Введение
О служебных командировках писалось уже много. Однако постоянно меняется законодательная база, содержащая довольно жесткие требования к порядку оформления служебных командировок, их оплаты и учета командировочных расходов для целей налогообложения.
В учете затрат на командировки существует большое количество частных случаев и особенностей. В первую очередь приходится ожидать сложностей, когда бухгалтерский учет соприкасается с налоговым.
Практика аудиторских проверок показывает, что большинство организаций допускает ошибки в учете командировочных расходов. Нарушения при учете командировочных расходов способны занизить налоговую базу по налогу на прибыль, НДС, налогу на доходы физических лиц и единому социальному налогу.
Налоговый инспектор всегда знает, что, не найдя ошибок в других объектах учета, он обнаружит их при проверке расчетов с подотчетными лицами, в частности, по командировочным расходам.
Налоговой проверкой могут быть охвачены три года деятельности предприятия, поэтому автор приводит как нормы за период 1998-2001 гг., так и новые требования, введенные с 1 января 2002 года главой 25 "Налог на прибыль организаций" НК РФ. Это позволит читателю отследить динамику вопроса.
В книге рассмотрены практические примеры, а также даны ссылки на письма Минфина России и МНС РФ, которые помогут читателям в решении конкретных проблем.
Рассмотрены особенности учета командировочных расходов, наиболее сложные для бухгалтера, а значит, интересные и для налогового инспектора, и для аудитора. Здесь анализируются типичные ошибки, допускаемые бухгалтерами при оформлении и списании командировочных расходов. Типовые проводки по учету командировочных расходов даны по новому Плану счетов.
Автор с благодарностью примет все замечания и пожелания. Выслать их вы можете в адрес издательства.
1. Все, что нужно знать о командировках
Служебная командировка связана с работой по контракту и регулируется нормами трудового законодательства. Определение служебной командировки дано в новом Трудовом кодексе РФ (далее - ТК РФ). До его введения в действие, ввиду отсутствие в старом КЗоТ определения командировки, руководствовались постановлением Совета Министров СССР от 18 марта 1988 г. N 351 "О служебных командировках в пределах СССР" и Инструкцией Министерства финансов СССР, Госкомитета СССР по труду и социальным вопросам и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. N 62 "О служебных командировках в пределах СССР" (далее - Инструкция N 62). С введением в действие ТК РФ Инструкция N 62 не применяется, хотя официально и не отменена.
1.1. Кто может быть направлен в командировку?
Служебная командировка - это поездка работника по распоряжению руководителя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Аналогичное определение содержалось в пункте 1 Инструкции N 62.
Работник, принятый на работу в штат предприятия, находится в административном подчинении у руководителя и может быть направлен для выполнения служебного задания в командировку. Расходы, фактически осуществленные такими работниками, относятся на стоимость продукции, работ, услуг. Такие расходы не включаются в совокупный налогооблагаемый доход физического лица, так как признаются объективно необходимыми для выполнения ими трудовой деятельности.
А все ли сотрудники могут быть направлены в командировку?
Нельзя направлять в командировки беременных женщин и работников до 18 лет (за исключением работников некоторых специальностей, ст. 259, 268 ТК РФ).
Женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, и работников, имеющих детей-инвалидов или осуществляющих уход за больными по медицинскому заключению, направить в командировку можно только с их письменного согласия. Сказанное относится и к отцам, воспитывающим детей без матери, и к опекунам несовершеннолетних (ст. 264 ТК РФ). Кроме письменного согласия работников этой категории на приказе о командировке, необходимо также получить их подпись дополнительно под текстом о том, что такой работник знал о своем праве отказаться от направления в командировку (ст. 259 ТК). Это правило является новым в трудовом законодательстве.
Для остальных работников распоряжение руководителя о выезде в служебную командировку является обязательным. Отказ представляет собой дисциплинарный проступок, за который на работника может быть наложено дисциплинарное взыскание (ст. 192 ТК РФ).
Что же может считаться поездкой в другую местность?
Местом постоянной работы сотрудника считается то подразделение, работа в котором обусловлена трудовым контрактом или приказом о приеме сотрудника на работу. Если филиалы, участки или другие подразделения, входящие в состав предприятия, находятся в другой местности по административному делению, то поездка туда будет служебной командировкой.
Также будет считаться командировкой:
- поездка работника в вышестоящие организации по вызову руководителей этой организации (или по согласованию);
- поездка из головного предприятия в структурное подразделение, расположенное в другой местности.
Пример
Головная организация расположена в г. Саратове. Структурное подразделение этой организации находится в г. Ижевске. При приеме на работу сотрудников в Ижевске в приказе (контракте) указывается место постоянной работы работника - г. Ижевск.
Для сотрудников, принятых на работу в Ижевске, поездка в Саратов в вышестоящую структуру будет являться служебной командировкой. Командировкой будет и поездка из Саратова в Ижевск для сотрудников, в чьих контрактах зафиксировано место работы - г. Саратов.
Командировками могут быть признаны поездки сотрудников, осуществляемые по решению органа, располагающего властными полномочиями по отношению к организациям, в которых они работают, или по распоряжению должностных лиц таких органов.
Может ли быть направлен в командировку работник, работающий по совместительству на предприятии? Да, может. При этом средний заработок сохраняется только в той организации, которая его командировала. В случае направления в командировку одновременно по основной и совмещаемой работе средний заработок сохраняется по обеим должностям, а расходы по оплате командировки распределяются между командирующими организациями по соглашению между ними (п. 9 Инструкции N 62). Заметим, что ТК РФ для работников-совместителей уменьшил продолжительность рабочего времени по сравнению с КЗоТ.
Не признаются командировками:
- служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер (ст. 166 ТК РФ). Это работа водителей, проводников пассажирских поездов, работников почтовых вагонов, стюардесс и др. Компенсации этим категориям работников устанавливаются в ином порядке, нежели работникам, направленным в служебные командировки;
- поездки работников, с которыми заключены не трудовые, а гражданско-правовые договоры.
Вопросы компенсации затрат по поездкам этим категориям работников рассмотрены в отдельных главах книги.
|
