3.7. Работа с проживающими в общежитии
После того, как настройки заданы и все базовые справочники заполнены, можно приступать к оформлению и последующему заселению проживающих в комнаты.
3.7.1. Добавление информации о новом проживающем
Добавление нового жильца осуществляется кнопкой  Добавить проживающего на Стандартной панели инструментов. Добавление осуществляется по следующему алгоритму:
1. Заполнение реквизитов основного окна:
Фамилия, Имя, Отчество, Адрес прописки, Семейное положение – реквизиты заносятся вручную;
Дата рождения – доступен ввод с клавиатуры, при этом месяц можно ставить как цифрами, так и буквами, также дату можно выбрать с помощью Календаря;
Пол – выбирается из выпадающего списка: мужской или женский;
Факультет, Группа, Категория – выбираются из выпадающего списка, который заполняется автоматически на основании записей соответствующих справочников.
Добавление нового проживающего.
2. Заполнение реквизитов вкладок:
Вкладка «Паспортные данные» содержит реквизиты для заполнения – Серия, Номер, Кем выдан, Когда выдан (заполняется как с клавиатуры, так и из Календаря);
Вкладка «Контакты» - Отец, Мать, Контактные данные, Контактные данные родителей.
3. После заполнения необходимых полей необходимо нажать на кнопку Сохранить.
4. После сохранения добавятся две вкладки «Статус» и «Ежемесячные начисления». На вкладке «Статус» указывается Комната проживания (автоматически после заселения), Количество нарушений (если есть), Долг (если есть), Сумма оплаты (если есть). На вкладке «Ежемесячные начисления» представлен список оказанных, подлежащих оплате услуг с указанием количества и стоимости услуги.
Состояние проживающего.
Кнопка ОК закрывает окно с сохранением внесенных данных, кнопка Записать сохраняет данные, не закрывая окно, кнопка Закрыть закрывает окно без сохранения данных.
Примечание: Проживающих можно только добавлять, а потом заселять в комнаты, переселять из комнаты в комнату или выселять из общежития. Удалять проживающих нельзя.
3.7.2. Заселение проживающего
После заполнения карточки проживающего можно приступать к заселению. Оформление проживающего осуществляется на вкладке «Статус» окна Карточка проживающего, открыть которое можно следующими способами:
1. при добавлении нового проживающего после нажатия на кнопку Сохранить автоматически откроется вкладка «Статус»;
2. при заселении проживающего, информация о котором уже есть в программе, нужно выполнить Справочники/Проживающие и в этом окно перейти на вкладку «Статус».
Для заселения в общежитие необходимо оформить ряд документов.
1. Первым оформляется «Ордер на заселение», для этого необходимо щелкнуть по ссылке Получение ордера. Откроется окно Ордер на заселение, где нужно указать Номер и Дату приказа на заселение, а также выбрать Комнату (выбирается из справочника «Комнаты» нажатием на кнопку  ).
Создание «Ордера на заселение».
При нажатии на кнопку ОК окно закроется с сохранением данных, при нажатии кнопки Печать будет сформирован документ в редакторе MS Word для его распечатки, при этом документ будет автоматически сохранен в папке Документы (C:\Program Files\Общежитие\Документы). Щелчок по кнопке Отмена выводит окно с запросом на сохранение изменений, если они были произведены (узнать, вносились ли изменения можно по наличию символа «*» в заголовке окна).
2. После получения соответствующих подписей на Ордере заселение необходимо подтвердить – щелкнуть по ссылке Подтвердить заселение.
Подтверждение заселения.
3. Затем необходимо щелкнуть по ссылке Оформление договора. Номер и Дата договора, Номер ордера, Дата начала и Дата окончания проживания заполняются автоматически и доступны для редактирования.
Договор.
При нажатии на кнопку ОК окно закроется с сохранением данных, при нажатии кнопки Печать будет сформирован документ в редакторе MS Word для его распечатки, при этом документ будет автоматически сохранен в папке Документы (C:\Program Files\Общежитие\Документы). Щелчок по кнопке Отмена выводит окно с запросом на сохранение изменений, если они были произведены (узнать, вносились ли изменения можно по наличию символа «*» в заголовке окна).
