4.3. Личная карточка
Форма и обязательность заполнения данного документа на каждого работника установлена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. В частности, в п. 2 указано, что формы, установленные п. 1.1 рассматриваемого Постановления, в том числе форма личной карточки № Т-2, распространяются на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории РФ, а установленные п. 1.2 - на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории РФ, кроме бюджетных учреждений.
Обязательность ведения данного документа подтверждается также положением п. 12 Правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ № 225, в котором указано, что с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.
При проведении проверки сотрудники трудовой инспекции отсутствие карточек формы № Т-2 могут расценить как нарушение трудового законодательства. Статьей 5.27 КоАП РФ предусмотрено наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1 000 до 5 000 руб.; на юридических лиц - от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.
4.3.1. Порядок заполнения личной карточки работника
Личная карточка работника заполняется на основании документов, представленных работником. Они перечислены в ст. 65 ТК РФ:
- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
- трудовая книжка, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
- документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
- документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
- другие документы, установленные ТК РФ и иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ.
Также в личную карточку вносятся реквизиты приказа о приеме на работу.
Отдельные данные - состав семьи, номера телефонов работника и ближайших родственников, уровень владения иностранными языками - работник сообщает о себе сам. Поэтому он должен присутствовать при заполнении личной карточки или сотрудник отдела кадров может составить анкету, включающую графы для недостающих сведений. Сотрудник отдела кадров должен лично вносить данные в форму № Т-2, поскольку именно он несет ответственность за правильность ее заполнения.
О техническом оформлении личной карточки в законодательстве четких указаний нет. На практике часто возникает вопрос: можно ли форму № Т-2 вести в электронном виде, не распечатывая? Ответ отрицательный, поскольку реквизиты самой личной карточки предусматривают подтверждение подписью работника внесенных данных. Поэтому ее можно заполнять полностью вручную или первоначальные сведения заполнять в электронном виде, а все последующие записи вносить вручную.
Немаловажен и вопрос о том, обязательно ли кодировать информацию в личной карточке. В настоящее время этого можно не делать. Ранее кодирование предназначалось для автоматизированной обработки данных и статистического учета. С помощью ЭВМ, которая считывала с документов коды, можно было посчитать численность сотрудников и разделить их по категориям (уровень образования, профессия и т.п.). Сейчас такая обработка практически нигде не ведется. Даже если кадровики используют специальные компьютерные программы, которые автоматически проставляют коды в личной карточке, сами коды утратили свое первоначальное значение. Однако из унифицированных форм нельзя удалять графы. Поэтому, если вы не кодируете информацию, не убирайте окна для кодов, а просто оставляйте их незаполненными.
Если же необходимо кодировать информацию, соответствующие коды можно найти в классификаторах информации:
- ОКИН (Общероссийский классификатор информации о населении ОК 018-95), утвержден Постановлением Госстандарта России от 31.07.1995 № 412;
- ОКСО (Общероссийский классификатор специальностей по образованию ОК 009-2003), утвержден Постановлением Госстандарта России от 30.09.2003 № 276-ст;
- ОКПДТР (Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94), утвержден Постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 № 367;
- ОКАТО (Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления ОК 019-95), утвержден Постановлением Госстандарта России от 31.07.1995 № 413.
Наименование организации указывается согласно учредительным документам. В правом верхнем углу проставляется код ОКПО.
В таблице в верхней части первого листа формы отмечаются следующие данные:
- дата составления - может отличаться от даты приема работника, а может быть такой же, поскольку законодательством не установлен срок, в течение которого работник кадровой службы должен заполнить личную карточку вновь принятого сотрудника;
- табельный номер - присваивается сотруднику при приеме на работу, не изменяется при переводах и перемещениях внутри организации. Указанная графа может оставаться незаполненной, если табельные номера не присваиваются в организации;
- графы, содержащие идентификационный номер налогоплательщика и номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, заполняются на основании представленных работником документов, а если он поступает на работу впервые, то заполняются после получения соответствующих документов;
- в графе «Алфавит» проставляется первая буква фамилии работника, на которого заполняется личная карточка;
- характер работы - постоянно или временно;
- вид работы - основная или по совместительству;
- в графе «Пол» - мужской, женский - указывается лишь первая буква.
Личная карточка Раздел I. «Общие сведения»
В графе «Трудовой договор» указываются номер и дата его составления. Если дата подписания трудового договора не совпадает с датой начала работы, то в имеющейся графе можно указать дату подписания трудового договора, а рядом указать дату начала работы, что будет важно при исчислении стажа на отпуск.
Графы с 1 по 4 заполняются на основании паспортных данных. Фамилию, имя и отчество сотрудника необходимо внимательно переписать без сокращений.
Дата рождения записывается, как правило, в следующем виде: месяц рождения пишется буквами, а число и год - цифрами. Однако не будет ошибкой, если дата будет полностью записана цифрами. При необходимости кодирования информации в ячейке справа указывается дата рождения цифровым способом.
При кодировании информации о месте рождения необходимо обратиться к ОКАТО.
