1.3.3. Командировочное удостоверение (форма Т-10)
На основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку (форма N Т-9) кадровая служба выписывает работнику командировочное удостоверение (форма N Т-10). Удостоверение выписывается в одном экземпляре. Оно является документом, удостоверяющим фактическое время пребывания в месте командировки (время прибытия в пункт (пункты) назначения и время убытия из него или из них). Это сказано в пункте 2 Инструкции N 62.
Форма командировочного удостоверения (форма N Т-10) приведена на следующих страницах.
В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью.
Отметки в командировочном удостоверении о прибытии и выбытии работника заверяются печатью, которая обычно используется в хозяйственной деятельности организацией для засвидетельствования подписи соответствующего должностного лица (п. 6 Инструкции N 62).
К командировочному удостоверению предъявляются достаточно строгие требования. Личные данные и пункт назначения, указанные в нем и на проездных документах, должны быть идентичны. Наименование предприятия, указанное на лицевой стороне, должно совпадать с отметками принимающей стороны на обратной стороне удостоверения.
Если обязательные реквизиты не заполнены, а также отсутствуют печати и росписи уполномоченных лиц, то удостоверение может быть признано недействительным. Если же в командировочном удостоверении нет отметок о выбытии и прибытии, то суточные работнику не выплачиваются. Отсутствие командировочного удостоверения также приведет к спору с налоговым инспектором при выплате суточных. Поэтому при направлении работника "в разведку, с целью осмотрения на местности", все-таки следует отметить командировочное удостоверение в месте командировки в каких-либо официальных органах, к примеру, в местной администрации.
Поскольку командировочное удостоверение является важным документом для последующего подтверждения обоснованности произведенных предприятием расходов, а для работника - подтверждением права на получение возмещения произведенных расходов, во избежании тяжб с контролирующими органами следует оформлять данный документ очень тщательно.
Унифицированная форма N Т-10
Утверждена
постановлением
Госкомстата РФ
от 06.04.01 N 26
┌────────┐
│ Код │
Форма по ОКУД ├────────┤
по ОКПО │0301022 │
└────────┘
ООО "Форум"
──────────────────────────────────
наименование организации
┌───────────┬────────────┐
│ Номер │ Дата │
│ документа │ составления│
├───────────┼────────────┤
│ 62 │ 06.09.01 │
└───────────┴────────────┘
Командировочное удостоверение
┌────────────────┐
│Табельный номер │
Работник Решетняк Виктория Юрьевна ├────────────────┤
─────────────────────────────────────────│ 35 │
фамилия, имя,отчество └────────────────┘
менеджер
───────────────────────────────────────────────────────────────────────
наименование профессии (должности)
отдел закупок продукции
───────────────────────────────────────────────────────────────────────
наименование структурного подразделения
командируется в ООО "Торговый дом Ресурсы Коми", г. Ижевск, РФ
────────────────────────────────────────────────────────
место назначения (страна, город, организация)
для заключения контракта на поставку комплектующих изделий
────────────────────────────────────────────────────────────────────
к оборудованию
───────────────────────────────────────────────────────────────────────
цель командировки
на 5 дней (не считая времени нахождения в пути)
─────
с "11" сентября 2001 года по "15" сентября 2001 года
Действительно по предъявлении паспорта (данные паспорта Решетняк В.Ю.)
Руководитель Генеральный
организации директор Н.И. Хлебнoв
──────────── ──────── ────────────
должность подпись расшифровка
подписи
Отметки о выбытии в командировку, прибытии в пункты назначения, выбытии из них и прибытии в место постоянной работы:
Выбыл из Москвы Прибыл в Ижевск
─────────────── ──────────────────
"11" сентября 2001 года "11" сентября 2001 года
Инспектор Секретарь ООО
отдела кадров "Торговый дом Ресурсы
ООО "Форум" Коми", г. Ижевск
───────────── ───────── ───────────────── ────────
должность подпись должность подпись
М.И Петрова Н.Р. Макарова
─────────────────── ───────────────────
расшифровка подписи расшифровка подписи
М. П. М. П.
Выбыл из Ижевска Прибыл в Москву
─────────────── ──────────────────
"15" сентября 2001 года "15 " сентября 2001 года
Секретарь ООО Инспектор
"Торговый дом Ресурсы отдела кадров
Коми", г. Ижевск ООО "Форум"
───────────── ───────── ───────────────── ────────
должность подпись должность подпись
Н.Р. Макарова М.И Петрова
─────────────────── ───────────────────
расшифровка подписи расшифровка подписи
М. П. М. П.
