1.2. Отражение в бухгалтерском отчете расчетов с подотчетными лицами
Некоторые виды расходов не могут быть оплачены непосредственно из кассы или безналичным путем с расчетного счета. Покупка небольших партий товара и некоторые операционно-хозяйственные расходы осуществляются через лиц, которым выдаются наличные деньги под отчет.
Подотчетными лицами считаются работники организации (постоянно работающие лица, в том числе на условиях совместительства, либо выполняющие работы по договорам подряда), получившие авансом денежные средства из кассы (подотчетные суммы).
Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые предприятием из кассы на расходы экспедиций, геолого-разведочных партий, хозяйственные расходы, на расходы по командировкам для осуществления оперативной деятельности предприятия [45, с. 7].
Расчеты с подотчетными лицами могут быть связаны:
- с приобретением запасных частей, материалов, топлива, канцелярских товаров и других материальных ценностей;
- оплатой ремонта оргтехники, транспортных средств, арендных обязательств, других работ и услуг сторонних организаций;
- расходами на командировки по территории Российской Федерации и за границу;
- представительскими расходами [29, с.10].
Согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением Совета Директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. N 40, организации имеют право выдавать наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные и командировочные расходы, на операции по закупке товаров мелкооптовыми партиями, а также на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций.
Под хозяйственно-операционными расходами понимаются расходы работников на покупку в установленных пределах товаров, включая оплату ГСМ, оплату работ и услуг.
При этом необходимо учесть, во-первых, что установленный предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке составляет 60 тыс. руб. Во-вторых, при покупке товаров сделки юридических лиц между собой и с гражданами должны совершаться в письменной форме, нотариально удостоверенной (ст.160, 161, 163 ГК РФ, за исключением сделок в случаях, предусмотренных законодательством). В-третьих, при покупке у населения сельхозпродукции составляется закупочный акт, который должен содержать обязательные реквизиты (паспортные данные, местожительство продавца, наименование продуктов и т.п.).
Денежные средства могут быть выданы работнику на представительские расходы. Их состав установлен п.2 ст.264 НК РФ.
К представительским расходам относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий [2].
Заметим, что к представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.
Состав представительских расходов организация определяет при утверждении сметы общехозяйственных расходов на отчетный (налоговый) период. В течение отчетного (налогового) периода представительские расходы включаются в состав прочих расходов по норме, установленной п.2 ст.264 НК РФ. Размер расходов не должен превышать 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за отчетный (налоговый) период.
При превышении установленной нормы сумма налогооблагаемой прибыли увеличивается для целей налогообложения.
Согласно ст.166 Трудового кодекса Российской Федерации, утвержденного Федеральным законом от 30.12.2001 N 197-ФЗ, служебной признается поездка работника по распоряжению руководителя организации на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.
Право на компенсацию командировочных расходов имеют только работники предприятия. Компенсация командировочных расходов лицам, не работающим на предприятии или работающим в соответствии с гражданско-правовыми договорами, законодательством не предусмотрена. Однако не существует и закрытого перечня лиц, которым могут выдаваться денежные средства под отчет.
Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели. В пункте 11 Порядка ведения кассовых операций также указано, что:
- лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки, предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним;
- выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу;
- передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается [11].
В случае направления в служебную командировку работодатель согласно ст.168 ТК РФ обязан возмещать работнику:
- расходы на проезд;
- расходы по найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным актом организации. Однако для организаций, финансируемых из федерального бюджета, размеры возмещения не могут быть ниже размеров, установленных Правительством РФ.
Перечень командировочных расходов, возмещаемых командированным, но не включаемых в налогооблагаемую базу для расчета налога на доходы физических лиц, содержится в п.3 ст.217 НК РФ, согласно которому при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, оплате услуг связи, получению и регистрации служебного заграничного паспорта, получению виз, а также расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.