4. После оформления Договора формируется Заявление о регистрации – ссылка Регистрация. Все реквизиты (Номер и Дата заявления, Номер договора, Общежитие, Дата начала и окончания регистрации) также заполняются автоматически, но возможно их редактирование при необходимости. Флажок Разрешить регистрацию ставится после предъявления соответствующих данных из Миграционной службы (паспортного стола).
Заявление о регистрации (после получения разрешения).
При нажатии на кнопку ОК окно закроется с сохранением данных, при нажатии кнопки Печать будет сформирован документ в редакторе MS Word для его распечатки, при этом документ будет автоматически сохранен в папке Документы (C:\Program Files\Общежитие\Документы). Щелчок по кнопке Отмена выводит окно с запросом на сохранение изменений, если они были произведены (узнать, вносились ли изменения можно по наличию символа «*» в заголовке окна).
5. После получения разрешения на регистрацию (при наличии флажка) нужно выписать Свидетельство о регистрации. Реквизиты окна (Номер и Дата свидетельства, Дата регистрации и Дата окончания регистрации) заполняются также автоматически и доступны для редактирования. При нажатии на кнопку ОК окно закроется с сохранением данных, при нажатии кнопки Печать будет сформирован документ в редакторе MS Word для его распечатки, при этом документ будет автоматически сохранен в папке Документы (C:\Program Files\Общежитие\Документы). Щелчок по кнопке Отмена выводит окно с запросом на сохранение изменений, если они были произведены (узнать, вносились ли изменения можно по наличию символа «*» в заголовке окна).
Свидетельство о регистрации.
6. После заполнения всех документов появится сообщение «Процедура заселения завершена». При последующих открытиях данной карточки на вкладке «Статус» будет представлена информация о комнате, нарушениях, долгу и суммах оплаты.
3.7.3. Начисление платежей
Указание ежемесячных платежей за услуги производится по каждому проживающему в Карточке проживающего на вкладке «Ежемесячные начисления» (см.п. 3.7.1. Добавление информации о новом проживающем). По указанным услугам начисление и формирование квитанций производится автоматически при нажатии на кнопку Начислить ежемесячные платежи. Информацию о произведенных начислениях модно просмотреть в окне Должники (см.п. 3.7.4. Работа с должниками).
Квитанция об оплате ежемесячных платежей (оплата проживания).
Для оформления квитанции для оплаты прочих услуг необходимо щелкнуть по кнопке Добавить квитанцию. В открывшемся окне автоматически указывается Номер и Дата квитанции, необходимо указать Проживающего (выбирать из справочника «Проживающие» нажатием на кнопку ), в табличной части необходимо указать оказанные услуги и их количество.
Кнопка Печать формирует квитанцию для ее распечатки в табличном редакторе MS Excel. Кнопка Записать сохраняет квитанцию (просмотреть сформированные квитанции можно в окне Должники, см.п. 3.7.4. Работа с должниками). Кнопка Оплатить фиксирует платеж по данной квитанции и списывает соответствующую сумму долга с проживающего. Копка Закрыть закрывает окно без сохранения изменений.
3.7.4. Работа с должниками
Список всех должников с указанием суммы долга можно открыть нажатием на кнопку Должники. При двойном щелчке по проживающему откроется окно со списком квитанций. Квитанции можно сортировать, т.е. можно указать показывать Все, Оплаченные или Неоплаченные.
Список квитанций.
Просмотреть, за что выписана квитанция, можно дважды щелкнув по ней в списке.
Поставить отметку об оплате можно:
1. выделив квитанцию в списке и щелкнуть по кнопке Оплатить;
2. щелкнув дважды по квитанции и нажать Оплатить.
3.7.5. Учет нарушений
Для учета совершенных нарушений необходимо формировать акт о нарушении. Для этого предназначена кнопка Добавить акт о нарушении. В окне Добавить нарушение указываются следующие данные: Описание нарушения, Дата совершения нарушения и Участники данного нарушения. Добавление участника производится нажатием на кнопку Добавить участника, удаление – нажатием на кнопку Удалить участника, редактирование – на кнопку Редактировать участника.
Добавление акта о нарушении.
Кнопка Добавить нарушение в БД заносит данные о нарушении в журнал Административных нарушений, кнопка Отмена закрывает окно без сохранения изменений.
|