Выбыл из Прибыл в
──────────────── ──────────────────
" " 20 года " " 20 года
───────── ──────── ───────── ─────────
должность подпись должность подпись
───────────────────────── ──────────────────────────
расшифровка подписи расшифровка подписи
М. П. М. П.
Выбыл из Прибыл в
──────────────── ──────────────────
" " 20 года " " 20 года
───────── ──────── ───────── ─────────
должность подпись должность подпись
───────────────────────── ──────────────────────────
расшифровка подписи расшифровка подписи
М. П. М. П.
Бывает так, что командировочное удостоверение потеряно. Можно ли по факсу подтвердить отметки о прибытии и выбытии работника, направив бланк командировочного удостоверения и получив факсимильный оттиск печати партнераx Вот где пригодится журнал учета прибывающих в командировки. На нем мы остановимся в разделе 1.3.4 "Журнал учета работников,прибы-вающих и выбывающих в командировки".
Для подтверждения производственной направленности затрат организация должна иметь сами приобретенные внеоборотные или оборотные активы, а также первичные документы, например, оформленные в установленном порядке счета, товарно-транспортные накладные, накладные на отпуск материальных ценностей, заключенные договоры, документы об исполнении ранее заключенного договора, документы по проезду и проживанию, производственное задание и другие документы.
Отчет о служебной командировке был до апреля 2001 года не обязателен, но желателен для подтверждения производственной направленности командировки. С указанной даты подтверждением может служить служебное задание с отчетом о его выполнении.
Но при этом доказательства нахождения в месте командировки и ее осуществления должны быть неоспоримы на случай защиты интересов в суде.
Если такие документы есть, то в виде исключения можно принять документ, переданный по факсу, в качестве доказательства пребывания работника в месте командировки.
Если связь с текущей производственной деятельностью доказать трудно, легче списать затраты с корректировкой для целей налогового учета.
Пример
Налоговая инспекция провела проверку авансовых отчетов за 2001 год в ЗАО "Магнит". В ходе проверки обнаружили, что в командировочных удостоверениях неоднократно отсутствуют печати и подписи должностных лиц прини- мающей стороны. Письменные отчеты командированных лиц либо не были составлены, либо не содержат доказательств производственного характера поездки (ни прямых, ни косвенных).
Бухгалтер ЗАО "Магнит" сделал в 2001 году в учете такие проводки:
Дебет 26 Кредит 71
- 7000 руб. - списаны командировочные расходы в пределах норм на общехозяйственные расходы;
Дебет 19 Кредит 71
- 850 руб. - списан НДС по расходам на проезд и на проживание в пределах норм;
Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19
- 850 руб. - принят к зачету НДС по расходам производственного характера.
Налоговая инспекция сочла, что отнесение на себестоимость затрат с неподтвержденной производственной направленностью неправомерно. Поэтому она потребовала скорректировать себестоимость на сумму этих затрат для целей налогообложения. Бухгалтер сделал записи:
Дебет 26 Кредит 71
┌─────────┐
- │7000 руб.│ - сторнированы командировочные, отнесенные на
└─────────┘
себестоимость;
Дебет 19 Кредит 71
┌─────────┐
- │ 850 руб.│ - сторнирована сумма НДС;
└─────────┘
Дебет 68 Кредит 19
┌─────────┐
- │ 850 руб.│ - восстановлен НДС, отнесенный на расчеты с бюджетом;
└─────────┘
Дебет 91 Кредит 71
- 7850 руб. - списаны командировочные расходы как непроизводственные (без учета для целей налогообложения);
Дебет 99 Кредит 68
- 2100 руб. (7000 x 30%) - доначислен налог на прибыль;
Дебет 70 Кредит 68
- 1021 руб. (7850 x 13%) - начислен налог на доходы;
Дебет 99 Кредит 69
- 2795 руб. (7850 x 35,6%) - начислен ЕСН;
Дебет 99 Кредит 68, 69
- начислены пени за просрочку платежей;
Дебет 99 Кредит 68
- на администрацию был наложен штраф за грубое нарушение правил учета, приведшее к занижению налогооблагаемой базы (п. 3 ст. 120 НК РФ).
Из примера видно, к чему может привести невнимательное отношение бухгалтера к документальному подтверждению производственного характера командировки.
|