При направлении работника в служебную командировку за границу ему должен быть выдан аванс в иностранной валюте на текущие расходы в зависимости от реальных потребностей в стране пребывания с учетом непредвиденных расходов в пути и по прибытии к месту назначения. Для этого с текущего валютного счета организации снимается наличная иностранная валюта на основании заявления, в котором должны быть указаны номер и дата приказа о направлении работника в служебную командировку за границу.
Наличные средства в иностранной валюте могут быть сняты со счета не ранее чем за три банковских дня до убытия работника в зарубежную командировку. Снятые средства выдаются работнику под отчет. В случае невыдачи эти средства должны быть возвращены в полном объеме на тот же текущий валютный счет в течение трех банковских дней с момента их снятия. При этом представляется документ, подтверждающий снятие средств с того счета, на который наличная иностранная валюта будет зачислена.
Для покрытия расходов, связанных с загранкомандировкой, вместо наличной иностранной валюты может быть куплен банковский или дорожный чек в валюте. Порядок покупки и возврата чеков такой же, как для снятия и сдачи наличной иностранной валюты.
Выезжающему в служебную командировку работнику выдается денежный аттестат (справка-расчет), в котором указываются нормы выплат, маршруты, место назначения, срок командировки и все полученные им денежные выплаты. В течение трех дней по возвращении из командировки работник обязан представить письменный доклад о результатах командировки и авансовый отчет об израсходованных денежных суммах.
За время пребывания в зарубежной командировке суточные выплачиваются:
при проезде по территории Российской Федерации - в российских рублях по нормам, установленным для служебных командировок на территории Российской Федерации;
при проезде по иностранной территории и за время пребывания на иностранной территории - в иностранной валюте по нормам, установленным для служебных командировок за границу согласно постановлению Правительства РФ.
Суточные выплачиваются командированному работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также за все дни нахождения в пути (включая день отъезда и приезда).
Размер суточных, которые выплачиваются работникам, направляемым в командировку, устанавливается приказом руководителя.
Днем отъезда считается день отправления транспортного средства (самолета, поезда и т.д.), на котором работник отправляется в командировку, а днем приезда - день прибытия транспортного средства.
При отправлении транспортного средства до 24.00 включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 00.00 и позднее - следующие.
Если станция (аэропорт, пристань) находится за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции (аэропорта, пристани).
Аналогичные правила применяются для определения последнего дня командировки.
Если работник направлен в зарубежную командировку, суточные за время передвижения по территории России выплачиваются по нормам, установленным для командировок в пределах России.
День пересечения границы оплачивается по принципу страны въезда. За день пересечения границы России при выезде суточные оплачиваются в иностранной валюте по нормам той страны, куда въезжает работник. При возвращении в Россию день пересечения границы оплачивается по нормам, установленным для России.
В случае выезда за границу и возврата в Россию в один день суточные оплачиваются в размере 50% от установленной нормы для той страны, в которую командируется работник.
При направлении работника в командировку в две и более страны суточные за день пересечения государственной границы выплачиваются в валюте и по нормам той страны, в которую направляется работник.
Если работника иностранной валютой обеспечивает принимающая сторона, то суточные не выплачиваются.
Если принимающая сторона предоставляет работникам питание, то суточные выплачиваются в размере 30% от установленной нормы.
Размер суточных, которые фирма выплачивает своим работникам, определяется коллективным договором или локальным нормативным актом. При этом размеры не могут быть ниже размеров, установленных Правительством РФ для бюджетных организаций.
В настоящее время этот размер составляет 100 рублей за день нахождения в командировке (постановление Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. N 93).
Этим же постановлением установлены нормы суточных при загранкомандировках, размер которых определен в зависимости от страны.
Если суточные выдаются в пределах норм, то их сумма уменьшает налогооблагаемую прибыль, не облагается налогом на доходы физических лиц, ЕСН, а также взносами на обязательное пенсионное страхование и на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.
Если суточные выдают сверх установленных норм, но в соответствии с коллективным договором или другим локальным документом, то сумма превышения:
не уменьшает налогооблагаемую прибыль;
не облагается налогом на доходы физических лиц;
не облагается взносом на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.
