2. Обязательные и рекомендуемые внутренние регламенты
Внутренние документы предприятия, с которыми имеют дело сотрудники кадровых служб, можно четко разделить на группы.
Локальные нормативные акты. Локальные нормативные акты определяют общие принципы работы предприятия, устанавливают режим труда и отдыха сотрудников, их должностные функции, систему оплаты труда и премирования, основные права и обязанности сторон трудового договора. Разрабатываются локальные нормативные акты в соответствии с действующим трудовым законодательством. Например, если локальный акт устанавливает для работников дисциплинарное наказание, которого нет в Трудовом кодексе Российской Федерации (далее - ТК РФ), например штраф или лишение права на отпуск, то такое наказание будет считаться незаконным. Обратившись в суд или в Гострудинспекцию, работники без труда могут оспорить неправовую норму внутреннего документа. Следует отметить, что локальные нормативные акты подразделяются на:
1) документы обязательного характера, т.е. предусмотренные ТК РФ:
- коллективный договор;
- структура предприятия и штатное расписание (форма Т-3);
- правила внутреннего трудового распорядка;
- положение о конфиденциальной информации (коммерческой тайне);
- положение о защите персональных данных;
- должностные инструкции;
- график предоставления отпусков (форма Т-7);
- положение об оплате труда;
2) документы рекомендательного характера:
- положение о персонале;
- положение об аттестации (оценке) персонала;
- положение о структурном подразделении;
- план работы кадровой службы;
- прогноз потребности в кадрах;
3) документы, необходимые для предприятия кадрового делопроизводства:
- инструкция по ведению кадрового делопроизводства;
- табель форм документов по работе с персоналом;
- альбом форм документов по работе с персоналом;
- регистрационные книги.
Регистрационные журналы (книги) ведутся на предприятии для учета кадровой документации, например приказов по кадрам, трудовых книжек, личных дел. Правильный учет документа с присвоением определенного номера и с отметкой о дате регистрации придает ему юридическую силу.
Формы некоторых журналов и книг утверждаются официальными органами, другие же формы разрабатываются самой организацией. Например, форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них утверждена Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69. А журнал учета приказов по личному составу или журнал учета прохождения медицинских осмотров не имеет рекомендуемой формы, поэтому разрабатывается на предприятии в сводной форме:
- книга регистрации трудовых договоров;
- книга ознакомления с правилами внутреннего трудового распорядка;
- книга регистрации приказов;
- книга регистрации протоколов;
- книга регистрации актов;
- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
- книга регистрации личных дел;
- трудовой договор;
- договор о полной индивидуальной материальной ответственности;
- договор о полной коллективной (бригадной) материальной ответственности;
- внутренняя служебная переписка.
Внутренняя переписка на предприятии используется для документального оформления всех кадровых решений. Например, руководитель структурного подразделения, желая наказать подчиненного за прогул, требует от него объяснительную записку. А затем обращается к руководителю предприятия с докладной запиской, в которой просит привлечь виновного сотрудника к дисциплинарной ответственности. Если же речь идет о поощрении работника за трудовые заслуги, руководитель структурного подразделения направляет в адрес руководителя предприятия представление о поощрении работника. При помощи внутренней служебной переписки происходит также официальный обмен мнениями между должностными лицами предприятия, а также между должностными лицами и руководством предприятия:
- письмо о переводе;
- заявление;
- докладная записка;
- объяснительная записка;
- протокол;
- представление:
- представление о переводе;
- представление о поощрении;
- представление об увольнении;
- акты;
- распорядительные документы.
К этому виду внутренних документов относятся приказы и распоряжения руководителя, с помощью которых он осуществляет полномочия по управлению предприятием, предусмотренные уставом. Распоряжения первого должностного лица компании делятся на две самостоятельные группы.
К первой группе относятся: приказы по основной деятельности предприятия (по производственным вопросам, об утверждении штатного расписания); инструкции по кадровому делопроизводству, порядку проведения аттестации и т.д. Документы, входящие в первую группу, охватывают деятельность предприятия в целом, к работе кадровой службы они относятся только косвенно.
Ко второй - приказы по личному составу, например приказы о приеме на работу, об увольнении, о переводе на другую должность, о предоставлении отпусков, о поощрениях и дисциплинарных взысканиях. Во вторую группу входят документы, непосредственно связанные с трудовой деятельностью сотрудников.
Многие из этих документов ведутся по строго определенной форме, утвержденной Госкомстатом России:
1. Приказы по личному составу.
2. Унифицированные формы:
- приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма Т-1);
- приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (форма Т-1а);
- приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма Т-5);
- приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма Т-5а);
- приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма Т-6);
- приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма Т-6а);
- приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работником (форма Т-8);
- приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работниками (форма Т-8а);
- приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма Т-9);
- приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма Т-9а);
- командировочное удостоверение работника (форма Т-10);
- служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении;
- приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма Т-11);
- приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма Т-11а).
3. Приказы, имеющие произвольную форму:
- о вынесении взысканий;
- об изменении анкетно-биографических данных;
- об установлении профессии;
- о присвоении разряда;
- о совмещении профессий (должностей);
- об установлении надбавки;
- о замещении временно отсутствующего работника;
- о дежурстве;
- о привлечении к сверхурочным работам;
- об изменении режима работы.
4. Первичные учетные документы:
- личная карточка работника (форма Т-2);
- личная карточка государственного служащего (форма Т-2ГС);
- учетная карточка научного, научно-педагогического работника (форма Т-4);
- табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма Т-12);
- табель учета использования рабочего времени (форма Т-13);
- акт о приеме работ (форма Т-73).
5. Личные документы:
- трудовая книжка.
Документы личного дела:
- личный листок по учету кадров;
- анкета поступающего на работу;
- дополнение к личному листку по учету кадров;
- копии документов об образовании;
- автобиография;
- характеристика;
- рекомендательное письмо;
- информационно-справочные документы.
6. Уведомление:
- уведомление о предстоящем увольнении;
- уведомление о сокращении штата;
- уведомление о праве отказаться от привлечения к сверхурочной работе;
- уведомление о праве отказаться от работы в ночное время;
- уведомление о получении трудовой книжки;
- справка с места работы.
7. Документы индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования:
- анкета застрахованного лица (форма АДВ-1);
- заявление об обмене страхового свидетельства (форма АДВ-2);
- заявление о выдаче дубликата страхового свидетельства (форма АДВ-3);
- опись документов, передаваемых работодателем в ПФР (форма АДВ-6);
- справка о соответствии (форма АДВ-7);
- индивидуальные сведения о трудовом стаже, заработке (вознаграждении), доходе и начисленных страховых взносах застрахованного лица (форма СЗВ-1).
8. Документы, необходимые для привлечения иностранных работников:
- заявление о выдаче заключения на привлечение и использование иностранных работников;
- заявление о выдаче иностранному гражданину или лицу без гражданства разрешения на работу.
На каждом предприятии служба управления персоналом обязана иметь в своем распоряжении определенные нормативные и организационные документы, необходимые для нормального функционирования данной организации - локальные нормативные акты, которые в первую очередь требуют проверяющие органы (Прокуратура или Гострудинспекция). Давайте подробно рассмотрим, какие документы необходимо иметь и как они оформляются.
Локальные нормативные акты, предусмотренные ТК РФ:
- коллективный договор;
- структура предприятия и штатное расписание (форма № Т-3);
- правила внутреннего трудового распорядка;
- положение о конфиденциальной информации (коммерческой тайне);
- положение о защите персональных данных;
- график предоставления отпусков (форма № Т-7).
|
