Ввод начальных остатков
При начале эксплуатации Системы входящие остатки необходимо занести самостоятельно на начало учетного периода, с которого предстоит вести учет (если данные не были перенесены из исходного программного продукта).
В дальнейшем, при закрытии очередного учетного периода остатки на начало следующего учетного периода формируются автоматически в результате переноса остатков по счетам (пункт главного меню: Функции Перенос остатков).
Ввод начальных остатков по счетам производится при начале работы в программе в том случае, если учёт ведёт уже работающее учреждение.
Примечание 1: далее ТФАУ - типовая форма учета в плане счетов, например, (ТФАУ:1) - это 1.основные средства - № указан в колонке "Типовая форма учета".
Примечание 2: далее в инструкции может встречаться понятие ПБЕ. ПБЕ - это "подразделение балансовой единицы".
Примечание 3: для всех видов вводимых остатков не нужно заполнять 5-ый уровень аналитики.
Рекомендуемый порядок ввода начальной информации
1. Заводятся необходимые инвентарные карточки в разделе «Инвентарная картотека»;
2. В разделе «Остатки товарно-материальных ценностей»:
проводится формирование соответствующих остатков по счетам учета основных средств (ТФАУ: 1) – на основании заведенных инвентарных карточек;
все остальные остатки ТМЦ (материальные запасы) по счетам учета с ТФАУ: 2, 2da, 2md, 2pa, 2tr заводятся вручную.
3. Раздел «Дебиторская/Кредиторская задолженность» («Расчеты с дебиторами/кредиторами») заполняется вручную данными (остатками по счетам с ТФАУ: 5, 6, 7, 8);
4. В разделе «Остатки средств по счетам»:
проводится формирование остатков по счетам основных средств (на основании заведенных инвентарных карточек), по счетам учета ТМЦ (ТФАУ: 1, 2, 2da, 2md, 2pa, 2tr), по счетам взаиморасчетов (ТФАУ: 5, 6, 7, 8);
все остальные остатки (по счетам с ТФАУ: 3, 3r, 4, 4c и счетам без ТФАУ) заводятся вручную.
Остатки товарно-материальных ценностей
Работа с остатками по ТМЦ осуществляется в разделе Учет>Остатки товарно-материальных ценностей:
Рисунок 20
В разделе регистрируются (хранятся) остатки товарно-материальных ценностей (остатки материальных запасов, остатки основных средств) на начало каждого учетного периода. Остатки
товарно-материальных ценностей (ТМЦ) учитываются при формировании отчетов, оборотной ведомости по ТМЦ и пр.
Когда Система начинает эксплуатироваться, в этот раздел самостоятельно заносятся соответствующие входящие остатки на начало учетного периода, с которого предстоит вести учет. Возможно также автоматическое формирование остатков основных средств на основании данных раздела «Инвентарная картотека».
В дальнейшем при закрытии очередного учетного периода остатки на начало следующего учетного периода будут формироваться автоматически в результате выполнения стандартной функции «Перенос остатков по счетам» материальных ценностей.
Каждая запись в разделе отражает остаток по одной из номенклатур, заданных в словаре «Номенклатор» и учитываемой на «материальном» синтетическом счете (ТФАУ: 1, 2, 2da, 2md, 2pa, 2tr), числящейся за одним материально-ответственным лицом (МОЛ) и относящейся к определенному подразделению балансовой единицы (ПБЕ). Остаток выражается в количественном и суммовом выражении по бухгалтерской и управленческой оценкам. Кроме этого в разделе остаток на синтетическом «материальном» счете может быть детализирован до соответствующих счету аналитических счетов.
Внимание! Остаток по счету, заданный в данном разделе, и остаток по тому же счету, но заданный в разделе «Остатки средств по счетам», в Системе учитываются независимо. При формировании оборотных ведомостей по счетам и аналитическим счетам не учитываются остатки из раздела «Остатки товарно-материальных ценностей», а при формировании оборотной ведомости по ТМЦ не учитываются остатки из раздела «Остатки средств по счетам».
Как уже упоминалось выше, при открытии большинства разделов Системы на экране автоматически появится окно с формой отбора:
Рисунок 21
При вводе начальных остатков организации рекомендуется очистить поля отбора (кнопка «Очистить») и нажать на кнопку ОК. На экране появится окно «Остатки товарно-материальных ценностей» (при первоначальном использовании программы оно будет пустым):
Рисунок 22
Формирование остатков основных средств
При регистрации остатков основных средств, в отличие от остальных материальных ценностей, необходимо учитывать специфику их учета, связанную с ведением инвентарной картотеки. Действие Сформировать остатки основных средств позволяет автоматически сформировать остатки по счетам учета основных средств на основании данных соответствующих инвентарных карточек зарегистрированных в разделе «Инвентарная картотека».
Однако необходимость в данном формировании возникает, как правило, на этапе начала работы с Системой – с целью облегчения ввода всех необходимых остатков в данном разделе. Для того чтобы избежать несогласованности данных, вводимых в разные разделы необходимо придерживаться определенного порядка.
Для формирования остатков необходимо в верхней области окна «Остатки товарно-материальных ценностей» в контекстном меню выбрать пункт Сформировать остатки основных средств. На экране появится окно «Остатки основных средств: Формирование», где необходимо заполнить следующие поля:
Рисунок 23
Остатки на – указывается дата начала соответствующего учетного периода, по состоянию на которую необходимо сформировать остатки;
ПБЕ – указывается подразделение балансовой единицы, к которому относятся формируемые остатки;
Счет – задаются счета (один или несколько) остаток по которым требуется сформировать, при этом не допускается использование знаков подстановки; если оставить данное поле пустым, то остатки сформируются по всем подходящим счетам;
МОЛ – задается материально-ответственное лицо (одно или несколько), остаток по которым требуется сформировать. Если поле не заполнять, то будут формироваться остатки по всем ответственным лицам;
Принадлежность – следует задать юридическое лицо, остаток по которым требуется сформировать;
Использовать управленческую оценку – задает необходимость переносить суммы/количества по управленческой оценке из инвентарных карточек, в частности, если пункт не отмечен, то суммы и количества по управленческой оценке в формируемой строке остатков принимаются равными нулю.
