4. Унифицированные формы и особенности их оформления
Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. № 1 утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, в соответствии с данным Постановлением работодатель осуществляет и хранение указанных документов. Данным Постановлением утверждены такие формы, как:
По учету кадров:
№ Т-1 Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу, № Т-1а Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу, № Т-2 Личная карточка работника, № Т-3 Штатное расписание, № Т-5 Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу, № Т-5а Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу, № Т-6 Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику, № Т-6а Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам, № Т-7 График отпусков, № Т-8 Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении), № Т-8а Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении), № Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку, № Т-9а Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку, № Т-10 Командировочное удостоверение, № Т-10а Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении, № Т-11 Приказ (распоряжение) о поощрении работника, № Т-11а Приказ (распоряжение) о поощрении работников.
По учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда:
№ Т-12 Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда, № Т-13 Табель учета рабочего времени, № Т-49 Расчетно-платежная ведомость, № Т-51 Расчетная ведомость, № Т-53 Платежная ведомость, № Т-53а Журнал регистрации платежных ведомостей, № Т-54 Лицевой счет, № Т-54а Лицевой счет, № Т-60 Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику, № Т-61 Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении), № Т-73 Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы.
Некоторые из них и наиболее часто встречающиеся в деятельности организации:
4.1. Штатное расписание
Для штатного расписания существует унифицированная форма № Т-3, в связи с чем добавлять новые графы в штатное расписание можно, а удалять нельзя.
Заполнение формы следует начинать с наименования организации - оно указывается в точном соответствии с наименованием, определенном в учредительных документах. В случае, когда организация имеет и полное, и сокращенное наименование, допускается употребление любого из них.
Дата документа проставляется в специально отведенной графе. Из-за того, что дата штатного расписания не всегда совпадает со временем ввода его в действие, в данной форме предусмотрена графа «Штатное расписание на «___» _______ 20___ года».
В отдельной графе проставляются дата и номер приказа, количество штатных единиц и месячный фонд заработной платы.
В графе «Структурное подразделение» указывается наименование и код структурного подразделения, к которому относится данная должность. Если речь идет о коммерческой организации, то в наименованиях структурных подразделений нет никаких ограничений. Однако существуют организации, в которых от наименования структурного подразделения, указанного в штатном расписании, зависит ряд льгот, предоставляемых работникам по выходе на пенсию (например, медицинские и образовательные учреждения, предприятия, в состав которых входят производства с вредными условиями труда). Поэтому необходимо использовать отраслевые классификаторы вредных производств или номенклатуры наименований структурных подразделений. Наименования подразделений указываются по группам:
- административно-управленческий аппарат (дирекция, бухгалтерия, отдел кадров, др.);
- производственные подразделения;
- вспомогательные или обслуживающие подразделения.
В графе «Профессия (должность)» указывается данная должность. Если организация не находится на бюджетном финансировании, то вы вправе самостоятельно определять наименования должностей в соответствии с обязанностями, возлагаемыми на работника. Однако нужно иметь в виду, что если сотрудник выполняет работу, за которую необходимо предоставление льгот согласно федеральному законодательству, а в штатном расписании для него определена профессия, не входящая в квалификационный справочник, то он лишается всех льгот. Например, если работник выполняет функции газоэлектросварщика, а в штатном расписании для него определена профессия «сварщик», то он теряет право уйти на пенсию с 55 лет.
Поэтому на предприятиях, где имеются «вредники», рекомендуется наименование должностей и профессий определять с помощью Общероссийского классификатора занятий и Общероссийского классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов, а также списка производств, работ, профессий, должностей и показателей на подземных работах, на работах с особо вредными и особо тяжелыми условиями труда, занятость в которых дает право на пенсию по возрасту (по старости) на льготных условиях, и списка производств, работ, профессий, должностей и показателей с вредными и тяжелыми условиями труда, занятость в которых дает право на пенсию по возрасту (по старости) на льготных условиях.
Последовательность заполнения этой графы по каждому структурному подразделению следующая: сначала располагаются должности руководителя структурного подразделения, его заместителей, ведущих и главных специалистов, потом должности исполнителей.
В графе «Количество штатных единиц» указывается необходимое количество работников по данной профессии. Причем здесь не обязательно должно стоять круглое число, т.к. часто используется труд совместителей.
В графе «Оклад (тарифная ставка)» указывается оклад или часовая тарифная ставка. В ряде книг рекомендуется в штатном расписании в графе «Оклад (тарифная ставка)» указывать не конкретный оклад, а так называемую «вилку» (3500 - 5000 руб.) для одноименных должностей. Хотя это и не является большой ошибкой, однако государственный трудовой инспектор в своем предписании обязательно укажет, чтобы предприятие привело данный документ в порядок, т.е. в графе «Оклад (тарифная ставка)» должна быть указана точная сумма окладов. Причем размер оклада или тарифной ставки в соответствии со ст. 133 ТК РФ не может быть ниже законодательно установленного минимального размера оплаты труда.
У работников, имеющих одинаковую должность на одном предприятии, не может быть разных окладов. Вот для чего за графой «Оклад (тарифная ставка)» следуют графы «Надбавка», где можно указать надбавку определенному работнику за дополнительный объем работ. Например, за выслугу лет, ненормированный рабочий день и т.д.
