2.2. Документальное оформление операций по удержаниям из заработной платы.
Как известно, в бухгалтерском учете все факты хозяйственной жизни должны быть документально подтверждены. Производимые работодателем удержания тому не исключение. Они должны оформляться надлежащим образом: должны отражаться в издаваемых приказах (распоряжениях) работодателя, рассчитываться в строго установленной последовательности и учитываться в регистрах бухгалтерского и налогового учета.
Для производства обязательных удержаний издания приказа не требуется, так как основанием для этого являются положения главы 23 НК РФ, а также соответствующие исполнительные документы, поступившие в организацию и обязательные для реализации.
Ст.230 Налогового кодекса обязывает налоговых агентов (работодателей) по НДФЛ вести персональный учет доходов, выплаченных каждому физическому лицу - налогоплательщику. Для такого учета предназначена налоговая карточка по учету доходов и налога на доходы физических лиц по форме 1-НДФЛ. В ней в течение года накапливают данные о доходах и удержанном НДФЛ. Карточки ведутся по всем работникам: штатным, нештатным, временным, сезонным, а также лиц, выполняющих работы по договорам гражданско-правового характера, получающих авторский гонорар. Они заполняются на основе:
данных лицевых счетов работников,
расчетно-платежных ведомостей,
первичных документов; а так же обеспечивают информацией для целей налогообложения.
По итогам года работодатель должен отчитаться в налоговой инспекции по удержанному и уплаченному налогу с доходов физических лиц по каждому работнику. Для этого нужно сдать справки по форме 2-НДФЛ. Справка составляется на основании данных формы 1-НДФЛ. В ней указывают все доходы и вычеты, суммы исчисленного и удержанного налога за год. С 1 января 2016 года введено общее правило — налоговые агенты будут обязаны перечислять НДФЛ в бюджет не позднее дня, следующего за днем выплаты налогоплательщику дохода. Такая норма закреплена в новой редакции пункта 6 статьи 226 НК РФ.
Исходя из нововведений по учету НДФЛ, работодатели обязаны:
исчислить налог (с учетом положений статьи 223 НК РФ, которая определяет дату получения дохода);
удержать налог (непосредственно из доходов налогоплательщика при их выплате, п.4 ст. 226 НК РФ);
перечислить налог не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода (п. 6 ст. 226 НК РФ)
Так же, к нововведениям по учету НДФЛ, относится новая форма отчетности: форма 6-НДФЛ.
Форма 6- НДФЛ – это поквартальная справка, финансовые сведения в ней предоставляются по организации в целом. Налоговые агенты по НДФЛ должны будут представлять отчетность по итогам первого квартала, полугодия, девяти месяцев и года. Об этом говорится в Приказе ФНС от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450.
Сдавать данную форму необходимо ежеквартально всем предпринимателям и компаниям, у которых есть сотрудники. При этом 6-НДФЛ не заменяет форму 2-НДФЛ, а скорее, служит её дополнением: сдавать необходимо оба документа в установленные сроки.
Отправлять отчетность можно сдавать в бумажном или электронном виде через интернет. В бумажном виде предоставлять 6-НДФЛ могут исключительно те организации, которые выплатили доходы не более чем 25 сотрудникам. Предоставлять справку 6-НДФЛ следует не позднее последнего числа месяца, следующего после завершения квартала. Сдается отчетность для организации — в налоговую структуру по месту её нахождения, для ИП — по месту регистрации.
В документообороте по удержаниям из заработной платы существует такой документ, как исполнительный лист. На его основании производятся обязательные удержания из зарплаты работников. Исполнительный лист - это документ, являющий основанием для принудительного исполнения решения суда, а так же актов других органов. Такой документ подтверждает наличие предусмотренных законом условий для применения к должнику мер принуждения.
Перечень исполнительных документов приведен в ст. 12 Федерального закона от 02.10.2007 № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве» (далее — Закон № 229-ФЗ) и включает:
исполнительные листы, выдаваемые судами общей юрисдикции и арбитражными судами на основании принимаемых ими судебных актов;
судебные приказы;
нотариально удостоверенные соглашения об уплате алиментов или их нотариально удостоверенные копии;
удостоверения, выдаваемые комиссиями по трудовым спорам;
акты органов, осуществляющих контрольные функции, о взыскании денежных средств с приложением документов, содержащих отметки банков или иных кредитных организаций, в которых открыты расчетные и иные счета должника, о полном или частичном неисполнении требований указанных органов в связи с отсутствием на счетах должника денежных средств, достаточных для удовлетворения этих требований;
судебные акты, акты других органов и должностных лиц по делам об административных правонарушениях;
постановления судебного пристава-исполнителя;
акты других органов в случаях, предусмотренных федеральным законом.