При формировании остатков Система отбирает основные средства, учитываемые только на инвентарных карточках бухгалтерского вида учета, которые на момент даты формирования уже введены в эксплуатацию (приняты к учету) и еще не списаны, а также соответствуют Юридическому лицу, заданному в условиях формирования.
Примечание. Что касается таких условий формирования как Счет, МОЛ и ПБЕ, то они не используются для отбора карточек, ибо указанные свойства инвентарной карточки за время ее существования могут неоднократно измениться. По этим параметрам подбираются данные истории операций инвентарных карточек.
Из истории каждой подходящей Инвентарной карточки извлекаются данные операции, последней предшествующей дате формирования остатков. Оттуда берутся Начальная стоимость, Счет с аналитическими счетами, МОЛ, ПБЕ. Данные проходят через фильтр, заданный в условиях формирования, а затем группируются по уникальным комбинациям параметров: {Счет с аналитическими счетами} + {ПБЕ} + {МОЛ} + {Принадлежность} + (Валюта) + (Код номенклатора). Последние 3 параметра берутся из инвентарных карточек, а прочие данные – из истории операций. Суммовые и количественные показатели остатков ТМЦ находятся суммированием соответствующих значений по всем карточкам группы.
Добавление остатков ТМЦ
Для добавления остатков ТМЦ вручную необходимо вызвать контекстное меню и выбрать пункт Добавить. На экране появится окно «Остаток товарно-материальных ценностей: Добавление», где необходимо заполнить следующие поля:
Рисунок 24
Остаток на – дата начала, зарегистрированного в Системе, учетного периода, по состоянию на которую добавляются/редактируются/отображаются остатки товарно-материальных ценностей;
Счет – номер синтетического счета, на котором учитывается требуемая номенклатура;
МОЛ – контрагент материально-ответственное лицо;
Принадлежность – принадлежность остатков юридическому лицу;
Валюта – валюта остатка;
Номенклатура - мнемокод номенклатуры (ТМЦ);
Партия – номер партии требуется, если счет имеет типовую форму аналитического учета 2pa - материалы, товары (партионный учет);
Дата – дата поступления ТМЦ требуется, если счет имеет типовую форму аналитического учета 2da - материалы, товары (учет по дате поступления);
Группа полей «Количество»:
В данной группе полей определяется количество остатка в основной (ОЕИ) и дополнительной (ДЕИ) единицах измерения. Количество в ДЕИ задается, если ДЕИ для текущей номенклатуры указана в словаре «Номенклатор».
Группа полей «Суммы»:
В валюте – сумма, отражающая остаток ТМЦ по счету в заданной валюте остатка;
В валюте эквивалента – поле доступно к вводу и редактированию, если валюта остатка отлична от базовой валюты. Сумма остатка в валюте эквивалента рассчитывается автоматически при вводе суммы в поле В валюте и последующем переводе курсора во взаимосвязанные поля: В валюте эквивалента, В валюте отчетности;
В валюте отчетности – поле доступно к вводу, редактированию и автоматическому пересчету значения суммы остатка, если для вида учета счета задана валюта отчетности.
Примечание. Во взаимосвязанных полях допускается вводить требуемые значения сумм остатков, при этом автоматический пересчет проводиться не будет. Для инициализации автоматического пересчета необходимо или предварительно очистить поле соответствующей суммы, или использовать кнопку  .
После заполнения полей следует нажать кнопку OK. Для закрытия окна без сохранения информации требуется нажать кнопку Отмена.
Добавление остатков по аналитическим счетам ТМЦ
Важно! для всех видов вводимых остатков не нужно заполнять 5-ый уровень аналитики.
В спецификации, остаток на синтетическом счете может быть детализирован до соответствующих счету аналитических счетов. Для этого на панели «Остатки» необходимо выделить счет, затем на нижней области окна «Остатки по аналитическим счетам» выбрать пункт контекстного меню Добавить. На экране появится окно «Аналитический остаток по счету ТМЦ: Добавление», где необходимо заполнить следующие поля:
Рисунок 25
Аналитические счета – детализация для соответствующих счету аналитических счетов;
Количество/Суммы – заполняется аналогично описываемому выше.
Сумма/количество остатков по аналитике должна быть равна остатку (и по сумме и по количеству) на соответствующем синтетическом счете. Все имеющиеся расхождения можно увидеть только в оборотной ведомости по ТМЦ (Функции>Оборотные ведомости>По товарно-материальным ценностям).
Контроль расхождения остатков по ТМЦ и остатков по счетам
В системе присутствует возможность выполнить контроль на расхождение остатков по ТМЦ и остатков по счетам. Соответственно на определенный период времени будут анализироваться данные раздела «Остатки средств по счетам» и «Остатки товарно-материальных ценностей». Анализируются только счета основных средств и материальных запасов (ТФАУ: 1, 2, 2da, 2md, 2pa, 2tr).
Для того чтобы выполнить такой контроль, необходимо выбрать пункт контекстного меню Расширения>Пользовательские отчеты>Расхождение остатков по ТМЦ и счетам. В открывшемся окне следует заполнить следующие параметры:
Рисунок 26
Информация об имеющихся расхождениях будет представлена в виде отчета.
|