Единый социальный налог на суточные, выданные сверх норм, не начисляют. Связано это с тем, что суточные сверх норм налогооблагаемую прибыль организации не уменьшают (п. 3 ст. 236 НК РФ).
После возвращения работника из командировки сумма неизрасходованного аванса должна быть возвращена в кассу организации, а кредитная карта - сдана.
Как правило, в организациях деньги под отчет выдаются достаточно часто и разным работникам. Поэтому есть вероятность, что бухгалтер что-то не учтет или не заметит ошибку в авансовом отчете.
Право получать деньги в подотчет имеют только те сотрудники, чьи фамилии есть в перечне подотчетных лиц. Этот перечень утверждается приказом руководителя предприятия. Как правило, сюда записывают водителей, работников хозяйственных служб, секретарей, а также тех лиц, кто часто бывает в командировках. Иначе говоря, работников, которым могут понадобиться наличные деньги для того, чтобы выполнить свои должностные обязанности: водителю - купить бензин, секретарю - отправить почту, командированному - заплатить за гостиницу.
Потратив деньги, сотрудник составляет авансовый отчет. Напомним, что форма авансового отчета N АО-1 утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. N 55. Эту форму с 1 января 2002 года должны применять все предприятия.
Сотрудник, который составляет авансовый отчет, должен подтвердить свои расходы так называемыми оправдательными документами. Их нужно приложить к авансовому отчету, перечислить на его обратной стороне и пронумеровать. Такими документами являются товарные и кассовые чеки, квитанции, проездные билеты и т.п.
Эти документы должны быть правильно оформлены. В товарном чеке, а также в квитанции, подтверждающей покупку, должно быть подробно написано, что, сколько и за какую цену купил "подотчетник". Это позволит избежать споров с налоговиками при проверке.
Сотрудник может получить из кассы предприятия деньги под отчет только на определенные цели. Разберемся, на какие именно.
Во-первых, предприятие выдает своим сотрудникам наличные, когда направляет их в командировку, - суточные, деньги на проезд до места назначения и обратно, на проживание в гостинице. Но прежде чем сотрудник получит деньги, руководитель предприятия должен издать приказ о командировке. В нем указывают фамилию сотрудника, его должность, куда он отправляется и с какой целью, а также какая сумма командировочных ему положена. Только тогда кассир вправе составить расходный ордер и выдать командированному сотруднику деньги.
Во-вторых, средства под отчет получают те сотрудники, которые расплачиваются наличными от имени своего предприятия с другими организациями и предпринимателями. Например, водитель покупает у АЗС горюче-смазочные материалы для служебного автомобиля, секретарь - марки для конвертов на почте, а бухгалтер - бланки налоговых деклараций в магазинах. Чтобы получить деньги, сотрудник пишет заявление на имя руководителя организации, в котором просит выдать необходимую сумму. Если руководитель согласен, он подписывает приказ. В нем указывается, кому и на какие цели выдаются деньги. Затем кассир составит расходный ордер и выдаст необходимую сумму.
Сотрудники, вернувшиеся из командировки, должны прикладывать к отчету командировочное удостоверение. Оно необходимо бухгалтеру, чтобы начислить суточные, опираясь на отметки о датах убытия в командировку и возвращения из нее. Исключение составляют лишь заграничные командировки. Их продолжительность определяют по отметкам в загранпаспорте.
Если из авансового отчета видно, что "подотчетник" истратил ровно столько, сколько получил, то в этом случае сальдо (остаток) по данному авансовому отчету будет нулевым. То есть ни за работником, ни за предприятием задолженности не образуется. В графах авансового отчета "Остаток" и "Перерасход" бухгалтер должен поставить прочерки.
Если же часть денег осталась неизрасходованной, то работник должен вернуть остаток в кассу предприятия.