При заполнении графы 4 формулировки записей можно определить по ОКИН:
- гражданин Российской Федерации - код 1;
- гражданин Российской Федерации и иностранного государства (двойное гражданство) - код 2;
- иностранный гражданин - код 3;
- лицо без гражданства - код 4.
Если заполняется карточка сотрудника, имеющего двойное гражданство, то в графе 4 в скобках указать страну, гражданином которой он является: «Гражданин Российской Федерации и иностранного государства (Литвы)». Так же следует поступить при заполнении личной карточки сотрудника, являющегося иностранным гражданином: «Иностранный гражданин (Республика Чехия)».
Графа 5 заполняется на основании сведений работника, сообщенных в анкете. Формулировки записей могут быть следующими: «Читаю и перевожу со словарем» - код 1, «Читаю и могу объясниться» - код 2, «Владею свободно» - код 3. В случае кодирования информации коды проставляются и в отношении самих языков (например, английский язык - код 014, французский - 213 и т.д.). Если необходимости в данных сведениях по условиям выполняемой работником трудовой функции нет, графу можно оставить незаполненной.
Данные в графу 6 вносятся на основании документа об образовании. Существует несколько уровней образования:
- начальное (общее) образование - работник окончил три или четыре класса средней школы и больше не учился либо не доучился до окончания 9-го класса (при 11-летней системе школьного образования) или 8-го класса (при 10-летней системе школьного образования) - код по ОКИН 02;
- основное общее образование - работник окончил 9 классов средней школы (при 11-летней системе школьного образования) или 8 классов (при 10-летней системе школьного образования) и получил свидетельство - код 03;
- среднее (полное) общее образование - работник окончил среднюю школу, гимназию или лицей (11 или 10 классов) и получил свидетельство - код 07;
- начальное профессиональное образование - работник окончил профессионально-техническое училище (ПТУ) и получил свидетельство - код 10;
- среднее профессиональное образование - работник окончил среднее специальное учебное заведение (техникум, колледж или училище) и получил диплом - код 11;
- неполное высшее образование - работник окончил три и более курсов вуза (института, университета или академии) и больше не учился либо продолжает обучение - код 15;
- высшее образование - работник окончил вуз (институт, университет или академию) и получил диплом - код 18;
- послевузовское образование - работник окончил ординатуру, аспирантуру, адъюнктуру или докторантуру и получил диплом - код 19.
Если требуется внести данные о более чем двух образованиях, можно добавить графы. Однако удалять незаполненные графы не стоит.
При заполнении раздела о послевузовском образовании и кодировании информации аспирантура, ординатура и адъюнктура обозначаются кодом 02, а докторантура кодом 01 (по ОКИН). Окно для кода по ОКСО оставляется пустым, поскольку в ОКСО нет кодов по специальностям послевузовского образования.
Графа 7 «Профессия» предназначена для внесения сведений об основной и дополнительной профессии. Часто в графу «Основная» вносятся данные о том, какую должность занимает работник в организации. Однако это неверно. В качестве основной указывается профессия, по которой сотрудник приобрел наибольший опыт работы, а в качестве дополнительной - профессия, представляющая интерес для фирмы, с целью создания кадрового резерва. Кодирование информации осуществляется при помощи ОКПДТР.
Графа 8 содержит сведения о стаже, который подразделяется на общий, непрерывный и стаж, дающий право на надбавку за выслугу лет. В настоящее время при заполнении данной графы необходимо рассчитывать страховой стаж работника. Указанные данные вносятся на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов.
Графа 9 содержит сведения о состоянии в браке. Примеры записей с указанием кодов по ОКИН:
- никогда не состоял в браке - код 1;
- состоит в зарегистрированном браке - код 2;
- состоит в незарегистрированном браке - код 3;
- вдовец (вдова) - код 4;
- разведен (разведена) - код 5;
- разошелся (разошлась) - код 6.
В графе 10 «Состав семьи» необходимо указать ближайших родственников (родители, супруги, дети, родные братья и сестры, а также лица, на воспитании которых находился или находится сотрудник). Конечно, нет необходимости указывать всех родственников; как правило, вносятся сведения лишь о лицах, проживающих с работником.
Графа 11 содержит сведения о паспортных данных сотрудника. При смене паспорта в личной карточке делается отметка об этом и указываются новые данные. Прежние данные не зачеркиваются.
В графу 12 вносятся сведения об адресе места жительства работника по паспорту и фактически. В последнем случае работник представляет данные устно, если присутствует при заполнении личной карточки, или указывает в анкете.
При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы.
Личная карточка Раздел II. «Сведения о воинском учете»
Правила заполнения разд. II даны подробно в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, являющихся Приложением к Постановлению № 1.
Основными документами, на основании которых заполняется разд. II «Сведения о воинском учете», являются:
- военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) - на граждан, пребывающих в запасе;
- удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, - на граждан, подлежащих призыву на военную службу.
