Контроль заполнения табелей
Режим предназначен для осуществления контроля на наличие дублирующих записей в табелях, сформированных за один календарный месяц. Вход в режим – запуск контроля на выполнение, по его окончании, если программа обнаружила дублирующие записи, на экране появится окно.
Окно разделено на две части. В верней части указаны фамилии сотрудников, по которым найдены дублирующие записи, в нижней – номера и даты создания табелей, в которых они обнаружены. С помощью кнопки <Табель> можно открыть табель для просмотра и корректировки. После внесенных изменений нажать кнопку <Обновить>. Программа осуществит контроль с учетом корректировок.
Печать табеля
Табель выводится на печать на выбор – либо в унифицированной форме № Т-13 либо в форме № 421. Вывод табеля на печать осуществляется при помощи кнопки <Печать> в окне табеля учета рабочего времени. На экран выведется окно формирования отчета.
При печати табеля существует возможность сортировки по табельному номеру или коду должности по выбору пользователя.
Отчетные документы Порядок работы с отчетными документами
В программе предусмотрена возможность получения отчетных документов, содержащих различную информацию по организации и сведениях о сотрудниках, объединенной по определенному признаку.
ДКС Навигатор Отчетные документы
Печать отчетных документов
Для получения какого-либо из отчетных документов выберите необходимый отчет двойным щелчком левой кнопки мыши или нажатием клавиши <Enter>. На экран выведется окно формирования отчета, в котором могут содержаться настройки, характеризующие данный отчет. Затем нажмите кнопку  Печать в окне формирования отчета. Программа автоматически загружает офисное приложение Microsoft Excel и экспортирует информацию в электронную таблицу.
Порядок работы в режиме «Работа с отчетами» (все уровни)
ПОРЯДОК ОПЕРАТИВНОЙ РАБОТЫ ДЛЯ ОРГАНИЗАЦИЙ РЕГИОНАЛЬНОГО УРОВНЯ
Провести расчет данных по всем формам по данным своей организации. Проверить контрольные соотношения по рассчитанным формам
При необходимости полученные документы вывести на печать.
Завести данные по инспекциям вручную или выполнить прием данных в электронном виде. Выполнить проверку контрольных соотношений по принятым формам.
Рассчитать сводные данные. Выполнить проверку контрольных соотношений по сводным документам.
При необходимости сводные отчеты вывести на печать.
Произвести выгрузку сводных данных на федеральный уровень.
ПОРЯДОК ОПЕРАТИВНОЙ РАБОТЫ ДЛЯ ОРГАНИЗАЦИЙ МЕСТНОГО УРОВНЯ
Произвести расчет данных по всем формам. Выполнить проверку контрольных соотношений. Вывести на печать полученные документы.
Произвести выгрузку полученных данных на региональный уровень.
Все операции: формирование отчетных форм, экспорт, импорт, составление свода выполняются в режиме «Работа с отчетами».
Окно режима «Работа с отчетами» разделено на 3 части, представляющие собой табличные списки. Два из них «Список отчетов» и «Список организаций» вспомогательные, выбранные с их помощью условия являются критериями для отбора списка форм в основное окно «Рассчитанные формы».
Список отчетов (верхняя левая таблица) содержит перечень форм отчетности, реализованных в комплексе. Список рассчитанных (импортированных) форм отчетов, наименования которых помечены в нем флажками, будет выведен в части окна «Рассчитанные формы».
С помощью кнопки  можно вывести на печать контрольные соотношения по текущей форме.
Список организаций (нижняя левая таблица) – в данном окне содержится список учреждений. Для учреждения регионального уровня список составят наименование учреждений, внесенных в СПРАВОЧНИК ОРГАНИЗАЦИЙ/УЧРЕЖДЕНИЙ с типом «подведомственная», а также наименование своего учреждения. В представленном списке флажками отметить наименование организаций, по которым необходимо видеть отчеты в части окна «Рассчитанные формы».
Рассчитанные формы (правая часть окна) - отражает перечень отчетных форм (сводные отчеты, импортированные отчеты, отчеты, сформированные в комплексе), отобранных с учетом назначенных условий. Рассчитанные формы, доступ к которым закрыт для редактирования, выделены серым курсивом. Устанавливается запрет на редактирование с помощью кнопки  Запретить редактирование.
Помимо выбора формы и учреждения условия отбора можно конкретизировать с помощью дополнительных параметров.