Но здесь возникает другая проблема - как в случае необходимости отменить установленную надбавку. Ведь сделать это не так легко, т.к. при этом, согласно ст. 57 ТК РФ, существенно изменяются условия труда. А в случае изменения существенных условий труда работника необходимо предупредить об этом за два месяца в письменной форме.
Как правило, штатное расписание пересматривается и утверждается один раз в год на 1 января или после увеличения заработной платы всем сотрудникам предприятия.
В ходе деятельности предприятия очень часто возникают определенные моменты, когда необходимо ввести или вывести из штатного расписания какую-либо должность. Ограничений здесь нет. Для внесения изменений в штатное расписание издается приказ, а само штатное расписание не меняется.
В целях устранения конфликтных ситуаций между руководителями структурных подразделений предприятия целесообразно разработать и утвердить инструкцию по внесению изменений в штатное расписание.
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ОАО «Комбинат по выпуску детских игрушек»
___________ И.И. Иванов
«____» _______ 20__ г.
ИНСТРУКЦИЯ
по внесению изменений в штатное расписание
1. Общее положение
1.1. Настоящий документ регулирует порядок внесения изменений в штатное расписание общества.
1.2. К изменениям штатного расписания общества относятся:
1.2.1. Введение нового структурного подразделения.
1.2.2. Ликвидация структурного подразделения.
1.2.3. Введение новой должности.
1.2.4. Изменение наименования должности.
1.2.5. Сокращение должности.
1.2.6. Изменение должностных окладов.
2. Порядок внесения изменений в штатное расписание
2.1. Введение в штатное расписание нового подразделения производится на основе:
2.1.1. Решения генерального директора, основанного на служебной записке на его имя за подписью инициатора.
2.1.2. Проекта структуры и штатной численности подразделения.
2.1.3. Проекта положения о структурном подразделении.
2.1.4. Проектов должностных инструкций персонала нового подразделения.
2.2. Введение в штатное расписание новой должности производится на основе:
2.2.1. Служебной записки от руководителя подразделения с обоснованием введения в штатное расписание должности.
2.2.2. Новой структуры подразделения.
2.2.3. Проекта должностной инструкции на вновь вводимую должность.
2.3. Изменение наименования должности работника и изменение базового оклада сотрудника производятся на основе:
2.3.1. Служебной записки с соответствующим обоснованием, подписанной руководителем подразделения.
2.3.2. Проекта доработанной должностной инструкции работника.
2.4. Ликвидация структурного подразделения.
2.4.1. Ликвидация структурного подразделения, сокращение должности, занимаемой работником, сокращение вакантной должности производятся на основе:
2.4.1.1. Решения генерального директора общества.
2.4.1.2. Решения генерального директора, принятого на основании результатов проверки, проведенной службой управления персоналом общества, в случае обнаружения несоответствия или дублирования функций.
2.4.2. Решение о ликвидации структурного подразделения, сокращении должности, занимаемой работником, оформляется приказом по организации за два месяца до введения в действие этого решения с предупреждением сотрудников об увольнении по сокращению штатов.
2.4.3. О решении ликвидировать структурное подразделение, сократить должность, занимаемую работником, служба управления персоналом общества ставит в известность информационным письмом местную службу занятости за два месяца до введения в действие этого решения.
2.4.4. Решение о сокращении вакантной должности оформляется приказом.
2.5. После утверждения документов генеральным директором служба управления персоналом проводит необходимые организационные мероприятия.
Начальник службы управления персоналом
А.А. Петрова
Унифицированная форма № Т-3
Утверждена
Постановлением Госкомстата России
от 05.01.2004 № 1
|
|
Код
|
|
Форма по ОКУД
|
0301017
|
Общество с ограниченной ответственностью «Алые паруса»
|
по ОКПО
|
|
наименование организации
|
|
|
|
|
|
Номер документа
|
Дата составления
|
|
|
ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ
|
|
2
|
30.12.2008
|
|
УТВЕРЖДЕНО
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Приказом организации от
|
“
|
30
|
”
|
декабря
|
20
|
08
|
г. №
|
03/од
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
на период
|
с
|
“
|
01
|
”
|
января
|
20
|
09
|
г.
|
|
Штат в количестве
|
|
6
|
единиц
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Структурное подразделение
|
Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации
|
Количество
штатных единиц
|
Тарифная ставка
(оклад) и пр.,
руб.
|
Надбавки, руб.
|
Всего, руб.
((гр. 5 + гр. 6 + гр. 7 +
гр. 8) гр. 4)
|
Примечание
|
наименование
|
код
|
|
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
Администрация
|
01
|
Генеральный директор
|
1
|
35 000
|
|
|
|
35 000
|
|
Бухгалтер
|
1
|
25 000
|
|
|
|
25 000
|
|
Секретарь
|
2
|
15 000
|
|
|
|
30 000
|
|
Отдел кадров
|
02
|
Начальник отдела
|
1
|
20 000
|
|
|
|
20 000
|
|
Отдел по распределению заказов
|
03
|
Начальник отдела
|
1
|
25 000
|
|
|
|
25 000
|
|
|
|
Итого
|
6
|
120 000
|
|
|
|
135 000
|
|
Руководитель кадровой службы
|
|
Генеральный директор
|
|
Иванов
|
И.И. Иванов
|
|
|
должность
|
|
личная подпись
|
расшифровка подписи
|
|
|
|
|
|
|
Бухгалтер
|
|
Сидорова
|
|
А.Т. Сидорова
|
|
|
личная подпись
|
|
расшифровка подписи
|
|