На граждан, пребывающих в запасе:
- п. 1 «Категория запаса» - на офицеров запаса не заполняется;
- п. 3 «Состав (профиль)» - заполняется без сокращения (например, «командный», «медицинский» или «солдаты», «матросы» и т.п.);
- п. 4 «Полное кодовое обозначение ВУС - записывается полное обозначение (шесть цифр, например «021101», или шесть цифр и буквенный знак, например «113194А»);
- п. 5 «Категория годности к военной службе» - записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограниченно годные к военной службе) или Г (временно не годные к военной службе). При отсутствии записей в соответствующих пунктах военного билета проставляется категория «А»;
- в п. 7 «Состоит на воинском учете» заполняется (простым карандашом): строка «а» - в случаях наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний; строка «б» - на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.
На граждан, подлежащих призыву на военную службу:
- п. 1 «Категория запаса», п. 3 «Состав (профиль)», п. 4 «Полное кодовое обозначение ВУС» и п. 7 «Состоит на воинском учете» не заполняются;
- п. 2 «Воинское звание» - делается запись «Подлежит призыву»;
- п. 5 «Категория годности к военной службе» - записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограниченно годные к военной службе), Г (временно не годные к военной службе) или Д (не годные к военной службе). Заполняется на основании записи в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу;
В п. 8 разд. II личной карточки гражданина, достигшего предельного возраста пребывания в запасе, или гражданина, признанного не годным к военной службе по состоянию здоровья, в свободной строке делается отметка «Снят с воинского учета по возрасту» или «Снят с воинского учета по состоянию здоровья».
Правильность внесенных в первые два раздела сведений подтверждается подписями работника, на которого заполняется данная личная карточка, и сотрудника отдела кадров.
Личная карточка Раздел III.
«Прием на работу, переводы на другую работу»
В данный раздел вносятся записи на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма № Т-1 или № Т-1a) и приказа (распоряжения) о переводе на другую работу (форма № Т-5). При этом администрация обязана ознакомить работника под роспись с каждой записью, внесенной в графу 6 формы.
В раздел не вносятся сведения о перемещении работника.
Личная карточка Раздел IV. «Аттестация»
Данный раздел заполняется лишь в случае проведения аттестации сотрудников в соответствии с нормами законодательства. Указывается дата аттестации, затем кратко записывается решение аттестационной комиссии, приводятся дата и номер протокола заседания комиссии. В графе «Основание» следует написать дату и номер приказа о проведении аттестации. Аттестационная комиссия не только принимает решение о соответствии или несоответствии сотрудника занимаемой должности, но и дает руководителю организации рекомендации (например, направить сотрудника на обучение, повысить ему оклад, перевести на другую должность). Эти рекомендации также можно отразить в данном разделе.
Личная карточка Раздел V. «Повышение квалификации»
В раздел «Повышение квалификации» заносятся данные о краткосрочном (от 72 до 100 часов) и длительном (свыше 100 часов) обучении в образовательном учреждении повышения квалификации. Пройдя такое обучение, сотрудник получает соответственно удостоверение или свидетельство установленного образца. Указанные нормы часов установлены п. 28 Постановления Правительства РФ № 610 «Об утверждении Типового положения об образовательном учреждении дополнительного профессионального образования (повышения квалификации) специалистов».
Личная карточка Раздел VI. «Профессиональная переподготовка»
Профессиональная переподготовка - это получение дополнительной профессии. Обучение ведется на базе высшего образования в объеме не менее 500 академических часов, по окончании которого выдается диплом.
Личная карточка Раздел VII. «Награды (поощрения), почетные звания»
В данный раздел вносятся сведения о поощрениях фирмой и государственных наградах. В соответствующих графах нужно указать наименование награды, номер и дату приказа или иного наградного документа (например, указа Президента РФ о присвоении государственного почетного звания). Также в этом разделе дублируются сведения о награждениях из трудовой книжки сотрудника. В п. 24 Правил ведения и хранения трудовых книжек приведен полный перечень наград, сведения о которых нужно вносить в трудовую книжку, а значит, и в личную карточку сотрудника.
В данном разделе не указываются премии, предусмотренные системой оплаты труда или выплачиваемые на регулярной основе (п. 25 Правил).
Личная карточка Раздел VIII. «Отпуск»
В разделе «Отпуск» ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации. В графе «Период работы» указывается полный рабочий год, за который предоставляется отпуск, независимо от того, предоставлен работнику полный отпуск или его часть. В качестве основания выступает приказ о предоставлении отпуска. Сведения в раздел вносятся по возвращении работника из отпуска.
Личная карточка Раздел IX. «Социальные льготы»
В данном разделе сотрудник кадровой службы фиксирует право работника на получение социальных льгот, которые связаны с трудовыми отношениями. Сведения о них вносятся на основании представленных работником документов, таких как справка об инвалидности, справка о наличии ребенка-инвалида, удостоверение участника войны, справка о том, что сотрудник является донором, и др. В качестве основания рекомендуется указывать нормативный акт, дающий работнику право на соответствующую льготу.
Личная карточка Раздел X. «Дополнительные сведения»
|
