2.5. Типичные ошибки при расчетах с подотчетными лицами
Основные нарушения - злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку в области расчетов с подотчетными лицами — могут быть классифицированы следующим образом:
1. Нарушения порядка выдачи подотчетных сумм.
1.1. Выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя предприятия могут быть выданы деньги на хозяйственно-операционные расходы.
Если на предприятии нет такого приказа, то получается, что срок, на который выдаются деньги, не установлен. А в этом случае "подотчетники" должны отчитываться не позже чем через три рабочих дня после того, как получат ту или иную сумму. Иначе в ходе налоговой проверки предприятие могут оштрафовать за нарушение Порядка ведения кассовых операций.
1.2. Выдача денежных сумм из кассы под отчет лицам, не являющимся работниками предприятия.
Так, в соответствии с порядком ведения кассовых операций выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе предприятия, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров.
1.3. Выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам.
Пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций предусмотрено, что выдача наличных денег под отчет производится при условии представления полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному авансу. При этом полный отчет предполагает представление авансового отчета со всеми необходимыми документами по израсходованной сумме аванса и (или) возврат неизрасходованного остатка подотчетных сумм в кассу организации (в случае его неполного использования).
В соответствии с п.6 письма Банка России от 30.09.1994 N 113 переоформление ранее выданных подотчетных сумм в новый аванс может рассматриваться как сокрытие превышения лимита остатка кассы.
В связи с этим во избежание подобных ошибок необходимо обеспечить правильную организацию аналитического учета подотчетных сумм в разрезе подотчетных лиц, дат выдачи авансов и сроков представления авансовых отчетов. Кроме того, главному бухгалтеру необходимо установить контроль за тем, чтобы суммы под отчет не выдавались лицам до полного их отчета за предыдущий аванс.
Если у подотчетного лица выявлен по авансовому отчету остаток денежных средств, работнику необходимо внести его в кассу организации. В случае выявленного и утвержденного перерасхода сумма перерасхода должна быть возвращена работнику организации. Отметки о внесении остатка или возмещении перерасхода с реквизитами кассового документа (приходного или расходного ордера) указываются на лицевой стороне авансового отчета и заверяются подписью бухгалтера.
1.4. Несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы.
Работник, получивший подотчетную сумму, должен за нее отчитаться, представить в бухгалтерию авансовый отчет (с приложением документов, подтверждающих расходы), а неизрасходованные средства вернуть в кассу организации (суммы, обоснованно истраченные сверх выданной подотчетной суммы, могут быть возмещены работнику).
Целесообразность расходов должна быть проверена и подтверждена руководителем организации. В противном случае возникают необоснованные экономические расходы.
1.5. Списание подотчетных сумм за счет собственных средств предприятия.
Если руководитель предприятия принимает решение о том, что неизрасходованная и невозвращенная сумма аванса с работника не будет удерживаться, то всю указанную сумму следует включить в доход работника в целях исчисления налога на доходы физических лиц, в противном случае, на организацию, как на налогового агента будут наложены штрафные санкции за неуплату НДФЛ.
2. Нарушения при оформлении командировочных расходов.
2.1. Отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку.
На основании служебного задания издаются приказы (распоряжения) о направлении работника в командировку по форме N Т-9 и N T-9a (для нескольких работников).
В приказе о направлении в командировку указываются фамилия и инициалы, структурное подразделение, должность (специальность, профессия) командируемого, цель, время и место командировки.
Минфин России в своем письме от 06.12.2002 N 16-00-16/158 высказал мнение, что организация может издать приказ (иной распорядительный документ), в котором будет установлен перечень документов, являющихся основанием для направления работника в служебную командировку.
Направить работника в командировку можно и без издания приказа, оформив только командировочное удостоверение.
2.2. Отсутствие командировочных удостоверений с отметками в месте пребывания в командировке.
Нарушение Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. N 62 "О служебных командировках в пределах СССР"
В ходе налоговой проверки инспекторы очень досконально проверяют оформление командировочных удостоверений, поэтому документ должен быть составлен грамотно, с соблюдением установленных норм. Например, личные данные работника, указанные в документе, должны совпадать с данными в билетах, должны быть проставлены все подписи и печати, иначе командировочное удостоверение может быть признано недействительным. Нередки случаи, когда по тем или иным причинам командированный работник не проставляет на удостоверении отметки о времени прибытия и выбытия из одного места командировки в другое (к примеру, он забыл или не стал настаивать). В результате при проверке налоговыми органами может быть поставлен под сомнение сам факт пребывания в командировке. Или же работник не прикладывает к авансовому отчету отчет о выполнении служебного задания (в отчете командированный отмечает работу, которую проделал в командировке). В случае его отсутствия налоговики могут усомниться в экономической обоснованности произведенных расходов.