К дополнительным параметрам относятся логические поля и раскрывающиеся списки:
«Годовые» – наличие флажка на данном поле и указанный год означают, что в список попадут годовые отчеты за указанный год;
«Квартальные» – наличие флажка на данном поле и номер квартала, означают, что в список попадут квартальные отчеты за указанный квартал;
«Месячные» – наличие флажка на данном поле и название месяца означают, что в список попадут месячные отчеты, сформированные за указанный месяц;
Если для квартальных и месячных отчетов из раскрывающихся списков выбрать элемент «все», то в списке отразятся все месячные и квартальные отчеты, сформированные в программе с начала года.
Т.к. одна форма отчета за один и тот же период может создаваться пользователем неоднократно, каждому новому сформированному и сохраненному отчету автоматически присваивается порядковый номер, начиная с «0». Для того чтобы в список форм отчетности попадали только последние версии отчетов, необходимо включить параметр «Только последние версии». Данная настройка распространяется на все виды отчетных форм.
Следующая группа параметров предусмотрена для использования на региональном уровне и зависит от выбранного в вышеуказанных настройках периода:
«Рассчитанные» – в список попадут только отчеты, сформированные на своей базе с учетом предыдущих настроек.
«Сводные» – в список попадут сформированные в задаче сводные отчеты.
«Импортированные» – в списке будут присутствовать отчеты подведомственных учреждений, полученные путем импортирования.
«Измененные» - в список попадут формы, в которых установлен флажок на поле «Изменить настройки аналитических признаков».
При изменении настроек список отчетов обновляется автоматически.
На панели инструментов предусмотрены сервисные кнопки:  Выделить все,  Снять отметки,  Обновить, а также кнопки: Новая форма, Открыть форму, Удалить форму – для выполнения операций создания, редактирования, удаления записей. Кнопка  Удалить недействующие версии форм позволяет удалить версии форм, старшие той на которой установлен в данным момент курсор, при этом текущей форме присваивается номер первой версии, т.е. нулевой. Формы более новых версий при выполнении данной операции не затрагиваются. Кнопка Запретить редактирование предназначена для установки запрета на редактирование текущей формы или группе форм, отмеченных в списке флажками. Для снятия запрета, пользователь, имеющий права Администратора, главного бухгалтера или начальника отдела кадров должен в окне редактирования каждой формы убрать флажок с поля «Запрет редактирования».
Функциональные кнопки, расположенные в нижней части окна, позволяют выполнить импорт, экспорт форм, а также рассчитать сводный отчет.
После выхода из режима установленные параметры не сохраняются.
Формирование и печать форм №1-ГК, №1-МК (все уровни)
Для формирования формы необходимо нажать кнопку Новая форма на панели инструментов окна списка форм отчетности. В открывшемся окне «Выберите тип формы» выбрать из представленного списка требуемую форму отчета (соответственно либо 1-ГК, либо 1-МК. либо форму №6) и нажать кнопку ОК. На экран выведется окно «Список документов отчетности (редактирование)». Окно состоит из закладок - наименование и количество закладок окна документа зависит от настройки вида отчета, исключение составляет закладка Реквизиты, присутствующая во всех формах/ Код и наименование формы заполняются при выборе типа формы. Поле «Версия» заполняется порядковым номером расчета данного типа документа. В дальнейшем при формировании сводных документов, при выполнении режима экспорта данных, будет использована только последняя версия отчета. Период, за который составляется отчет, выбирается пользователем. В поле «Организация» по умолчанию выводится наименование собственного учреждения.
Если составляется отчет формы №1-ГК (1-МК) на основе принятой базы данных (не региональном уровне), то необходимо выбрать при помощи кнопки отбора требуемое учреждение. Аналогично по форме №6.
Содержание остальных закладок, как правило, представлено в табличном виде, с индивидуальной панелью инструментов. Количество закладок, содержание записей таблиц зависит от вида выбранного отчета. Для формирования и расчета выбранной формы необходимо нажать на кнопку «Рассчитать». После расчета формы рассчитанные показатели можно просмотреть, переходя по закладкам. Форма допускает возможность ручной корректировки. Сформированную (и при необходимости отредактированную) форму необходимо сохранить, нажав на кнопку «Сохранить». Для вывода документа на печать необходимо нажать на кнопку «Печать», причем вывести на печать можно только сохраненную форму.