В случае если у работника был перерасход - выданных денег не хватило, и он потратил еще и свои возможно два варианта. Если руководитель предприятия признал, что перерасход оправдан, то работнику должны возместить разницу. Если же руководитель решит, что работник проявил излишнюю самостоятельность, то сумму перерасхода ему не компенсируют.
В ходе налоговой проверки инспекторы очень досконально проверяют оформление командировочных удостоверений, поэтому документ должен быть составлен грамотно, с соблюдением установленных норм. Например, личные данные работника, указанные в документе, должны совпадать с данными в билетах, должны быть проставлены все подписи и печати, иначе командировочное удостоверение может быть признано недействительным. Нередки случаи, когда по тем или иным причинам командированный работник не проставляет на удостоверении отметки о времени прибытия и выбытия из одного места командировки в другое (к примеру, он забыл или не стал настаивать). В результате при проверке налоговыми органами может быть поставлен под сомнение сам факт пребывания в командировке. Или же работник не прикладывает к авансовому отчету отчет о выполнении служебного задания (в отчете командированный отмечает работу, которую проделал в командировке). В случае его отсутствия налоговики могут усомниться в экономической обоснованности произведенных расходов [24, с.18].
Следует учитывать, что срок отчета по целевым авансам на административно-хозяйственные и операционные расходы законодательством не установлен. Этот срок утверждается руководителем организации в приказе или другом организационно-распорядительном документе. Если указания о сроке, на который выданы подотчетные суммы, в приказе отсутствуют, выдача таких сумм, отчет подотчетного лица о расходовании денежных средств или возврат их в кассу должны быть осуществлены в пределах одного рабочего дня, что дополнительно усложнит как работу бухгалтерии организации, так и самого подотчетного лица. Кроме того, если у работника, получившего целевой аванс, возникла необходимость передачи подотчетных денег другому сотруднику, бухгалтерия должна оформить возврат суммы от первого работника и выдать эту же сумму второму, который и составит отчет.
При организации расчетов с подотчетными лицами необходимо помнить, что в соответствии со ст. 242 и п. 2 ст. 243 ТК РФ полная материальная ответственность наступает на основании разового документа на получение ценностей, т.е. работник, получивший целевой аванс на оплату административно-хозяйственных и операционных расходов под отчет, несет полную материальную ответственность, состоящую в его обязанности возмещать причиненный ущерб в полном размере. Для установления причины возникновения ущерба обязательным является истребование от работника объяснения в письменной форме (ст. 247 ТК РФ). ТК РФ устанавливает следующий порядок взыскания ущерба:
- по распоряжению руководителя, если сумма ущерба не превышает среднемесячный заработок работника, - не позднее одного месяца со дня установления размера ущерба;
- по решению суда, если сумма ущерба превышает размер среднемесячного заработка работника.
Согласно положениям ст. 240 ТК РФ работодатель имеет право отказаться от взыскания ущерба с работника.
Для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного целевого аванса работодатели могут производить удержания из заработной платы работника (ст. 137 ТК РФ). Решение об удержании невозвращенной суммы работодатель вправе принять не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания. Указанное решение должно быть оформлено соответствующим организационно-распорядительным документом. Если такой документ отсутствует, удержания из заработной платы могут быть произведены только в судебном порядке. Судебный порядок может применяться и если работник отказывается добровольно удовлетворить требования администрации. В случаях возбуждения уголовных дел о хищении и недостачах руководитель организации обязан предъявить иск о возмещении виновными причиненного ущерба. Присужденные суммы взыскиваются с виновных лиц на основании исполнительных листов, выдаваемых согласно приговору или решению суда. Следует также напомнить, что в силу ст. 138 ТК РФ общий размер удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20% заработной платы, причитающейся работнику [3].
Первичные учетные документы, на основании которых ведется учет расчетов с подотчетными лицами, можно разделить на три группы. К таким группам относятся документы, подтверждающие:
- факт выдачи целевого аванса;
- факт совершения сделок;
- использование целевого аванса.