2.3. Несоблюдение установленных норм командировочных расходов.
Нарушение Постановления Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. N 93 "Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией" влечет нарушение налогового законодательства и не правильного исчисления налогов.
2.4. Отсутствие приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх установленных норм
2.5. Отсутствие аналитического учета командировочных расходов (суточных) в пределах норм и сверх норм.
Данные ошибки влекут нарушение налогообложения расходов, в соответствии с трудовым законодательством налогообложению подлежат суточные сверх норм.
Если суточные выдают сверх установленных норм, но в соответствии с коллективным договором или другим локальным документом, то сумма превышения:
не уменьшает налогооблагаемую прибыль;
не облагается налогом на доходы физических лиц;
не облагается взносом на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.
Единый социальный налог на суточные, выданные сверх норм, не начисляют. Связано это с тем, что суточные сверх норм налогооблагаемую прибыль организации не уменьшают (п. 3 ст. 236 НК РФ).
3. Нарушения порядка налогообложения при оформлении командировочных
3.1. Нарушение порядка удержания налога на доходы физических лиц и начисления единого социального налога с сумм превышения суточных расходов сверх установленных норм.
При оплате налогоплательщиком расходов на командировки работников как внутри страны, так и за ее пределы не подлежат налогообложению суточные в пределах норм, определенных в соответствии с законодательством РФ.
Общий порядок установления таких норм и ограничения их размера предусмотрены только трудовым законодательством.
Так, согласно ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные). Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации.
Налогообложению не подлежат суточные в пределах нормы, а оставшаяся часть включается в налогооблагаемую базу по ЕСН. Однако не начисляется ЕСН и на суточные, выплаченные сверх норм, так как согласно п. 3 ст. 236 НК РФ не облагаются данным налогом выплаты в пользу физических лиц, если они не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль.
3.2. Некорректное выделение налога на добавленную стоимость в суммах суточных расходов.
Вычетам подлежат суммы налога, уплаченные по расходам на командировки (расходам по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями, а также расходам на наем жилого помещения) и представительским расходам, принимаемым к вычету при исчислении налога на прибыль организаций.
В случае, если в соответствии с главой 25 настоящего Кодекса расходы принимаются для целей налогообложения по нормативам, суммы налога по таким расходам подлежат вычету в размере, соответствующем указанным нормам. В случае если НДС не выделен отдельной строкой, вычеты получить по нему достаточно сложно.
4. Нарушения порядка учета представительских расходов.
4.1. Отсутствие аналитического учета представительских расходов в пределах норм и сверх норм.
Представительские расходы включаются в себестоимость продукции (работ, услуг) только при наличии первичных документов, в которых должны быть указаны следующие сведения: дата и место проведения деловой встречи (приема); приглашенные лица; участники со стороны организации; конкретное назначение расходов и их величина.
У организации должны быть в наличии первичные документы (чеки, счета, путевые листы и т.п.), подтверждающие, что расходы были фактически произведены.
Сумма представительских расходов уменьшает налогооблагаемую прибыль только при условии, что она не превышает 4% от затрат организации на оплату труда (ст. 264 НК РФ).
Сумма представительских расходов, которая превышает этот норматив, налогооблагаемую прибыль не уменьшает.
Сумма НДС по представительским расходам, уменьшающим налогооблагаемую прибыль, принимается к вычету.
5. Нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами.
5.1. Некорректное составление бухгалтерских проводок по операциям расчетов с подотчетными лицами.
5.2. Неправильное выведение остатков на конец отчетного периода.
5.3. Несоответствие записей в авансовых отчетах и журнале-ордере № 7 «Расчеты с подотчетными лицами» или других регистрах
Невыполнение требования ведения бухгалтерского учета влечет за собой неправильное формирование бухгалтерской отчетности предприятия, и как следствие наложение штрафных санкций за грубое нарушение ведения учета на предприятии [19, с.419].
Все полученные аудиторские доказательства подлежат документированию. Выявленные ошибки влияют на выражаемое в заключении мнение аудитора. В то же время бывает сложно дать рекомендации по исправлению ошибок по данному разделу учета, особенно в части первичной документации, более реальным представляется внесение исправлений в хозяйственные операции
|