При расчете форм можно проверить контрольные соотношения – для этого в форме отчета предусмотрен подрежим «Проверка КС». При нажатии на функциональную кнопку «Проверка КС» производится проверка расчета контрольных соотношений по данному отчету. В случае успешной проверки на экран выдается соответствующее сообщение. В случае, если проверка контрольных соотношений неудовлетворительна (в этом случае выдается сообщение с расшифровкой какие именно контрольные соотношения нарушены в данном отчете), необходимо провести анализ базы данных, устранить допущенные ошибки ввода и повторно сформировать требуемый отчет.
Составление свода и экспорт форм Экспорт форм №1-ГК, №1-МК (все уровни)
Для передачи отчетных форм на вышестоящий уровень необходимо: 1) выбрать из списка форм отчетности требуемую запись (выбор осуществляется установкой флажка в начале строки либо просто установкой курсора на строку (строка в этом случае становиться активной); 2) нажать на функциональную кнопку Экспорт; 3) на экран выведется окно.
В окне первым следует поле, где прописывается название каталога, в который будет сохранен сформированный файл. Поле имеет кнопку отбора, поэтому пользователь может выбрать каталог по своему усмотрению. Наличие флажка в логическом поле Выделенные формы означает, что будет экспортироваться (формироваться) форма, выбранная (выделенная) в предыдущем окне. Если выбрана настройка передачи Выгрузка кадровых форм, то выгружаются (без предварительного выбора) отмеченные в окне форм отчетности формы, попадающие под текущий рабочий период. Далее вводится информация в остальные поля. Затем следует нажать кнопку «Экспортировать».
Сформированный для передачи файл сформируется и сохранится в выбранный каталог.
Импорт файлов форм №1-ГК, №1-МК (региональный уровень)
Для приема в программу файлов форм отчетов подведомственных учреждений необходимо нажать на кнопку «Импорт» в режиме Просмотр отчетов. Желательно перед импортом все присланные файлы подведомственных учреждений переписать в один каталог.
Режим «Импорт данных» содержит 3 опции: «Импорт из архивного файла», «Импорт из каталога», «Импорт файла». В зависимости от того, в каком формате принимались файлы от подведомственных учреждений (в архиве, не в архиве) необходимо указать опцию импорта. Затем нажать на кнопку отбора в активном поле и в стандартном для среды Windows окне указать путь к каталогу, в котором находятся файлы форм отчетов подведомственных учреждений. Импортируются ВСЕ файлы установленного формата, которые находятся в указанном каталоге. Отчеты, полученные по электронному обмену, отразятся в режиме «Список форм отчетности» с учетом установленных настроек просмотра.
Составление сводных отчетов форм №1-ГК, №1-МК (региональный уровень)
Для составления сводного отчета (вне зависимости от выбранного способа формирования (см. выше) предназначена функциональная кнопка Свод. Для расчета свода необходимо импортировать все требуемые файлы подведомственных учреждений (либо иметь в наличии все файлы форм отчетов подведомственных учреждений, сформированных на региональном уровне).
Для того, чтобы рассчитать свод, необходимо: в списке форм флажками пометить форму, по которой необходимо получить итоговые данные по Вашему региону; для того, чтобы рассчитать свод по выбранным учреждениям, проставить флажки на строках с наименованиями учреждений, которые должны участвовать в расчете сводного отчета. В режиме существует проверка наличия выбранного вида отчета по выбранной организации. В случае выявленных несоответствий программа выдает предупреждение. Расчет запускается по кнопке «Свод». Будет произведен расчет (перерасчет) сводных данных выбранного Вами отчета. По завершении операции на экране появится информационное окно, содержащее перечень отчетов, включенных в сводный документ.
Сформированный документ можно сохранить в виде файла, нажав кнопку «Сохранить», в открывшемся окне указать имя файла и путь к нему.
Отчеты по реквизитам обмена
Общие условия:
Во все отчеты включаются ВСЕ сотрудники (независимо, есть ли у них данных по колонкам отчета или нет) со статусами Основной, Работает временно, Основной – временно не работает, Временный – временно не работает; уволенные сотрудники за текущий и предыдущий календарный год. По всем колонкам отчета установить автофильтр. Автоматическая сортировка по умолчанию – по табельному номеру. Все данные выводятся на расчетную дату.
|