Рассмотрим более подробно каждую из групп, принимая во внимание, что наряду с классификацией расчетов с подотчетными лицами по целевому признаку их можно разделить на наличные (целевой аванс выдан наличными денежными средствами из кассы организации) и безналичные (целевой аванс получен путем списания денежных средств со специального карточного счета, открытого банком для расчетов по банковской пластиковой карте, оформленной на имя подотчетного лица).
К первичным учетным документам, подтверждающим факт выдачи целевого аванса, относятся:
- в случае наличных расчетов: расходный кассовый ордер (форма N КО-2), оформленный на основании служебной записки с визой руководителя о разрешении выдачи денег в подотчет;
- в случае безналичных расчетов: документы на бумажном носителе (слип, квитанция электронного терминала, квитанция банкомата) и (или) в электронной форме (документ из электронного журнала терминала или банкомата) (п. 3.1 Положения N 266-П).
Документ по операциям с использованием банковской карты должен содержать следующие обязательные реквизиты, позволяющие достоверно установить соответствие между реквизитами банковской карты и соответствующим СКС организации:
- идентификатор банкомата, электронного терминала или другого технического средства, предназначенного для совершения операций с использованием банковских карт;
- вид операции;
- дата совершения операции;
- сумма операции;
- валюта операции;
- сумма комиссии (если имеет место);
- код авторизации;
- реквизиты банковской карты.
Документ по операциям с использованием банковской карты на бумажном носителе дополнительно должен содержать подпись держателя карты и подпись кассира.
Слипы и квитанции фиксируют факт совершения операции с использованием банковской карты. Фактическое списание денежных средств со счета юридического лица подтверждается банковской выпиской по специальному карточному счету. Как правило, дата списания денежных средств отличается от даты совершения операции, указанной в слипе. Фактическое списание обычно производится на несколько дней позже. Кроме того, по операциям, совершенным в конце одного отчетного периода, списание может быть произведено уже в следующем отчетном периоде [39, с.381].
К первичным учетным документам, подтверждающим факт совершения сделки (при любой форме расчетов) относятся:
- в случае осуществления сделок с организациями розничной торговли: накладные, товарные чеки, счета-фактуры, чеки контрольно-кассовой техники (ККТ);
- в случае осуществления сделок с организациями оптовой торговли: квитанции к приходным ордерам, накладные, счета-фактуры, чеки ККТ;
- в случае оплаты сторонних работ и услуг: акты выполненных работ (оказанных услуг), счета организаций общественного питания, квитанции, подтверждающие расходы командированного подотчетного лица (оплату найма жилого помещения, билеты на проезд к месту командировки), счета-фактуры, чеки ККТ, квитанции к приходным ордерам.
Следует обратить особое внимание на требования п. 1 ст. 2 Федерального закона от 22 мая 2003 г. N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт": если покупатель расплачивается с помощью банковской карты, то продавец должен пробить кассовый чек. При этом деньги за товары, оплаченные банковскими картами, в кассу продавца фактически не вносятся, поскольку они сразу попадают на расчетный счет организации торговли (услуг) [7].
К первичным учетным документам, подтверждающим использование целевого аванса, относятся: авансовые отчеты, а для расчетов, связанных с осуществлением командировочных и представительских расходов, - еще и отчет о результатах состоявшихся мероприятий.
По окончании срока выдачи денежных средств под отчет или по возвращении из командировки держатель корпоративной карты должен на общих основаниях представить в бухгалтерию организации авансовый отчет со всеми необходимыми оправдательными документами, в том числе оригиналами слипов, квитанциями электронных терминалов, чеками ККТ или квитанциями банкоматов.
Форма авансового отчета утверждена Постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. N 55 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 "Авансовый отчет"". Эта форма применяется юридическими лицами всех форм собственности, кроме бюджетных учреждений. Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии. Форма может составляться на бумажном и машинном носителях информации. На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККТ, товарные чеки, накладные, счета-фактуры, квитанции к приходным кассовым ордерам и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1-6 отчета). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.