Полученные организациями исполнительные документы регистрируются и не позднее следующего дня после их поступления передаются в бухгалтерию под расписку ответственному лицу, которое назначается приказом руководителя организации. В бухгалтерии они регистрируются в специальном журнале (картотеке) и далее хранятся как бланки строгой отчетности. Форму такого журнала организация вправе разработать самостоятельно, при этом возможность ее применения должна быть предусмотрена учетной политикой.
О любом движении исполнительного листа необходимо известить взыскателя и судебного исполнителя, отправив письменное уведомление.
Перед осуществлением удержания, производимого по инициативе работодателя, составляется документ, подтверждающий наличие основания для данного удержания - счетной ошибки, наличия причиненного работодателю ущерба, факта выдачи неотработанного аванса и т.п. Так, о выявлении счетной ошибки свидетельствует докладная записка главного бухгалтера на имя генерального директора. Решение работодателя оформляется в виде резолюции на данной докладной записке или изданным на ее основании распоряжением.
При наличии материального ущерба от работника требуется письменное объяснение. В случае отказа или уклонения работника от его предоставления составляется соответствующий акт. Если размер причиненного ущерба не превышает среднемесячного заработка работника, его взыскание осуществляется на основании письменного распоряжения руководителя, с которым работник должен быть ознакомлен под личную подпись. Поскольку Госкомстатом России не утверждена его унифицированная форма, оно может быть составлено в произвольной форме.
В остальных случаях возмещение ущерба производится путем предъявления администрацией иска в суд.
При выдаче и оформлении подотчетных сумм руководствуются положениями Порядка ведения кассовых операций, утвержденного решением Совета директоров Центрального банка РФ от 22.09.1993 г. N 40. Для каждого командируемого работника формируется служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении, которое утверждается руководителем организации. После утверждения служебное задание передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку.
По истечении срока, на который были выданы денежные средства, подотчетное лицо обязано не позднее трех рабочих дней представить в бухгалтерию организации авансовый отчет о произведенных расходах по форме N АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 г. N 55. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, которое является документом, удостоверяющим фактическое время пребывания в командировке.
Сумма подотчетных средств, не возвращенная работником в установленный срок, может удерживаться из его заработной платы.
Порядок удержания из заработной платы по инициативе самого работника требует заявления от него с просьбой производить соответствующие удержания.
В случае принятия работодателем решения о выдаче работнику займа, работник составляет в письменной форме обязательство о его возврате. На основе приказа руководителя организации о выдаче денежных средств работнику открывается карточка аналитического учета, обобщающая информацию о состоянии расчетов с заемщиком.
Продажа товаров в кредит производится по предъявлении гражданами справки, выдаваемой с места работы для покупки товаров в кредит. В справке (форма КР-1) в обязательном порядке должны быть достоверно отражены сведения об организации-работодателе (наименование, почтовый адрес) и работнике (размер среднемесячного заработка и удержаний, реквизиты документа, удостоверяющего личность). Кроме этого, граждане заполняют поручение-обязательство (форма КР-2) по установленной форме в двух экземплярах, один из которых пересылается работодателю, а второй остается в торговой организации.
Для обобщения данных о произведенных удержаниях по каждому работнику, цеху, отделу и организации в целом, а также о состоянии расчетов по заработной плате бухгалтерия ведет учетные регистры, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. N 1.
Лицевой счет, открывается по каждому работнику на год на основе приказа о приеме на работу. При внесении в лицевые счета информации об удержаниях используются такие первичные документы, как листки о простое, табели учета рабочего времени, решения судебных органов на удержания по исполнительным листам, заявления работников о перечислениях из заработной платы, налоговые карточки по учету доходов и НДФЛ. На основании данных лицевых счетов заполняются расчетная (форма N Т-51), платежная (форма N Т-53) или расчетно-платежная ведомости (форма N Т-49). Расчетная и платежная ведомости применяются в крупных организациях. В небольших организациях рекомендуется формировать расчетно-платежную ведомость, где отражаются все суммы основной и дополнительной заработной платы и суммы удержаний из неё.
Данные всех расчетно-платежных (расчетных) ведомостей, составленных за отчетный месяц в организации, обобщает сводная ведомость расчетов с персоналом по оплате труда. Путем сопоставления данных сводной ведомости с записями в Главной книге по счету 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" происходит сверка данных синтетического и аналитического учета.
Таким образом, производимые удержания должны своевременно и достоверно оформляться приказами работодателя и учитываться в регистрах бухгалтерского и налогового учета.
|
