2. Методика аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами 2.1. Цели и задачи проверки, источники информации
Цель аудита расчетов с подотчетными лицами — установление правильности и достоверности данных операций и определение их влияния на финансовую (бухгалтерскую) отчетность.
В связи с тем, что аудит расчетов с подотчетными лицами связан с проверкой порядка ведения кассовых операций, удобнее проводить их параллельно.
Контроль расчетов с подотчетными лицами осуществляется бухгалтером на основании приказов по учетной политике организации, о назначении лиц, уполномоченных получать наличные деньги под отчет, о направлении работников организации в командировки, а также журнала регистрации авансовых отчетов.
Основными задачами аудита являются:
- Проверка правильности документального оформления операций по расчетам с подотчетными лицами;
- Оценка состояния синтетического и аналитического учета расчетов с подотчетными лицами;
- Оценка полноты и правильности отражения расчетов с подотчетными лицами в учетных регистрах и отчетности;
- Проверка соблюдения организацией налогового законодательства по операциям, связанным с расчетами с подотчетными лицами [20, с.299].
Аудит этих операций чаще всего проводится сплошным способом. Проверку достоверности обязательств по расчетам с подотчетными лицами начинают с установления тождества учетных и отчетных данных по рисунку 1.
Баланс
Расшифровка строк баланса
данные счета 71
Главная книга
Учетные регистры по счету 71
Авансовые отчеты
Дебетовое
сальдо счета 71
Кредитовое сальдо счета 71
 
Дебетовое
сальдо счета 71
Кредитовое
сальдо счета 71
Кредитовое
сальдо счета 71
Дебетовое
сальдо счета 71
Рисунок 1. Тождество отчетных и учетных данных
В случае обнаружения несоответствия данных необходимо определить величину отклонений и их причины.
Проверка обоснованности выдачи авансов под отчет заключается в установлении соблюдения требований Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации в части выдачи авансов под отчет на хозяйственно-операционные нужды. При этом аудитор устанавливает, соответствуют ли приказу руководителя круг лиц, получающих в подотчет авансы, а также размеры и сроки предоставляемых авансов.
При проведении операций по расчетам с подотчетными лицами аудитор может получать необходимую информацию из следующих источников:
1. Типовые (унифицированные) формы первичной учетной документации, служащие основанием для отражения в учете операций по расчетам с подотчетными лицами:
- Авансовый отчет;
- Командировочное удостоверение;
- Журнал учета работников, выбывающих в командировки;
- Журнал учета работников, прибывающих в командировки;
- Инвентаризационная опись по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
2. Учетные регистры, используемые для отражения хозяйственных операций по учету расчетов с подотчетными лицами, включая расчеты в иностранной валюте.
3.Прочие документы и учетные регистры:
- Приказы на направление работников в командировки;
- Первичные документы, подтверждающие использование денежных средств по целевому назначению (проездные билеты, счета гостиниц, товарные чеки и др.);
- Приказ об установлении круга лиц, которым предоставлено право получать деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы;
- Приказ об установлении повышенных норм командировочных расходов;
- Договоры гражданско-правового характера с лицами, выезжающими в служебные поездки за счет проверяемой организации;
- Акты закупок материальных ценностей у физических лиц;
- Контракты с иностранными партнерами, договоры;
- Письма-приглашения;
- Учетная политика организации (в части порядка выдачи использования, сроков возврата, порядка проведения инвентаризации расчетов с подотчетными лицами);
- Главная книга или иной обобщающий регистр бухгалтерского учета (в части записей по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами») [42, с.63].
В организациях, применяющих единую журнально-ордерную форму счетоводства, источником информации, используемой при проведении аудита расчетов с подотчетными лицами, являются учетные регистры, приведенные в таблице 2.
Таблица 2
Регистры единой журнально-ордерной формы
Номер синтетического балансового счета
|
Регистры журнально-ордерной формы, в которых отражаются операции
|
Вид деятельности, где применяется регистр
|
по дебету счета 71
|
по кредиту счета 71
|
Счет 71
|
Журнал-ордер №1 журнал-ордер №7
|
Ведомость М» 1 журнал-ордер №7
|
Промышленность, строительство, наука, снабжение и сбыт
|
В организациях, применяющих упрощенную журнально-ордерную форму учета, источником информации являются учетные регистры, приведенные в таблице 3.
Таблица 3
Регистры упрощенной журнально-ордерной формы
Номер синтетического балансового счета
|
Регистры журнально-ордерной формы, в которых отражаются операции
|
Вид деятельности, где применяется регистр
|
по дебету счета 71
|
по кредиту счета 71
|
Счет 71
|
журнал-ордер №3
|
журнал-ордер №3
|
Промышленность, строительство, наука, снабжение и сбыт
|
При проведении аудита необходимо сопоставить сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» на конец каждого месяца с данными, указанными в Главной книге. Одновременно следует сверить соответствие месячных оборотов по кредиту счета 71 с дебетовыми оборотами по счетам учета материальных запасов, затрат, имущества и прибыли.
После указанных процедур проверяется соответствие сумм в представленных оправдательных документах суммам, отраженным в авансовых отчетах.
В ходе аудита рассматриваются все авансовые отчеты и документы, подтверждающие произведенные расходы (счета-фактуры, товарные, кассовые чеки, накладные, акты закупок, командировочные удостоверения, проездные билеты, счета гостиниц и др.). Затем сравниваются данные аналитического учета по каждому подотчетному лицу с представленными авансовыми отчетами за конкретный период.
Проведение всех перечисленных действий поможет аудитору удостовериться в правильности оформления каждого авансового отчета и правильном распределении сумм по авансовым отчетам между соответствующими источниками финансирования (себестоимостью продукции или прибылью организации).
Одним из направлений получения аудиторских доказательств является инвентаризация расчетов с подотчетными лицами с целью выяснения соответствия выдачи наличных денег под отчет требованиям, указанным в п. 11 Положения о порядке ведения кассовых операций.
При инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (дата выдачи, целевое назначение).
Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами должна проводиться чаще, чем с прочими дебиторами и кредиторами. Это объясняется тем, что лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который были выданы денежные средства (или со дня возвращения из командировки), предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах.
Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается [20, с.299].
|