В бухгалтерии проверяются законность и целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм путем сопоставления данных авансового отчета с приложенными к нему оправдательными документами. При необходимости бухгалтер может получить от подотчетного лица пояснения в письменной форме. При проверке документов, прилагаемых к авансовому отчету, следует уделить особое внимание наличию на них обязательных реквизитов, предусмотренных п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете". На оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету (графы 7, 8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9) [8].
Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.
На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.
Заполненный и утвержденный авансовый отчет вместе с приложенными к нему документами переплетается и хранится в архиве предприятия в течение пяти лет [40, с.10].
Расчеты с подотчетными лицами отражаются в бухгалтерском балансе (Форма №1) ):
В строке 625 «Прочие кредиторы» нужно указать кредитовое сальдо по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами", не списанное на конец отчетного периода (то есть долг перед подотчетными лицами). Этот долг возникает, если подотчетные лица купили для фирмы те или иные ценности, а она с ними не рассчиталась или истратили денег больше, чем им было выдано.
Если расходы работника меньше подотчетной суммы, то его задолженность, не погашенную на конец отчетного периода, нужно показать по строке 240 баланса.
В строке 240 отражают дебиторскую задолженность, которая должна быть погашена в течение 12 месяцев после отчетной даты. Это краткосрочная дебиторская задолженность.
Также расчеты по 71 счету отражаются в Приложении к бухгалтерскому балансу (форма №5) в разделе дебиторская и кредиторская задолженность.
Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Счет предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные, операционные расходы, а также на служебные командировки.
На выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств.
На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.
Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются:
по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;
и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).
Структура этого счета выглядит следующим образом:
Счет 71
Дебет (Дт)
|
Кредит (Кт)
|
1. Сальдо – долг подотчетных лиц
|
|
2. Выдача наличных денег под отчет
|
3. Списание долга с подотчетного лица
|
4. Сальдо – остаток долга подотчетного лица (1+2-3). При условии, что (1+2)>3
|
5. Сальдо, - остаток долга предприятия подотчетному лицу (1+2-3), при условии, что (1+2)<3
|
Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.
Предприятия всех отраслей, осуществляющие бухгалтерский учет по единой журнально-ордерной форме счетоводства, ведут учет операций по счету 71 в журнале-ордере № 7.
В этом журнале-ордере синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами обеспечиваются в единой системе записей.
Аналитический учет ведется по отдельно выданным под отчет суммам и осуществляется линейно-позиционным способом. По каждой отдельной строке отражаются выданный аванс, суммы расхода на основе утвержденного авансового отчета, а также возвращенная сумма неиспользованного аванса или возмещенная сумма перерасхода (против выданного аванса). По этой же строке отражается на какой счет отнесены затраты на производство. Таким образом, операции по одному авансовому отчету должны найти отражение только по одной строке. При этом остатки подотчетных сумм берутся из журнала-ордера за прошлый месяц, выданные суммы - из кассовых расходных ордеров, а утвержденный расход - из авансовых отчетов.
Для случаев, когда подотчетному лицу, находящемуся в длительной командировке, направляется дополнительный аванс, в разделе «Выдано под отчет» предусмотрены соответствующие графы.
Для получения синтетических данных по счету № 71 «Расчеты с подотчетными лицами» суммы расхода по авансовым отчетам и возврат неиспользованного аванса показываются в журнале-ордере в корреспонденции с дебетуемыми счетами. Одновременно приводится справка о суммах расхода на оплату суточных и подъемных, требующаяся при заполнении соответствующей формы бухгалтерской отчетности.
Журнал-ордер № 7 рассчитан на отражение операций по 30 отдельно выданным под отчет авансам. Если в течение месяца выдача авансов превышает это количество, то используются предусмотренные к журналу-ордеру вкладные листы.
Итоги журнала-ордера № 7 дают проводку за месяц для записи в Главной книге по кредиту счета № 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и по дебету корреспондирующих с ним счетов [23, с.9].
