контекстном меню выбрать пункт Создать контракт от извещения (предварительно требуется отметить нужное Извещение на основании которого создается контракт):
Рисунок 109
В открывшемся окне следует заполнить поля:
Рисунок 110
Тип документа – тип документа, значение выбирается из раскрывающегося словаря;
Префикс документа – следует указать префикс документа;
Дата документа – дата заключения договора;
Контрагент – следует указать контрагента-поставщика товаров, услуг.
После заполнения полей следует нажать кнопку OK.
В результате будет создана отдельная запись в разделе «Контракты и закупки» с Типом записи = Договор/Контракт (поля, заполненные в Извещении наследуются в Контракт). Дальнейшая работа по контракту ведется с записью «Договор/контракт», для этого следует выбрать пункт контекстного меню Исправить и внести все необходимые сведения, в том числе в спецификации «Финансирование» и «Номенклатура».
Рисунок 111
После того, как контракт Утвержден (см. пункт «Утверждение контракта») в связанном документе Извещение в спецификации «Финансирование» будет заполнена сумма утвержденного контракта (сумма Извещения и сумма утвержденного контракта может быть различной).
Рисунок 112
Закрытие Извещения
Для того, чтобы сформировать бухгалтерскую запись по корректировке принимаемого обязательства на сумму экономии в результате проведения конкурса следует выделить Извещение и выбрать пункт контекстного меню Смена статуса. В открывшемся окне следует выбрать состояние Закрыт и указать дату закрытия.
Рисунок 113
В результате выполнения операции будет создана бухгалтерская запись на сумму экономии (Дт Х502Х7 Кт 1501Х3/Х506Х0).
Рисунок 114
3. Изменение контракта
Внимание! Вносить изменения можно только после того, как контракт был
утвержден.
Изменению подлежит информация на закладках «Финансирование» (структура расходов, ЭКР) и «Номенклатура» (кол-во, сумма), при этом Система контролирует правильность введенной информации на обеих закладках.
Для внесения изменений необходимо на закладке «История изменений» добавить новую запись при помощи пункта контекстного меню Внести изменения. В открывшемся окне необходимо указать:
Рисунок 115
Дата изменения – дата внесения изменений;
Документ – документ, который вносит изменения в контракт;
Номер/Дата документа – номер и дата документа, указанного выше.
После заполнения полей следует нажать кнопку OK. При этом на закладках «Номенклатура/Финансирование до изменения» отразится соответствующая информация:
Рисунок 116
После добавления записи на закладке «История изменений» можно на закладках «Финансирование» и «Номенклатура» вносить непосредственно изменения. После внесения изменений контракт следует утвердить для создания соответствующих проводок (проводка будет сформирована на разницу между исходным контрактом и измененным).
4. Отражение в учете договорных обязательств и денежных обязательств на сумму кредиторской задолженности, образовавшейся на начало года
Для того, чтобы в учете отразить договорные и денежные обязательства на сумму кредиторской задолженности, возникшей на начало года (01 января) по не исполненным или не оплаченным контрактам необходимо на закладке «История изменений» добавить новую запись при помощи пункта контекстного меню Внести изменения. В открывшемся окне необходимо указать:
Рисунок 117
Дата изменения – дата внесения изменений (обязательно указываем 01 января года);
После добавления записи на закладке «История изменений» можно на закладке «Финансирование» вносить непосредственно изменения. Под изменениями понимаем сумму кредиторской задолженности на 01 января года. Для этого исходную строку финансирования контракта уменьшаем на сумму кредиторской задолженности и добавляем новую позицию по финансированию на новый финансовый год на сумму кредиторской задолженности.
Например, сумма по контракту равно 160000 рублей. Контракт заключен в 2014 году. На 01.01.2015 кредиторская задолженность в рамках указанного контракта составляет 60000 рублей.
Рисунок 118
После отражения в контракте кредиторской задолженности на начало года, требуется утвердить изменение. Для этого в контекстном меню необходимо выбрать пункт Смена статуса. В открывшемся окне необходимо выбрать пункт Утвержден и указать правило отработки:
Рисунок 119
В результате выполнения действия будет созданы хозяйственные операции по принятию договорных обязательств и денежных обязательств по кредиторской задолженности на начало года.
Рисунок 120
5. Закрытие контракта
При досрочном закрытии контракта следует в строке состояния выбрать пункт Закрыт и указать дату закрытия:
Рисунок 121
При закрытии контракта будет создана соответствующая сторнирующая проводка на неизрасходованную сумму по контракту. Для того, чтобы просмотреть проводку перед ее добавлением, требуется отметить чекер «Отработать с подтверждением» при смене статуса контракта.
6. Выполнение проверки
После занесения информации по контрактам можно выполнить проверку на соответствие финансирования и номенклатуры. Для этого следует отметить один или несколько контрактов и в контекстном меню выбрать пункт Выполнить проверку.
Рисунок 122
В случае ошибок или расхождений Система добавит записи о них на закладке «Журнал ошибок и предупреждений».
7. Просмотр связанных документов
Для просмотра связанных с контрактом документов необходимо выделить контракт и в контекстном меню выбрать пункт Просмотреть документы. В открывшемся окне «Документы поставщиков» будут показаны все связанные с выделенным контрактом документы поставщиков.
Рисунок 123
|