Общее требование к ведению учета - это соответствие оборотов и равенство сальдо синтетического счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и всех аналитических счетов, открытых к данному счету. Выполнение данного требования реализуется на практике при подсчете всех сумм, находящихся у подотчетных лиц, и всех принятых авансовых отчетов в разрезе конкретных работников.
Небольшие предприятия, применяющие упрощенную журнально-ордерную форму счетоводства, для учета подотчетных сумм по счету 71 ведут ведомость расчетов с подотчетными лицами, в которой прослеживается состояние задолженности каждого подотчетного лица.
Таблица 1
Основные проводки по счету 71 «Расчету с подотчетными лицами»:
Содержание операции
|
Документ
|
Номера корреспондирующих счетов
|
|
|
1.Выданы наличные денежные средства под отчет на хоз. или команд.расходы
|
Расходный кассовый ордер
|
71
|
50
|
2. Возмещены работнику, перерасходованные подотчетные суммы
|
Авансовый отчет
Расходный кассовый ордер
|
71
|
50
|
3. Перечислены денежные средства по месту нахождения подотчетного лица
|
Платежное поручение
|
71
|
51
52
|
4. Выданы денежные документы под отчет
|
Расходный кассовый ордер
|
71
|
50-3
|
5. Списание положительной курсовой разницы по подотчетным суммам
|
Расчет
|
71
|
91-1
|
6. Предприятием приобретены материальные ценности за счет подотчетных сумм
|
Авансовый отчет, чеки ККМ, квитанции и т.д.
|
04 07
10 41
|
71
|
7. Подотчетные суммы использованы на производственные цели
|
Авансовый отчет, чеки ККМ, квитанции и т.д.
|
20 25 26 28 44
|
71
|
8. Возврат неиспользованных подотчетных сумм в кассу
|
Приходный кассовый ордер
|
50
|
71
|
9.Удержания из з/пл долга по подотчетным суммам
|
Расчет бухгалтерии
|
70
|
71
|
10. Расходы, осуществленные на непроизводственные нужды
|
Расчет
|
91-2
|
71
|
11. Списание отрицательной курсовой разницы по подотчетным суммам
|
Авансовый отчет, чеки ККМ, квитанции и т.д.
|
91-2
|
71
|
12. Подотчетными лицами оплачены расходы, осуществляемые за счет покупателя
|
Авансовый отчет
|
62
|
71
|
Учет расчетов с подотчетными лицами в иностранной валюте целесообразно вести на отдельных субсчетах к счету 71 в определенного вида валютах. Например, субсчет 71-1 предназначен для учета расчетов в рублях, субсчет 71-2 - в долларах США, 71-3 - в немецких марках и т.д. Так же поступают при открытии субсчетов к счету 50 "Касса".
Учет движения валютных средств в кассе и расчетов с подотчетными лицами в иностранной валюте сопровождается бухгалтерскими записями:
1) Д-т 50, субсчет 2 "Касса в долларах США", К-т 52 "Валютные счета" - на сумму долларов США, полученных в кассу организации, согласно представленной в кредитное учреждение заявке и кассовому чеку;
2) Д-т 71, субсчет 2 "Расчеты с подотчетными лицами в долларах США", К-т 50, субсчет 2, - на сумму выданного командируемому лицу аванса в долларах США.
При организации учета операций по расчетам с подотчетными лицами особое внимание надо уделить на:
- соответствие применяемой в организации методики учета и налогообложения действующим в РФ нормативным документам;
- состояние синтетического и аналитического учета расчетов с подотчетными лицами;
- правильность и полноту документального оформления операций по расчетам с подотчетными лицами;
- правильность и полноту отражения в учетных регистрах бухгалтерского учета и отчетности операций по расчетам с подотчетными лицами;
- тождественность показателей в учетных регистрах бухгалтерского учета и отчетности;
- регулярность и правильность проведения инвентаризации расчетов с подотчетными лицами.
|
